|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỐ CHÍ MINH
SỞ NỘI VỤ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 3582/HD-SNV
|
Thành
phố Hồ Chí Minh, ngày 22 tháng 9 năm 2015
|
HƯỚNG DẪN
MỘT SỐ
NỘI DUNG VỀ QUY ĐỊNH SỬ DỤNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN
ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ
Thực hiện Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03
tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;
Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về
quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ; Quyết định số
744/QĐ-BNV ngày 11 tháng 8 năm 2015 của Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành
chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ; Quyết định số 3605/QĐ-UBND
ngày 24 tháng 7 năm 2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố về việc công bố
thủ tục hành chính mới ban hành trong lĩnh vực Lưu trữ thuộc thẩm quyền giải
quyết của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Công văn số 7098/UBND-VX ngày 31
tháng 12 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc hướng dẫn về quản lý
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ;
Để việc sử dụng dịch vụ lưu trữ đúng
quy định, đạt hiệu quả và chất lượng tốt, Sở Nội vụ hướng dẫn một số nội dung
về quy định sử dụng dịch vụ lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn
Thành phố như sau:
I. PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH VÀ ĐỐI TƯỢNG
ÁP DỤNG
Văn bản này hướng dẫn về trách nhiệm
của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố trong việc sử dụng dịch vụ lưu
trữ.
II. SỬ DỤNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ
1. Nội dung sử dụng dịch vụ lưu trữ
Sử dụng dịch vụ lưu trữ là việc cơ
quan, tổ chức thuê các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ cung cấp các
sản phẩm dịch vụ như sau:
- Bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử
trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục bí
mật nhà nước;
- Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa
học và chuyển giao công nghệ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân đủ điều
kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ;
- Các dịch vụ khác liên quan đến hoạt
động văn thư, lưu trữ.
2. Lựa chọn tổ chức, cá nhân cung
cấp dịch vụ lưu trữ
Khi các cơ quan, tổ chức có nhu cầu
sử dụng dịch vụ lưu trữ phải yêu cầu các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu
trữ (cung cấp dịch vụ lưu trữ) cung cấp 01 bộ hồ sơ năng lực gồm các thành phần
như sau:
a) Đối với tổ chức hoạt động dịch vụ
lưu trữ
- Văn bản chứng minh thành lập tổ
chức và đăng ký hoạt động;
- Văn bản chứng minh có cơ sở vật
chất, nhân lực phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ;
- Danh sách những cá nhân thực hiện
hoạt động dịch vụ lưu trữ của tổ chức kèm theo bản sao Chứng chỉ hành nghề lưu
trữ của các cá nhân hành nghề lưu trữ.
b) Đối với cá nhân hoạt động dịch vụ
lưu trữ độc lập
- Bản sao Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
- Văn bản chứng minh có cơ sở vật
chất, nhân lực phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.
Chú ý: Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp.
c) Trường hợp khác: Các đơn vị sự
nghiệp công lập chuyên ngành lưu trữ có chức năng, nhiệm vụ phục vụ quản lý nhà
nước hoặc cung cấp dịch vụ công theo Điểm b, Khoản 2 Điều 5 của Nghị định số
16/2015/NĐ-CP ngày 14 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ Quy định cơ chế tự chủ
của đơn vị sự nghiệp công lập cần có hồ sơ năng lực phù hợp.
3. Yêu cầu về chất lượng, hiệu quả
chỉnh lý hồ sơ, tài liệu
Hồ sơ, tài liệu sau khi được chỉnh lý
phải đáp ứng các nội dung chủ yếu sau: Có Mục lục hồ sơ; có cơ sở dữ liệu và
công cụ thống kê, tra cứu; có Danh mục tài liệu loại ra của phông hoặc khối tài
liệu chỉnh lý; hồ sơ bảo quản phải ghi Mục lục văn bản và Chứng từ kết thúc;
lựa chọn và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn
thuộc Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố.
III. TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN,
TỔ CHỨC
1. Các cơ quan, tổ chức sử dụng
dịch vụ lưu trữ
a) Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức
trong phạm vi quyền hạn của mình, tổ chức triển khai Hướng dẫn này cho các cơ
quan, đơn vị trực thuộc phạm vi quản lý (nếu có) theo quy định.
b) Trước khi ký hợp đồng dịch vụ lưu
trữ với các tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ (chỉnh lý, số hóa...),
các cơ quan, tổ chức cần thẩm định năng lực chuyên môn của các tổ chức, cá nhân
hoạt động dịch vụ lưu trữ mà cơ quan, tổ chức mình muốn sử dụng dịch vụ lưu
trữ. Trường hợp cần thiết, các cơ quan, tổ chức tham khảo ý kiến Chi cục Văn
thư - Lưu trữ về năng lực chuyên môn của các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ
lưu trữ (gửi kèm theo 01 bộ hồ sơ năng lực).
c) Sau khi có kết quả thẩm định hoặc
ý kiến của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về năng lực chuyên môn của các tổ chức, cá
nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ; các cơ quan, tổ chức tiến hành chỉ định thầu,
đấu thầu theo quy định.
d) Trước khi nghiệm thu kết quả cung
cấp dịch vụ lưu trữ với các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ (chỉnh
lý, số hóa...), các cơ quan, tổ chức phải đề nghị Chi cục Văn thư - Lưu trữ
thẩm định kết quả cung cấp dịch vụ lưu trữ của các tổ chức, cá nhân hoạt động
dịch vụ lưu trữ để đảm bảo chất lượng, hiệu quả cung cấp dịch vụ lưu trữ.
2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ
a) Theo dõi, tổng hợp, báo cáo số
lượng, chất lượng việc sử dụng dịch vụ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức sử dụng
dịch vụ lưu trữ trên địa bàn Thành phố.
b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức
thực hiện các quy định về sử dụng dịch vụ lưu trữ.
c) Thẩm định năng lực chuyên môn của
các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ trên cơ sở đề nghị của các cơ
quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ.
d) Thẩm định kết quả cung cấp dịch vụ
lưu trữ của các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ trên cơ sở đề nghị
của các cơ quan, tổ chức sử dụng dịch vụ lưu trữ.
đ) Định kỳ hoặc đột xuất, tổ chức
kiểm tra việc sử dụng dịch vụ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức nhằm chấn chỉnh,
hướng dẫn kịp thời nếu có sai sót.
e) Hàng năm, tổng kết rút kinh nghiệm
để việc sử dụng dịch vụ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân được thực
hiện tốt hơn.
Trong quá trình thực hiện nếu có
vướng mắc cần trao đổi, đề nghị liên hệ Chi cục Văn thư - Lưu trữ (địa chỉ Tầng
6, Tòa nhà IPC, số 1489 Đại lộ Nguyễn Văn Linh, phường Tân Phong, Quận 7, điện
thoại số 37.760.692) để kịp thời phối hợp, giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Các Sở, ngành TP;
- Tổng Công ty, Công ty thuộc UBND TP;
- Các Tổ chức chính trị - xã hội, Tổ chức xã hội và Tổ chức xã hội nghề nghiệp;
- UBND quận, huyện;
- Phòng Nội vụ quận, huyện;
- Cục Văn thư và Lưu trữ NN (để b/c);
- UBND Thành phố (để b/c);
- Giám đốc SNV (để b/c);
- Chi cục VT-LT (6b);
- Lưu: VT. H.
|
KT.
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC THƯỜNG TRỰC
Lê Hoài Trung
|