QUY CHẾ
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG
UBND TỈNH PHÚ YÊN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1330/QĐ-UBND ngày 17/6/2016 của Chủ tịch
UBND tỉnh Phú Yên)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định về trách nhiệm, nguyên tắc,
quy trình trong việc tiếp nhận, chuyển giao, xử lý, phát hành và quản lý văn bản
tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Yên (gọi tắt là Văn phòng).
2. Quy chế này áp dụng đối với các Phòng, Ban,
Trung tâm (các đơn vị trực thuộc), cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) thuộc
Văn phòng; các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động tiếp
nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
1. Văn bản đến là toàn bộ văn bản được
ban hành dưới hình thức quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 4 Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 và khoản 2 Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày
08/02/2010 của Chính phủ; đơn thư khiếu nại, tố cáo… của các cơ quan, đơn vị, tổ
chức, cá nhân trong và ngoài nước gửi UBND tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các
đơn vị trực thuộc và chuyên viên Văn phòng, được chuyển đến theo đường công
văn, gửi trực tiếp hoặc gửi qua mạng tin học.
2. Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do
UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh ban hành, gửi các cơ quan, tổ
chức, cá nhân trong và ngoài nước.
3. Bản thảo văn bản là bản được viết tay
hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.
4. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội
dung, thể thức văn bản, được UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh
ban hành, có chữ ký trực tiếp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn
phòng, Phó Chánh Văn phòng.
5. Bản chính văn bản là
bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh
và Văn phòng UBND tỉnh ban hành, được hình thành từ bản gốc văn bản.
6. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan
với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm
chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân và là bằng chứng về kết quả
công việc đã thực hiện.
Điều 3. Nguyên tắc tiếp nhận,
xử lý, phát hành và quản lý văn bản
Việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn
bản tại Văn phòng phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
1. Đúng thẩm quyền, đúng quy định của pháp luật;
đảm bảo chính xác, kịp thời, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính; phục vụ tốt
công tác chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, quản lý
nhà nước của UBND tỉnh.
2. Quy trình liên thông, khoa học, hợp lý, rõ
ràng, đảm bảo sự tập trung, thống nhất, xác định rõ trách nhiệm của các cơ
quan, đơn vị, cá nhân trong quá trình thực hiện.
3. Giữ gìn bí mật thông tin, tài liệu đang giải
quyết và đảm bảo yêu cầu bí mật tuyệt đối thông tin, tài liệu thuộc danh mục bí
mật nhà nước.
Điều 4. Trách nhiệm tiếp nhận,
xử lý, phát hành và kiểm soát văn bản
1. Phòng Hành chính - Tổ chức giúp Chánh Văn
phòng tổ chức tiếp nhận, phân loại ban đầu, chuyển giao văn bản đến, phát hành
văn bản đi, sao in và quản lý văn bản tại Văn phòng; cập nhật đầy đủ các thông
tin vào phần mềm quản lý văn bản; theo dõi tình hình xử lý văn bản đến các đơn
vị trực thuộc; thống kê báo cáo Chánh Văn phòng tình hình tiếp nhận, xử lý văn
bản đến và phát hành văn bản đi.
2. Ban Tiếp công dân có trách nhiệm tiếp nhận,
phân loại, chuyển xử lý đơn, thư khiếu nại, tố cáo tại Trụ sở Tiếp công dân
theo quy định của pháp luật.
3. Các đơn vị trực thuộc Văn phòng có trách nhiệm:
a) Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, tài liệu do Phòng
Hành chính - Tổ chức chuyển trực tiếp, để trong tủ đựng hồ sơ tại bộ phận Văn
thư hoặc gửi qua mạng tin học; chỉ xử lý văn bản, hồ sơ sau khi được Phòng Hành
chính - Tổ chức làm thủ tục đăng ký văn bản đến, trừ trường hợp giải quyết gấp
theo ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh và Lãnh đạo Văn phòng
nhưng sau khi giải quyết xong phải đăng ký văn bản đến theo quy định.
b) Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về kết
quả xử lý văn bản; quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình; hàng tháng báo cáo
Chánh Văn phòng về tình hình xử lý văn bản của đơn vị mình.
c) Đối với các đề án, vấn đề thuộc phạm vi, thẩm
quyền giải quyết, xử lý của UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh
Văn phòng, trường hợp cần thiết phải lấy ý kiến của các đơn vị liên quan thuộc
Văn phòng, các đơn vị có trách nhiệm phối hợp trả lời trong thời hạn quy định
và chịu trách nhiệm về ý kiến của mình đối với vấn đề được yêu cầu.
4. Chuyên viên có trách nhiệm nghiên cứu, kiểm
tra, lập Phiếu trình giải quyết công việc (theo mẫu phụ
lục 1 kèm theo Quyết định này); chịu trách nhiệm về nội dung do mình đề xuất;
lập hồ sơ công việc, quản lý hồ sơ, tài liệu và giữ bí mật về vấn đề mình theo
dõi, xử lý theo quy định.
5. Trung tâm Thông tin và Công báo có trách nhiệm
quản lý, vận hành thông suốt mạng tin học của Văn phòng; hướng dẫn sử dụng phần
mềm quản lý văn bản; thực hiện chế độ bảo mật thông tin, sao lưu dữ liệu; phân
quyền truy cập phục vụ tốt việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản
tại Văn phòng.
Chương II
TIẾP NHẬN VÀ CHUYỂN GIAO
VĂN BẢN ĐẾN
Điều 5. Tiếp nhận văn bản đến
1. Văn phòng chỉ tiếp nhận văn bản, hồ sơ để
trình UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh thuộc phạm vi, trách nhiệm và
thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh. Đối với những văn bản,
hồ sơ gửi không đúng thẩm quyền, gửi vượt cấp, Văn phòng sẽ lưu và không xử lý.
2. Phòng Hành chính - Tổ chức là đầu mối tiếp nhận,
kiểm tra toàn bộ văn bản đến gửi UBND tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh,
Văn phòng, Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các đơn vị trực thuộc và
chuyên viên Văn phòng qua đường công văn và mạng tin học.
a) Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư kiểm tra số
lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), đối chiếu với nơi gửi trước khi
nhận và ký nhận; nếu phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn,…
phải báo ngay với Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức để xử lý.
b) Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy
fax hoặc qua mạng tin học, văn thư kiểm tra số lượng trang của văn bản; nếu
phát hiện thiếu sót hoặc bị lỗi trong quá trình gửi phải kịp thời thông báo cho
nơi gửi biết.
2. Chuyên viên khi nhận được văn bản do Chủ tịch,
các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh chuyển lại hoặc trực
tiếp nhận từ các cơ quan, cá nhân bên ngoài phải chuyển lại Phòng Hành chính -
Tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, chuyển giao văn bản đến theo quy định.
3. Tất cả các văn bản đến phải được làm thủ tục
tiếp nhận trong ngày làm việc. Trường hợp nhận văn bản sau 16 giờ của ngày làm
việc thì có thể chuyển làm thủ tục tiếp nhận vào đầu giờ của ngày làm việc tiếp
theo. Trường hợp văn bản đến có ghi độ “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” phải
làm thủ tục đăng ký trước và chuyển ngay đến người có trách nhiệm xử lý.
Điều 6. Xử lý ban đầu đối với
văn bản đến
Phòng Hành chính - Tổ chức xử lý ban đầu đối với
văn bản đến như sau:
1. Đối với điện mật:
Sau khi tiếp nhận, vào sổ văn bản mật, văn thư
phải chuyển ngay cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh (đối với văn bản gửi đích
danh) hoặc Chánh Văn phòng (đối với văn bản gửi UBND tỉnh và Văn phòng) xử lý.
Sau khi có ý kiến chỉ đạo xử lý của Chủ tịch,
Phó Chủ tịch UBND tỉnh hoặc Chánh Văn phòng, văn thư vào sổ quản lý văn bản mật
và chuyển ngay cho đơn vị, chuyên viên có liên quan để xử lý. Khi xử lý xong,
phải lưu giữ vào hồ sơ theo quy định bảo mật của nhà nước.
2. Đối với những bì công văn đến có đóng dấu chỉ
các mức độ mật (Mật, Tối mật, Tuyệt mật) được tiếp nhận, chuyển xử lý theo quy
định hiện hành.
3. Đối với những bì công văn gửi đích danh cá
nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, bì hồ sơ đấu thầu, văn thư không
bóc bì, chỉ đăng ký vào sổ và chuyển cho cá nhân, tổ chức đoàn thể đó. Sau khi
tiếp nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá
nhân, tổ chức đoàn thể nhận văn bản chuyển lại cho văn thư để làm thủ tục tiếp
nhận văn bản đến theo quy định.
4. Đối với các văn bản thuộc danh mục hồ sơ thủ
tục hành chính, văn thư tiếp nhận và chuyển hồ sơ để xử lý theo Quy định trình
tự tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính theo cơ chế “một
cửa”, cơ chế “một cửa liên thông” tại các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh (ban
hành kèm theo Quyết định số 15/2013/QĐ-UBND ngày 05/6/2013 của UBND tỉnh).
5. Các văn bản còn lại:
a) Văn thư kiểm tra địa chỉ gửi văn bản và nơi
nhận, mở bì, đối chiếu số công văn trong và ngoài bì; kiểm tra dấu, số, ngày,
tháng, năm; đóng dấu “Công văn đến” lên góc trái ngay dưới phần trích yếu của
trang đầu văn bản đến, ghi số, ngày đến vào dấu “Công văn đến”, đồng thời cập
nhật thông tin văn bản đến vào phần mềm quản lý văn bản, chuyển Chánh Văn phòng
xử lý.
Trường hợp có nhiều văn bản gửi đến cùng một nội
dung thì chỉ vào sổ một văn bản để xử lý, những văn bản còn lại nếu thấy cần
thiết thì lưu, nếu văn bản thường thì hủy.
b) Đối với văn bản đến được chuyển qua máy fax,
văn thư đóng dấu “Công văn đến” theo quy định tại điểm a Khoản 5 Điều này. Sau
khi nhận được bản chính phải đóng dấu “Công văn đến” vào bản chính và làm thủ tục
đăng ký theo quy định (ghi số, ngày đến vào bản chính như số, ngày đến đã đăng
ký ở bản fax).
c) Đối với văn bản đến gửi qua mạng tin học
(không gửi văn bản giấy) phù hợp với các quy định pháp luật về ký số, giao dịch
điện tử, văn thư kiểm tra tính hợp thức văn bản, in ra giấy và làm thủ tục đăng
ký, chuyển xử lý theo quy định.
d) Khi mở bì văn bản, không để bỏ sót hoặc làm
rách, nhàu nát văn bản; phải giữ lại và chuyển kèm theo tài liệu những bì văn bản
sau:
- Số, ký hiệu trên phong bì và tài liệu bên
trong không thống nhất;
- Ngày nhận và ngày gửi cách nhau quá xa;
- Những tài liệu gửi quá thời gian quy định;
- Có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ.
- Đơn thư khiếu nại, tố cáo, phản ánh, kiến nghị.
Điều 7. Phân loại văn bản đến
Phòng Hành chính - Tổ chức thực hiện phân loại
sơ bộ văn bản đến như sau:
1. Văn bản phải làm thủ tục trả lại nơi gửi:
Phòng Hành chính-Tổ chức làm thủ tục trả lại các
văn bản, gồm: Văn bản gửi không đúng địa chỉ; văn bản ký và đóng dấu không đúng
thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi ngày, tháng, năm, dấu đen (trừ bản
fax, văn bản trong hồ sơ kèm theo). Văn bản trả lại phải được đăng ký trước khi
làm thủ tục trả lại nơi gửi.
Văn thư có trách nhiệm kiểm tra kỹ văn bản đến trước
khi tiếp nhận, nếu phát hiện văn bản đến không đúng quy định thì lập Phiếu trả
hồ sơ (theo mẫu phụ lục 2 kèm theo Quyết định này)
kèm theo văn bản của cơ quan gửi, trình Lãnh đạo Văn phòng trong thời hạn không
quá 02 ngày làm việc; trường hợp văn bản có dấu “Hỏa tốc” phải báo ngay Lãnh đạo
Văn phòng để xử lý.
2. Văn bản để trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch,
Chánh Văn phòng:
a) Đối với văn bản do cơ quan,
đơn vị, địa phương gửi đến đủ điều kiện tiếp nhận, thuộc thẩm quyền giải quyết
của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và Văn phòng, văn thư có trách nhiệm làm thủ
tục tiếp nhận, cập nhật thông tin văn bản đến vào phần mềm quản lý văn bản,
trình Chánh Văn phòng xử lý. Sau khi có ý kiến xử lý của Chánh Văn phòng, văn
thư chuyển văn bản đến đơn vị hoặc cá nhân xử lý, giải quyết theo thẩm quyền,
chức năng, nhiệm vụ được phân công.
b) Đối với văn bản do các cơ
quan Trung ương gửi đến, thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch
UBND tỉnh, văn thư có trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận, cập nhật thông tin và
Scan nội dung văn bản đến (trừ văn bản mật, văn bản quy phạm pháp luật) gắn vào
phần mềm quản lý văn bản, trình Chánh Văn phòng xử lý. Sau khi có ý kiến xử lý
của Chánh Văn phòng, văn thư chuyển văn bản đến đơn vị hoặc cá nhân xử lý.
3. Việc tiếp nhận, xử lý các
đơn thư khiếu nại, tố cáo thực hiện theo các quy định của pháp luật về khiếu nại,
tố cáo.
Điều 8. Chuyển giao văn bản
đến
Việc chuyển giao văn bản đến được thực hiện như
sau:
1. Phòng Hành chính - Tổ chức chuyển văn bản đến
các đơn vị, cá nhân trong Văn phòng theo ý kiến xử lý của Lãnh đạo Văn phòng.
Hàng ngày, văn thư chuyển trực
tiếp văn bản đến phòng làm việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Lãnh
đạo Văn phòng. Các đơn vị và chuyên viên nhận văn bản đến tại tủ đựng hồ sơ bộ
phận Văn thư, trường hợp những văn bản yêu cầu xử lý gấp, xử lý ngay trong
ngày, văn thư có trách nhiệm chuyển trực tiếp.
2. Đối với các văn bản có dấu
“Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”, các giấy mời họp hoặc văn bản có nội dung yêu
cầu giải quyết gấp, văn thư có trách nhiệm chuyển trực tiếp cho Lãnh đạo Văn
phòng xử lý ngay sau khi tiếp nhận; sau đó văn thư chuyển ngay đến đơn vị, cá
nhân để xử lý.
3. Đối với tài liệu phục vụ họp
của UBND tỉnh, các cuộc họp do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh chủ trì,
Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm chuyển đến các đơn vị trực thuộc Văn
phòng để chuẩn bị nội dung, hoặc gửi tài liệu cho các thành phần dự họp theo
Quy chế làm việc của UBND tỉnh.
4. Các văn bản do chuyển nhầm, văn bản không thuộc
chức năng, nhiệm vụ xử lý của đơn vị hoặc cá nhân, phải báo
ngay Lãnh đạo Văn phòng có ý kiến điều chỉnh và gửi lại Phòng Hành chính
- Tổ chức để kịp thời chuyển lại đúng địa chỉ.
Chương III
XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 9. Xử lý văn bản đến ở
cấp chuyên viên
Chuyên viên xử lý văn bản đến hoặc công việc được
giao theo đúng nhiệm vụ, quyền hạn, thực hiện theo trình tự, thủ tục sau:
1. Đối với những văn bản, dự án, đề án, tờ trình
và các công việc thường xuyên khác (văn bản, hồ sơ) đã đủ thủ tục, có sự thống
nhất giữa các cơ quan liên quan.
a) Nghiên cứu văn bản, hồ sơ; lưu ý: chuyên viên
không được gạch dưới, chỉnh sửa hoặc ghi ý kiến của mình lên các văn bản, hồ sơ
do các cơ quan trình. Lấy ý kiến các đơn vị có liên quan trong Văn phòng đối với
những vấn đề liên quan đến các Phòng theo dõi.
b) Lập Phiếu trình giải quyết công việc, soạn thảo
văn bản. Phiếu trình giải quyết công việc phải thể hiện rõ, đầy đủ, trung thực
nội dung trình, ý kiến của các cơ quan liên quan, kể cả các ý kiến khác nhau, ý
kiến đề xuất của Chuyên viên theo dõi, ý kiến của Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.
c) Trình Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng có ý
kiến trước khi trình Lãnh đạo Văn phòng theo lĩnh vực phụ trách xem xét cho ý
kiến: Phiếu trình giải quyết công việc, ý kiến của đơn vị có liên quan thuộc
Văn phòng, dự thảo văn bản cần ban hành và hồ sơ liên quan.
2. Đối với văn bản, hồ sơ trình chưa đầy đủ hồ
sơ thủ tục; có những vấn đề chưa rõ, còn ý kiến khác nhau giữa các cơ quan liên
quan hoặc dự thảo văn bản chưa đạt yêu cầu, chưa đúng quy trình, không đúng phạm
vi, không đúng chủ trương chỉ đạo của UBND tỉnh, Lãnh đạo UBND tỉnh:
a) Đối với những văn bản, hồ sơ trình chưa đầy đủ
hồ sơ thủ tục, chuyên viên báo cáo Lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực có văn
bản đề nghị cơ quan trình bổ sung đầy đủ hồ sơ.
b) Đối với những văn bản, hồ sơ có nội dung chưa
rõ mà thấy cần thiết làm rõ hơn, chuyên viên trình Lãnh đạo Văn phòng phụ trách
lĩnh vực xin ý kiến Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực yêu
cầu cơ quan trình giải trình, bổ sung làm rõ thêm nội dung.
Trường hợp nội dung trình còn ý kiến khác nhau
giữa các cơ quan liên quan, Lãnh đạo Văn phòng chủ trì mời các cơ quan liên
quan để trao đổi, thống nhất trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh
hoặc báo cáo xin ý kiến Chủ tịch UBND tỉnh đưa ra thảo luận tại hội ý Lãnh đạo
UBND tỉnh, hội nghị UBND tỉnh theo Quy chế làm việc của UBND tỉnh.
c) Đối với những văn bản, hồ sơ nội dung dự thảo
chưa đạt yêu cầu, chưa đúng quy trình, còn thiếu ý kiến cơ quan liên quan,
không đúng chủ trương chỉ đạo của UBND tỉnh, Lãnh đạo UBND tỉnh, chuyên viên
trình Lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực xin ý kiến Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch
UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực trả lại hồ sơ cho cơ quan trình hoàn chỉnh lại.
Trường hợp Lãnh đạo UBND tỉnh có yêu cầu thay đổi
hoặc chỉnh sửa nội dung dự thảo văn bản đã trình, Văn phòng trao đổi với cơ
quan trình để thống nhất hoàn chỉnh nội dung hoặc chuyển hồ sơ để cơ quan trình
thực hiện lại.
3. Thời hạn xử lý hồ sơ trình, thực hiện theo
Quy chế làm việc của UBND tỉnh. Trường hợp những công việc có tính cấp bách hoặc
những công việc do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh chỉ đạo trực tiếp yêu cầu
xử lý gấp, Chánh Văn phòng chỉ đạo các phòng chuyên môn giải quyết công việc
trong thời gian nhanh nhất, không nhất thiết phải tuân theo các trình tự, thủ tục
nêu trên.
4. Đối với những vấn đề thuộc phạm vi, trách nhiệm
giải quyết của Văn phòng, chuyên viên nghiên cứu hồ sơ, lập Phiếu trình giải
quyết công việc, lấy ý kiến các đơn vị trực thuộc (nếu cần thiết), đề xuất
phương án giải quyết, dự thảo văn bản cần ban hành, kèm theo hồ sơ trình Lãnh đạo
Văn phòng phụ trách lĩnh vực giải quyết. Trường hợp Lãnh đạo Văn phòng phụ
trách lĩnh vực đó vắng trong khi vấn đề cần xử lý ngay thì chuyên viên trình
Chánh Văn phòng giải quyết.
Điều 10. Xử lý văn bản ở cấp
Lãnh đạo Văn phòng
Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng trong
phạm vi nhiệm vụ được phân công, có trách nhiệm giải quyết công việc như sau:
1. Xử lý ngay đối với những vấn đề quan trọng, cấp
bách sau khi tiếp nhận văn bản từ Phòng Hành chính - Tổ chức.
2. Kiểm tra nội dung, thủ tục hồ sơ, phiếu trình
giải quyết công việc, dự thảo văn bản cần ban hành do chuyên viên trình; ký duyệt
phiếu trình và ký tắt vào dự thảo văn bản trước khi trình Chủ tịch, các Phó Chủ
tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định.
3. Chủ trì mời lãnh đạo các sở, ban, ngành, địa
phương có liên quan để họp bàn thống nhất những vấn đề còn chưa rõ hoặc còn ý
kiến khác nhau trước khi trình UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh xem
xét, quyết định.
4. Theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến của
chuyên viên qua phần mềm quản lý văn bản.
5. Ký văn bản đề nghị các sở, ban, ngành, địa
phương có liên quan bổ sung tài liệu, văn bản đối với những hồ sơ trình chưa đầy
đủ hồ sơ thủ tục.
6. Ký ban hành các loại văn bản thuộc thẩm quyền
của Văn phòng theo quy định. Đối với những văn bản do Chủ tịch UBND tỉnh ủy quyền
Chánh Văn phòng ký thừa lệnh, thì nội dung thuộc lĩnh vực nào do Lãnh đạo Văn
phòng phụ trách lĩnh vực đó ký; trường hợp Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực
đi vắng thì Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng được ủy quyền xử lý công
việc ký.
7. Ngoài những văn bản do Chủ tịch UBND tỉnh ủy
quyền Chánh Văn phòng ký thừa lệnh theo Quy chế làm việc của UBND tỉnh, Chủ tịch
UBND tỉnh ủy quyền Chánh Văn phòng ký thừa lệnh để xử lý ngay một số văn bản đến
như: văn bản của Trung ương đề nghị góp ý dự thảo nghị định, thông tư, văn bản
yêu cầu báo cáo; văn bản chuyển đơn thư khiếu nại, tố cáo đến các sở, ban,
ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố giải quyết; văn bản nhắc nhở các sở,
ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố chậm triển khai thực hiện ý kiến
chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh.
Điều 11. Hồ sơ trình Chủ tịch,
Phó Chủ tịch UBND tỉnh
Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh gồm:
1. Phiếu trình giải quyết công việc.
2. Văn bản của cơ quan trình có dấu đăng ký
“Công văn đến” của Văn phòng.
3. Ý kiến bằng văn bản của cơ quan thẩm định (nếu
có), ý kiến của các cơ quan có liên quan đến vấn đề trình (nếu có).
4. Các tài liệu cần thiết khác liên quan đến vấn
đề trình.
5. Ý kiến của các đơn vị liên quan trong Văn
phòng và Lãnh đạo Văn phòng.
6. Dự thảo văn bản cần ban hành để trình Chủ tịch,
Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký hoặc Lãnh đạo Văn phòng ký thừa lệnh theo sự phân
công, ủy quyền.
7. Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh
trong trường hợp đã trình và có ý kiến trước đó của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND
tỉnh, ngoài các tài liệu nêu trên phải có cả bản ghi ý kiến trước đó của Chủ tịch,
Phó Chủ tịch UBND tỉnh.
Điều 12. Nguyên tắc trình
Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh giải quyết công việc
1. Vấn đề thuộc lĩnh vực nào thì trình Chủ tịch,
Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực đó giải quyết.
2. Vấn đề liên quan đến nhiều lĩnh vực thì trình
Chủ tịch UBND tỉnh.
3. Trường hợp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ
trách lĩnh vực đã giải quyết nhưng cơ quan trình hoặc Văn phòng có đề nghị khác
thì phải trình lại Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh đã xử lý trước đó.
Trường hợp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ
trách lĩnh vực đi vắng trong khi vấn đề cần giải quyết ngay thì chuyên viên phải
báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để trình Lãnh đạo UBND tỉnh được ủy quyền giải quyết.
Sau khi giải quyết xong, Lãnh đạo Văn phòng báo cáo lại Chủ tịch, Phó Chủ tịch
UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực biết.
4. Không trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh
giải quyết các trường hợp sau:
a) Vấn đề thuộc thẩm quyền của các sở, ban,
ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố.
b) Văn bản do các đơn vị, chuyên viên trình
không đúng thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ hoặc chưa có ý kiến của các đơn vị
có liên quan trong Văn phòng (trường hợp phải lấy ý kiến) và chưa có ý kiến của
Lãnh đạo Văn phòng.
c) Văn bản gửi UBND tỉnh, đồng thời cùng gửi sở,
ban, ngành chức năng có thẩm quyền giải quyết. Những văn bản này, Văn phòng lưu
để biết theo dõi, không xử lý.
5. Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã,
thành phố trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh giải quyết công việc phải qua
Văn phòng để kiểm tra hồ sơ, trình tự, thủ tục, thể thức, kỹ thuật trình bày dự
thảo văn bản, nêu tóm tắt nội dung, nêu rõ thẩm quyền quyết định, đề xuất các
phương án trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký. Hồ sơ trình Chủ
tịch UBND tỉnh, sau khi Chánh Văn phòng hoặc Lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh
vực kiểm tra và ký tắt, chuyển cho Thư ký Chủ tịch UBND tỉnh trình ký.
Điều 13. Chủ tịch, Phó Chủ
tịch UBND tỉnh xem xét, giải quyết công việc
1. Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh giải quyết
công việc trên cơ sở hồ sơ do Văn phòng trình.
2. Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, xử
lý hồ sơ trình, ký văn bản, phân công Phó Chủ tịch, uỷ quyền cho Chánh Văn
phòng ký văn bản theo quy định của pháp luật hoặc cho ý kiến chỉ đạo để các cơ
quan tiếp tục hoàn chỉnh hồ sơ, văn bản trước khi ban hành.
Điều 14. Thời hạn xử lý văn
bản đến
Thời gian xử lý văn bản đến được tính từ ngày nhận
văn bản đến (theo dấu văn bản đến) đến ngày ban hành văn bản giải quyết, trả lời.
Việc xử lý văn bản đến phải đảm bảo yêu cầu: phải tiến hành xử lý ngay trong thời
hạn quy định; phải có ý kiến xử lý ngay dù thống nhất hay chưa thống nhất, nhất
là các nội dung trình liên quan đến người dân, doanh nghiệp, các công trình, dự
án, các đề xuất về cơ chế, chính sách,...
1. Đối với các công việc thuộc danh mục hồ sơ thủ
tục hành chính, thời hạn xử lý thực hiện theo Quy định trình tự tiếp nhận, giải
quyết và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”, cơ chế “một
cửa liên thông” tại các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh (ban hành kèm theo Quyết
định số 15/2013/QĐ-UBND ngày 05/6/2013 của UBND tỉnh) và quy định của bộ thủ tục
hành chính có liên quan.
2. Đối với hồ sơ xin đi nước ngoài, cấp thẻ
ABTC, thời hạn xử lý thực hiện theo Quyết định số 19/2013/QĐ-UBND ngày
15/7/2013 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế quản lý thống nhất các hoạt động
đối ngoại của UBND tỉnh.
3. Đối với các đề án là văn bản quy phạm pháp luật
và các quy hoạch, kế hoạch, chương trình, dự án, đề án, báo cáo lớn thuộc
chương trình công tác của UBND tỉnh, thời hạn xử lý thực hiện theo Quy chế làm
việc của UBND tỉnh và quy định của pháp luật.
4. Đối với các công việc thường xuyên:
a) Những công việc “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”,
công việc yêu cầu giải quyết cấp bách phải xử lý ngay trong ngày.
b) Đối với những công việc thường xuyên khác:
Những vấn đề đã đủ hồ sơ thủ tục hoặc nội dung vấn
đề trình đã rõ ràng, không cần lấy thêm ý kiến các cơ quan liên quan, chậm nhất
trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Văn phòng có trách nhiệm trình Chủ
tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, giải quyết.
Những vấn đề chưa đủ điều kiện giải quyết, cần bổ
sung thêm hồ sơ hoặc lấy ý kiến các cơ quan liên quan, chậm nhất trong 02 ngày
làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Văn phòng có văn bản yêu cầu cơ quan trình bổ
sung thêm hồ sơ hoặc yêu cầu các cơ quan liên quan đóng góp ý kiến.
c) Các đơn vị trong Văn phòng khi được yêu cầu
phối hợp tham gia ý kiến, phải trả lời trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc.
đ) Lãnh đạo Văn phòng xem xét hồ sơ không quá 01
ngày làm việc kể từ khi chuyên viên trình.
Chương IV
PHÁT HÀNH VĂN BẢN
Điều 15. Đầu mối phát hành
văn bản
Văn bản của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và Văn
phòng UBND tỉnh được tập trung tại Phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ tục
phát hành.
Điều 16. Soạn thảo văn bản
1. Văn bản do chuyên viên Văn phòng soạn thảo
thì Văn phòng chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy
định và nội dung bản thảo.
2. Văn bản các sở, ban, ngành trình UBND tỉnh,
Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký ban hành thì cơ quan trình soạn thảo chịu
trách nhiệm về nội dung bản thảo; Văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra về thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định.
3. Việc soạn thảo văn bản có nội dung mật thực
hiện theo các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 17. Đăng ký, làm thủ tục
phát hành văn bản
1. Văn bản sau khi được ký, chuyên viên soạn thảo
rà soát lần cuối văn bản, đề xuất các yêu cầu về độ mật, độ khẩn, số lượng bản,
phân loại văn bản, tài liệu phải gửi kèm (nếu có), chuyển cho Phòng Hành chính
- Tổ chức làm thủ tục phát hành. Đồng thời, chuyên viên soạn thảo có trách nhiệm
cập nhật các thông tin văn bản, cập nhật thông tin văn bản theo dõi chỉ đạo điều
hành (nếu có), gắn file văn bản (trừ văn bản mật) đúng với văn bản đã ký vào phần
mềm quản lý văn bản.
2. Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm kiểm
tra thủ tục phát hành, đăng ký số, ngày, tháng của văn bản và nhân bản đúng số
lượng, thời gian yêu cầu. Đối với những văn bản do sở, ban, ngành trình, sau
khi làm thủ tục phát hành thì cơ quan trình chịu trách nhiệm nhân bản, gửi phát
hành.
Chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được
soạn thảo đúng về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, sạch sẽ, không sửa chữa,
tẩy xóa, có chữ ký của người có thẩm quyền và đã cập nhật thông tin văn bản vào
phần mềm quản lý văn bản theo quy định. Trường hợp phát hiện có sai sót về câu
chữ, số liệu, lỗi chính tả… phải trao đổi ngay với đơn vị soạn thảo hoặc người
soạn thảo văn bản để kiểm tra, xử lý.
Điều 18. Gửi văn bản
1. Đối với các văn bản phát hành nội bộ, Phòng
Hành chính - Tổ chức phải gửi ngay trong ngày bằng hình thức
chuyển trực tiếp văn bản đến phòng làm việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND
tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng. Chỉ gửi Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh các văn
bản quy phạm pháp luật, các văn bản về chủ trương; văn bản do Chủ tịch hoặc các
Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký thì gửi lại cho người ký và lãnh đạo có liên quan.
Hàng tuần, Phòng Hành chính - Tổ chức tổng hợp danh mục văn bản đã phát hành
báo cáo để Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh biết, theo dõi.
Phòng Hành chính - Tổ chức gửi
văn bản phát hành đến các đơn vị trực thuộc và chuyên viên Văn phòng tại tủ đựng
hồ sơ bộ phận Văn thư.
2. Đối với các văn bản phát hành ra bên ngoài,
Phòng Hành chính - Tổ chức chỉ được gửi cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có
tên trong mục “Nơi nhận”. Trường hợp phát hành thêm ngoài mục “Nơi nhận” phải
có ý kiến của Lãnh đạo UBND tỉnh hoặc Lãnh đạo Văn phòng.
Việc chuyển văn bản phát hành ra các cơ quan bên
ngoài được thực hiện bằng đường công văn, đồng thời gửi văn bản điện tử tương ứng
với văn bản giấy qua phần mềm quản lý văn bản. Trường hợp nhận văn bản trực tiếp
phải là người có trách nhiệm thuộc cơ quan, đơn vị có tên trong mục “Nơi nhận”
của văn bản và phải ký nhận vào Sổ giao nhận văn bản.
3. Việc phát hành văn bản mật,
kể cả tài liệu thu hồi thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật
nhà nước.
Điều 19. Quản lý và sử dụng
con dấu
1. Quản lý con dấu:
Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm quản
lý con dấu của Ban Cán sự Đảng UBND tỉnh, UBND tỉnh, Đảng ủy Văn phòng và Văn
phòng theo đúng quy định của pháp luật. Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức và
công chức văn thư được giao quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật về
việc quản lý và sử dụng con dấu.
2. Sử dụng con dấu:
a) Chỉ người được giao trách nhiệm giữ con dấu mới
được đóng dấu. Trước khi đóng dấu, phải kiểm tra lại lần cuối thể thức văn bản,
thẩm quyền ký, chữ ký và số bản, đối chiếu chữ ký trong văn bản với chữ ký mẫu
đã đăng ký. Không được giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn
bản của người có thẩm quyền.
b) Dấu đóng vào văn bản phải ngay ngắn, rõ ràng
và trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, trường hợp đóng dấu nhầm, không được
đóng trùm lên dấu cũ mà phải hủy văn bản đó và làm lại văn bản mới.
c) Văn bản có Phụ lục kèm theo phải đóng dấu
trùm lên phần bên trái chữ “Phụ lục” của bản phụ lục. Tất cả các Phụ lục kèm
theo đều phải đóng dấu giáp lai.
d) Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không do
Phòng Hành chính - Tổ chức phát hành (các loại hợp đồng, biên bản, giấy chứng
nhận...) thì văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.
đ) Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ.
Chương V
QUẢN LÝ VÀ LƯU VĂN BẢN
Điều 20. Trách nhiệm quản
lý văn bản
Các đơn vị trực thuộc và CBCCVC Văn phòng có
trách nhiệm:
1. Quản lý văn bản, tài liệu, lập hồ sơ công việc
và chuyển giao lưu trữ theo quy định.
2. Không được tùy tiện sao chép, tiết lộ, cung cấp
cho các tổ chức, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin về hồ sơ,
tài liệu, văn bản đã và đang xử lý của UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh
và Văn phòng, các văn bản có bút tích của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh và
Lãnh đạo Văn phòng (trừ trường hợp có ý kiến của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
UBND tỉnh hoặc Chánh Văn phòng). Không mang hồ sơ, tài liệu cơ quan về nhà hoặc
mang tài liệu sang cơ quan khác khi chuyển công tác để làm tư liệu riêng.
3. Các loại văn bản, hồ sơ, tài liệu mật phải được
quản lý chặt chẽ theo quy định của Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà
nước, Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước do UBND tỉnh ban hành và Nội quy bảo
vệ bí mật nhà nước thuộc Văn phòng UBND tỉnh quản lý.
Điều 21. Lưu văn bản
1. Phòng Hành chính - Tổ chức lưu bản gốc (bản
ký trực tiếp) đối với tất cả các loại văn bản do UBND tỉnh, Văn phòng ban hành.
Riêng đối với văn bản quy phạm pháp luật và quyết định cá biệt của UBND tỉnh và
Văn phòng lưu thêm 02 bản chính.
2. Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm sắp
xếp các tập lưu văn bản phát hành đảm bảo khoa học, hệ thống, để phục vụ việc
tra cứu, sử dụng trong thời gian chưa đến hạn nộp vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ
tỉnh.
3. Các đơn vị soạn thảo văn bản trong Văn phòng
lưu 02 bản chính (Chuyên viên soạn thảo lưu 01 bản để theo dõi quá trình thực
hiện, 01 bản đính kèm hồ sơ công việc để nộp vào lưu trữ theo quy định).
Chương VI
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 22. Khen thưởng và xử
lý vi phạm
1. Tập thể, cá nhân thực hiện tốt Quy chế này được
xem xét, khen thưởng theo quy định.
2. Tập thể, cá nhân có hành vi vi phạm các quy định
Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xem xét, xử lý kỷ luật
theo quy định.
Điều 23. Tổ chức thực hiện
1. Chánh Văn phòng có trách nhiệm tổ chức cho
các Phòng, Ban, Trung tâm trực thuộc và CBCCVC thực hiện đúng nội dung Quy chế
này. Trách nhiệm và kết quả thực hiện Quy chế này là một trong những căn cứ
đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ công tác hàng năm của CBCCVC Văn phòng UBND
tỉnh.
2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND
các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các nội dung liên
quan theo Quy chế này.
Trong quá trình thực hiện Quy chế, nếu có vấn đề
phát sinh hoặc cần sửa đổi, bổ sung, Chánh Văn phòng UBND tỉnh đề xuất trình Chủ
tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định cho phù hợp./.
Phụ lục 1 - Mẫu Phiếu
trình giải quyết công việc
|
UBND TỈNH PHÚ
YÊN
VĂN PHÒNG
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
Phú Yên,
ngày tháng năm 20…
|
|
ĐỘ MẬT
(nếu có)
|
|
|
|
|
|
PHIẾU TRÌNH GIẢI
QUYẾT CÔNG VIỆC
Kính gửi:
..................................................................................................
Vấn đề trình: …………………………………………………………….
Cơ quan trình: …………………………………………………………...
1. Tóm tắt nội dung trình:
……………………………………………………………………………..
2. Ý kiến của các cơ quan liên quan:
……………………………………………………………………………..
3. Ý kiến của đơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh
(nếu có):
……………………………………………………………………………..
4. Ý kiến của chuyên viên trình:
……………………………………………………………………………..
5. Hồ sơ, văn bản kèm theo:
…………………………………………….
|
Trưởng/Phó
phòng ......
(Ký, ghi rõ
họ tên)
|
Chuyên viên
trình
(Ký, ghi rõ
họ tên)
|
6. Ý kiến của Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh:
…………………………………………………………………………….
7. Ý kiến của Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ
trách khối (nếu có):
…………………………………………………………………………….
8. Ý kiến giải quyết của Chủ tịch/Phó Chủ tịch
UBND tỉnh:
…………………...………………………………………………………
Phụ lục 2 - Mẫu Phiếu
trả hồ sơ
|
UBND TỈNH PHÚ
YÊN
VĂN PHÒNG
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: /VPUBND
V/v ...............................
|
Phú Yên,
ngày tháng năm 20…
|
Kính gửi:
..................................................................................................
Căn cứ Quy chế làm việc của UBND tỉnh Phú Yên
(ban hành kèm theo Quyết định số 1188/2011/QĐ-UBND ngày 01/8/2011);
Căn cứ Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản
lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh Phú Yên (ban hành kèm theo Quyết định số
......./QĐ-UBND ngày .........);
Văn phòng UBND tỉnh trả lại văn bản số ......
ngày ...... của ................
Lý do:
.......................................................................................................
....................................................................................................................
Văn phòng UBND tỉnh thông báo đến cơ quan biết./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu VT.
|
CHÁNH VĂN
PHÒNG
|