BỘ TƯ PHÁP
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Số: 2217/QĐ-BTP
|
Hà Nội, ngày 29
tháng 9 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, SỬ DỤNG, KHAI THÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN,
ĐIỀU HÀNH VÀ HỒ SƠ LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP
BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;
Căn cứ Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13/3/2013
của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
Tư pháp;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007
của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà
nước;
Căn cứ Nghị định 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của
Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số
và dịch vụ chứng thực chữ ký số và Nghị định 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ;
Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của
Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động
của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 2449/QĐ-BTP ngày 29/8/2012
của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Kế hoạch của Bộ Tư pháp về việc thực hiện Chỉ
thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng
văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Công nghệ thông
tin,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Quản lý, cập
nhật, sử dụng, khai thác Hệ thống Quản lý văn bản, điều hành và Hồ sơ lưu trữ của
Bộ Tư pháp.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng, Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin, Thủ
trưởng các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này.
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Các Thứ trưởng (để biết);
- Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp;
- Lưu: VT, Cục CNTT.
|
BỘ TRƯỞNG
Hà Hùng Cường
|
QUY CHẾ
QUẢN
LÝ, CẬP NHẬT, SỬ DỤNG, KHAI THÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, ĐIỀU HÀNH VÀ HỒ SƠ
LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2217/QĐ-BTP ngày 29 tháng 9 năm 2014 của Bộ
trưởng Bộ Tư pháp)
Mục 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và
đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định về việc quản lý, cập nhật,
sử dụng, khai thác Hệ thống Quản lý văn bản, điều hành và Hồ sơ lưu trữ của Bộ
Tư pháp.
2. Quy chế này áp dụng đối với cán bộ, công chức,
viên chức thuộc Bộ Tư pháp (sau đây gọi là các đơn vị, cá nhân) tham gia cập nhật,
quản lý, sử dụng, khai thác Hệ thống Quản lý văn bản, điều hành và Hồ sơ lưu trữ
của Bộ Tư pháp.
Điều 2. Hệ thống Quản lý văn
bản, điều hành và Hồ sơ lưu trữ của Bộ Tư pháp
Hệ thống Quản lý văn bản, điều hành và Hồ sơ lưu trữ
của Bộ Tư pháp (sau đây gọi là Hệ thống) bao gồm: Phân hệ “Quản lý văn bản, điều
hành” và Phân hệ “Hồ sơ lưu trữ” với các phần mềm ứng dụng và cơ sở dữ liệu
dùng chung phục vụ công tác tiếp nhận, xử lý, điều hành và lưu trữ văn bản, hồ
sơ của các đơn vị, cá nhân thông qua phương tiện điện tử theo quy định.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này ngoài các thuật ngữ được giải
thích tại Điều 4 Luật Công nghệ thông tin ban hành ngày
29/6/2006 và Điều 4 Luật Giao dịch điện tử ban hành ngày
29/11/2005, các thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:
Tài khoản bao gồm tên tài khoản và mật khẩu dùng để
truy nhập vào Hệ thống. Sau khi đã đăng nhập vào Hệ thống, đơn vị, cá nhân có
quyền vận hành, cập nhật, khai thác và sử dụng Hệ thống tuỳ thuộc vào quyền được
cấp cho tài khoản cho đến khi rời khỏi Hệ thống.
Cán bộ, công chức, viên chức sử dụng tài khoản cá
nhân đã được cấp trên Hệ thống thư điện tử của Bộ để truy cập và sử dụng Hệ thống
Quản lý văn bản, điều hành và Hồ sơ lưu trữ.
Ngoài những tài khoản cá nhân nêu trên, cơ quan,
đơn vị được cấp thêm tài khoản phục vụ công tác văn thư, lưu trữ. Tài khoản này
được giao cho chuyên viên thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn
vị và độc lập với tài khoản cá nhân của chuyên viên đó.
Văn bản điện tử là văn bản được tạo ra và lưu trữ bằng
các phương tiện điện tử hoạt động dựa trên công nghệ điện tử, kỹ thuật số, từ
tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
3. Hồ sơ điện tử là tập hợp các văn bản điện tử có
liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể có đặc điểm
chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân.
4. Lập hồ sơ điện tử là việc ứng dụng công nghệ
thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị, cá nhân thành hồ sơ điện tử.
5. Số hóa văn bản là việc chuyển đổi dữ liệu từ văn
bản giấy sang dữ liệu dạng số. Số hóa văn bản phải tuân theo các quy định của
pháp luật và các quy định của Bộ Tư pháp về việc số hóa văn bản.
6. Phê duyệt văn bản là việc sử dụng chức năng “Phê
duyệt” đã được phân quyền trên Hệ thống để duyệt văn bản điện tử trong quá
trình sử dụng phần mềm.
7. Ký chữ ký số trên Hệ thống là việc sử dụng USB
token (thiết bị lưu giữ thông tin chữ ký của mỗi cá nhân đã được mã hóa phục vụ
việc sử dụng dịch vụ chữ ký số) kết hợp với chức năng của phần mềm để ký các
văn bản điện tử theo thẩm quyền trên Hệ thống hoặc ký trực tiếp lên văn bản điện
tử trước khi đưa lên lưu trữ trên cơ sở dữ liệu của Hệ thống.
Điều 4. Nguyên tắc chung
Việc gửi, nhận, lưu trữ văn bản, hồ sơ trên hệ thống
phải tuân theo các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Đối với
các văn bản, hồ sơ loại mật thì xử lý theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí
mật Nhà nước.
2. Khi trao đổi văn bản trên Hệ thống, không gửi
kèm bản giấy đối với các văn bản nằm trong danh mục các văn bản thông tin chính
thức bằng hình thức văn bản điện tử trong phạm vi các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp.
3. Các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm thường xuyên
truy cập Hệ thống, ít nhất hai lần mỗi ngày vào đầu buổi sáng và đầu buổi chiều
để kịp thời tiếp nhận, cập nhật, quản lý, xử lý, điều hành, lưu trữ và khai
thác dữ liệu trên Hệ thống phục vụ quá trình giải quyết công việc.
4. Sử dụng, khai thác Hệ thống đúng mục đích, thẩm
quyền, quy trình và tiến độ để không làm gián đoạn quá trình xử lý văn bản.
5. Đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn về nội dung khi
xử lý văn bản trên Hệ thống.
6. Tất cả văn bản đi/đến, thông tin trao đổi trong
quá trình giải quyết công việc của cơ quan/đơn vị đều phải được cập nhật và lưu
trữ vào Hệ thống để phục vụ nhu cầu khai thác.
7. Việc ủy quyền cho người khác thực hiện công việc
của mình trên Hệ thống phải được lập thành văn bản tuân theo các quy định của
pháp luật.
8. Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật dẫn tới Hệ
thống ngưng hoạt động, đơn vị, cá nhân tạm thời ghi nhận việc xử lý bằng các
phương tiện khác (ghi nhận bằng giấy tờ hoặc trên tệp văn bản,…) và tiếp tục cập
nhật các thông tin đã xử lý ngay sau khi sự cố kỹ thuật đã được khắc phục.
9. Bộ mã ký tự dùng trong Hệ thống: Bộ mã ký tự chữ
Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909-2001 (Unicode).
10. Mỗi đơn vị, cá nhân được cấp tài khoản được cấp
đều có thể tham gia Hệ thống trên mạng thông qua các trình duyệt phổ dụng trên
máy tính (như Internet Explorer 8.0 trở lên, Firefox 4.0 trở lên, Google
Chrome) hoặc trên các thiết bị di động cầm tay (như điện thoại di động, máy
tính bảng).
Điều 5. Quy định về việc sử dụng
chữ ký số (CA)
Người dùng phải sử dụng chữ ký số theo đúng thẩm
quyền và tuân thủ các quy định của pháp luật về chữ ký số để đảm bảo an toàn, bảo
mật cũng như giá trị pháp lý của các văn bản được ký bằng chữ ký số trên Hệ thống.
Chữ ký số sử dụng trong Hệ thống do Ban Cơ yếu
Chính phủ cung cấp. Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp là đơn vị được ủy quyền
cung cấp chữ ký số trong phạm vi toàn ngành Tư pháp.
Văn bản có chữ ký số hợp lệ phải có đầy đủ những chữ
ký số sau:
Chữ ký số của lãnh đạo cơ quan/đơn vị phát hành văn
bản;
Chữ ký số của lãnh đạo phụ trách đơn vị/phòng soạn
thảo văn bản;
Chữ ký số của cơ quan, đơn vị (đối với cơ quan, đơn
vị được cấp chữ ký số riêng) do văn thư phát hành văn bản ký.
Trong trường hợp các quy định về chữ ký số trong Quy
chế này khác với các quy định riêng về chữ ký số của Bộ Tư pháp thì áp dụng
theo các quy định riêng đó.
Việc sử dụng chữ ký số cho các văn bản điện tử đi sẽ
được tiến hành theo kế hoạch cấp phát chữ ký số của Bộ Tư pháp.
Khuyến khích đơn vị, cá nhân sử dụng chữ ký số ngay
khi đã được cấp phát và tập huấn sử dụng.
Điều 6. Số hóa văn bản trên Hệ
thống
Việc triển khai số hóa văn bản để đưa vào Hệ thống
được tiến hành theo lộ trình cụ thể đối với mỗi đơn vị. Các đơn vị có trách nhiệm
chủ động phối hợp với Cục Công nghệ thông tin xây dựng lộ trình số hóa của đơn
vị mình, bảo đảm hoàn thành việc số hóa trước ngày 30 tháng 9 năm 2015.
Khuyến khích cơ quan, đơn vị số hóa văn bản ngay
khi có đủ điều kiện.
Điều 7. Giá trị của thông tin
trên Hệ thống
1. Các văn bản điện tử được ký chữ ký số và lưu trữ
trên Hệ thống khi tham khảo trực tiếp hoặc chuyển đổi thành văn bản giấy sẽ có
giá trị tương đương với bản gốc về mặt nội dung khi đảm bảo các yêu cầu về tính
toàn vẹn của thông tin.
2. Các hồ sơ, văn bản điện tử được lưu trữ trong cơ
sở dữ liệu hiện hành của cơ quan phục vụ khai thác, tra cứu có giá trị tương
đương văn bản giấy.
Mục 2: TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC ĐƠN VỊ,
CÁ NHÂN TRONG QUÁ TRÌNH CẬP NHẬT, SỬ DỤNG VÀ KHAI THÁC ĐỐI VỚI PHÂN HỆ QUẢN LÝ
VĂN BẢN, ĐIỀU HÀNH
Điều 8. Phân hệ Quản lý văn bản,
điều hành
Phân hệ “Quản lý văn bản, điều hành” gồm các chức
năng hỗ trợ công tác cập nhật, quản lý, xử lý và điều hành của các đơn vị, cá
nhân trong quá trình giải quyết công việc (sau đây gọi là Phần mềm Quản lý văn
bản, viết tắt là Phần mềm QLVB).
Phần mềm QLVB hoạt động tại địa chỉ:
https://qlvb.moj.gov.vn.
Điều 9. Bộ trưởng
1. Quản lý, chỉ đạo, khai thác thông tin và điều
hành chung trên Phần mềm QLVB.
2. Theo dõi thông tin giải quyết các văn bản đến/đi
của cơ quan Bộ.
3. Ký chữ ký số đối với các văn bản thuộc thẩm quyền
theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này.
4. Có thể ủy quyền cho Thư ký Bộ trưởng việc theo
dõi, phân công xử lý và cho ý kiến đối với văn bản trên Phần mềm theo chỉ đạo của
mình và chịu trách nhiệm về việc ủy quyền đó theo quy định của pháp luật.
Điều 10. Các Thứ trưởng
1. Quản lý, chỉ đạo, khai thác thông tin và điều
hành trên Phần mềm QLVB đối với lĩnh vực công tác được phân công.
2. Theo dõi thông tin giải quyết các văn bản đến/đi
của cơ quan Bộ trong phạm vi được giao phụ trách.
3. Ký chữ ký số đối với các văn bản thuộc thẩm quyền
theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này.
4. Có thể ủy quyền cho chuyên viên thuộc Ban Thư ký
giúp việc cho Thứ trưởng việc phân công xử lý và cho ý kiến đối với văn bản trên
Phần mềm theo chỉ đạo của mình và chịu trách nhiệm về việc ủy quyền đó theo quy
định của pháp luật.
Điều 11. Chánh Văn phòng Bộ
Theo dõi toàn bộ thông tin các văn bản đi/đến của
cơ quan Bộ trên Phần mềm QLVB.
Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ về việc phân phối,
giám sát, theo dõi và đôn đốc xử lý văn bản của cơ quan trên Phần mềm theo thẩm
quyền, đảm bảo văn bản được xử lý đúng tiến độ, thời hạn quy định.
Theo dõi, giám sát đảm bảo các văn bản phát hành
qua đường văn bản điện tử của cơ quan đều được ký chữ ký số để đảm bảo tính xác
thực và toàn vẹn thông tin theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này.
Có thể ủy quyền cho Trưởng phòng Tổ chức - Hành
chính việc phân phối văn bản trên Phần mềm theo chỉ đạo của mình và chịu trách
nhiệm về việc ủy quyền đó theo quy định của pháp luật.
Điều 12. Văn thư Bộ
1. Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin của
văn bản được gửi đến cơ quan Bộ vào Phần mềm QLVB theo quy định:
a) Đối với những văn bản được gửi đến Lãnh đạo Bộ, Văn
phòng Bộ và các phòng/ban, cá nhân thuộc Văn phòng Bộ thì Văn thư Bộ cập nhật
thông tin, số hóa và đính kèm nội dung toàn văn của văn bản vào Phần mềm trước
khi trình, chuyển giao văn bản này cho các phòng/ban, cá nhân. Việc số hóa và
đính kèm nội dung toàn văn của văn bản vào Phần mềm được áp dụng theo quy định
tại Điều 6 của Quy chế này;
b) Đối với các văn bản được gửi đến các đơn vị, cá
nhân khác thuộc Bộ qua đường văn thư cơ quan thì Văn thư Bộ cập nhật thông tin
của văn bản vào Phần mềm trước khi chuyển giao cùng bản giấy cho các đơn vị, cá
nhân đó;
c) Trường hợp chuyển cả bì ghi đích danh tên đơn vị/cá
nhân, Văn thư Bộ vẫn sử dụng Phần mềm QLVB để cập nhật các trường thông tin đầu
vào tương ứng với các thông tin ghi trên bì theo quy định trước khi chuyển cho
đơn vị/cá nhân được ghi đích danh.
2. Ký chữ ký số của cơ quan lên tất cả các tệp văn
bản đi đính kèm trên Phần mềm đồng thời kiểm tra, giám sát, đảm bảo các văn bản
đi dưới dạng điện tử của cơ quan được phê duyệt và ký chữ ký số theo quy định tại
Điều 5 của Quy chế này trước khi phát hành.
3. Văn bản đi của cơ quan chỉ được đăng ký và làm
thủ tục phát hành bản giấy sau khi văn thư Bộ cập nhập đầy đủ thông tin của văn
bản, đính kèm bản điện tử của văn bản vào Phần mềm QLVB. Đối với các văn bản có
phụ lục, phải đính kèm đủ các phụ lục này.
Văn thư Bộ không phát hành văn bản giấy khi văn bản
điện tử tương ứng chưa được chuyển đến bộ phận văn thư để phát hành trên Phần mềm.
4. Định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo
Bộ hoặc Lãnh đạo Văn phòng Bộ, cán bộ Văn thư Bộ sử dụng các tính năng báo cáo
thống kê có trên Phần mềm QLVB để lập các báo cáo thống kê theo dõi, tổng hợp
số liệu, tình hình và tiến độ xử lý văn bản của cơ quan/đơn vị.
5. Chuyển hồ sơ điện tử trên Phần mềm cùng văn bản
giấy tương ứng lên Lưu trữ cơ quan để lưu trữ.
Điều 13. Thủ trưởng đơn vị
1. Theo dõi toàn bộ thông tin các văn bản đi/đến của
đơn vị trên Phần mềm QLVB.
2. Xử lý và phân công xử lý văn bản thuộc thẩm quyền
theo đúng tiến độ.
3. Giám sát, theo dõi và đôn đốc tiến độ xử lý văn
bản trên Phần mềm QLVB của đơn vị, chịu trách nhiệm về tính chính xác về nội
dung văn bản đi của đơn vị.
4. Ký chữ ký số đối với các văn bản thuộc thẩm quyền
theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này.
5. Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ về việc quản
lý và điều hành công việc của đơn vị mình trên Phần mềm.
6. Có thể ủy quyền cho Chánh Văn phòng/Trưởng phòng
hành chính - Tổng hợp việc phân công xử lý và cho ý kiến đối với văn bản trên
Phần mềm theo chỉ đạo của mình và chịu trách nhiệm về việc ủy quyền đó theo quy
định của pháp luật (đối với những đơn vị không thành lập cấp phòng thì Thủ trưởng
đơn vị có thể ủy quyền cho Văn thư đơn vị thực hiện thao tác trên Phần mềm).
Điều 14. Phó Thủ trưởng đơn vị
1. Theo dõi toàn bộ thông tin các văn bản đi/đến
trong phạm vi, trách nhiệm được phân công quản lý trên Phần mềm Quản lý văn bản.
2. Xử lý và phân công xử lý văn bản thuộc thẩm quyền
theo đúng tiến độ.
3. Giám sát, theo dõi và đôn đốc tiến độ xử lý văn
bản trên Phần mềm QLVB của đơn vị, chịu trách nhiệm về tính chính xác về nội
dung văn bản đi của đơn vị trong phạm vi, trách nhiệm được phân công.
4. Ký chữ ký số đối với các văn bản thuộc thẩm quyền
theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này.
5. Chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị về việc
quản lý và điều hành công việc thuộc phạm vi được phân công trên Phần mềm QLVB.
6. Có thể ủy quyền cho Chánh Văn phòng/Trưởng phòng
hành chính - Tổng hợp việc phân công xử lý và cho ý kiến đối với văn bản trên
Phần mềm theo chỉ đạo của mình và chịu trách nhiệm về việc ủy quyền đó theo quy
định của pháp luật (đối với những đơn vị không thành lập cấp phòng thì có thể ủy
quyền cho Văn thư đơn vị thực hiện thao tác này trên Phần mềm).
Điều 15. Chánh Văn phòng/Trưởng
phòng Hành chính - Tổng hợp các đơn vị thuộc Bộ
Theo dõi toàn bộ thông tin các văn bản đi/đến trong
phạm vi, trách nhiệm quản lý của đơn vị trên Phần mềm QLVB.
Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo đơn vị về việc phân
phối, giám sát, theo dõi và đôn đốc xử lý văn bản của đơn vị trên Phần mềm QLVB
theo thẩm quyền, đảm bảo đúng tiến độ, thời hạn quy định.
Theo dõi, giám sát đảm bảo các văn bản đi phát hành
qua đường văn thư đơn vị đều được ký chữ ký số theo quy định tại Điều 5 của Quy
chế này.
Có thể ủy quyền cho văn thư đơn vị việc phân phối
văn bản trên Phần mềm theo chỉ đạo của mình và chịu trách nhiệm về việc ủy quyền
đó theo quy định của pháp luật.
Điều 16. Văn thư đơn vị
1. Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin,
số hóa và đính kèm nội dung của các văn bản đến của đơn vị vào Phần mềm QLVB
trước khi trình, chuyển giao văn bản này cho các phòng/ban, cá nhân. Việc số
hóa và đính kèm nội dung toàn văn của văn bản vào Phần mềm được áp dụng theo
quy định tại Điều 6 của Quy chế này.
Trường hợp chuyển cả bì ghi đích danh tên phòng/ban
hoặc cá nhân, Văn thư đơn vị vẫn sử dụng Phần mềm QLVB để cập nhật các trường
thông tin đầu vào tương ứng với các thông tin ghi trên bì theo quy định trước
khi chuyển cho phòng/ban/cá nhân được ghi đích danh.
2. Ký chữ ký số của đơn vị lên tất cả các tệp văn bản
đi đính kèm trên Phần mềm (đối với đơn vị có chữ ký số riêng) đồng thời kiểm
tra, giám sát và đảm bảo các văn bản đi dưới dạng điện tử của đơn vị được ký chữ
ký số theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này trước khi phát hành.
3. Văn bản đi của đơn vị chỉ được đăng ký và làm thủ
tục phát hành bản giấy sau khi văn thư đơn vị cập nhập đầy đủ thông tin của văn
bản, đính kèm bản điện tử của văn bản vào Phần mềm QLVB. Đối với các văn bản có
phụ lục, phải đính kèm đủ các phụ lục này.
Văn thư đơn vị không phát hành văn bản giấy khi văn
bản điện tử tương ứng chưa được chuyển đến bộ phận văn thư để phát hành trên Phần
mềm.
4. Đối với văn bản đi do đơn vị soạn thảo nhưng
phát hành qua đường văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị có trách nhiệm tạo dự thảo,
đính kèm bản điện tử của văn bản (đã được ký chữ ký số theo quy định tại Điều 5
của Quy chế này) và chuyển cho Văn thư Bộ trên Phần mềm.
5. Định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo
đơn vị, Văn thư đơn vị sử dụng các tính năng báo cáo thống kê của Phần mềm QLVB
để lập các báo cáo thống kê theo dõi, tổng hợp số liệu, tình hình và tiến độ
xử lý văn bản của đơn vị.
6. Chuyển hồ sơ điện tử trên Phần mềm cùng văn bản
giấy tương ứng sang lưu trữ đơn vị để thực hiện lưu trữ theo quy định.
Điều 17. Cá nhân xử lý văn bản
1. Trong quá trình giải quyết công việc, cá nhân có
trách nhiệm sử dụng các tính năng của Phần mềm QLVB để xử lý và phối hợp xử lý
đối với những văn bản được giao.
2. Trường hợp văn bản đến dưới dạng chuyển cả bì
có ghi đích danh cá nhân, cá nhân vẫn tiếp nhận, mở bì. Nếu nội dung văn bản
sau khi bóc bì thuộc phạm vi công việc của phòng/ban, đơn vị thì cá nhân tiếp
nhận có trách nhiệm thông báo với văn thư đơn vị để cập nhật thông tin vào Phần
mềm QLVB.
3. Có trách nhiệm cung cấp văn bản đi do mình soạn
dưới dạng điện tử để Văn thư đơn vị đính kèm vào Phần mềm QLVB.
4. Có trách nhiệm lập hồ sơ điện tử liên quan đến
công việc được phân công xử lý, ghi lại các ý kiến trao đổi, đính kèm các văn bản
điện tử (bao gồm các bản dự thảo và bản duyệt chính thức) vào Phần mềm QLVB
theo quy định. Khi những công việc này đã kết thúc, đóng các hồ sơ công việc dưới
dạng điện tử trên Phần mềm để Văn thư đơn vị tổng hợp và lưu trữ.
5. Ký chữ ký số với các văn bản điện tử trên Phần mềm
theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này.
6. Thực hiện và chịu trách nhiệm đối với các công
việc khác được ủy quyền trên Phần mềm Quản lý văn bản theo quy định của pháp luật.
Mục 3: TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC ĐƠN VỊ,
CÁ NHÂN TRONG QUÁ TRÌNH CẬP NHẬT, SỬ DỤNG VÀ KHAI THÁC ĐỐI VỚI PHÂN HỆ HỒ SƠ
LƯU TRỮ
Điều 18. Phân hệ Hồ sơ lưu trữ
Phân hệ Hồ sơ lưu trữ bao gồm các chức năng hỗ trợ
công tác thu thập, quản lý, chỉnh lý, lưu trữ và theo dõi quá trình khai thác hồ
sơ, tài liệu điện tử của cơ quan Bộ và các đơn vị theo quy định (sau đây gọi là
Phần mềm Hồ sơ lưu trữ, viết tắt là Phần mềm HSLT).
Phần mềm HSLT hoạt động tại địa chỉ:
http://hslt.moj.gov.vn.
Điều 19. Lưu trữ cơ quan Bộ
1. Đôn đốc, giám sát việc bàn giao và ghi nhận
thông tin hồ sơ, tài liệu điện tử của lưu trữ các đơn vị qua Phần mềm HSLT theo
quy định.
2. Tiếp nhận, chỉnh lý và lưu trữ thông tin hồ sơ,
tài liệu điện tử kèm bản giấy do Lưu trữ đơn vị bàn giao, phục vụ nhu cầu khai
thác của các đơn vị và cá nhân thuộc Bộ.
3. Cập nhật thông tin liên quan đến quá trình chuyển
hồ sơ vào Phần mềm HSLT đối với những hồ sơ đã được bàn giao bản gốc sang cơ
quan Lưu trữ quốc gia theo đúng quy định.
4. Cập nhật thông tin liên quan đến quá trình hủy hồ
sơ gốc trong kho lưu trữ cơ quan vào Phần mềm HSLT đối với những hồ sơ đến hạn
thực hiện tiêu hủy.
5. Rà soát thông tin và cập nhật ý kiến đối với các
Phiếu khai thác được độc giả đăng ký qua Phần mềm HSLT trước khi chuyển cho
Chánh Văn phòng Bộ xin ý kiến và phê duyệt.
6. Cập nhật, thống kê các thông tin mượn/trả hồ sơ,
tài liệu của độc giả trong kho lưu trữ của cơ quan vào Phần mềm HSLT.
7. Định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo
Bộ hoặc Lãnh đạo Văn phòng Bộ, Lưu trữ cơ quan sử dụng các tính năng thống kê của
Phần mềm HSLT để thống kê tình hình hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ của cơ
quan.
8. Văn phòng Bộ chủ động phối hợp với Cục Công nghệ
thông tin xây dựng lộ trình cụ thể và triển khai việc số hóa các tài liệu lưu
trữ lịch sử theo đúng lộ trình để đưa lên Phần mềm HSLT. Lộ trình số hóa tài liệu
lưu trữ lịch sử theo thứ tự ưu tiên về tầm quan trọng và thời gian.
Điều 20. Lưu trữ đơn vị
Tiếp nhận, chỉnh lý và lưu trữ hồ sơ điện tử do
chuyên viên của đơn vị bàn giao sau khi công việc kết thúc trên Phần mềm QLVB
vào Phần mềm HSLT.
Số hóa những văn bản còn thiếu bản điện tử trong hồ
sơ công việc của đơn vị để đưa lên Phần mềm HSLT. Việc số hóa áp dụng theo quy
định Điều 6 của Quy chế này.
Bàn giao và cập nhật các thông tin liên quan đến
quá trình bàn giao bản gốc đối với những hồ sơ đến hạn bàn giao cho Lưu trữ cơ
quan hoặc cơ quan lưu trữ cấp trên (đối với các đơn vị không phải là nguồn nộp
lưu hồ sơ tại Lưu trữ cơ quan) theo quy định.
4. Cập nhật thông tin liên quan đến quá trình hủy hồ
sơ gốc trong kho lưu trữ đơn vị vào Phần mềm HSLT đối với những hồ sơ không phải
giao nộp lên lưu trữ cấp trên khi đến hạn thực hiện tiêu hủy.
5. Sử dụng tính năng của Phần mềm HSLT dành cho Lưu
trữ đơn vị để phục vụ nhu cầu khai thác hồ sơ, tài liệu của Lãnh đạo, chuyên
viên của đơn vị.
6. Rà soát thông tin và cập nhật ý kiến đối với các
Phiếu khai thác được chuyên viên tại đơn vị đăng ký qua Phần mềm HSLT trước khi
chuyển cho Chánh Văn phòng/Trưởng Phòng Hành chính - Tổng hợp của đơn vị xin ý
kiến và phê duyệt.
7. Cập nhật, thống kê các thông tin mượn/trả hồ sơ,
tài liệu của độc giả trong kho lưu trữ của đơn vị vào Phần mềm HSLT.
8. Định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo
đơn vị, Lưu trữ đơn vị sử dụng các tính năng thống kê của Phần mềm HSLT để thống
kê tình hình hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ của đơn vị.
Điều 21. Chánh Văn phòng/Trưởng
phòng Hành chính - Tổng hợp các đơn vị thuộc Bộ
Dựa vào kết quả xem xét, đánh giá Phiếu khai thác hồ
sơ, tài liệu của cán bộ lưu trữ, Chánh Văn phòng/Trưởng phòng Hành chính - Tổng
hợp sử dụng các tính năng trên Phần mềm HSLT cập nhật ý kiến quyết định và thực
hiện duyệt/không duyệt Phiếu khai thác theo quy định về lĩnh vực và phạm vi
khai thác hồ sơ, tài liệu.
Điều 22. Trách nhiệm của cá
nhân khi tham gia khai thác thông tin
Lập, gửi và quản lý Phiếu khai thác hồ sơ, tài liệu
trên Phần mềm HSLT. Tùy theo vai trò và quyền hạn đã được phân quyền, đại diện
các đơn vị và cá nhân chỉ đăng ký được những nội dung khai thác theo quy định.
Mục 4: QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ ĐẢM
BẢO AN TOÀN THÔNG TIN, DỮ LIỆU CHO HỆ THỐNG
Điều 23. Quản lý và vận hành
Cục Công nghệ thông tin có trách nhiệm quản lý, vận
hành, đảm bảo hạ tầng kỹ thuật đồng thời nghiên cứu, đề xuất phương án nâng cấp
để kịp thời đáp ứng nhu cầu phát triển và sự hoạt động ổn định của Hệ thống.
Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm:
Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc chuyên viên của đơn
vị cập nhật, rà soát và xử lý các thông tin, văn bản, hồ sơ liên quan trên
Hệ thống một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời, đúng thẩm quyền;
Phân công một (01) cán bộ kiêm nhiệm công tác hướng
dẫn, hỗ trợ người sử dụng của đơn vị và làm đầu mối tiếp nhận, trao đổi thông
tin với Cục Công nghệ thông tin khi cần thiết.
Điều 24. Quản lý tài khoản
Cục Công nghệ thông tin có vai trò quản trị về kỹ thuật
đối với toàn bộ tài khoản trên Hệ thống: cấp mới, cập nhật các tài khoản trên Hệ
thống, hướng dẫn việc phân quyền, quản lý, sử dụng tài khoản cho các đơn vị.
Thủ trưởng các đơn vị:
Sử dụng tài khoản của thủ trưởng đơn vị để quản
lý, phân quyền, thường xuyên rà soát để đảm bảo các tài khoản cá nhân, tài khoản
văn thư, lưu trữ của đơn vị trên Hệ thống được sử dụng đúng mục đích, phù hợp
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao;
Trong một đơn vị, Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền
việc quản lý các tài khoản cho một (01) cán bộ khác thực hiện theo chỉ đạo của
mình và chịu trách nhiệm về việc ủy quyền đó theo quy định của pháp luật;
Phối hợp với Cục Công nghệ thông tin để được hướng
dẫn về mặt kỹ thuật và có biện pháp xử lý khi cần thiết.
Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm quản lý, phân quyền
và đảm bảo các tài khoản văn thư, lưu trữ của Bộ được sử dụng đúng mục đích,
phù hợp chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
Điều 25. Đảm bảo an toàn thông
tin, dữ liệu
Cục Công nghệ thông tin có trách nhiệm nghiên cứu,
thực hiện các biện pháp kỹ thuật, hướng dẫn người sử dụng trong quá trình sử dụng,
khai thác và vận hành Hệ thống để đảm bảo an toàn thông tin.
Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm bảo vệ thông tin tài
khoản sử dụng theo đúng các quy định về an toàn thông tin của Bộ Tư pháp. Trường
hợp muốn thay đổi thông tin hoặc bị mất quyền kiểm soát đối với tài khoản, các
đơn vị, cá nhân cần liên hệ với Cục Công nghệ thông tin để kịp thời có phương
án xử lý. Khi kết thúc phiên làm việc, người sử dụng phải thoát khỏi Hệ thống
và đóng trình duyệt để đảm bảo an toàn thông tin.
Mục 5: TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 26. Khen thưởng, xử lý vi
phạm
1. Kết quả thực hiện Quy chế này là tiêu chí đánh
giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và là tiêu chí bình xét thi đua, khen thưởng hằng
năm đối với các cá nhân và đơn vị thuộc Bộ.
2. Đơn vị hoặc cá nhân vi phạm Quy chế này, thì tùy
theo tính chất, mức độ vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc các hình thức xử lý
khác theo quy định của pháp luật.
Điều 27. Tổ chức thực hiện
1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ phổ biến và tổ chức
thực hiện Quy chế này trong phạm vi đơn vị.
2. Văn phòng Bộ chủ trì, phối hợp với Cục Công nghệ
thông tin trong quá trình theo dõi, đôn đốc các đơn vị sử dụng Hệ thống theo
Quy chế này; hàng năm kiểm tra, tổng kết, đánh giá và báo cáo trình Bộ trưởng.
3. Cục Công nghệ thông tin chủ trì, phối hợp với
Văn phòng Bộ trong việc tập huấn, đào tạo và hướng dẫn các đơn vị, cá nhân
trong quá trình sử dụng Hệ thống.
4. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có những
vấn đề vướng mắc hoặc phát sinh đối với Hệ thống cần sửa đổi, bổ sung, các đơn
vị kịp thời phản ánh về Cục Công nghệ thông tin để tổng hợp, trình Bộ trưởng
xem xét, quyết định việc sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế và
các quy định của pháp luật./.