ĐỀ ÁN
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ HIỆN HÀNH ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN,
TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH SƠN LA GIAI ĐOẠN 2015 - 2017
(Phê duyệt kèm theo Quyết định số 2116/QĐ-UBND ngày 13 tháng 8 năm 2014 của
Chủ tịch UBND tỉnh Sơn La)
Phần I
SỰ CẦN
THIẾT VÀ CĂN CỨ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
I. SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
1. Tầm quan
trọng của việc lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Lập hồ sơ là
việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên
tắc và phương pháp nhất định.
Lập hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của công tác văn thư, giúp
cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả khi cần, nhanh chóng tìm được các văn bản.
Đối với cơ
quan, tổ chức việc lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, quản lý chặt chẽ tài liệu. Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ. Chất lượng lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến
chất lượng tài liệu lưu trữ giao nộp vào lưu trữ cơ quan cũng như giao nộp vào
lưu trữ lịch sử tỉnh. Hồ sơ được lập khoa học góp phần nâng cao hiệu quả và chất
lượng công tác của cơ quan, tổ chức và tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu
được thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, chính xác, từ đó từng bước phát huy giá
trị tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Hiệu quả hoạt
động của các cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác lập hồ sơ hiện
hành và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Như vậy, lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ vào lưu trữ cơ quan có vị trí quan trọng trong công tác văn thư cũng như
trong công tác lưu trữ, là sự kết thúc của công tác văn thư và là tiền đề của
công tác lưu trữ, là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và
có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ. Trong đó những hồ sơ phản ánh
trung thực, đầy đủ của hoạt động cơ quan, tạo căn cứ chính xác để giải quyết
nhanh chóng, đúng đắn và có hiệu quả công việc của cơ quan và mỗi cán bộ công
chức.
Lập hồ sơ tốt sẽ
giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước và cơ quan, hạn chế được các văn bản,
giấy tờ vô dụng hoặc bỏ sót những tài liệu quý hiếm.
Làm tốt công
tác lập hồ sơ sẽ góp phần phục vụ cho việc nghiên cứu trước mắt và lâu dài. Đây
chính là cơ sở, tiền đề giúp những người làm công tác lưu trữ làm tốt các khâu
nghiệp vụ chuyên môn của mình như xác định giá trị tài liệu, phân loại, thống
kê tài liệu…, xây dựng được một cách nề nếp, khoa học trong công tác văn thư
tránh tình trạng nộp tài liệu bó gói vào lưu trữ và tài liệu để tồn đọng, tích
đống.
2. Ý nghĩa
việc lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu, hồ sơ hiện hành
Công tác lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là nhiệm vụ bắt buộc
của mỗi công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc. Từ
Thủ trưởng cơ quan đến chuyên viên chuyên môn nghiệp vụ, các nhân viên văn thư hành chính..., đều phải lập hồ sơ công việc của mình làm. Do đó, chính người giải quyết công việc cần phải lập hồ sơ công việc, bởi vì chỉ có người giải quyết công việc mới hiểu rõ và phản ánh đầy đủ, chính xác quá trình
hình thành giải quyết và kết thúc công việc cụ thể. Việc lập hồ sơ công việc là nhiệm vụ của tất cả công chức, viên chức chứ
không phải là nhiệm vụ riêng của nhân viên văn thư và lưu trữ. Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị do chưa hiểu
hết vị trí và tác dụng của việc lập hồ sơ nên chưa quan tâm chỉ đạo
công chức, viên chức cơ quan, đơn vị lập hồ sơ công việc; cũng như việc bàn giao công việc, hồ
sơ khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác khác theo quy định nên gây rất nhiều
khó khăn cho những người kế nhiệm và lưu trữ cơ quan. Do vậy, Thủ trưởng cơ quan cần quan tâm chỉ
đạo cho công chức, viên chức cơ quan, đơn vị mình lập hồ sơ công việc theo quy định để quản lý công việc của mình và bàn giao công việc được thuận lợi. Khi giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành, người làm công tác lưu trữ có nhiệm vụ hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định đưa vào
bảo quản.
Nâng cao hiệu
suất và chất lượng công tác của cán bộ, viên chức. Bởi lẽ, một cơ quan, tổ chức
trong quá trình giải quyết và sau khi giải quyết công việc các loại văn bản giấy
tờ nếu được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc sẽ
giúp cho các cán bộ và Thủ trưởng cơ quan khi tìm kiếm tài liệu đảm bảo được
nhanh chóng, thuận tiện, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý
kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó, góp phần
nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộ nói riêng, của
cơ quan nói chung.
Giúp cơ quan,
đơn vị quản lý hồ sơ, tài liệu được chặt chẽ. Mỗi khi văn bản được lập
thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng cơ quan, các đơn vị tổ
chức và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng
văn bản của cơ quan, đơn vị mình, phân loại được hồ sơ theo từng vấn đề, đồng
thời phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát do cho mượn
tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của cơ quan và Nhà nước.
Tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác lưu trữ. Bởi vì, thực chất của việc lập hồ sơ chính là
bước đầu phân loại và xác định được giá trị của tài liệu. Trên cơ sở đó, người
làm văn thư dễ dàng lựa chọn những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch
sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh. Nếu hồ sơ được lập ở văn
thư, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý và
các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được những khó khăn, phức tạp trong việc lập
hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu ..., do đó nâng cao được hiệu suất
và chất lượng công tác lưu trữ, có thể đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu về
nghiên cứu, sử dụng tài liệu của cơ quan.
Do đó, việc
xây dựng Đề án nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
tại lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Sơn La
giai đoạn 2015 - 2017 là rất cần thiết.
Đề án này sẽ
góp phần vào việc thúc đẩy sự chuyển biến tích cực, quan điểm nhận thức đúng đắn
về công tác văn thư lưu trữ của các cấp, các ngành, các cơ quan, tổ chức và các
cán bộ, công chức, viên chức tham gia vào hoạt động công tác văn thư. Đồng thời
sẽ tạo sự đồng thuận trong việc nâng cao và phát huy giá trị của tài liệu, lưu
trữ theo tinh thần của Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của
Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu
trữ và các văn bản quy định của Nhà nước về công tác Văn thư, lưu trữ.
II. CĂN CỨ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
- Luật Tổ chức
HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;
- Luật Lưu trữ
số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
- Nghị định số
110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác
Văn thư;
- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg
ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
- Thông tư số
02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư - Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và ủy ban nhân dân các cấp;
- Thông tư số
139/TT-BTC ngày 21 tháng 9 năm 2010 của Bộ Tài chính Quy định việc lập dự toán,
quản lý và sử dụng kinh phí từ ngân sách nhà nước dành cho công tác đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ, công chức.
- Thông tư số
97/2010/TT-BTC ngày 06 tháng 7 năm 2010 của Bộ Tài chính quy định chế độ công
tác phí, chế độ tổ chức các cuộc hội nghị đối với cơ quan nhà nước và đơn vị sự
nghiệp công lập;
- Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính;
-Thông tư số
09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức;
- Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn
bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Nghị định số
24/2014/NĐ-CP ngày 04 tháng 04 năm 2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Quyết định số
16/2010/QĐ-UBND ngày 10 tháng 12 năm 2010 của UBND tỉnh Sơn La về việc quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ Sơn
La;
- Chỉ thị số
15/CT-UBND ngày 27 tháng 9 năm 2013 của UBND tỉnh về lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Hướng dẫn số
733/HD-SNV ngày 01 tháng 10 năm 2013 của Sở Nội vụ tỉnh Sơn La về việc hướng dẫn
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Phần II
THỰC
TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ HIỆN HÀNH Ở CÁC
CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH SƠN LA HIỆN NAY
I. KHÁT QUÁT CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ HIỆN
HÀNH
1. Nội dung
công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
Công tác quản
lý hồ sơ, tài liệu gồm các công việc liên tiếp nhau của ba giai đoạn: Quản lý
tài liệu (văn bản), lập và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; Quản lý tài liệu
lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan; Giai đoạn Lưu trữ lịch sử.
- Yêu cầu của lập hồ sơ:
+ Hồ sơ được lập
phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức;
đúng công việc mà cá nhân được giao đảm nhiệm.
Bởi vì, văn bản,
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị gồm nhiều loại:
Loại do cơ quan, đơn vị sản sinh ra; loại do cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi
lên, ngang cấp gửi đến.
Mục đích mỗi
loại văn bản, tài liệu cũng khác nhau: Loại để thi hành; loại để giải quyết; loại
để chỉ đạo, hướng dẫn; loại để báo cáo hoặc để biết, để tham khảo… Vì vậy, cần
phải lựa chọn những loại tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để lập thành hồ sơ, nhằm phục vụ cho công
tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau.
Những loại văn
bản, tài liệu không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, loại gửi
đến để biết thì không cần lập hồ sơ. Mục 4 Điều 23 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định: "Trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc
đó". Theo quy định tại Điều 9 Luật Lưu trữ trách nhiệm lập hồ sơ được quy
định như sau: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ
chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao”.
+ Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải đầy
đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản
ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.
Khi lập hồ sơ
cần phải thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu về một vấn đề, một sự việc, một
con người cụ thể. Khi đã thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp theo một trình tự
nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, nhằm
phản ánh quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự việc hoặc
một con người.
+ Văn bản,
tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Văn bản, tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị có nhiều giá trị
khác nhau: Loại có giá trị vĩnh viễn; loại có giá trị lâu dài; loại có giá trị
tạm thời; loại chỉ có giá trị thực tiễn hàng ngày, giải quyết xong công việc là
hết giá trị. Vì vậy, khi lập hồ sơ phải lựa chọn những loại văn bản, tài liệu
có giá trị để đưa vào hồ sơ, những văn bản, tài liệu đã hết giá trị cần loại ra
để xét hủy. Đối với những văn bản, tài liệu có nhiều bản trùng nhau thì phải chọn
bản chính để đưa vào lưu giữ, nếu không có bản chính thì mới lưu bản sao (phải
chọn những bản giấy tốt; chữ rõ ràng về thể thức phải đúng).
Nếu một hồ sơ
có nhiều văn bản, tài liệu có số lượng quá lớn (200 tờ) thì cần chia thành nhiều
tập (mỗi tập được gọi là một đơn vị bảo quản). Khi phân chia thành từng tập có
thể dựa vào giá trị văn bản, tài liệu trong từng đơn vị bảo quản và có giá trị
tương đối đồng đều.
- Các loại hồ sơ: Có hai loại hồ sơ cơ bản:
+ Hồ sơ nguyên
tắc: Là tập văn bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt công tác
nghiệp vụ nhất định dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc
hàng ngày.
Loại hồ sơ này
được lập trên cơ sở tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn về các vấn đề nghiệp vụ, các chế độ chính sách được sao chụp lại. Các
văn bản này được bộ phận công tác, các cán bộ, chuyên viên chuyên môn tập hợp
không chỉ của một năm mà thường là văn bản của nhiều năm. Khác với hồ sơ công
việc, hồ sơ nguyên tắc không cần lập hoàn chỉnh mà chỉ cần sắp xếp vào một tờ
bìa, ghi tiêu đề hồ sơ vắn tắt, lập một bản mục lục văn bản, thống kê văn bản
theo thứ tự thời gian ban hành của văn bản.
Hồ sơ nguyên tắc
do các đơn vị (các bộ phận) hoặc cá nhân chuyên môn trong cơ quan lập ra và được
giữ lại ở để tra cứu hàng ngày, không phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo
quy định như hồ sơ công việc. Hàng năm, khi có văn bản mới phải bổ sung thêm
vào hồ sơ; nếu có văn bản nào hết hiệu lực thi hành phải đưa ra và thay thế bằng
văn bản mới có hiệu lực.
+ Hồ sơ công
việc: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả..., hình thành trong quá
trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị.
Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân
thường hình thành các loại hồ sơ sau:
+ Hồ sơ sự việc:
Là tập văn bản có liên quan với nhau về một sự việc nhất định.
+ Hồ sơ vấn đề:
Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề nhất định.
+ Hồ sơ nhân sự:
Được lập ở đơn vị phụ trách công tác tổ chức, cán bộ nhằm phục vụ cho việc quản
lý và sử dụng cán bộ của cơ quan, tổ chức.
+ Hồ sơ văn bản
lưu: Là tập lưu bản gốc văn bản đi của cơ quan, tổ chức được sắp xếp theo tên
loại văn bản và thời hạn ban hành.
+ Các hồ sơ
chuyên môn, kỹ thuật khác như: Hồ sơ công trình, hồ sơ bệnh án, hồ sơ thiết kế
thi công…
2. Quy
trình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
2.1. Lập Danh
mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ
là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời
hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.
a) Tác dụng của
Danh mục hồ sơ
- Quản lý các
hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ.
- Giúp cho cơ
quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu
trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học.
- Là căn cứ để
kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý
thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ
sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Là căn cứ để
lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng.
b) Căn cứ lập
Danh mục hồ sơ
Các căn cứ chủ
yếu để lập Danh mục hồ sơ bao gồm: Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong cơ quan tổ
chức; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
của cơ quan, tổ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức,
của các đơn vị và của mỗi cá nhân; Danh mục hồ sơ của những năm trước; Bảng thời
hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có).
c) Nội dung lập
Danh mục hồ sơ
- Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ
+ Khung đề mục
của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động
của cơ quan, tổ chức. Căn cứ tình hình thực tế của mỗi cơ quan, tổ chức để chọn
khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ,
chính xác và thuận tiện. Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức ổn định, chức
năng, nhiệm vụ của các đơn vị được phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục
Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức. Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức phức
tạp, không ổn định, không rõ ràng thì xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo
lĩnh vực hoạt động.
+ Nếu theo cơ
cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động
thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan, tổ chức làm đề mục lớn
(các phần) của Danh mục hồ sơ.
+ Trong từng đề
mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ: đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức là các
vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị; đối với khung đề mục theo lĩnh vực
hoạt động là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động.
+ Trong mỗi đề
mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến
cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ.
- Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ
sơ và đơn vị hoặc người lập
+ Xác định những
hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa
trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ. Đặc biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm
vụ công tác năm của cơ quan, tổ chức và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ
thể của từng cá nhân trong đơn vị.
+ Tiêu đề hồ
sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản,
tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.
d) Dự kiến thời
hạn bảo quản của hồ sơ
- Thời hạn bảo
quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức (nếu có).
đ) Đánh số, ký
hiệu các đề mục và hồ sơ
- Các đề mục lớn
được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã.
- Các đề mục
nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập.
- Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh
bằng chữ số Ả rập và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắt
của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần
ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ.
- Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai
cách sau:
+ Số của hồ sơ
được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01.
+ Số của hồ sơ
được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.
e) Tổ chức lập
Danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ
được lập theo hai cách sau:
- Cách thứ nhất:
Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng
góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn
phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban
hành.
- Cách thứ
hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ
của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, bổ
sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc
Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành.
2.2. Các bước
lập hồ sơ
- Bước 1: Mở hồ sơ
Mở hồ sơ là việc
lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: Ký hiệu hồ
sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn
quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ.
Mỗi cá nhân
khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó (theo
Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ).
Khi mở hồ sơ,
tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì, khi kết thúc và
hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực.
Trong năm, nếu
có những công việc phát sinh thì cán bộ, công chức, viên chức cũng phải mở hồ
sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình.
- Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu
vào hồ sơ
Sau khi mở hồ
sơ, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở,
kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.
Cần thu thập kịp
thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các
đại biểu tại hội nghị, hội thảo…, bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh
bị thất lạc.
Tránh đưa văn
bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quan trực tiếp,
không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ.
- Bước 3: Kết thúc hồ sơ (hoàn thiện hồ sơ)
Khi công việc
giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: Kiểm
tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung
cho đủ; xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản
chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ
quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ
sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy
không cần phải lưu giữ; sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ, việc sắp xếp
văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ nhằm cố định trật tự các văn bản, tài liệu;
làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng; giúp cho việc theo
dõi, giải quyết công việc hàng ngày cũng như việc tra cứu, sử dụng khi cần thiết
sau này được thuận tiện.
2.3. Thời hạn,
thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu
- Thời hạn nộp
lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định
trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu
xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết
toán.
- Thành phần hồ
sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định
thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:
+ Các hồ sơ
nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách
nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết
hiệu lực thi hành.
+ Hồ sơ về những
công việc chưa giải quyết xong.
+ Hồ sơ phối hợp
giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì).
+ Các văn bản,
tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
- Thủ tục nộp
lưu: Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và
hai bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”. Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu
và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản.
II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU
VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH SƠN LA HIỆN
NAY
Trong thời
gian qua, kết quả hoạt động quản lý nhà nước về công tác lập hồ sơ hiện hành và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đối với các sở, ban ngành, các cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đã nhận thức
rõ hơn, đầy đủ hơn về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ hiện
hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Do vậy, các cơ quan, tổ chức đã
quan tâm nhiều đến công tác này từ việc ban hành danh mục hồ sơ, bố trí công chức,
viên chức có nghiệp vụ hướng dẫn lập hồ sơ, đôn đốc, kiểm tra giao nộp hồ sơ
vào lưu trữ cơ quan. Từ đó tạo ra trách nhiệm và nhận thức của mỗi công chức,
viên chức đối với việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ
quan, từng bước nghiên cứu phương pháp và nội dung công tác lập hồ sơ để thực
hiện đạt hiệu quả.
Tuy nhiên, qua
kiểm tra và khảo sát thực tế tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ
nói chung và các sở, ban ngành nói riêng tình trạng số lượng tài liệu để tồn đọng,
tích đống tại các phòng, ban, đơn vị khá lớn. Đại đa số các công chức, viên chức
vẫn chưa hình thành được thói quen lập hồ sơ về công việc được phân công, theo
dõi giải quyết, chưa giao nộp đúng hạn những hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu
trữ cơ quan. Trong các báo cáo của các cơ quan, tổ chức và thực tế kiểm tra việc
lập Danh mục hồ sơ và tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ công việc tại các cơ
quan, tổ chức còn rất hạn chế, chưa đi vào nề nếp và đúng quy định của pháp luật.
Nhiều Danh mục
hồ sơ được ban hành chưa bao quát hết đề mục các nhóm hồ sơ cần lập, chưa xác định
thời hạn bảo quản của hồ sơ theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm
2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ
biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 13/2011/TT-BNV
ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu
hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Trong thực tế,
ở những cơ quan, tổ chức đã ban hành Danh mục hồ sơ, việc lập hồ sơ thường do
nhân viên văn thư, lưu trữ trực tiếp làm và hướng dẫn, chuyên viên không thể độc
lập thực hiện việc lập hồ sơ. Đối với những cơ quan chưa ban hành được Danh mục
hồ sơ, việc lập hồ sơ không theo đúng nội dung và phương pháp lập hồ sơ đã quy
định. Hiện nay, có nhiều cơ quan, tổ chức coi việc lưu hồ sơ trình ký là đã lập
hồ sơ công việc và quản lý được hồ sơ. Đây chính là văn bản, tài liệu tồn đọng,
tích đống để lại gánh nặng cho lưu trữ phải xử lý. Quan niệm chung của các cơ
quan, tổ chức vẫn cho rằng việc xây dựng Danh mục hồ sơ là công việc hết sức
khó khăn, không thể hình dung trước được những hồ sơ gì sẽ được lập trong năm.
Tình trạng
không lập hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được yêu
cầu vẫn còn diễn ra khá phổ biến. Việc hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra lập hồ sơ
theo danh mục còn gặp nhiều khó khăn vì đôi khi không nhận được sự hợp tác tích
cực từ công chức, viên chức trực tiếp theo dõi giải quyết công việc do mình đảm
nhiệm.
Đa số cơ quan,
tổ chức đã thực hiện giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo quy định, tuy
nhiên vẫn còn một số cơ quan thực hiện chưa nghiêm túc, không đúng theo quy định
của nhà nước. Các tập lưu ở văn thư (kể cả tập lưu văn bản đến và tập lưu hồ sơ
trình ký) được nộp lưu sớm hơn quy định (thường 6 tháng, có khi 3 tháng đã nộp
vào lưu trữ cơ quan); trong khi các hồ sơ, tài liệu ở của các phòng, ban, đơn vị
sau 2 đến 3 năm mới nộp để tồn đọng dưới dạng tích đống, bó gói.
III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CÁO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LẬP
VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ HIỆN HÀNH
Xuất phát từ
thực trạng công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
và để tiếp tục thực hiện Chỉ thị số 15/CT-UBND ngày 27 tháng 9 năm 2013 về việc
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và các quy định tại Điều
9, 10, 11 và 12 của Luật Lưu trữ, cơ quan quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ
đề xuất một số giải pháp khắc phục trong thời gian tới như sau:
1. Nâng cao
nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ
sơ vào lưu trữ cơ quan
Không ngừng
thông tin, tuyên truyền bằng các hình thức Hội nghị, Hội thảo, chuyên đề hoặc mở
các lớp tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Trước hết cần tập trung, phổ biến
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Nghị định số
110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác
Văn thư; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính
phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn
bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm
2011 về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Đồng thời
đưa công tác lập hồ sơ công việc trở thành hoạt động chuyên môn thường xuyên và
quy định là một tiêu chí để bình xét thi đua hàng năm của cán bộ, công chức,
viên chức tại tất cả các cơ quan, tổ chức hàng năm (đây là một biện pháp để cải
thiện dần tình trạng tài liệu bị chất đống tại các cơ quan, tổ chức).
2. Tăng cường
hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lập hồ sơ
và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
Công tác lập hồ
sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã được quy định cụ thể thông
qua các văn bản của Nhà nước. Đặc biệt Chỉ thị số 15/CT-UBND ngày 27 tháng 9
năm 2013 của UBND tỉnh về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan và Hướng dẫn số 733/HD-SNV ngày 01 tháng 10 năm 2013 của Sở Nội vụ tỉnh
Sơn La về việc hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan là cơ sở pháp lý quan trọng đòi hỏi các cơ quan, tổ chức cũng như công chức,
viên chức trong phạm vi toàn tỉnh phải thực hiện trong quá trình theo dõi và giải
quyết công việc.
Đồng thời là
căn cứ để các cơ quan có chức năng tổ chức kiểm tra, hướng dẫn về việc lập hồ
sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập, thời hạn nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ
quan theo các quy định hiện hành của Nhà nước.
3. Kiện
toàn tổ chức và biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức
Bởi lẽ, nội
dung công tác văn thư được tổ chức thực hiện ở nhiều bộ phận trong cơ quan. Bộ
phận văn thư chuyên trách thường đảm nhận các công việc như: Tiếp nhận, đăng
ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng
bản lưu văn bản; bảo quản và sử dụng con dấu. Các công việc khác như soạn thảo,
ban hành văn bản, lập hồ sơ, tổ chức công văn lưu và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
các cấp. Bộ phận lưu trữ thực hiện thu thập tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị
tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong cơ quan.
Như vậy, việc kiện toàn tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ chuyên trách cần phải
được quan tâm sao cho phù hợp với những nội dung công việc như trên.
4. Nâng cao
trình độ năng lực cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ
quan, tổ chức
Tiến hành rà
soát lại số lượng, chất lượng và vị trí việc làm của đội ngũ làm công tác văn
thư, lưu trữ chuyên trách cần được thực hiện trên cơ sở tiêu chuẩn chức danh
văn thư, lưu trữ đã được quy định các văn bản của Bộ Nội vụ. Các cấp, các ngành
chú trọng việc xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ
cho cán bộ làm cộng tác văn thư, lưu trữ chuyên trách.
5. Tăng cường
cơ sở vật chất cho văn thư, lưu trữ
Trang bị đủ
bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp,
bìa hồ sơ…, theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư, lưu trữ; bố trí phòng kho
lưu trữ có đủ điều kiện các trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài liệu an
toàn và dễ dàng tra cứu sử dụng; hàng năm dành một khoản kinh phí phù hợp đầu
tư cho công tác chỉnh lý, sắp xếp tài liệu; giải quyết đầy đủ chế độ về phụ cấp
trách nhiệm, độc hại, chính sách cho cán bộ lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm (sự
quan tâm, động viên về tinh thần và nâng cao đời sống sẽ góp phần tạo điều kiện
để những cán bộ lưu trữ thêm yêu nghề và gắn bó lâu dài với công tác lưu trữ).
6. Ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ
Hiện nay hầu hết
các cơ quan, tổ chức mới chỉ ứng dụng máy tính vào việc soạn thảo văn bản và một
số cơ quan, tổ chức bước đầu đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập cơ sở
dữ liệu quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến. Trong khi đó, khả năng ứng dụng
của công nghệ thông tin vào việc xử lý văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ
trong công tác văn thư, quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ chưa được khai thác
tối đa để vừa tạo điều kiện quản lý được thông tin phục vụ cho quản lý vừa tiết
kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản ngày càng gia tăng
để nâng cao năng suất chất lượng, hiệu quả công việc.
7. Ban hành
các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư,
lưu trữ
Để cán bộ văn
thư, lưu trữ yên tâm gắn bó với nghề nghiệp là phải có chính sách đãi ngộ thích
đáng cho đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ cụ thể như: Chế độ tiền lương, phụ cấp
trách nhiệm, chế độ độc hại, nguy hiểm của ngành Lưu trữ, chế độ bồi dưỡng bằng
hiện vật đối với người làm việc trong điều kiện có yếu tố nguy hiểm, độc hại và
chế độ trang bị bảo hộ lao động là hết sức cần thiết.
Để những giải pháp nêu trên đi vào thực tiễn rất cần sự đồng thuận, chia
sẻ kịp thời của các cấp, các ngành, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức trên địa
bàn tỉnh; sự chung tay, góp sức và sự đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập
thể, không xem nhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ những
người làm văn thư, lưu trữ để công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh ngày càng có vị
trí xứng đáng và phát huy được tầm quan trọng vốn có: Bảo đảm thông tin, cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ mục đích chính trị, kinh
tế, văn hóa, xã hội và góp phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế
hoạch công tác của mỗi cơ quan, tổ chức. Đồng thời nâng cao công tác cải cách
hành chính Nhà nước trong thời kỳ Công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước.
IV. HIỆU QUẢ
CỦA ĐỀ ÁN
- Đề án có hiệu
quả ứng dụng vào thực tiễn rất cao. Góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, giải quyết được tình trạng tài liệu để tồn đọng,
tích đống, giúp cho việc quản lý, khai thác tài liệu được nhanh chóng và hiệu
quả.
- Đề án là cơ
sở quan trọng để nêu cao việc xác định vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng của công
tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ nói riêng đối với các cấp,
các ngành và đặc biệt đội ngũ công chức, viên chức trong hệ thống các cơ quan
quản lý Nhà nước.
- Hạn chế những
vướng mắc đồng thời nhằm thực hiện nghiêm Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Luật Lưu trữ và các văn bản Luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp
vụ của công tác Văn thư, lưu trữ.
- Giúp cho
công chức, viên chức trong cơ quan nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng
văn bản hình thành khi giải quyết công việc, tránh được tình trạng phân tán, thất
lạc tài liệu. Giúp cho cơ quan chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý
hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học.
- Việc lập hồ
sơ giúp cho công chức, viên chức mới tiếp xúc công việc, khi tiến hành thực hiện
công việc sẽ hiểu được cần phải xây dựng những văn bản nào hoặc các bước triển
khai công việc mà không cần phải có người hướng dẫn.
- Công tác lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công
việc trong cơ quan, phân loại văn bản,
công văn, giấy tờ trong cơ quan một
cách khoa học, hợp lý, quản lý hồ sơ cơ quan được chặt chẽ, lưu giữ những hồ sơ
cần thiết, có giá trị, tránh việc lập hồ sơ trùng lặp hoặc công việc quan trọng
nhưng không được lập thành hồ sơ.
- Lập hồ sơ tốt
sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ
cơ quan; đồng thời là điều kiện tốt để giao nộp vào lưu trữ lịch sử đối với những
hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn.
- Giảm tối đa
chi phí dịch vụ cho việc chỉnh lý tài liệu để đưa vào lưu trữ.
Phần III
PHƯƠNG
ÁN THỰC HIỆN
I. MỤC TIÊU VÀ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN
1. Mục tiêu
Triển khai
nghiêm túc và có hiệu quả tinh thần Chỉ thị số 15/CT-UBND ngày 27 tháng 9 năm
2013 của UBND tỉnh về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Tài liệu từ
năm 2013 đến 2014 của 18 cơ quan, tổ chức phải lập Danh mục hồ sơ và đưa vào
lưu trữ hiện hành theo đúng quy định của Luật.
Từ năm 2016,
các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ Lịch sử tỉnh đặc
biệt là các cơ quan chuyên môn tham mưu cho UBND tỉnh (18 sở, ngành) thực hiện
thống nhất công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành.
Đồng thời phân loại hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn để giao nộp về Lưu trữ
Lịch sử.
2. Tiến độ
thực hiện
Trên cơ sở Đề
án được phê duyệt, thời gian thực hiện đề án trong 03 năm (từ năm 2015 đến năm
2017). Chi cục Văn thư, lưu trữ tiến hành triển khai đồng bộ 18 sở, ngành. Cụ
thể:
- Năm 2015:
Triển khai hướng dẫn, thực hiện lập hồ sơ hiện hành cho các cơ quan, tổ chức đối
với nguồn tài liệu từ năm 2013 đến năm 2014.
- Năm 2016:
Triển khai hướng dẫn, thực hiện lập hồ sơ hiện hành cho các cơ quan, tổ chức đối
với nguồn tài liệu năm 2015.
- Năm 2017:
Triển khai hướng dẫn, thực hiện lập hồ sơ hiện hành cho các cơ quan, tổ chức đối
với nguồn tài liệu năm 2016.
II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Sở Nội vụ
Hàng năm tổ chức
các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ đến từng cơ sở về công tác văn thư, lưu
trữ, chú trọng công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử trên địa bàn tỉnh.
Trước hết,
trong 03 năm (từ năm 2015 đến năm 2017) tích cực triển khai đối với 18 sở,
ngành là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh.
Trên cơ sở Đề
án được phê duyệt giao cho Chi cục Văn thư, lưu trữ:
- Xây dựng dự toán hàng năm trình các cơ quan chức
năng xem xét, thẩm định cấp vào dự toán ngân sách phục vụ cho công tác chuyên
môn.
- Xây dựng kế hoạch để hướng dẫn các cơ quan, tổ chức
quy trình các bước lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ hiện hành.
- Trực tiếp hướng dẫn và tham gia xây dựng Danh mục
hồ sơ, thành phần hồ sơ lập và nộp lưu hiện hành tại các cơ quan, tổ chức (18 sở,
ngành).
- Giải quyết dứt
điểm khối tài liệu năm 2013 - 2014 của 18 sở, ngành đưa vào lưu trữ hiện hành.
2. Sở Tài
chính
- Căn cứ việc xây dựng dự toán thu - chi của Chi cục
Văn thư, lưu trữ hàng năm, tham mưu, đề xuất trình cấp có thẩm quyền bố trí nguồn
ngân sách Nhà nước đảm bảo cho hoạt động thường xuyên.
- Hướng dẫn việc thực hiện nguồn kinh phí đã cấp đảm
bảo theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước.
3. Các cơ
quan, tổ chức thuộc Đề án (18 cơ quan, tổ chức)
- Phối hợp với Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ
triển khai thực hiện Đề án theo Kế hoạch.
- Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo
các phòng, ban chuyên môn, các đơn vị trực thuộc tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.
- Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người
được giao có trách nhiệm:
+ Chủ động xây
dựng và trình Thủ trưởng cơ quan, tổ chức ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan,
tổ chức.
+ Tổ chức tiếp
nhận và quản lý hồ sơ của các phòng, ban, đơn vị sau khi công việc giải quyết
xong.
+ Thống kê hồ
sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
+ Tiếp nhận,
hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu
+ Giao nộp tài
liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào
Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng
đầu cơ quan, tổ chức.
4. Chi cục
Văn thư - Lưu trữ
- Tham mưu cho Sở Nội vụ trình UBND tỉnh xây dựng kế
hoạch triển khai trong việc thực hiện Đề án khi được phê duyệt đúng tiến độ .
- Chịu trách nhiệm triển khai, hướng dẫn, kiểm tra,
đôn đốc các bước trong quy trình lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu, hồ sơ tại lưu
trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức thuộc Đề án.
- Xây dựng Dự toán vào ngân sách thu - chi
hàng năm của Chi cục và sử dụng đúng mục đích. Thanh quyết toán với cơ quan tài
chính theo quy định của Nhà nước.
- Có báo cáo
tiến trình tình hình triển khai thực hiện của Đề án với các cơ quan có thẩm quyền./.
Trên đây là đề
án Nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ
hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Sơn La giai đoạn 2015
- 2017. Yêu cầu các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm triển khai thực hiện đảm bảo
theo đúng quy định hiện hành./.