|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
1911/QĐ-GDĐT-VP
|
TP.
Hồ Chí Minh, ngày 18 tháng 10 năm 2016
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ THƯ XIN LỖI TRONG TRƯỜNG HỢP GIẢI QUYẾT THỦ TỤC
HÀNH CHÍNH TRỄ HẠN TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
GIÁM ĐỐC SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Quyết định số
09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế
thực hiện cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan
hành chính nhà nước ở địa phương;
Căn cứ Chỉ thị số 13/CT-TTg ngày
10 tháng 6 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường trách nhiệm của người
đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước các cấp trong công tác cải cách hành
chính;
Căn cứ Quyết định số
03/2007/QĐ-BNV ngày 26 tháng 2 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quy tắc
ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong bộ máy chính quyền địa
phương;
Căn cứ Chỉ thị số 30/2014/CT- UBND
ngày 25 tháng 12 năm 2014 của Ủy ban nhân dân thành phố về giải pháp chấn chỉnh,
tăng cường hiệu quả công tác kiểm soát thủ tục hành chính trên địa bàn thành phố;
Căn cứ Quyết định 5157/QĐ-UBND
ngày 30 tháng 9 năm 2016 của Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy định về Thư
xin lỗi trong trường hợp giải quyết thủ tục hành chính trễ hạn trên địa bàn
Thành phố Hồ Chí Minh;
Theo đề nghị của Chánh văn phòng Sở
Giáo dục và Đào tạo;
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về Thư
xin lỗi trong trường hợp giải quyết thủ tục hành chính trễ hạn tại Sở Giáo dục
và Đào tạo Thành phố Hồ Chí Minh.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày
ký.
Điều 3. Các Ông (Bà) Ban Giám đốc, Chánh Văn phòng Sở,
Trưởng phòng Tổ chức cán bộ, Trưởng phòng, ban thuộc Sở và các cá nhân có liên
quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Lưu.
|
GIÁM ĐỐC
Lê Hồng Sơn
|
QUY ĐỊNH
VỀ THƯ XIN LỖI TRONG TRƯỜNG HỢP GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRỄ HẠN TẠI
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1911/QĐ-GDĐT-VP ngày 18 tháng 10 năm 2016 của Sở Giáo dục và Đào tạo)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh
Quy định này quy định về trách nhiệm
thực hiện Thư xin lỗi của Giám đốc Sở trong trường hợp có phòng ban giải quyết
thủ tục hành chính của cá nhân, tổ chức đến ngày hẹn trả kết quả mà chưa có kết
quả giải quyết.
Điều 2. Đối tượng
áp dụng
1. Phòng ban thực hiện thủ tục hành
chính, kể cả thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa liên thông trên địa bàn
thành phố;
2. Công chức, viên chức làm việc tại
Sở Giáo dục và Đào tạo;
3. Cá nhân, tổ chức có yêu cầu giải
quyết thủ tục hành chính.
Điều 3. Nguyên
tắc thực hiện
1. Tất cả các trường hợp thủ tục hành
chính giải quyết trễ hạn đều phải thực hiện Thư xin lỗi kịp
thời, đầy đủ, chính xác, nêu rõ lý do chưa có kết quả và
ngày hẹn trả kết quả giải quyết lần sau cho cá nhân, tổ chức.
Việc thực hiện Thư xin lỗi về thủ tục
hành chính giải quyết trễ hạn phải được thực hiện đối với từng hồ sơ cụ thể.
2. Bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ giữa
các phòng ban trong việc thực hiện Thư xin lỗi về thủ tục
hành chính giải quyết trễ hạn; xác định cụ thể phòng ban chịu trách nhiệm về hồ sơ trễ hạn.
3. Các nguyên nhân dẫn đến việc giải
quyết thủ tục hành chính trễ hạn phải được xác định cụ thể và có giải pháp chấn
chỉnh, khắc phục kịp thời.
Chương II
TRÁCH NHIỆM,
CÁCH THỨC VÀ NỘI DUNG THƯ XIN LỖI VỀ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH GIẢI QUYẾT TRỄ HẠN
Điều 4. Trách nhiệm
thực hiện Thư xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn
1. Trách nhiệm thực hiện Thư xin lỗi:
Trưởng phòng,
ban có trách nhiệm soạn thảo Thư xin lỗi về thủ tục hành
chính giải quyết trễ hạn cho cá nhân, tổ chức trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc
Sở (theo thẩm quyền quy định tại Khoản 3 Điều này) ký ban hành.
2. Quy trình thực hiện Thư xin lỗi về
thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn:
Các phòng ban có trách nhiệm thực hiện
Tờ trình báo cáo cụ thể nguyên nhân và cá nhân chịu trách nhiệm, dự thảo Thư
xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn (theo
cách thức và nội dung quy định tại Điều 5 Quy định này) trình Lãnh đạo Sở ký
(theo thẩm quyền) và chuyển cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả có trách nhiệm gửi Thư xin lỗi cho cá nhân, tổ chức.
Thư xin lỗi phải được thực hiện chậm
nhất là ngày hẹn trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức
theo quy định.
3. Thẩm quyền ký Thư xin lỗi về thủ tục
hành chính giải quyết trễ hạn:
Giám đốc Sở ủy quyền cho các Phó Giám
đốc ký Thư xin lỗi đối với các thủ tục hành chính đã được phân công phụ trách.
Các thủ tục hành chính không có Phó Giám đốc phụ trách sẽ do Giám đốc ký Thư
xin lỗi.
Điều 5. Cách thức
và nội dung Thư xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn
1. Cách thức thực hiện Thư xin lỗi về
thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn được thực hiện bằng văn bản hoặc thông
tin trực tiếp.
a) Đối với trường hợp áp dụng cách thức
văn bản: Thư xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn (theo mẫu - Phụ
lục 1) được gửi cho cá nhân, tổ chức qua hệ thống bưu chính, đồng thời gửi
trực tiếp cho cá nhân, tổ chức nếu cá nhân, tổ chức liên hệ trực tiếp.
c) Đối với trường hợp áp dụng cách thức
thông tin trực tiếp: phòng ban giải quyết thủ tục hành chính lập biên bản (theo
mẫu - Phụ lục 2); có
chữ ký, họ tên của cá nhân, tổ chức được xin lỗi; ký tên, đóng dấu của người có
thẩm quyền quy định tại Khoản 3 Điều 4 Quy định này, gửi cho cá nhân, tổ chức
01 bản.
Tờ trình báo cáo và Thư xin lỗi (hoặc
biên bản) về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn phải gửi Giám đốc, đồng thời
lưu cùng hồ sơ giải quyết của thủ tục hành chính.
2. Nội dung Thư xin lỗi về thủ tục
hành chính giải quyết trễ hạn:
Nội dung xin lỗi về thủ tục hành
chính trễ hạn phải đảm bảo các thông tin sau: tên cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ;
loại hồ sơ; sổ Giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả/Biên nhận hồ sơ; tình trạng
giải quyết hồ sơ; lý do trễ hạn; ngày hẹn trả kết quả giải
quyết lần sau và phải kèm nội dung xin lỗi.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 6. Trách nhiệm
của Văn phòng
1. Chỉ đạo niêm yết công khai thủ tục
hành chính tại Phòng Tiếp công dân (tầng trệt) và trên Cổng thông tin điện
tử Sở Giáo dục và Đào tạo (hcm.edu.vn); hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện thủ
tục hành chính đầy đủ, rõ ràng, chính xác, bảo đảm giải quyết thủ tục hành
chính nhanh chóng, thuận tiện; việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện
không quá một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
2. Chủ động rà soát để khắc phục hoặc
đề xuất giải pháp khắc phục các nguyên nhân ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết hồ
sơ, đảm bảo trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính đúng hạn.
3. Bổ sung vào tiêu chí thi đua của Sở Giáo dục và Đào tạo để xem xét đánh giá công chức, viên
chức hàng năm; không xem xét thi đua đối với công chức, viên chức giải quyết thủ
tục hành chính trễ hạn nhiều lần mà không có lý do chính đáng.
4. Định kỳ hàng quý báo cáo Ủy ban
nhân dân thành phố tình hình, kết quả thực hiện Thư xin lỗi về thủ tục hành
chính giải quyết trễ hạn (gửi về Sở Tư pháp để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân
thành phố).
Điều 7. Trách nhiệm
của phòng Pháp chế
1. Phối hợp tăng cường kiểm tra,
thanh tra công vụ tại Sở Giáo dục và Đào tạo; đảm bảo các
hồ sơ được giải quyết đúng quy trình thủ tục hành chính đã được công bố; đề xuất
giải pháp khắc phục các nguyên nhân ảnh hưởng tiến độ giải quyết hồ sơ.
2. Rà soát quy trình ban hành các thủ
tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Giáo dục và Đào tạo.
3. Có cơ chế kiểm soát việc thực hiện
Thư xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn tại Sở Giáo dục và Đào tạo;
bảo đảm mỗi hồ sơ giải quyết trễ hạn phải thực hiện Thư xin lỗi không quá một lần
trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
Điều 8. Trách nhiệm
của phòng Tổ chức cán bộ
Tham mưu bình thức xử lý nghiêm
(không xem xét thi đua, kiểm điểm, luân chuyển công tác,...) đối với công chức,
viên chức giải quyết thủ tục hành chính trễ hạn nhiều lần mà không có lý do
chính đáng.
Điều 9. Trách nhiệm
của các phòng ban chuyên môn liên quan:
1. Đẩy mạnh tuyên truyền, quán triệt
việc thực hiện Thư xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn cho cá
nhân, tổ chức; thường xuyên kiểm tra, theo dõi, đôn đốc công chức, viên chức tại
Sở Giáo dục và Đào tạo thực hiện đúng quy định.
2. Tăng cường trách nhiệm của công chức,
viên chức trong tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục
hành chính; nghiêm túc thực hiện Thư xin lỗi cá nhân, tổ chức đối với thủ tục
hành chính giải quyết trễ hạn.
3. Bổ sung vào quy trình tiếp nhận và
trả kết quả của Sở Giáo dục và Đào tạo việc thực hiện Thư
xin lỗi trên cơ sở Quy định này.
4. Định kỳ hàng quý báo cáo tình
hình, kết quả thực hiện Thư xin lỗi về thủ tục hành chính giải quyết trễ hạn (gửi
về Văn phòng Sở để tổng hợp báo cáo)./.
PHỤ LỤC 1
|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /TXL-GDĐT
|
TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 20
|
THƯ XIN LỖI
V/v giải quyết thủ tục hành chính
trễ hạn
Kính gửi: Ông (bà)……...(1)………
Sở Giáo dục và Đào tạo có tiếp nhận hồ
sơ ...(2)... của ông (bà) ...(1)….. (địa chỉ:...(3)………..
).
Sổ Giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả/Biên nhận hồ sơ: …………..
Ngày tiếp nhận hồ sơ: …………
Ngày hẹn trả kết quả: ……………
Sau khi tiếp nhận hồ sơ của ông (Bà),
Sở Giáo dục và Đào tạo đã chuyển hồ sơ cho ……..(4)………
xem xét, giải quyết theo quy định [đối với trường hợp hồ sơ giải
quyết theo cơ chế một cửa liên thông].
Tuy nhiên đến nay, Sở Giáo dục và Đào
tạo chưa trả kết quả giải quyết hồ sơ của ông (Bà) đúng thời hạn quy định ghi
trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả/Biên nhận hồ sơ. Lý do:....(5)…….
Sự chậm trễ này đã gây phiền hà, tốn kém chi phí, công sức của Ông (Bà).
Sở Giáo dục và Đào tạo xin lỗi Ông
(Bà) và sẽ trả kết quả giải quyết hồ sơ cho Ông (Bà) vào
ngày ...(6)....
Rất mong nhận được sự thông cảm của
ông (Bà)./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Sở GDĐT;
- Lưu: VT, [hồ sơ giải quyết TTHC].
|
GIÁM ĐỐC
Lê Hồng Sơn
|
___________________
Ghi chú:
(1) : Tên cá
nhân, tổ chức được xin lỗi;
(2) : Loại hồ sơ,
(3) . Địa chỉ liên hệ của cá nhân, tổ
chức được xin lỗi;
(4) : Cơ quan, đơn vị giải quyết TTHC;
(5) : Nêu rõ lý do giải quyết TTHC trễ
hẹn;
(6) : Ngày, tháng, năm trả kết quả giải quyết TTHC lần sau.
PHỤ LỤC 2
|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
/BB-GDĐT
|
TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 20
|
BIÊN BẢN
V/v xin lỗi về thủ tục hành chính
giải quyết trễ hạn
Hôm nay, vào lúc …….. giờ……… phút, ngày……. tháng ……..năm 20………
Tại …….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….………
Thành phần tham dự: (1)
…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….
….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…
Đã làm việc với: (2)
- Ông (bà): …….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….……
Địa chỉ liên lạc: …….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….
Điện thoại: …….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….……
- Ông (bà): …….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….……
Địa chỉ liên lạc: …….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….
Điện thoại: …….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….……
NỘI
DUNG LÀM VIỆC (3)
…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….
…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….
…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….…….
Biên bản kết thúc lúc …….. giờ …….. phút cùng ngày, được đọc cho những người
tham dự cùng nghe và đồng ý ký tên.
Biên bản được lập thành 03 bản, có nội
dung và giá trị như nhau. Một bản giao cho ông (bà) ……………………….. giữ; một bản gửi cho Giám đốc
hoặc người được ủy quyền/phân cấp của Sở Giáo dục và Đào tạo; một bản lưu cùng
hồ sơ./.
|
CÁ NHÂN, TỔ CHỨC (4)
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
|
THỦ
TRƯỞNG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ (5)
(Ký tên, đóng dấu và ghi rõ
họ tên)
|
____________________
Ghi chú:
(1) : Họ tên, chức vụ người tham dự của
cơ quan thực hiện xin lỗi;
(2) : Thông tin liên lạc của cá nhân,
tổ chức được xin lỗi;
(3) : Thể hiện đầy đủ nội dung quy định
tại Khoản 2 Điều 5 Quy định;
(4) : Cá nhân, tổ
chức được xin lỗi;
(5) : Thủ trưởng hoặc người được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ủy quyền/phân cấp.