|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HÒA BÌNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 08/KH-UBND
|
Hòa Bình, ngày 08
tháng 01 năm 2021
|
KẾ HOẠCH
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2021
Thực hiện Công văn số
6679/BNV-VTLTNN ngày 18/12/2020 của Bộ Nội vụ về phương hướng nhiệm vụ công tác
văn thư, lưu trữ năm 2021; Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng Kế hoạch công tác văn
thư, lưu trữ năm 2021 như sau:
I. MỤC ĐÍCH,
YÊU CẦU
1. Mục đích
- Thống nhất chỉ đạo và tổ chức
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, chủ động triển khai nhiệm
vụ văn thư, lưu trữ trên cơ sở hướng dẫn của Bộ Nội vụ, vận dụng phù hợp với điều
kiện tình hình thực tế của tỉnh, tạo điều kiện cho các cơ quan, tổ chức trên địa
bàn tỉnh thực hiện thống nhất có hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ năm 2021
theo quy định.
- Nâng cao vai trò trách nhiệm
của người đứng đầu trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại
các cơ quan, đơn vị; thường xuyên, kịp thời nắm tình hình quản lý và tổ chức thực
hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, không ngừng
nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong quản lý nhà nước và tổ chức thực hiện các
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của tỉnh đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ về văn thư,
lưu trữ trong tình hình mới.
2. Yêu cầu
Các cơ quan, đơn vị bám sát vào
kế hoạch và tình hình thực tiễn của cơ quan, đơn vị để xây dựng kế hoạch công
tác văn thư, lưu trữ năm 2021, đồng thời tổ chức triển khai thực hiện; gắn
trách nhiệm của người đứng đầu và công chức, viên chức trong việc thi hành nhiệm
vụ văn thư, lưu trữ tại cơ quan đơn vị, đảm bảo kế hoạch khả thi, đạt chất lượng
và hiệu quả.
II. NỘI DUNG
1. Quản lý
nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
a) Tuyên truyền, phổ biến pháp
luật về văn thư, lưu trữ
- Tổ chức tuyên truyền, phổ biến
kịp thời các quy định pháp luật hiện hành của nhà nước, của tỉnh về văn thư,
lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử của tỉnh,
của ngành và cơ quan tổ chức.
- Quán triệt, thực hiện nghiêm
các quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ- CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về
công tác văn thư, Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về
tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan,
lưu trữ lịch sử; đẩy nhanh tiến độ thực hiện quản lý tài liệu điện tử tại các
cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.
b) Xây dựng, ban hành văn bản
chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ
- Sở Nội vụ rà soát các văn bản
hướng dẫn đã ban hành về lĩnh vực văn thư, lưu trữ; tham mưu bãi bỏ, chỉnh sửa,
bổ sung hoặc thay thế bằng văn bản mới cho phù hợp với các quy định hiện hành của
nhà nước và tình hình thực tiễn của tỉnh, như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
của tỉnh; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ theo yêu cầu cầu
tại khoản 2, Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số Điều của Luật Lưu trữ; hướng dẫn lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử, Kế hoạch số
114/KH-UBND ngày 29/7/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh về thực hiện Quyết định số
458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ.
- Các cơ quan, tổ chức căn cứ
các quy định hiện hành của nhà nước, của Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ và
tình hình thực tiễn của cơ quan tổ chức, tiến hành rà soát ban hành mới, sửa đổi,
bổ sung hoặc thay thế kịp thời; Thời gian hoàn thành trong Quý I/2021.
c) Công tác tổ chức cán bộ, tập
huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ
- Công tác tổ chức cán bộ:
+ Sắp xếp tổ chức bộ máy và bố
trí công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc,
đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử và quản lý tài liệu lưu trữ lịch
sử cấp tỉnh; rà soát, đánh giá thực trạng, tổng hợp nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng,
nâng ngạch, thăng hạng theo tiêu chuẩn công chức văn thư, chức danh nghề nghiệp
viên chức chuyên ngành lưu trữ, gửi về Sở Nội vụ, trước ngày 30/3/2021;
+ Thực hiện đầy đủ các chế độ
phụ cấp trách nhiệm, độc hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức,
viên chức làm văn thư, lưu trữ.
- Công tác tập huấn, bồi dưỡng
chuyên môn nghiệp vụ:
+ Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng
nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức,
trong đó tập trung vào các nội dung: Soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản
lý văn bản điện tử; lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử; sử dụng
thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, số hoá tài liệu lưu trữ;
+ Sở Nội vụ tổ chức báo cáo
viên giúp các Sở, ban, ngành của tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện thành phố triển
khai các nội dung bồi dưỡng, tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
d) Công tác thanh tra, kiểm tra
việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ
- Sở Nội vụ xây dựng Kế hoạch
và tổ chức thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các sở, ban,
ngành của tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; các cơ quan tổ chức Trung
ương ngành dọc tại địa phương thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch
sử tại Quyết định số 1009/QĐ- UBND ngày 05/5/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Phòng Nội vụ giúp Ủy ban nhân
dân các huyện, thành phố kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các xã, phường,
thị trấn trên địa bàn, báo cáo kết quả kiểm tra về Sở Nội vụ, tổng hợp theo quy
định.
- Công tác thanh tra, kiểm tra
tập trung các nội dung:
+ Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về
văn thư, lưu trữ: Bố trí nhân sự làm văn thư, lưu trữ; công tác tập huấn bồi dưỡng
công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ; xây dựng và ban hành các văn bản về
văn thư, lưu trữ; thực hiện chế độ kiểm tra định kỳ về văn thư, lưu trữ; đầu tư
kinh phí cho công tác lưu trữ, bố trí diện tích kho lưu trữ, trang thiết bị bảo
quản (giá, hộp, bìa theo tiêu chuẩn), chỉnh lý tài liệu tồn đọng bó gói từ 2015
trở về trước; thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ và đột xuất về công tác
văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định.
+ Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ:
Soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật, phần
mềm Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư (gọi tắt là Nghị
định số 30/2020/NĐ-CP); hoạt động nghiệp vụ chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ, số hoá, tạo lập và quản lý dữ liệu thông tin đầu vào của tài
liệu lưu trữ điện tử (bao gồm dữ liệu đặc tả phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ và
văn bản, tài liệu) bảo đảm theo đúng quy định hiện hành về bảo quản tài liệu
lưu trữ điện tử; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, cấp bản sao chứng
thực tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
2. Hiện đại
hóa công tác văn thư, lưu trữ
- Tích cực nghiên cứu, đề xuất
và triển khai thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ.
- Nâng cấp phần mềm, thiết bị
công nghệ đáp ứng được yêu cầu quản lý công tác văn thư của tỉnh theo Nghị định
số 30/2020/NĐ-CP ; xây dựng, hoàn thiện hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
tại cơ quan, tổ chức đảm bảo thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, tổ chức sử dụng hồ sơ
điện tử trên hệ thống và giải pháp tích hợp, kết nối liên thông, trích xuất nộp
lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử; Trung
tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh, thường xuyên sao lưu dữ liệu, bảo đảm lưu trữ an
toàn tài liệu lưu trữ điện tử.
- Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với
các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố thực hiện chỉnh lý, số
hóa tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, nhà nước trên địa bàn tỉnh thuộc dự án
nâng cấp phần mềm, thiết bị công nghệ và số hóa tài liệu lưu trữ đã được phê
duyệt.
3. Quản lý
tài liệu lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh
- Sở Nội vụ xây dựng Kế hoạch
thu tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Quyết định số 1009/QĐ-UBND ngày 05/5/2020 của Ủy ban
nhân dân tỉnh; rà soát xác định lại giá trị tài liệu trong kho lưu trữ lịch sử.
- Các cơ quan, tổ chức chỉnh lý
tài liệu còn tồn đọng bó gói từ 2015 trở về trước theo quy định tại Chỉ thị số
35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường công tác lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử (gọi tắt
là Chỉ thị số 35/CT-TTg).
- Thực hiện tiêu huỷ tài liệu hết
giá trị theo quy định.
- Thực hiện số hoá tài liệu lưu
trữ sau khi đã lập hồ sơ hoàn chỉnh và xây dựng dữ liệu đặc tả; ưu tiên lựa chọn
những hồ sơ, tài liệu có một trong những đặc điểm: Tài liệu có giá trị bảo quản
vĩnh viễn, tài liệu có tần suất khai thác sử dụng cao, tài liệu bị hư hỏng nặng
hoặc có nguy cơ bị hư hỏng nặng (mủn, rách…), tài liệu bị mờ chữ nhưng hình ảnh
còn đọc được tương đối đầy đủ thông tin.
- Bố trí kho lưu trữ và trang
thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
- Lập kế hoạch, đề án nâng cấp
phông lưu trữ, tu bổ, phục chế đối với các tài liệu lưu trữ có nguy cơ bị hư hỏng,
hoàn thiện công tác số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh.
- Tổ chức sử dụng hiệu quả tài
liệu lưu trữ; tích cực công bố, giới thiệu về tài liệu lưu trữ tại Trung tâm
Lưu trữ lịch sử bằng nhiều hình thức, như: Trưng bày, triển lãm, viết bài, xuất
bản sách giới thiệu tài liệu lưu trữ...trên báo, tạp chí, trang thông tin điện
tử, các phương tiện truyền thông xã hội trên địa bàn tỉnh.
4. Kinh phí
cho hoạt động văn thư, lưu trữ
- Các cơ quan, tổ chức chủ động
bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ, theo quy định tại Điều 39, Luật
Lưu trữ và hướng dẫn của Sở Tài chính về lập dự toán kinh phí cho hoạt động lưu
trữ.
- Tập trung chỉnh lý tài liệu tồn
đọng, bó gói theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Chỉ thị số 35/CT-TTg , Chỉ
thị số 06/CT-UBND ngày 10/5/2019 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; cải tạo,
nâng cấp mở rộng kho lưu trữ đảm bảo đủ diện tích lưu trữ tài liệu, trang bị
bìa hồ sơ, giá, hộp bảo quản tài liệu đúng tiêu chuẩn ngành Lưu trữ.
5. Công tác
sơ kết tổng kết, báo cáo thống kê về văn thư lưu trữ
- Thực hiện nghiêm chế độ báo
cáo, thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo Thông tư số
03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê
ngành Nội vụ hàng năm.
- Báo cáo kết quả thực hiện kế
hoạch số 155/KH-UBND ngày 28/11/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh về thực hiện Chỉ
thị số 35/CT-TTg ; Kế hoạch số 114/KH-UBND ngày 29/7/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh,
trước 30/11/2021.
III. TỔ CHỨC
THỰC HIỆN
1. Giám đốc các sở, thủ
trưởng các ban, ngành của tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố
căn cứ Kế hoạch của Ủy ban nhân dân tỉnh, xây dựng Kế hoạch và tổ chức thực hiện
tại đơn, địa phương. Báo cáo kết quả thực hiện về Sở Nội vụ để tổng hợp theo quy
định.
2. Sở Tài chính có trách
nhiệm hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, đơn vị lập và sử dụng kinh phí cho hoạt động
văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.
3. Sở Thông tin và Truyền
thông:
- Phối hợp với Sở Nội vụ hoàn
thiện phần mềm điều hành văn bản của tỉnh, đầu tư thiết bị công nghệ đảm bảo
đáp ứng các yêu cầu quản lý, thực hiện các quy định của pháp luật hiện hành
công tác văn thư, lưu trữ số, điện tử;
- Quản lý bảo mật cơ sở dữ liệu
thông tin tài liệu điện tử của tỉnh, thực hiện tích hợp, kết nối liên thông để
trích xuất nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch
sử.
4. Sở Nội vụ Tham mưu
giúp Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo và tổ chức thực hiện Kế hoạch này; hướng dẫn,
kiểm tra, đôn đốc các cơ quan đơn vị triển khai thực hiện; tổng hợp, báo cáo Ủy
ban nhân dân tỉnh theo quy định.
Quá trình thực hiện Kế hoạch, nếu
phát sinh khó khăn vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh về
Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) để tổng hợp, báo cáo cấp có thẩm
quyền xem xét, giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Bộ Nội vụ;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ);
- Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh;
- Các sở, ban, ngành;
- UBND các huyện , thành phố;
- Chánh VP, các Phó CVP/UBND tỉnh;
- Lưu: VT, NC (BTh, 60b).
|
CHỦ TỊCH
Bùi Văn Khánh
|