|
STT, SỐ, KÝ HIỆU
HỒ SƠ
|
TIÊU ĐỀ HỒ SƠ
|
THÀNH PHẦN TÀI
LIỆU
|
DỰ KIẾN THỜI HẠN
BẢO QUẢN
|
GHI CHÚ
|
|
I.
|
TÀI LIỆU ĐÁNH GIÁ, KIỂM ĐỊNH VÀ CÔNG NHẬN TRƯỜNG
TIỂU HỌC
|
|
01/CN
|
Hồ sơ đánh giá, kiểm định chất lượng giáo dục tại
trường tiểu học
|
- Văn bản hướng dẫn đánh giá chất lượng giáo dục
của Phòng Giáo dục và Đào tạo quận/huyện (sau đây viết tắt là PGD&ĐT);
1. Hoạt động tự đánh giá của trường:
- Quyết định thành lập Hội đồng tự đánh giá của
trường;
- Quyết định thành lập nhóm thư ký, nhóm công tác
của trường;
- Bảng phân công nhiệm vụ các thành viên của trường;
- Kế hoạch thực hiện của trường;
- Các phiếu tự đánh giá từng tiêu chí của trường;
- Biên bản họp Hội đồng tự đánh giá để thống nhất
kết quả tự đánh giá;
- Báo cáo tự đánh giá của trường;
Trường hợp trường chưa đạt tiêu chuẩn chất lượng
theo quy định, có thêm các văn bản sau:
- Văn bản cam kết nâng cao chất lượng để đạt tiêu
chuẩn chất lượng giáo dục của trường;
- Văn bản chấp thuận của PGD&ĐT.
- Trường hợp trường đủ điều kiện theo quy định,
tiếp tục thực hiện các bước sau:
2. Đăng ký đánh giá đối với PGD&ĐT:
- Văn bản đăng ký đánh giá ngoài của trường;
- Văn bản của PGD&ĐT thông báo hồ sơ của trường
được chấp nhận hoặc yêu cầu tiếp tục hoàn thiện;
- PGD&ĐT đến kiểm tra tiến độ tại trường:
+ Quyết định thành lập Đoàn kiểm tra của
PGD&ĐT;
+ Văn bản thông báo về việc kiểm tra của
PGD&ĐT (nếu có);
+ Biên bản kiểm tra;
+ Văn bản thông báo kết quả kiểm tra của
PGD&ĐT (nếu có);
3. Đánh giá ngoài:
- Văn bản của PGD&ĐT đề nghị cơ quan cấp trên
đánh giá, công nhận trường (nếu có);
- Văn bản thông báo kết quả nghiên cứu hồ sơ của
cơ quan cấp trên;
- Văn bản thông báo về việc đánh giá sơ bộ hoặc
đánh giá chính thức của cơ quan cấp trên;
- Biên bản đánh giá;
- Văn bản đề nghị tham gia ý kiến về dự thảo kết
quả đánh giá của cơ quan cấp trên;
- Văn bản tham gia ý kiến vào dự thảo kết quả
đánh giá của trường (nếu chưa thống nhất với kết quả đánh giá);
- Văn bản thông báo những ý kiến tiếp thu hoặc bảo
lưu của cơ quan cấp trên (nếu có);
- Báo cáo đánh giá ngoài chính thức;
- Quyết định cấp giấy chứng nhận chất lượng giáo
dục + Giấy chứng nhận của Sở Giáo dục và Đào tạo (nếu đủ điều kiện)
|
20 năm
|
Hồ sơ được lập theo thực tế các mức tiêu chuẩn và
các bước đánh giá tại trường
|
|
02/CN
|
Hồ sơ công nhận (hoặc công nhận lại) trường học đạt
mức chất lượng tối thiểu
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của PGD&ĐT;
- Báo cáo tự kiểm tra của nhà trường;
- Văn bản của trường đề nghị UBND phường/xã kiểm
tra, đánh giá;
- Văn bản thông báo về việc kiểm tra của UBND phường/xã;
- Biên bản kiểm tra giữa UBND phường/xã và trường;
- Bảng đối chiếu mức chất lượng tối thiểu được ký
kết giữa trường và UBND phường/xã;
- Báo cáo tự kiểm tra của nhà trường, có xác nhận
của UBND phường/xã
- Văn bản của UBND phường/xã đề nghị PGD&ĐT
thẩm định, đánh giá, công nhận tại trường;
- Văn bản PGD&ĐT yêu cầu nhà trường và UBND
phường/xã bổ sung hồ sơ hợp lệ (nếu có);
- Quyết định thành lập Đoàn kiểm tra của
PGD&ĐT;
- Văn bản thông báo kiểm tra của PGD&ĐT (nếu
có);
- Biên bản kiểm tra;
- Quyết định của chủ tịch UBND quận/huyện công nhận
trường đạt mức chất lượng tối thiểu.
|
20 năm
|
|
|
03/CN
|
Hồ sơ công nhận (hoặc công nhận lại) trường tiểu
học đạt chuẩn quốc gia
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của PGD&ĐT;
- Quyết định thành lập Hội đồng tự đánh giá của
trường;
- Biên bản tự kiểm tra của trường;
- Báo cáo tự kiểm tra của nhà trường;
- Văn bản của trường đề nghị UBND phường/xã kiểm
tra, đánh giá;
- Quyết định thành lập Đoàn kiểm tra + Văn bản
thông báo về việc kiểm tra của UBND phường/xã;
- Biên bản kiểm tra giữa UBND phường/xã và trường;
- Biên bản kiểm tra khắc phục những kiến nghị của
Đoàn kiểm tra UBND phường/xã (nếu có);
- Báo cáo tự kiểm tra của nhà trường, có xác nhận
của UBND phường/xã;
- Văn bản của UBND phường/xã đề nghị UBND quận/huyện
thẩm định, đánh giá tại trường;
- Văn bản của UBND quận/huyện yêu cầu nhà trường
và UBND phường/xã bổ sung hồ sơ hợp lệ (nếu có);
- Quyết định thành lập Đoàn kiểm tra của UBND quận,
huyện;
- Văn bản thông báo kiểm tra của UBND quận, huyện
(nếu có);
- Biên bản kiểm tra giữa quận/huyện và trường;
- Báo cáo kết quả thẩm định của Đoàn kiểm tra quận/huyện;
- Thông báo về việc kiểm tra của Đoàn kiểm tra cấp
thành phố;
- Biên bản kiểm tra giữa cấp thành phố và trường;
- Quyết định của Chủ tịch UBND thành phố công nhận
trường đạt chuẩn quốc gia (mức độ 1 hoặc mức độ 2).
- Một số hình ảnh hoạt động của nhà trường.
|
20 năm
|
|
|
II.
|
TÀI LIỆU VỀ CÔNG TÁC TỒ CHỨC, CÁN BỘ VÀ QUẢN
LÝ NHÀ TRƯỜNG
|
|
1.
|
Tổ chức bộ máy, cán bộ của nhà trường
|
|
01/TC-QL
|
Quyết định thành lập trường tiểu học
|
- Quyết định của UBND quận/huyện về việc thành lập
trường.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
02/TC-QL
|
Hồ sơ sáp nhập, chia, tách trường tiểu học
|
- Đề án sáp nhập, chia, tách trường tiểu học;
- Tờ trình về Đề án sáp nhập, chia, tách trường
tiểu học;
- Các văn bản xác nhận về tài chính, tài sản, đất
đai, các khoản vay, nợ phải trả và các vấn đề khác có liên quan;
- Văn bản của các cơ quan có liên quan về việc
sáp nhập, chia, tách trường tiểu học;
- Báo cáo giải trình việc tiếp thu ý kiến của các
cơ quan (nếu có);
- Quyết định sáp nhập, chia, tách của UBND quận/huyện.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
03/TC-QL
|
Hồ sơ đổi tên trường tiểu học
|
- Tờ trình + Đề án đổi tên của trường;
- Văn bản tham gia góp ý của các cơ quan có liên
quan (nếu có);
- Quyết định của UBND quận/huyện.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
04/TC-QL
|
Hồ sơ bổ nhiệm hiệu trưởng, phó hiệu trưởng
|
- Tờ trình của trường + Hồ sơ cá nhân của người dự
kiến bổ nhiệm;
- Quyết định bổ nhiệm Hiệu trưởng/Phó Hiệu trưởng
của Chủ tịch UBND quận, huyện;
|
70 năm
|
|
|
05/TC-QL
|
Hồ sơ thành lập, thay đổi thành viên và hoạt động
của Hội đồng trường
|
1. Hồ sơ thành lập Hội đồng trường/thay đổi thành
viên:
- Văn bản chỉ đạo của cấp trên (nếu có);
- Danh sách nhân sự do giáo viên, tổ chức, đoàn
thể giới thiệu;
- Tờ trình của trường về việc thành lập Hội đồng
trường/thay đổi thành viên;
- Quyết định của PGD&ĐT về việc thành lập Hội
đồng trường/thay đổi thành viên;
2. Hồ sơ hoạt động của Hội đồng trường:
- Kế hoạch của Hội đồng trường theo nhiệm kỳ;
- Quy chế hoạt động của Hội đồng trường theo nhiệm
kỳ;
- Kế hoạch hàng năm của Hội đồng trường;
- Các biên bản họp Hội đồng trường;
- Các báo cáo của Hội đồng trường.
|
70 năm
|
|
|
06/TC-QL
|
Hồ sơ thành lập các tổ chức, đoàn thể của trường
(Đảng, Công đoàn, Chi đoàn, Đội Thiếu niên...)
|
- Tờ trình của trường về việc thành lập các tổ chức,
đoàn thể;
- Các quyết định thành lập tổ chức, đoàn thể tại
trường của cơ quan có thẩm quyền.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
07/TC-QL
|
Hồ sơ thành lập các tổ chuyên môn, tổ văn phòng của
trường hàng năm
|
- Các quyết định thành lập các tổ chuyên môn của
trường + Danh sách từng tổ;
- Quyết định thành lập tổ văn phòng của trường +
Danh sách;
|
20 năm
|
|
|
08/TC-QL
|
Hồ sơ bổ nhiệm, miễn nhiệm Tổ trưởng, Tổ phó hàng
năm
|
- Biên bản giới thiệu tổ trưởng và tổ phó của từng
tổ;
- Bản nhận xét, đánh giá nhân sự của trường;
- Quyết định bổ nhiệm/miễm nhiệm Tổ trưởng, Tổ
phó tổ chuyên môn;
- Quyết định của trường bổ nhiệm/miễn nhiệm Tổ
trưởng, Tổ phó tổ văn phòng.
|
20 năm
|
|
|
09/TC-QL
|
Hồ sơ bổ nhiệm/miễm nhiệm Tổng phụ trách Đội Thiếu
niên Tiền phong HCM
|
- Tờ trình của trường về việc bổ nhiệm/miễn nhiệm
Tổng phụ trách;
- Quyết định bổ nhiệm/miễn nhiệm Tổng phụ trách của
PGD&ĐT.
|
70 năm
|
|
|
10/TC-QL
|
Hồ sơ điều động, phân công nhiệm vụ đối với viên
chức, người lao động của trường
|
- Quyết định phân công nhiệm vụ của trường;
- Quyết định điều động viên chức của trường
|
70 năm
|
|
|
11/TC-QL
|
Hồ sơ quy hoạch cán bộ của trường
|
- Văn bản chỉ đạo của cấp trên (nếu có);
- Kế hoạch xây dựng, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ dự
nguồn kế cận của trường;
- Danh sách cán bộ quy hoạch chức danh lãnh đạo
trường;
- Bảng tổng hợp kết quả lấy ý kiến nhận xét, đánh
giá cán bộ quy hoạch.
|
20 năm
|
|
|
12/TC-QL
|
Hồ sơ nâng lương trước thời hạn
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên (nếu
có);
- Đơn xin nâng lương trước thời hạn của các cá
nhân (nếu có);
- Danh sách những viên chức, người lao động đủ điều
kiện nâng lương trước thời hạn;
- Quyết định thành lập Hội đồng nâng lương trước
thời hạn của trường (trường hợp chưa thành lập Hội đồng);
- Biên bản họp xét của Hội đồng;
- Tờ trình kèm theo báo cáo thành tích của cá
nhân, bản sao các thành tích đã đạt được + Quyết định lương hiện hưởng của từng
người;
- Văn bản trả lời của cấp có thẩm quyền (đối với
trường hợp không đủ điều kiện) hoặc Quyết định nâng lương trước thời hạn của
cơ quan cấp trên (trường hợp đủ điều kiện).
|
20 năm
|
|
|
13/TC-QL
|
Hồ sơ nâng lương thường xuyên
|
- Văn bản đề nghị của trường + Danh sách những
người đủ điều kiện nâng lương thường xuyên + Quyết định lương hiện hưởng của
từng người;
- Quyết định nâng lương thường xuyên của cơ quan
cấp trên.
|
20 năm
|
|
|
14/TC-QL
|
Hồ sơ kỷ luật cán bộ, viên chức
|
1. Đối với giáo viên, người lao động:
- Văn bản, tài liệu thể hiện các hành vi vi phạm
pháp luật của giáo viên, người lao động (nếu có);
- Bản tự kiểm điểm của người vi phạm + Trích
ngang sơ yếu lý lịch;
- Biên bản họp kiểm điểm của Tổ chuyên môn hoặc Tổ
văn phòng;
- Biên bản họp kiểm điểm của trường;
- Quyết định thành lập hội đồng kỷ luật của trường;
- Biên bản họp của Hội đồng kỷ luật trường + Phiếu
lấy ý kiến về hình thức kỷ luật;
- Quyết định kỷ luật hoặc kết luận không vi phạm
của trường;
- Biên bản họp công bố Quyết định kỷ luật hoặc kết
luận không vi phạm của trường (nếu có).
2. Đối với hiệu trưởng, phó hiệu trưởng:
- Văn bản, tài liệu thể hiện các hành vi vi phạm
pháp luật của giáo viên, người lao động (nếu có);
- Bản tự kiểm điểm của người vi phạm + Trích
ngang sơ yếu lý lịch;
- Biên bản họp kiểm điểm của trường;
- Văn bản trình cấp trên xem xét xử lý kỷ luật;
- Quyết định thành lập hội đồng kỷ luật của quận/huyện;
- Biên bản họp của Hội đồng kỷ luật quận/huyện + Phiếu
lấy ý kiến về hình thức kỷ luật;
- Quyết định kỷ luật hoặc kết luận không vi phạm
của quận/huyện
- Biên bản họp công bố Quyết định kỷ luật hoặc kết
luận không vi phạm của quận/huyện (nếu có).
|
70 năm
|
Trường hợp người bị
kỷ luật đã có quyết định kỷ luật về Đảng thì trong hồ sơ không có Quyết định
thành lập Hội đồng kỷ luật
|
|
15/TC-QL
|
Hồ sơ về hợp đồng lao động tại trường
|
- Hồ sơ cá nhân của người được hợp đồng lao động
(đơn xin việc, lý lịch, bằng cấp (bản phô tô..);
- Văn bản của trường xin ý kiến của cơ quan cấp
trên;
- Văn bản trả lời của cơ quan cấp trên;
- Hợp đồng lao động được ký kết;
- Quyết định tiếp nhận và bố trí công việc.
|
05 năm sau khi chấm
dứt Hợp đồng
|
|
|
16/TC-QL
|
Hồ sơ đánh giá viên chức, người lao động hàng năm
của trường
|
- Bảng tổng hợp kết quả viên chức tự đánh giá của
trường;
- Biên bản họp của trường xét kết quả tự đánh giá
của viên chức;
- Quyết định xếp loại viên chức, người lao động của
trường;
- Báo cáo kết quả đánh giá gửi cơ quan cấp trên;
- Thông báo kết quả đánh giá của cơ quan cấp trên
đối với Hiệu trưởng.
|
70 năm
|
|
|
17/TC-QL
|
Hồ sơ kê khai tài sản của viên chức, người lao động
hàng năm
|
- Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên;
- Bảng kê khai tài sản của từng cá nhân;
- Báo cáo kê khai tài sản của trường gửi cơ quan
cấp trên;
|
20 năm
|
|
|
18/TC-QL
|
Báo cáo thống kê về nhân sự hàng năm của trường
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên (nếu
có);
- Báo cáo thống kê số lượng, trình độ viên chức,
người lao động của trường:
|
Vĩnh viễn
|
|
|
19/TC-QL
|
Hồ sơ gốc viên chức
|
- Lý lịch cán bộ, viên chức;
- Sơ yếu lý lịch cán bộ, viên chức;
- Tiểu sử tóm tắt;
- Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, viên chức;
- Bản sao giấy khai sinh; giấy chứng nhận sức khỏe;
- Bản sao các văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào
tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ...;
- Các hợp đồng lao động;
- Các quyết định về việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều
động, biệt phái, luân chuyển, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật,...
của cán bộ, viên chức;
- Các văn bản cử cán bộ, viên chức đi công tác, học
tập nước ngoài;
Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ,
viên chức theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm
quyền;
- Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức,
đơn vị có thẩm quyền đối với cán bộ, viên chức;
- Bản kê khai tài sản theo quy định của pháp luật;
- Đơn, thư; các văn bản thẩm tra, xác minh, biên
bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên
quan đến cán bộ, viên chức và gia đình cán bộ, viên chức được phản ánh trong đơn
thư (nếu có);
- Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến
quá trình công tác và quan hệ xã hội của cán bộ, viên chức;
- Đối với cán bộ, viên chức được bổ nhiệm giữ chức
vụ lãnh đạo: Các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm cán bộ, viên chức.
|
Vĩnh viễn
|
Việc lập hồ sơ viên chức được thực hiện theo quy
định của Bộ Nội vụ
|
|
20/TC-QL
|
Hồ sơ trao đổi về công tác tổ chức bộ máy, cán bộ
tại trường hàng năm
|
- Văn bản đề nghị giải đáp những vướng mắc về
công tác tổ chức bộ máy, cán bộ của trường;
- Văn bản trả lời của các cơ quan có thẩm quyền.
|
10 năm
|
|
|
2.
|
Quản lý nhà trường
|
|
21/TC-QL
|
Hồ sơ quản lý số lớp học, số lượng học sinh hằng
năm
|
- Văn bản chỉ đạo của cấp trên (nếu có);
- Biên bản bầu hoặc văn bản chỉ định lớp trưởng,
lớp phó của các lớp;
- Bảng tổng hợp thông tin của các lớp hàng năm
(giáo viên chủ nhiệm, sĩ số học sinh, lớp trưởng, lóp phó…);
- Báo cáo về lớp học, số học sinh hàng năm của
trường.
|
20 năm
|
|
|
22/TC-QL
|
Hồ sơ hoạt động của các tổ chuyên môn
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn hoặc kế hoạch của cấp
trên (nếu có);
- Các kế hoạch triển khai theo tuần, tháng, học kỳ,
năm của từng tổ;
- Thời khóa biểu;
- Các bản phân công nhiệm vụ đối với thành viên
trong tổ;
- Đánh giá kết quả tiết dạy thao giảng;
- Dự kiến kế hoạch dạy bù (nếu có);
- Các biên bản họp, xét của tổ chuyên môn đối với
các thành viên trong tổ;
- Đăng ký thi đua của tổ;
- Các phiếu đánh giá, xếp loại giáo viên của tổ
chuyên môn;
- Kết quả thi đua của các thành viên trong tổ;
- Sổ sinh hoạt tổ chuyên môn;
- Các báo cáo tháng, năm hoặc theo yêu cầu của
Ban giám hiệu nhà trường.
|
20 năm
|
|
|
23/TC-QL
|
Hồ sơ hoạt động của tổ văn phòng
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn hoặc kế hoạch của cấp
trên (nếu có);
- Các kế hoạch triển khai theo tuần, tháng, học kỳ,
năm của tổ;
- Các bản phân công nhiệm vụ đối với thành viên
trong tổ;
- Các biên bản (sổ ghi biên bản) họp, xét của tổ;
- Đăng ký thi đua của tổ;
- Các phiếu đánh giá, xếp loại viên chức;
- Kết quả thi đua của các thành viên trong tổ;
- Sổ sinh hoạt tổ;
- Các báo cáo tháng, năm hoặc theo yêu cầu của
Ban giám hiệu nhà trường.
|
20 năm
|
|
|
3.
|
Bảo đảm an ninh trật tự, an toàn nhà trường
|
|
24/TC-QL
|
Hồ sơ về an ninh trật tự trong trường học
|
- Kế hoạch, hướng dẫn của cơ quan cấp trên;
- Phương án của nhà trường về đảm bảo an ninh trật
tự;
- Văn bản của nhà trường gửi các cơ quan liên
quan về phối hợp đảm bảo an ninh trường học;
- Báo cáo của trường đánh giá công tác an ninh trật
tự trong trường học(nếu có)
- Văn bản của UBND phường/xã gửi các trường đề
nghị làm hồ sơ;
- Tờ trình + Báo cáo kết quả thực hiện bản đăng
ký + Biên bản họp của trường;
- Quyết định công nhận của UBND phường/xã về đảm
bảo an ninh trật tự.
|
20 năm
|
|
|
25/TC-QL
|
Hồ sơ phòng chống lụt bão, giảm nhẹ thiên tai của
trường
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên (nếu
có);
- Quyết định thành lập Ban phòng chống lụt bão,
giảm nhẹ thiên tai của trường;
- Kế hoạch phòng chống lụt bão của trường;
- Báo cáo của trường (nếu có).
- Trường hợp trong năm có bão thì có thêm các văn
bản sau:
+ Văn bản chỉ đạo của cấp trên;
+ Công tác phòng chống và khắc phục bão + Bảng
phân công nhiệm vụ của trường;
+ Báo cáo tình hình sau cơn bão của trường.
|
10 năm
|
|
|
26/TC-QL
|
Hồ sơ thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy
|
- Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên (nếu có);
- Quyết định thành lập Đội phòng cháy chữa cháy của
trường;
- Kế hoạch công tác phòng cháy, chữa cháy của trường;
- Các báo cáo phòng cháy, chữa cháy của trường.
|
10 năm
|
|
|
27/TC-QL
|
Hồ sơ xây dựng trường, lớp lành mạnh không có tệ
nạn xã hội
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên (nếu
có);
- Kế hoạch của trường;
- Quyết định thành lập Ban chỉ đạo của trường;
- Bảng tự chấm điểm của trường về công tác xây dựng
trường, lớp lành mạnh;
- Thông báo thời gian kiểm tra của cơ quan cấp
trên (nếu có);
- Biên bản kiểm tra của cơ quan cấp trên (nếu
có);
- Thông báo kết quả kiểm tra của cơ quan cấp trên
(nếu có);
- Quyết định công nhận (nếu đủ điều kiện).
|
10 năm
|
|
|
28/TC-QL
|
Hồ sơ phòng chống ma túy của trường hàng năm
|
- Văn bản của cấp trên;
- Quyết định thành lập Ban chỉ đạo phòng chống ma
túy của trường;
- Kế hoạch của trường;
- Cam kết của giáo viên chủ nhiệm từng lớp;
- Kế hoạch và báo cáo của trường trong tháng phòng
chống ma túy;
- Báo cáo hàng năm của trường (nếu có).
|
10 năm
|
|
|
29/TC-QL
|
Hồ sơ an toàn giao thông của trường
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên (nếu
có);
- Quyết định thành lập Ban an toàn giao thông của
trường;
- Kế hoạch triển khai thực hiện của trường;
- Chương trình phát động thực hiện của trường;
- Bản ký cam kết giữa học sinh với nhà trường;
- Bảng phân công trực an toàn giao thông trước cổng
trường;
- Báo cáo kết quả hàng năm (nếu có).
|
10 năm
|
|
|
30/TC-QL
|
Hồ sơ vệ sinh an toàn thực phẩm của trường
|
- Các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của cấp trên (nếu
có);
- Cam kết của trường;
- Tập bảng kê lưu mẫu thực phẩm hàng ngày;
- Văn bản thông báo về việc kiểm tra của cơ quan
kiểm tra;
- Biên bản kiểm tra;
- Giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm
của cơ quan có thẩm quyền (nếu đủ điều kiện)
|
10 năm
|
|
|
31/TC-QL
|
Hồ sơ xây dựng trường học an toàn, phòng chống
tai nạn thương tích
|
- Văn bản hướng dẫn của PGD&ĐT;
- Kế hoạch của trường;
- Quyết định thành lập Ban chỉ đạo “Xây dựng trường
học an toàn” của trường;
- Quyết định thành lập Ban chỉ đạo công tác y tế
của trường + Phân công nhiệm vụ trong Ban chỉ đạo;
- Các quy định của trường về thực hiện các nội
dung về an toàn trường học;
- Kế hoạch thực hiện các nội dung về an toàn trường
học;
- Kết quả tự đánh giá của trường;
- Tờ trình của trường gửi UBND phường/xã kèm báo
cáo kết quả thực hiện trong năm;
- Tờ trình của UBND phường/xã gửi PGD&ĐT quận,
huyện (nếu có);
- Văn bản của PGD&ĐT thông báo thời gian kiểm
tra, thẩm định (nếu có)
- Biên bản kiểm tra, thẩm định của PGD&ĐT về
kết quả tự đánh giá của nhà trường;
- Quyết định công nhận của UBND quận, huyện + Giấy
chứng nhận.
|
10 năm
|
|
|
32/TC-QL
|
Hồ sơ tuyên truyền, phòng
chống các dịch bệnh của trường
|
- Văn bản chỉ đạo của cấp trên (nêu có);
|
10 năm
|
|
|
- Nội dung/kế hoạch tuyên truyền của trường;
- Biên bản tuyên truyền (nếu có);
- Bài thu hoạch của học sinh (nếu có);
- Quyết định thành lập đoàn kiểm tra của cơ quan
cấp trên;
- Biên bản kiểm tra;
- Báo cáo kết quả phòng chống dịch bệnh của trường.
- Đối với các dịch bệnh lớn có thêm:
+ Quyết định thành lập Ban chỉ đạo phòng chống dịch
bệnh của trường;
+ Kế hoạch phòng chống từng đợt dịch bệnh của trường;
+ Báo cáo kết quả phòng chống từng đợt dịch bệnh
của trường.
|
|
III.
|
TÀI LIỆU CÁN BỘ QUẢN LÝ, GIÁO VIÊN VÀ HỌC SINH
|
|
|
1.
|
Cán bộ quản lý
|
|
01/QL
|
Hồ sơ đánh giá hiệu trưởng, phó hiệu trưởng hàng
năm
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên (nếu
có);
- Bản tự đánh giá của hiệu trưởng, phó hiệu trưởng;
- Bảng tổng hợp kết quả tham gia đánh giá hiệu
trưởng, phó hiệu trưởng của giáo viên;
- Báo cáo kết quả đánh giá hiệu trưởng, phó hiệu
trưởng của trường.
|
70 năm
|
|
|
2.
|
Giáo viên
|
|
02/QL
|
Hồ sơ quản lý giáo viên, nhân viên hàng năm
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên (nếu
có);
- Danh sách giáo viên, nhân viên của trường hàng
năm của trường;
- Các văn bản phân công nhiệm vụ cho giáo viên,
nhân viên hàng năm của trường;
- Văn bản kết quả kiểm tra văn bằng, chứng chỉ của
giáo viên, nhân viên;
- Sổ theo dõi tình hình giáo viên, nhân viên.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
03/QL
|
Hồ sơ đánh giá chuẩn nghề nghiệp giáo viên tiểu học
hàng năm
|
- Các văn bản chỉ đạo của các cấp (nếu có);
- Kế hoạch học tập, rèn luyện phấn đấu nâng cao
phẩm chất đạo đức, trình độ của các giáo viên;
- Phiếu tự đánh giá, xếp loại của giáo viên có ý
kiến của tổ chuyên môn;
- Phiếu tổng hợp xếp loại giáo viên của các tổ
chuyên môn;
- Biên bản họp đánh giá giáo viên theo chuẩn nghề
nghiệp của trường;
- Kết quả đánh giá, xếp loại giáo viên theo chuẩn
nghề nghiệp;
- Báo cáo kết quả đánh giá, xếp loại giáo viên của
trường (nếu có).
|
70 năm
|
|
|
04/QL
|
Hồ sơ thực hiện phẩm chất đạo đức nhà giáo
|
- Văn bản hướng dẫn/ kế hoạch của PGD&ĐT;
- Quyết định thành lập Ban chỉ đạo của
PGD&ĐT;
- Kế hoạch thực hiện của trường;
- Quyết định thành lập Ban chỉ đạo của trường;
- Các bản đăng ký của trường, của cá nhân, của từng
tổ chuyên môn và công đoàn;
- Biên bản kiểm tra của trường;
- Báo cáo sơ kết, tổng kết của trường.
|
70 năm
|
|
|
05/QL
|
Hồ sơ thi giáo viên dạy giỏi cấp trường
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của PGD&ĐT (nếu
có);
- Kế hoạch thi giáo viên giỏi của trường;
- Các quyết định thành lập Ban tổ chức, Ban ra đề
thi, coi thi và chấm khảo sát giáo viên giỏi của trường;
- Các đề thi trắc nghiệm, tự luận và đáp án;
- Danh sách giáo viên dự thi;
- Các bài thi lý thuyết và thực hành (phiếu dự giờ);
- Bảng tổng hợp kết quả thi;
- Biên bản tổ chức thi giáo viên giỏi cấp trường,
xét đề nghị cử đi thi giáo viên giỏi cấp quận/huyện;
- Thông báo kết quả thi của trường (nếu có).
- Quyết định khen thưởng của trường đối với giáo
viên đạt kết quả cao (nếu có).
|
10 năm
|
|
|
06/QL
|
Hồ sơ cử giáo viên tham gia thi giáo viên dạy giỏi
cấp quận/huyện
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của PGD&ĐT (nếu
có);
- Kế hoạch thi giáo viên giỏi của quận/huyện;
- Quyết định thành lập Đoàn khảo sát giáo viên dạy
giỏi cấp quận/huyện của PGD&ĐT;
- Danh sách đăng ký giáo viên tham gia dự thi của
trường;
- Văn bản thông báo giáo viên đủ điều kiện dự thi
của PGD&ĐT;
- Thông báo kết quả thi của quận/huyện;
- Quyết định khen thưởng của quận/huyện đối với
giáo viên đạt kết quả cao (nếu có).
|
10 năm
|
|
|
07/QL
|
Hồ sơ chọn giáo viên chủ nhiệm giỏi tham gia thi
cấp quận/huyện
|
- Kế hoạch thi giáo viên chủ nhiệm giỏi theo năm
học của PGD&ĐT;
- Các văn bản thông báo liên quan đến tổ chức hội
thi của PGD&ĐT;
1. Trường hợp trường bầu chọn giáo viên để cử
đi thi:
- Bảng bình chọn giáo viên chủ nhiệm của từng tổ;
- Kết quả bình chọn giáo viên chủ nhiệm của trường;
- Biên bản bình bầu giáo viên chủ nhiệm giỏi cấp
trường và chọn giáo viên chủ nhiệm giỏi thi cấp quận;
2. Trường hợp trường tổ chức thi để chọn giáo
viên đi thi:
- Kế hoạch thi của trường;
- Các quyết định thành lập Ban tổ chức, Ban ra đề
thi, coi thi và chấm thi của trường;
- Các đề thi trắc nghiệm, tự luận và đáp án;
- Danh sách giáo viên dự thi;
- Các bài thi lý thuyết và thực hành (phiếu dự giờ);
- Bảng tổng hợp kết quả thi;
- Thông báo kết quả thi của trường (nếu có);
- Danh sách đăng ký giáo viên tham gia dự thi của
trường + Các báo cáo công tác chủ nhiệm giỏi của từng giáo viên tham gia thi;
- Văn bản thông báo giáo viên đủ điều kiện dự thi
(hoặc danh sách giáo viên tham gia thi chính thức) của PGD&ĐT;
- Thông báo kết quả thi của quận;
- Quyết định khen thưởng của quận đối với giáo
viên đạt kết quả cao (nếu có).
|
10 năm
|
|
|
08/QL
|
Hồ sơ bồi dưỡng thường xuyên cho giáo viên theo
năm học
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của PGD&ĐT;
- Quyết định của trường về thành lập Ban chỉ đạo
bồi dưỡng thường xuyên theo năm học;
- Bản đăng ký chương trình học tập của giáo viên;
- Kế hoạch bồi dưỡng thường xuyên của trường;
- Kế hoạch bồi dưỡng thường xuyên của từng tổ;
- Các văn bản cử giáo viên tham gia các lớp tập
huấn, bồi dưỡng của trường;
- Đề kiểm tra bồi dưỡng thường xuyên;
- Bài kiểm tra của giáo viên;
- Danh sách tổng hợp điểm bồi dưỡng giáo viên;
- Báo cáo xếp loại bồi dưỡng thường xuyên của
giáo viên;
- Báo cáo kết quả của trường (nếu có).
- Văn bản công nhận kết quả bồi dưỡng thường
xuyên của PGD&ĐT.
|
20 năm
|
|
|
09/QL
|
Hồ sơ kiểm tra chuyên đề đối với giáo viên của
trường
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của PGD&ĐT;
- Kế hoạch tổ chức chuyên đề của PGD&ĐT (nếu
có);
- Kế hoạch kiểm tra chuyên đề của trường (nếu
có);
- Các biên bản kiểm tra của trường;
- Các phiếu đánh giá tiết dạy của trường;
- Báo cáo kết quả của trường (nếu có).
|
20 năm
|
|
|
10/QL
|
Hồ sơ kiểm tra hoạt động sư phạm nhà giáo
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của PGD&ĐT;
- Kế hoạch kiểm tra toàn diện giáo viên của trường
(nếu có);
- Các phiếu đánh giá tiết dạy;
- Kết quả khảo sát chất lượng lớp (nếu có);
- Các biên bản kiểm tra hoạt động sư phạm của
giáo viên;
- Phiếu nhận xét, đánh giá xếp loại nhà giáo;
- Báo cáo kết quả của trường (nếu có)
|
20 năm
|
|
|
3.
|
Học sinh
|
|
11/QL
|
Hồ sơ quản lý học sinh của trường
|
- Danh sách học sinh trong trường hàng năm;
- Sổ gọi tên và ghi điểm của từng lớp;
- Sổ đăng bộ.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
IV.
|
TÀI LIỆU CƠ SỞ VẬT CHẤT, TRANG THIẾT BỊ, THƯ
VIỆN, Y TẾ TRƯỜNG HỌC
|
|
1.
|
Tài sản và thiết bị giáo dục
|
|
01/CSVC
|
Hồ sơ quản lý nhà, đất của trường
|
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của nhà trường;
- Sơ đồ tổng thể và từng khu của nhà trường;
- Các hình ảnh của trường (nếu có).
|
Vĩnh viễn
|
|
|
02/CSVC
|
Hồ sơ quản lý tài sản, trang thiết bị dạy học
|
- Các danh mục tài sản, các thiết bị của nhà trường
(thiết bị luyện tập thể dục, thể thao; công nghệ thông tin; thiết bị y tế...)
- Danh mục đồ dùng dạy học do giáo viên trường tự
làm;
- Báo cáo của nhà trường có nội dung đánh giá về
cơ sở sở, trang thiết bị (nếu có);
- Sổ quản lý tài sản, thiết bị trường học;
- Hình ảnh (nếu có).
|
20 năm
|
|
|
03/CSVC
|
Hồ sơ kiểm kê tài sản
|
- Văn bản chỉ đạo của cấp trên (nếu có);
- Quyết định thành lập tổ kiểm kê tài sản hàng
năm của trường;
- Các biên bản kiểm kê (06 tháng, hàng năm);
- Báo cáo thống kê tài sản 06 tháng;
- Báo cáo thống kê tài sản hàng năm.
- Sổ theo dõi kiểm kê tài sản hàng năm.
|
20 năm
|
|
|
04/CSVC
|
Hồ sơ theo dõi tài sản cố định
|
- Sổ theo dõi tài sản cố định;
- Chứng từ tăng tài sản (nếu có tăng tài sản);
- Thẻ tài sản cố định;
- Chứng từ giảm tài sản cố định (nếu có giảm tài
sản cố định).
- Trường hợp thanh lý tài sản cố định, gồm các
thành phần sau:
- Quyết định thành lập Ban kiểm kê của trường;
- Văn bản của trường gửi cấp trên thẩm định +
Danh mục tài sản cần thanh lý;
- Văn bản thẩm định của cấp trên;
- Biên bản làm việc (nếu có);
- Quyết định đồng ý thanh lý tài sản do quận/huyện
duyệt.
|
20 năm
|
|
|
05/CSVC
|
Kế hoạch, báo cáo thiết bị trường học hàng năm
|
- Kế hoạch thiết bị và đồ dùng dạy học trong năm
học của trường;
- Kế hoạch mua sắm thiết bị dạy học của trường;
- Văn bản đề nghị báo cáo của PGD&ĐT (nếu
có);
- Báo cáo của trường.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
06/CSVC
|
Hồ sơ kiểm tra thiết bị trường học
|
- Văn bản về việc kiểm tra của cấp trên;
- Báo cáo của trường (nếu có);
- Biên bản kiểm tra.
|
20 năm
|
|
|
2.
|
Thư viện
|
|
07/CSVC
|
Các loại sổ quản lý, theo dõi hoạt động của thư
viện
|
- Số đăng ký tổng quát;
- Sổ đăng ký sách giáo khoa;
- Sổ đăng ký cá biệt (sách tham khảo học sinh,
sách thiếu nhi, sách tham khảo giáo viên);
- Sổ theo dõi việc sử dụng đồ dùng dạy học và
sách;
- Sổ theo dõi kinh phí mua sắm đồ dùng dạy học (gồm
sách và thiết);
- Sổ theo dõi tài sản thiết bị dạy học ngoài Danh
mục và trong Danh mục của thư viện;
- Sổ theo dõi sửa chữa máy móc thiết bị.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
08/CSVC
|
Hồ sơ về việc phát động phong trào quyên góp sách
cho thư viện
|
- Kế hoạch phát động phong trào của trường;
- Biên bản nhận bàn giao sách quyên góp;
- Báo cáo tổng kết phong trào của trường.
|
10 năm
|
|
|
09/CSVC
|
Hồ sơ bổ sung sách và thiết bị dạy học cho thư viện
hàng năm
|
- Bảng tổng hợp/kế hoạch nhu cầu sách và thiết bị
hàng năm (nếu có);
- Biên bản giao nhận giữa nhà trường và thư viện;
- Hóa đơn mua sắm (nếu có).
|
20 năm
|
|
|
10/CSVC
|
Hồ sơ công nhận thư viện trường đạt các danh hiệu
(đạt chuẩn, tiên tiến, xuất sắc)
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan cấp trên
(nếu có);
- Báo cáo quá trình xây dựng thư viện trường đạt
chuẩn;
- Bảng chấm điểm thư viện trường học đạt chuẩn;
- Biên bản kiểm tra thư viện của trường;
- Văn bản của trường đề nghị PGD&ĐT kiểm tra,
đề nghị công nhận;
- Quyết định thành lập hội đồng thẩm định cấp quận/huyện;
- Văn bản thông báo thời gian kiểm tra (nếu có);
- Biên bản kiểm tra giữa quận/huyện và trường;
- Quyết định thành lập hội đồng thẩm định cấp
thành phố;
- Biên bản kiểm tra giữa cấp thành phố và trường;
- Quyết định công nhận thư viện trường đạt chuẩn,
tiên tiến của Sở Giáo dục và Đào tạo (nếu đủ điều kiện);
- Quyết định công nhận thư viện trường xuất sắc của
Bộ Giáo dục và Đào tạo (nếu đủ điều kiện).
|
Vĩnh viễn
|
|
|
3.
|
Y tế trường học
|
|
11/YT
|
Kế hoạch, báo cáo công tác y tế của trường
|
- Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của PGD&ĐT
(nếu có);
- Kế hoạch của trường;
- Báo cáo kết quả thực hiện năm học.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
12/YT
|
Sổ theo dõi công tác y tế trường học
|
- Sổ theo dõi công tác y tế trường học;
- Sổ theo dõi sức khỏe và sử dụng thuốc của học
sinh.
|
20 năm
|
|
|
13/YT
|
Hồ sơ kiểm tra y tế trường học
|
- Văn bản về việc kiểm tra của PGD&ĐT;
- Biên bản kiểm tra;
- Thông báo kết quả kiểm tra.
|
10 năm
|
|
|
14/YT
|
Hồ sơ vệ sinh thân thể học sinh và lớp học
|
- Bảng phân công giáo viên, học sinh tham gia dọn
vệ sinh lớp;
- Các biên bản kiểm tra vệ sinh thân thể và vệ
sinh lớp học từng đợt (03 đợt/năm) của trường;
- Thông báo kết quả kiểm tra của trường (nếu có).
- Trường hợp các cơ quan đến kiểm tra, có các văn
bản sau:
+ Văn bản thông báo về việc kiểm tra của cơ quan
kiểm tra;
+ Biên bản kiểm tra;
+ Thông báo kết quả kiểm tra của cơ quan kiểm tra
(nếu có).
|
05 năm
|
|
|
15/YT
|
Hồ sơ khám sức khỏe tổng quát cho học sinh theo
năm học
|
- Văn bản chỉ đạo của cấp trên (nếu có);
- Văn bản liên hệ của trường với cơ quan y tế (nếu
có);
- Danh sách khám cụ thể;
- Bảng tổng hợp khám sức khỏe học sinh của trường.
|
05 năm
|
Có thể gộp các hồ sơ từ 15/YT đến 20/YT thành 01
hồ sơ “Hồ sơ về các hoạt động y tế năm học”, trong đó mỗi hoạt động là một tập
văn bản riêng
|
|
16/YT
|
Hồ sơ khám bệnh bướu cổ cho học sinh
|
- Văn bản chỉ đạo của cấp trên;
- Văn bản về khám bướu cổ của trường gửi quận;
- Giấy mời phụ huynh cùng tham gia;
- Danh sách học sinh khám bướu cổ;
- Kết quả khám của cơ quan cấp trên.
|
05 năm
|
|
17/YT
|
Hồ sơ xổ giun cho học sinh
|
- Kế hoạch xổ giun của Trung tâm y tế dự phòng;
- Tài liệu tuyên truyền xổ giun;
- Danh sách đồng ý xổ giun của trường;
- Biên bản kiểm tra hoạt động xổ giun hoặc nhận
xét.
|
05 năm
|
|
18/YT
|
Hồ sơ xét nghiệm mẫu nước
|
- Văn bản chỉ đạo của PGD&ĐT;
- Biên bản lấy mẫu nước;
- Phiếu kết quả xét nghiệm nước;
- Giấy chứng nhận mẫu nước của cơ quan có thẩm
quyền (nếu đạt chuẩn).
|
10 năm
|
|
19/YT
|
Hồ sơ hoạt động phòng nha
|
- Quyết định thành lập Ban chỉ đạo y tế nhà trường;
- Kế hoạch hoạt động nha học đường năm học;
- Kế hoạch hoạt động nha học đường từng tháng;
- Báo cáo kết quả thực hiện.
|
05 năm
|
|
20/YT
|
Hồ sơ theo dõi răng miệng của học sinh
|
- Kế hoạch chăm sóc răng miệng cho học sinh;
- Lịch triển khai chăm sóc răng miệng cho học
sinh;
- Tài liệu tập huấn về phương pháp chải răng đúng
cách;
- Sổ theo dõi khám, chữa răng cho học sinh của
trường.
|
05 năm
|
|
V.
|
QUAN HỆ GIỮA NHÀ TRƯỜNG, GIA ĐÌNH VÀ XÃ HỘI
|
|
1.
|
Quan hệ giữa nhà trường và cha mẹ học sinh
|
|
01/QH
|
Hồ sơ Ban đại diện cha mẹ học sinh
|
- Quyết định của trường về việc thành lập Ban đại
diện cha mẹ học sinh (viết tắt là Ban đại diện) theo năm học + Danh sách;
- Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm học của Ban đại
diện;
- Các biên bản họp của Ban đại diện;
- Nghị quyết Đại hội của Ban đại diện;
- Sổ sách, báo cáo thu - chi quỹ của Ban đại diện;
- Báo cáo tổng kết công tác hoạt động của Ban đại
diện.
|
20 năm
|
|
|
02/QH
|
Hồ sơ họp cha mẹ học sinh (thông thường 03 lần/năm)
|
- Văn bản chỉ đạo của cấp trên (nếu có);
- Kế hoạch, chương trình tổ chức các cuộc họp với
cha mẹ học sinh của trường (nếu có);
- Giấy mời họp phụ huynh của trường theo đợt;
- Các biên bản họp cha mẹ học sinh của từng lớp
theo đợt;
- Văn bản đánh giá/báo cáo các cuộc họp của trường
(nếu có).
|
05 năm
|
|
|
03/QH
|
Hồ sơ triển khai tin nhắn học đường
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của PGD&ĐT;
- Danh sách phụ huynh đăng ký tham gia;
- Hợp đồng ký kết giữa trường và đơn vị kinh
doanh dịch vụ tin nhắn.
|
05 năm
|
|
|
2.
|
Quan hệ giữa nhà trường và xã hội
|
|
04/QH
|
Hồ sơ phối hợp giữa nhà trường với tổ chức, đoàn
thể, cá nhân bên ngoài để phát triển giáo dục
|
- Văn bản của trường về tham mưu cho chính quyền địa
phương kế hoạch/biện pháp phát triển giáo dục;
- Các văn bản ghi nhớ/cam kết giữa nhà trường và
các tổ chức, đoàn thể cùng phối hợp để xây dựng trường;
- Báo cáo/đánh giá của trường về sự phối hợp.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
05/QH
|
Hồ sơ huy động nguồn kinh phí bên ngoài
|
- Văn bản của trường gửi các tổ chức, đoàn thể về
việc hỗ trợ học sinh (nếu có);
- Văn bản của các tổ chức, đoàn thể về việc đồng
ý hỗ trợ cho học sinh;
- Quyết định của trường về việc tiếp nhận nguồn
viện trợ, hỗ trợ kinh phí (nếu có);
- Danh sách các tổ chức, cá nhân ủng hộ kinh phí;
- Sổ thu, chi nguồn kinh phí hỗ trợ.
|
20 năm
|
|
|
06/QH
|
Hồ sơ phối hợp với các tổ chức, đoàn thể của địa
phương để giáo dục truyền thống lịch sử, văn hóa dân tộc cho học sinh
|
- Kế hoạch/chương trình giáo dục học sinh về truyền
thống lịch sử, văn hóa dân tộc của trường;
- Nội dung tuyên truyền cụ thể;
- Các văn bản của trường đề nghị các tổ chức,
đoàn thể cùng phối hợp thực hiện;
- Báo cáo kết quả thực hiện (nếu có)
- Các hình ảnh (nếu có).
|
20 năm
|
|
|
VI.
|
TÀI LIỆU HOẠT ĐỘNG GIÁO DỤC VÀ KẾT QUẢ GIÁO DỤC
|
|
1.
|
Thực hiện chương trình giáo dục tiểu học
|
|
01 /GD
|
Chương trình/kế hoạch và báo cáo kết quả hoạt động
giáo dục hàng năm, nhiều năm
|
- Kế hoạch/các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của
PGD&ĐT về công tác chuyên môn, về xây dựng kế hoạch, thực hiện báo cáo;
- Kế hoạch công tác hàng năm của trường;
- Báo cáo tổng kết năm học của trường;
- Báo cáo tổng kết nhiều năm của trường.
|
Vĩnh viễn
|
Có thể gộp Hồ sơ 01/GD và hồ sơ 02/GD thành một hồ
sơ và thời hạn bảo quản là “vĩnh viễn
|
|
02/GD
|
Kế hoạch, báo cáo hoạt động dạy học theo tuần,
tháng, theo học kỳ của trường
|
- Các văn bản chỉ đạo của PGD&ĐT (nếu có);
- Kế hoạch công tác học kỳ I của trường;
- Lịch công tác từng tháng của PGD&ĐT;
- Chương trình/Lịch công tác từng tháng của trường;
- Chương trình/Lịch công tác hàng tuần của trường;
- Báo cáo công tác hàng tháng của trường;
- Báo cáo sơ kết công tác học kỳ I và triển khai
nhiệm vụ học kỳ II của trường
|
10 năm
|
|
2.
|
Tài liệu hoạt động ngoài giờ lên lớp và công
tác Đội
|
|
03/GD
|
Hồ sơ hoạt động ngoài giờ của trường
|
- Văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của cơ quan cấp
trên;
- Quyết định thành lập Ban chỉ đạo hoạt động
ngoài giờ lên lớp hàng năm của trường;
- Bảng phân công nhiệm vụ trong Ban chỉ đạo;
- Kế hoạch hoạt động ngoài giờ lên lớp hàng năm của
trường;
- Biên bản họp Ban chỉ đạo;
- Báo cáo hoạt động ngoài giờ của trường (nếu
có).
|
Vĩnh viễn
|
|
|
04/GD
|
Hồ sơ tổ chức các hoạt động ngoài giờ cho học
sinh (thi vẽ tranh, kể chuyện, thi viết chữ đẹp, tìm hiểu an toàn giao thông,
ngày hội tuổi thơ...)
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên (nếu
có);
- Kế hoạch tổ chức từng hoạt động;
- Phiếu khảo sát/bài thu hoạch (trường hợp không
tổ chức thi);
- Trường hợp tổ chức thi, có thêm các văn bản
sau:
+ Quyết định thành lập các Ban: tổ chức, coi thi,
chấm thi...
+ Danh sách học sinh tham gia;
+ Bài dự thi;
+ Kết quả thi;
+ Quyết định khen thưởng của trường đối với học
sinh đạt kết quả cao.
|
10 năm
|
Mỗi hoạt động có thể lập thành 01 hồ sơ riêng hoặc
gộp chung tất cả các hoạt động trong năm thành 01 hồ sơ nhưng mỗi hoạt động
là một tập văn bản riêng
|
|
05/GD
|
Hồ sơ tổ chức các hoạt động ngoài trường (tổ chức
cho học sinh đi thăm quan, dã ngoại...)
|
- Kế hoạch của trường;
- Văn bản của trường gửi PGD&ĐT để xin phép;
- Văn bản trả lời của PGD&ĐT;
- Quyết định thành lập Ban tổ chức của trường;
- Thông tin về chuyến đi của trường gửi phụ
huynh;
- Danh sách đăng ký của phụ huynh học sinh;
- Danh sách học sinh tham gia;
- Báo cáo kết quả chuyến đi (nếu có).
|
10 năm
|
|
|
06/GD
|
Hồ sơ tổ chức các hội thi, các hoạt động văn nghệ,
thể thao... cho học sinh do trường chủ trì tổ chức
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của PGD&ĐT (nếu
có);
1. Trường hợp tổ chức hội thi:
- Kế hoạch tổ chức của trường;
- Bảng phân công nhiệm vụ của trường;
- Danh sách học sinh tham gia;
- Đề thi + đáp án (nếu có);
- Bài thi (nếu có);
- Kết quả thi;
- Báo cáo kết quả thực hiện của trường (nếu có).
2. Trường hợp tổ chức hoạt động văn nghệ, thể
thao:
- Kế hoạch/chương trình tổ chức của trường;
- Bảng phân công nhiệm vụ của trường;
- Danh sách các đội/cá nhân tham gia;
- Bảng tổng hợp kết quả hoạt động của các đội/cá
nhân;
- Báo cáo kết quả thực hiện của trường (nếu có).
|
10 năm
|
Mỗi hoạt động có thể lập thành 01 hồ sơ riêng hoặc
gộp chung tất cả các hoạt động trong năm thành 01 hồ sơ
|
|
07/GD
|
Hồ sơ cử học sinh tham gia các hội thi, hoạt động
văn nghệ, thể thao...do cơ quan khác tổ chức
|
- Văn bản về việc tổ chức các hoạt động của các
cơ quan;
- Danh sách học sinh tham gia của trường.
- Thông báo kết quả hoạt động (nếu có).
|
05 năm
|
|
|
08/GD
|
Hồ sơ thực hiện hưởng ứng các phong trào (tuần lễ
quốc gia nước sạch và vệ sinh môi trường; phong trào chủ nhật xanh, sạch, đẹp...)
của trường
|
- Văn bản chỉ đạo của cấp trên/Kế hoạch của
PGD&ĐT;
- Kế hoạch của trường;
- Bảng phân công nhiệm vụ của trường;
- Tài liệu tổ chức các hoạt động cụ thể (kế hoạch,
chương trình...);
- Báo cáo kết quả hoạt động của trường.
|
10 năm
|
Mỗi hoạt động có thể lập thành 01 hồ sơ riêng hoặc
gộp chung tất cả các hoạt động trong năm thành 01 hồ sơ
|
|
09/GD
|
Hồ sơ hoạt động hè hàng năm
|
- Văn bản hướng dẫn của PGD&ĐT;
- Quyết định thành lập Ban Chỉ đạo hoạt động hè của
trường;
- Kế hoạch thực hiện của trường;
- Các văn bản, tài liệu tổ chức các hoạt động hè
của trường (kế hoạch, nội dung chương trình, bài thu hoạch...);
- Báo cáo kết quả hoạt động của trường.
|
20 năm
|
|
|
10/GD
|
Kế hoạch, báo cáo công tác đội hàng tháng, học kỳ
và năm học
|
- Văn bản chỉ đạo, yêu cầu của cấp trên (nếu có);
- Kế hoạch công tác năm học;
- Các kế hoạch hoạt động hàng tháng;
- Các báo cáo hoạt động hàng tháng;
- Báo cáo sơ kết học kỳ I;
- Báo cáo kết quả hoạt động trong năm học (nếu
có)
|
20 năm
|
|
|
11/GD
|
Sổ sách công tác đội
|
- Sổ tổng phụ trách;
- Sổ nhi đồng;
- Sổ liên đội.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
12/GD
|
Hồ sơ thực hiện phong trào “Kế hoạch nhỏ” hàng
năm
|
- Kế hoạch của Hội đồng Đội quận/huyện;
- Kế hoạch của trường;
- Danh sách học sinh tham gia “Kế hoạch nhỏ”;
- Biên bản thanh lý;
- Tổng hợp phong trào “Kế hoạch nhỏ” hàng năm.
|
10 năm
|
|
|
13/GD
|
Hồ sơ hỗ trợ học sinh gia đình chính sách, hộ
nghèo, có hoàn cảnh khó khăn, khuyết tật...
|
- Kế hoạch phát động phong trào giúp học sinh
nghèo của trường;
- Danh sách học sinh nghèo, có hoàn cảnh khó khăn
của các lớp;
- Danh sách con thương binh, liệt sĩ gặp khó
khăn, học sinh khuyết tật;
- Danh sách học sinh nghèo học khá, giỏi;
- Danh sách ủng hộ của các lớp, của giáo viên;
- Các văn bản của PGD&ĐT về việc nhận quà, nhận
tiền hỗ trợ cho học sinh;
- Danh sách học sinh nhận quà, nhận tiền hỗ trợ;
- Quyết định phát học bổng + Danh sách học sinh
nhận học bổng;
- Chương trình tổ chức phát quà.
|
20 năm
|
|
|
14/GD
|
Hồ sơ xét chọn danh hiệu thi đua “Liên đội nghìn
việc tốt”
|
- Văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên (nếu
có);
- Bảng tự đánh giá của trường;
- Văn bản thông báo thời gian đánh giá của cơ
quan cấp trên;
- Báo cáo kết quả của trường (nếu có);
- Biên bản đánh giá;
- Quyết định công nhận và khen thưởng của cơ quan
cấp trên.
|
10 năm
|
|
|
15/GD
|
Hồ sơ tổ chức đại hội Liên đội
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên (nếu
có);
- Chương trình đại hội của trường;
- Báo cáo tổng kết công tác đội;
- Phương hướng hoạt động công tác đội và phong
trào thiếu nhi năm học mới;
- Biên bản kiểm phiếu;
- Quyết định công nhận Ban chỉ huy liên đội;
- Biên bản đại hội;
- Nghị quyết đại hội liên đội;
|
20 năm
|
|
|
16/GD
|
Hồ sơ đại hội Nhi đồng, đại hội Chi đội
|
- Chương trình đại hội (nếu có);
- Báo cáo tổng kết hoạt động đội của từng lớp;
- Biên bản đại hội từng lớp;
- Phương hướng hoạt động của từng lớp;
|
20 năm
|
|
|
17/GD
|
Hồ sơ kết nạp đội viên vào Đội (02 đợt/năm)
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên (nếu
có);
- Đơn xin vào đội + Giấy giới thiệu + Danh sách của
từng lớp;
- Tờ trình + Danh sách của trường gửi Hội đồng Đội
phường/xã;
- Các quyết định kết nạp đội viên cho từng lớp, từng
khối;
- Quyết định công nhận Ban chỉ huy chi đội đối với
từng lớp, từng khối của Hội đồng Đội phường/xã.
|
20 năm
|
|
|
3.
|
Công tác phổ cập giáo dục
|
|
18/GD
|
Hồ sơ tham gia thực hiện mục tiêu phổ cập giáo dục
tiểu học hàng năm của trường
|
- Kế hoạch của quận/huyện về chống mù chữ, phổ cập
giáo dục (CMC- PCGD) (nếu có);
- Các văn bản hướng dẫn, kiểm tra phổ cập giáo dục,
xóa mù chữ của PGD&ĐT;
- Kế hoạch CMC-PCGD của UBND phường/xã;
- Quyết định thành lập Ban chỉ đạo CMC-PCGD của
UBND phường/xã, hiệu trưởng là Phó ban chỉ đạo/thành viên
- Kế hoạch của trường;
- Quyết định thành lập tổ điều tra của trường;
- Bảng phân công giáo viên làm công tác điều tra
phổ cập giáo dục của trường;
- Văn bản của trường gửi UBND phường/xã về việc
cung cấp thông tin các hộ gia đình (nếu có);
- Danh sách các hộ gia đình do UBND phường/xã
cung cấp (nếu có);
- Danh sách giáo viên ký nhận phiếu điều tra;
- Các biểu mẫu thống kê tổng hợp trẻ em trong diện
PCGDTH đúng độ tuổi (Danh sách trẻ nơi khác đến học; trẻ học nơi khác; trong
độ tuổi đi học; trẻ khuyết tật; danh sách trẻ theo từng năm sinh....);
- Danh sách học sinh toàn trường theo năm học;
- Danh sách học sinh lớp 5 hoàn thành chương
trình;
- Danh sách học sinh lên lớp, thi lại, ở lại;
- Danh sách học sinh khuyết tật, học sinh học hòa
nhập tại trường;
- Danh sách học sinh nghỉ, bỏ học;
- Thống kê đội ngũ giáo viên;
- Thông kê cơ sở vật chất của trường;
- Sổ theo dõi PCGD;
- Sổ điều tra hộ nhân dân (theo tổ);
- Tổng hợp số liệu từng độ tuổi ra lớp và hiệu quả
đào tạo của từng năm học của trường;
- Báo cáo tình hình thực hiện và kết quả PCGD tiểu
học của trường;
- Hồ sơ PGD&ĐT kiểm tra tiến độ thực hiện
PCGD tại trường:
- Quyết định thành lập đoàn kiểm tra;
- Thông báo về việc kiểm tra (nếu có);
- Biên bản kiểm tra;
- Hồ sơ công nhận phổ cập giáo dục của UBND quận/huyện:
- Quyết định thành lập đoàn kiểm tra của quận/huyện;
- Thông báo thời gian kiểm tra (nếu có);
- Biên bản kiểm tra;
- Quyết định công nhận đạt chuẩn giáo dục phổ cập
của UBND quận/huyện (nếu đủ điều kiện);
- Hồ sơ công nhận phổ cập giáo dục cấp thành phố:
- Văn bản thông báo về việc kiểm tra;
- Biên bản kiểm tra;
- Quyết định công nhận của UBND thành phố (nếu
có).
|
20 năm
|
|
|
4.
|
Phát triển giáo dục và kết quả giáo dục
|
|
19/GD
|
Hồ sơ phát triển giáo dục tiểu học hàng năm của
trường
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên (nếu
có);
- Dự kiến kế hoạch phát triển giáo dục tiểu học của
trường gửi cơ quan cấp trên phê duyệt;
- Thông báo giao chỉ tiêu phát triển trường lớp
hàng năm của PGD&ĐT;
- Kế hoạch phát triển giáo dục của trường;
- Báo cáo kết quả của trường;
- Trường hợp cơ quan cấp trên đến kiểm tra, có
thêm các văn bản:
- Văn bản thông báo về việc kiểm tra của cơ quan
cấp trên;
- Biên bản kiểm tra tình hình thực tế.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
20/GD
|
Hồ sơ tuyển sinh vào lớp 1 hàng năm của trường
|
- Quyết định quy định tuyển sinh hàng năm của cấp
trên;
- Văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về việc tuyển sinh
năm học của cơ quan cấp trên;
- Quyết định về việc thành lập Hội đồng tuyển
sinh vào lớp 1 của trường;
- Thông báo của trường về việc tuyển sinh vào lớp
1;
- Văn bản của trường gửi các cơ quan liên quan về
việc thông báo rộng rãi trên các phương tiện thông tin;
- Thống kê tình hình tuyển sinh vào lớp 1 của trường
(theo mẫu);
- Biên bản họp Hội đồng tuyển sinh của trường;
- Danh sách trẻ vào lớp 01 hàng năm;
- Danh sách trẻ theo từng lớp học.
|
10 năm
|
|
|
21/GD
|
Hồ sơ của từng học sinh
|
- Đơn xin nhập học;
- Bản sao Giấy khai sinh;
- Bản phô tô Sổ hộ khẩu/tạm trú;
- Học bạ;
- Sổ tổng hợp đánh giá học sinh (đối với học sinh
theo mô hình trường học mới).
|
Sau 05 năm trả lại
cho học sinh
|
|
|
22/GD
|
Hồ sơ học sinh của trường chuyển đi học nơi khác
|
- Đơn xin rút hồ sơ để chuyển trường của gia đình
học sinh;
- Giấy giới thiệu chuyển trường của trường;
- Giấy giới thiệu của PGD&ĐT nơi đi;
- Giấy tiếp nhận của PGD&ĐT nơi đến;
- Sổ theo dõi học sinh chuyển trường.
|
10 năm
|
|
|
23/GD
|
Hồ sơ học sinh nơi khác chuyển đến học tại trường
|
- Đơn xin chuyển trường;
- Giấy giới thiệu của PGD&ĐT nơi đi;
- Giấy tiếp nhận của PGD&ĐT nơi đến;
- Giấy giới thiệu chuyển trường của trường đã học;
- Học bạ + bản sao giấy khai sinh + phô tô sổ hộ
khẩu của học sinh;
- Sổ theo dõi học sinh chuyển đến.
|
10 năm
|
|
|
24/GD
|
Hồ sơ khảo sát, đánh giá chất lượng giáo dục của trường
|
1. Hồ sơ khảo sát chất lượng đầu năm học:
- Bảng đánh giá kết quả khảo sát chất lượng của từng
khối;
- Đánh giá khảo sát chất lượng đầu năm học của
trường;
- Bảng thống kê tổng hợp chất lượng khảo sát đầu
năm của trường;
2. Hồ sơ đánh giá chất lượng cuối học kỳ I:
- Bảng thống kê chất lượng giáo dục của từng khối;
- Bảng thống kê chất lượng giáo dục của trường;
- Tổng kết chất lượng cuối học kỳ I;
- So sánh chất lượng giữa kỳ I và cuối kỳ I;
- Đánh giá kết quả kiểm tra cuối kỳ I của từng khối;
- Thống kê kết quả bài kiểm tra cuối kỳ I;
- Kết quả đánh giá xếp loại cuối kỳ của từng tổ;
- Kết quả đánh giá xếp loại cuối kỳ của trường;
- Thống kê chất lượng giáo dục tiểu học học kỳ I
của từng khối và của trường.
|
20 năm
|
|
|
25/GD
|
Hồ sơ kiểm tra học sinh định kỳ trong năm học
|
- Kế hoạch kiểm tra định kỳ của trường (nếu có);
- Các quyết định thành lập Hội đồng coi thi và chấm
thi;
- Lịch kiểm tra định kỳ;
- Biên bản duyệt đề kiểm tra định kỳ;
- Các đề thi + đáp án;
- Biên bản tổ chức kiểm tra định kỳ;
- Biên bản mở đề thi các môn;
- Biên bản mở đáp án các môn;
- Bài thi của học sinh;
- Biên bản chấm bài thi các lớp;
- Kết quả thi (nếu có).
|
10 năm
|
Đối với bài thi có thể tách riêng và lưu 02 năm
|
|
26/GD
|
Hồ sơ bồi dưỡng học sinh năng khiếu, phụ đạo học
sinh yếu, học sinh gặp khó khăn trong học tập
|
- Văn bản chỉ đạo của cấp trên;
- Kế hoạch bồi dưỡng học sinh năng khiếu, phụ đạo
học sinh yếu, ngăn chặn học sinh bỏ học của trường;
- Danh sách học sinh yếu, học sinh gặp khó khăn
trong học tập;
- Phiếu theo dõi học tập;
- Thời khóa biểu bồi dưỡng học sinh năng khiếu,
phụ đạo học sinh yếu của trường;
- Sổ theo dõi tiến bộ của từng học sinh (theo mẫu).
|
10 năm
|
|
|
27/GD
|
Hồ sơ học sinh hoàn thành chương trình tiểu học
|
- Văn bản chỉ đạo của cấp trên;
- Quyết định thành lập Hội đồng xét hoàn thành
chương trình tiểu học của trường;
- Bảng phân công giáo viên kiểm tra chéo hồ sơ giữa
các lớp;
- Biên bản kiểm tra chéo;
- Biên bản xét hoàn thành chương trình tiểu học của
Hội đồng;
- Quyết định công nhận học sinh lớp 5 hoàn thành
chương trình tiểu học của trường + Danh sách;
- Danh sách học sinh lớp 5 chưa hoàn thành chương
trình tiểu học (nếu có);
- Quyết định thành lập Hội đồng xét bổ sung học
sinh hoàn thành chương trình tiểu học (nếu có);
- Bài kiểm tra của học sinh (nếu có);
- Biên bản họp xét bổ sung (nếu có);
- Quyết định công nhận bổ sung học sinh lớp 5 hoàn
thành chương trình tiểu học của trường + Danh sách.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
28/GD
|
Hồ sơ xét học sinh lên lớp, lưu ban
|
- Văn bản chỉ đạo của cấp trên;
- Quyết định thành lập Hội đồng xét học sinh lên
lớp của trường;
- Bảng phân công giáo viên kiểm tra chéo hồ sơ giữa
các lớp;
- Biên bản kiểm tra chéo;
- Biên bản họp xét của Hội đồng;
- Quyết định công nhận học sinh được lên lớp của
trường + Danh sách học sinh;
- Danh sách học sinh thi lại của trường;
- Kế hoạch ôn tập và kiểm tra cho học sinh thi lại;
- Đề cương ôn tập và đề kiểm tra lại;
- Thông báo lịch thi lại của trường (nếu có);
- Bài thi lần 2 và 3 của học sinh;
- Các biên bản kiểm tra lại và xét lên lớp cho học
sinh phải kiểm tra lại;
- Quyết định công nhận bổ sung học sinh được lên
lớp, học sinh lưu ban của trường + Danh sách;
- Các biên bản bàn giao học sinh lên lớp.
|
70 năm
|
|
|
29/GD
|
Hồ sơ theo dõi học sinh khuyết tật
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên (nếu
có);
- Kế hoạch phụ đạo học sinh khuyết tật của trường;
- Danh sách học sinh khuyết tật;
- Bài thi của học sinh khuyết tật;
- Sổ theo dõi tiến bộ của từng học sinh (theo mẫu).
|
10 năm
|
Sổ theo dõi sẽ chuyển lên cấp II
|
|
30/GD
|
Hồ sơ tổ chức các hội thi kiến thức cho học sinh
(toán tiểu học, tiếng anh, thi toán qua mạng...) do trường chủ trì tổ chức
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của PGD&ĐT (nếu
có);
- Kế hoạch tổ chức hội thi của trường;
- Các quyết định thành lập Ban tổ chức, Ban ra đề
thi, coi thi và chấm thi của trường;
- Các đề thi và đáp án;
- Danh sách học sinh dự thi + số báo danh;
- Các bài dự thi của học sinh;
- Bảng tổng hợp kết quả thi;
- Thông báo kết quả thi của trường;
- Quyết định khen thưởng của trường đối với học
sinh đạt kết quả cao.
|
10 năm
|
|
|
31/GD
|
Hồ sơ cử học sinh tham gia các hội thi kiến thức
do trường khác hoặc cơ quan khác tổ chức
|
- Kế hoạch thi của cơ quan khác (nếu có);
- Các văn bản thông báo liên quan đến tổ chức hội
thi của các cơ quan;
- Danh sách đăng ký học sinh tham gia dự thi của
trường;
- Thông báo kết quả thi của các cơ quan;
- Quyết định khen thưởng của các cơ quan đối với
học sinh đạt kết quả cao (nếu có).
|
05 năm
|
|
|
32/GD
|
Hồ sơ viết chữ đẹp, giữ vở sạch của trường
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của các cấp (nếu
có);
- Kế hoạch viết chữ đẹp, giữ vở sạch của trường;
- Đăng ký của các lớp;
- Bảng theo dõi kết quả thực hiện viết chữ đẹp,
giữ vở sạch hàng tháng, cả năm của từng lớp, từng tổ và của trường;
- Biên bản đề nghị công nhận xét lớp vở sạch chữ
đẹp;
- Thông báo kết quả của trường (nếu có);
- Quyết định công nhận của trường.
- Nếu có tổ chức giao lưu cấp trường, có thêm các
tài liệu:
+ Kế hoạch giao lưu của trường;
+ Quyết định thành lập Ban tổ chức và Ban giám khảo
của trường;
+ Đề thi + đáp án + Bài thi;
+ Kết quả thi;
+ Quyết định khen thưởng của trường.
|
10 năm
|
|
|
33/GD
|
Hồ sơ thực hiện phong trào thi đua “trường học
thân thiện, học sinh tích cực” hàng năm của trường
|
- Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của PGD&ĐT;
- Kế hoạch thực hiện của trường;
- Bản đăng ký cam kết của từng lớp;
- Cam kết của trường;
- Báo cáo sơ kết của trường;
- Bảng đánh giá kết quả cụ thể của từng bộ phận;
- Tổng hợp kết quả của trường;
- Báo cáo kết quả thực hiện của trường;
- Quyết định thành lập đoàn kiểm tra của của
PGD&ĐT;
- Thông báo về việc kiểm tra của của PGD&ĐT;
- Biên bản kiểm tra;
- Quyết định công nhận của PGD&ĐT (nếu đủ điều
kiện).
|
20 năm
|
|
|
34/GD
|
Hồ sơ thực hiện phong trào thi đua “trường học
thân thiện, học sinh tích cực” giai đoạn từ năm ... đến năm...
|
- Văn bản hướng dẫn của cấp trên;
- Kế hoạch của PGD&ĐT;
- Kế hoạch của trường;
- Văn bản đăng ký tham gia phong trào của trường;
- Báo cáo kết quả thực hiện hàng năm của trường;
- Báo cáo kết quả thực hiện theo từng giai đoạn của
trường.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
35/GD
|
Hồ sơ kiểm tra hoạt động dạy và học của trường
(cơ quan cấp trên đến kiểm tra)
|
- Quyết định thành lập Đoàn kiểm tra của cơ quan
kiểm tra;
- Thông báo về việc kiểm tra của cơ quan kiểm
tra;
- Báo cáo các nội dung được kiểm tra của trường;
- Biên bản kiểm tra;
- Thông báo kết quả kiểm tra của cơ quan kiểm tra
(nếu có).
|
- Vụ việc nghiêm trọng: Vĩnh viễn
- Vụ việc khác: 15 năm
|
|
|
36/GD
|
Hồ sơ kiểm tra nội bộ của trường (Ban giám hiệu
kiểm tra các bộ phận trong trường)
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên (nếu
có);
- Kế hoạch kiểm tra nội bộ của trường;
- Các biên bản kiểm tra đối với từng bộ phận
trong trường (thư viện, tài chính, chuyên môn…);
- Báo cáo kết quả kiểm tra của trường.
|
15 năm
|
|
|
37/GD
|
Hồ sơ kiểm tra chất lượng định kỳ của các lớp
|
- Các biểu thống kê kết quả kiểm tra từng lớp của
từng tổ;
- Biểu thống kê kết quả kiểm tra từng lớp của trường;
- Đề khảo sát + đáp án.
|
10 năm
|
|
|
38/GD
|
Hồ sơ quản lý hoạt động bán trú của trường hàng
năm
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan cấp
trên;
- Văn bản triển khai hoạt động bán trú tại trường;
- Báo cáo tổng kết hoạt động bán trú tại trường.
|
20 năm
|
|
|
39/GD
|
Hồ sơ thực hiện thí điểm mô hình trường học mới
(sau đây viết tắt là VNEN)
|
- Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên;
- Văn bản đăng ký tham gia thực hiện VNEN của trường;
- Kế hoạch triển khai VNEN từng năm học của trường;
- Các văn bản cử giáo viên tham gia tập huấn VNEN
của trường, của cấp trên;
- Văn bản, tài liệu trường tổ chức hội thảo, tập
huấn VNEN (văn bản của cấp trên, kế hoạch của trường, danh sách người tham
gia, phiếu và kết quả khảo sát...);
- Các biên bản kiểm tra thực hiện VNEN giữa Ban
giám hiệu nhà trường và lớp;
- Văn bản đề nghị báo cáo của cấp trên;
- Văn bản thông báo kiểm tra của cấp trên;
- Biên bản kiểm tra giữa cấp trên và nhà trường;
- Báo cáo đánh giá thực hiện VNEN từng năm học;
- Báo cáo tổng kết thực hiện VNEN theo giai đoạn
(nếu có).
|
Vĩnh viễn
|
|
|
40/GD
|
Hồ sơ đánh giá mỗi học sinh trong năm học theo
VNEN
|
- Nhật kí đánh giá của giáo viên ghi những lưu ý
đặc biệt trong quá trình đánh giá thường xuyên về học sinh;
- Các bài kiểm tra định kì đã được giáo viên đánh
giá;
- Phiếu đánh giá tổng hợp cuối học kì I, cuối năm
học;
- Phiếu đánh giá của phụ huynh;
- Nhật kí tự đánh giá của học sinh (nếu có);
- Các sản phẩm hoặc các vật thay thế sản phẩm của
hoạt động giáo dục, văn hóa, nghệ thuật,... (nếu có);
- Các loại giấy chứng nhận, giấy khen, thư cảm
ơn, xác nhận thành tích,...của học sinh trong năm học (nếu có).
|
20 năm
|
|
|
41/GD
|
Hồ sơ thực hiện thí điểm các phương pháp dạy học
mới để nâng cao chất lượng giáo dục
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của PGD&ĐT;
- Kế hoạch của trường;
- Văn bản thông báo chủ trương của trường (nếu
có);
- Các bảng tổng hợp của từng tổ;
- Sổ tổng hợp đánh giá của trường (nếu có);
- Báo cáo kết quả triển khai của từng tổ;
- Báo cáo kết quả thực hiện của trường.
|
20 năm
|
|
|
42/GD
|
Hồ sơ hướng dẫn tập sự và xét hết tập sự cho giáo
viên
|
- Quyết định tuyển dụng viên chức của UBND quận,
huyện;
- Quyết định phân công công tác đối với giáo viên
của PGD&ĐT;
- Quyết định thành lập Ban chỉ đạo thực tập sư phạm
của trường;
- Quyết định phân công giáo viên hướng dẫn tập sự
của trường;
- Quyết định phân công nhiệm vụ cho giáo viên tập
sự của trường;
- Các phiếu đánh giá tiết dạy đối với giáo viên tập
sự;
- Báo cáo kết quả tập sự của giáo viên tập sự;
- Báo cáo kết quả tập sự của giáo viên hướng dẫn;
- Biên bản họp xét giáo viên hết thời gian tập sự
của trường;
- Tờ trình của trường đề nghị xét hết tập sự cho
giáo viên tập sự gửi PGD&ĐT;
- Quyết định công nhận hết thời gian tập sự của
UBND quận, huyện.
|
70 năm
|
|
|
43/GD
|
Hồ sơ quản lý việc học thêm, dạy thêm của trường
|
- Văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của cơ quan cấp
trên;
- Bản cam kết của giáo viên;
- Báo cáo việc học thêm, dạy thêm của trường;
- Quyết định thành lập đoàn kiểm tra;
- Biên bản kiểm tra;
- Thông báo kết quả kiểm tra.
|
20 năm
|
|
|
44/GD
|
Hồ sơ bài giảng điện tử của trường
|
- Bảng kê cụ thể các bài giảng của từng tổ;
- Bảng tổng hợp của trường;
- Sổ tiết soạn và dạy bằng giáo án điện tử từng
tháng;
- Sổ tiết soạn và dạy bằng giáo án điện tử từng học
kỳ.
|
10 năm
|
Để quản lý trang thiết bị
|
|
45/GD
|
Sổ sách phục vụ hoạt động giáo dục đối với nhà
trường
|
- Số đăng bộ;
- Sổ theo dõi tình hình học sinh;
- Sổ gọi tên và ghi điểm học sinh;
- Sổ ký nhận trả hồ sơ cho học sinh;
- Sổ theo dõi tình hình giáo viên, nhân viên;
- Sổ khen thưởng, kỷ luật.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
46/GD
|
Sổ sách phục vụ hoạt động giáo dục đối với từng
giáo viên
|
- Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm chủ nhiệm);
- Sổ thăm lớp dự giờ;
- Lịch báo giảng.
|
20 năm
|
|
|
VII.
|
TÀI LIỆU TỔNG HỢP
|
|
1.
|
Hồ sơ về công tác hành chính văn phòng
|
|
01/TH
|
Chương trình, báo cáo công tác hành chính văn
phòng hàng năm, nhiều năm
|
- Chương trình, kế hoạch công tác hành chính văn
phòng hàng năm, nhiều năm;
- Báo cáo kết quả thực hiện hàng năm, nhiều năm.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
02/TH
|
Tập văn bản của các cơ quan gửi đến trao đổi về
công tác hành chính văn phòng,
|
- Các văn bản liên quan đến công tác hành chính
văn phòng;
- Thông báo chức danh, chữ ký;
- Thông báo thay đổi con dấu;
- Thông báo treo cờ, nghỉ lễ;
- Thông báo địa điểm, trụ sở, chi nhánh của các đơn
vị...
|
05 năm
|
|
|
2.
|
Hồ sơ về công tác văn thư, lưu trữ
|
|
03/TH
|
Hồ sơ ban hành các văn bản về công tác văn thư,
lưu trữ
|
- Văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của cấp trên (nếu
có);
- Quyết định + Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
của trường;
- Quyết định ban hành + Thành phần tài liệu của hồ
sơ của trường;
- Quyết định ban hành + Bảng thời hạn bảo quản
tài liệu của trường;
|
Vĩnh viễn
|
|
|
04/TH
|
Hồ sơ thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hàng
năm
|
- Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên (nếu
có);
- Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm của
trường;
- Quyết định ban hành danh mục hồ sơ dự kiến hàng
năm;
- Báo cáo kết quả thực hiện 6 tháng (nếu có);
năm;
- Văn bản thông báo thời gian thu thập hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan;
- Biên bản bàn giao tài liệu + Mục lục hồ sơ nộp
lưu của từng bộ phận, cá nhân;
- Quyết định ban hành danh mục hồ sơ chính thức
hàng năm.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
05/TH
|
Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của trường hàng
năm
|
- Tập lưu văn bản đi;
- Sổ đăng ký văn bản đi.
|
50 năm
|
|
|
06/TH
|
Sổ theo dõi phát hành văn bản đi của trường
|
- Sổ theo dõi phát hành văn bản đi trực tiếp của
trường;
- Sổ theo dõi phát hành văn bản đi Bưu điện của
trường;
|
20 năm
|
|
|
07/TH
|
Sổ đăng ký văn bản đến của trường hàng năm
|
- Sổ đăng ký văn bản đến của trường hàng năm;
- Sổ chuyển giao văn bản đến (nếu không ký nhận
trực tiếp tại sổ đăng ký văn bản đến);
- Sổ đăng ký văn bản mật đến của trường (nếu có);
- Sổ in sao văn bản mật của trường (nếu có).
|
20 năm
|
|
|
08/TH
|
Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị
|
- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị
tài liệu;
- Danh mục tài liệu hết giá trị; bản thuyết minh
tài liệu hết giá trị
- Phiếu trình của người đề xuất (nếu có);
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
- Văn bản đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị
của trường;
- Văn bản thẩm định của PGD&ĐT;
- Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;
- Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
- Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
|
20 năm
|
|
|
09/TH
|
Hồ sơ chỉnh lý tài liệu
|
- Kế hoạch chỉnh lý tài liệu;
- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;
- Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (nếu có);
- Mục lục hồ sơ;
- Danh mục tài liệu hết giá trị, bản thuyết minh
tài liệu hết giá trị;
- Báo cáo kết quả đợt chỉnh lý;
- Hợp đồng chỉnh lý, văn bản nghiệm thu.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
3.
|
Hồ sơ về công tác thi đua - khen thưởng
|
|
10/TH
|
Hồ sơ ban hành quy chế thi đua - khen thưởng
|
- Văn bản hướng dẫn của cấp trên (nếu có);
- Dự thảo quy chế xét thi đua - khen thưởng của
trường;
- Ý kiến tham gia của các bộ phận, cá nhân đối với
dự thảo quy chế;
- Quyết định ban hành + Quy chế Thi đua - khen
thưởng của trường.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
11/TH
|
Chương trình, báo cáo thi đua hàng năm của trường
|
- Chương trình thi đua của trường;
- Báo cáo tổng kết chương trình thi đua của trường.
|
Vĩnh Viễn
|
|
|
12/TH
|
Hồ sơ về phát động, tổng kết phong trào thi đua
hàng năm
|
- Báo cáo tổng kết phong trào thi đua hàng năm;
- Kế hoạch phát động phong trào thi đua hàng năm;
- Bản đăng ký của các cá nhân, tập thể;
- Hướng dẫn chấm thi đua năm học của trường;
- Giao ước thi đua giữa trường và công đoàn trường;
- Hồ sơ kiểm tra công tác thi đua (Lịch/thông báo
kiểm tra của cơ quan cấp trên; Biên bản kiểm tra);
|
Vĩnh viễn
|
|
|
13/TH
|
Hồ sơ khen thưởng thường xuyên hàng năm của trường
|
- Trường hợp thuộc thẩm quyền khen thưởng của Hiệu
trưởng trường:
+ Bản đăng ký thi đua của cá nhân/tập thể hàng
năm;
+ Báo cáo thành tích của cá nhân/tập thể (nếu
có);
+ Biên bản họp Hội đồng thi đua - khen thưởng của
Trường;
+ Quyết định khen thưởng của Hiệu trưởng trường.
- Trường hợp thuộc thẩm quyền khen thưởng của thủ
trưởng cơ quan cấp trên:
+ Biên bản họp Hội đồng thi đua - khen thưởng của
trường;
+ Tờ trình của trường đề nghị khen thưởng cho tập
thể/cá nhân kèm theo báo cáo thành tích;
+ Quyết định khen thưởng của thủ trưởng cơ quan cấp
trên (nếu được khen thưởng).
|
20 năm
|
|
|
14/TH
|
Hồ sơ thi đua giữa các lớp trong trường
|
- Kế hoạch của trường (nếu có);
- Đăng ký danh hiệu thi đua của từng lớp;
- Kết quả đánh giá;
- Quyết định khen thưởng của trường.
|
10 năm
|
|
|
15/TH
|
Hồ sơ các đợt thi đua trong năm học
|
- Các văn bản hướng dẫn của PGD&ĐT;
- Đăng ký thi đua của từng cá nhân;
- Đăng ký thi đua của trường;
- Bảng điểm đánh giá thi đua của từng cá nhân
theo đợt;
- Biên bản họp hội đồng (tại sổ Hội đồng thi
đua);
- Bảng kết quả xếp loại thi đua của từng đợt;
- Trường hợp khen thưởng của quận:
- Các văn bản hướng dẫn của PGD&ĐT;
- Tờ trình của trường + Biên bản họp xét thi đua
+ Danh sách + báo cáo thành tích;
- Bảng điểm đánh giá thi đua năm học của trường;
- Quyết định khen thưởng của quận.
|
10 năm
|
|
|
16/TH
|
Hồ sơ khen thưởng chuyên đề
|
- Trường hợp thuộc thẩm quyền của Hiệu trưởng trường:
+ Trích ngang thành tích;
+ Quyết định khen thưởng của Hiệu trưởng trường;
- Trường hợp thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ
quan cấp trên:
+ Tờ trình đề nghị của trường + Trích ngang thành
tích;
+ Quyết định khen thưởng của thủ trưởng cơ quan cấp
trên (nếu được khen thưởng).
|
10 năm
|
|
|
17/TH
|
Hồ sơ thi đua - khen thưởng của trường giai đoạn
từ năm... đến năm...
|
- Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên (nếu có);
- Kế hoạch thi đua của trường trong từng giai đoạn;
- Tiêu chuẩn thi đua trong từng giai đoạn;
- Biên bản họp xét thi đua;
- Quyết định khen thưởng.
|
10 năm
|
|
|
18/TH
|
Hồ sơ xét sáng kiến, kinh nghiệm
|
- Văn bản triển khai, hướng dẫn của cơ quan cấp
trên;
- Quyết định thành lập Hội đồng xét sáng kiến
kinh nghiệm của trường;
- Quyết định thành lập Tổ hỗ trợ viết và áp dụng
sáng kiến kinh nghiệm (SKKN) hàng năm của trường;
- Báo cáo tình hình viết và áp dụng SKKN;
- Bảng thống kê các đề tài SKKN của trường;
- Đề tài SKKN;
- Phiếu chấm bình chọn xếp loại SKKN;
- Biên bản họp của Hội đồng;
- Tờ trình của trường gửi cơ quan cấp trên;
- Quyết định công nhận đề tài SKKN của cơ quan cấp
trên.
|
10 năm
|
|
|
19/TH
|
Hồ sơ khen thưởng đột xuất
|
- Văn bản đề nghị khen thưởng (nếu có) + Trích
ngang thành tích;
- Quyết định khen thưởng.
|
10 năm
|
|
|
4.
|
Tài liệu tổng hợp
|
|
20/TH
|
Hồ sơ xây dựng các quy định, quy chế của trường
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan cấp trên
(nếu có);
- Dự thảo quy định, quy chế của trường;
- Ý kiến tham gia của các bộ phận, cá nhân đối với
dự thảo/Biên bản họp thông qua dự thảo;
- Quyết định + Quy định, quy chế được ban hành.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
21/TH
|
Hồ sơ về thực hiện các chỉ tiêu được giao hàng
năm của trường
|
- Quyết định giao chỉ tiêu kế hoạch của cấp trên;
- Các kế hoạch để triển khai (nếu có);
- Văn bản yêu cầu báo cáo của cấp trên (nếu có);
- Báo cáo kết quả thực hiện hàng năm của trường.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
22/TH
|
Hồ sơ báo cáo công tác hàng tháng, quý, 6 tháng,
9 tháng của trường
|
- Văn bản đề nghị báo cáo của cấp trên (nếu có);
- Báo cáo công tác hàng tháng;
- Báo cáo công tác hàng quý;
- Báo cáo công tác 6 tháng;
- Báo cáo công tác 9 tháng
|
20 năm
|
|
|
23/TH
|
Hồ sơ về các cuộc họp giao ban của trường
|
- Biên bản cuộc họp hoặc sổ ghi biên bản
|
20 năm
|
|
|
24/TH
|
Hồ sơ về các hội nghị tổng kết hàng năm (tổng kết
kết quả dạy học hàng năm; hội nghị viên chức;...)
|
- Văn bản chỉ đạo của cấp trên (nếu có);
- Giấy mời;
- Danh sách tham dự hội nghị;
- Chương trình hội nghị;
- Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu;
- Báo cáo tổng kết và phương hướng thực hiện
trong năm đến;
- Các bài phát biểu của lãnh đạo (nếu có);
- Biên bản hội nghị;
- Thông báo kết luận Hội nghị (nếu có);
- Phim ảnh, tài liệu khác liên quan đến hội nghị
(nếu có).
|
Vĩnh viễn
|
|
|
25/TH
|
Hồ sơ theo dõi tình hình thực hiện Chỉ thị số
24-CT/TU về học sinh bỏ học, thanh thiếu niên hư
|
- Văn bản chỉ đạo về thực hiện Chỉ thị số 24-CT/TU;
- Kế hoạch của trường;
- Quyết định thành lập Ban chỉ đạo của trường;
- Văn bản thông báo của trường về học sinh bỏ học
cư trú trên địa bàn phường/xã;
- Báo cáo của trường.
|
10 năm
|
|
|
26/TH
|
Hồ sơ thực hiện kết luận 51-KL/TW về đề án “Đổi mới
căn bản, toàn diện giáo dục đào tạo”
|
- Kế hoạch của cơ quan cấp trên;
- Kế hoạch của phường/xã;
- Báo cáo tình hình thực hiện.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
27/TH
|
Hồ sơ thực hiện Chỉ thị 03, Chỉ thị 29
|
- Văn bản chỉ đạo của cấp trên;
- Kế hoạch của PGD&ĐT (nếu có);
- Quyết định thành lập Ban chỉ đạo của trường;
- Kế hoạch của trường;
- Bản đăng ký của từng cá nhân;
- Biên bản kiểm tra;
- Báo cáo sơ kết của trường (nếu có);
- Báo cáo kết quả thực hiện của trường.
- Trường hợp cơ quan cấp trên đến kiểm tra, có
các văn bản:
- Văn bản thông báo về việc kiểm tra;
- Biên bản kiểm tra.
|
10 năm
|
|
|
28/TH
|
Hồ sơ thực hiện nhiệm vụ trọng tâm của ngành giáo
dục
|
- Các văn bản của PGD&ĐT về việc thực hiện
nhiệm vụ trọng tâm của ngành giáo dục;
- Kế hoạch thực hiện của trường;
- Báo cáo kết quả 6 tháng, hàng năm của trường.
|
10 năm
|
|
|
29/TH
|
Hồ sơ thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, tham
nhũng hàng năm của trường
|
- Kế hoạch của PGD&ĐT;
- Kế hoạch thực hiện của trường;
- Quy chế thực hiện tiết kiệm của trường;
- Cam kết thực hiện tiết kiệm của trường;
- Quyết định thành Ban chỉ đạo của trường;
- Các biên bản họp Ban chỉ đạo;
- Các văn bản của cấp trên về việc thực hiện tiết
kiệm;
- Báo cáo kết quả thực hiện hàng quý, năm của trường.
|
10 năm
|
|
|
30/TH
|
Hồ sơ trường học đạt chuẩn văn hóa
|
- Văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên;
- Kế hoạch, phương hướng xây dựng cơ quan văn hóa
của trường;
- Quyết định thành lập Ban chỉ đạo vận động xây dựng
cơ quan văn hóa của trường;
- Bản đăng ký xây dựng cơ quan văn hóa của trường;
- Quy ước xây dựng “cơ quan đạt chuẩn văn hóa”;
- Biên bản họp công nhận tập thể lớp văn hóa;
- Văn bản đề nghị báo cáo của cơ quan cấp trên (nếu
có);
- Báo cáo tình hình thực hiện xây dựng trường học
văn hóa cùa trường;
- Bảng chấm điểm cơ quan đạt chuẩn văn hóa của
trường;
- Hướng dẫn PGD&ĐT về việc kiểm tra, bình
xét, công nhận danh hiệu;
- Văn bản thông báo về việc kiểm tra của Ban Chỉ
đạo quận, huyện;
- Biên bản kiểm tra;
- Tờ trình đề nghị công nhận trường văn hóa của
trường;
- Quyết định công nhận của UBND quận/huyện (nếu đủ
điều kiện).
|
20 năm
|
|
|
31/TH
|
Hồ sơ thực hiện quy chế dân chủ tại trường
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của PGD&ĐT;
- Quyết định thành lập Ban chỉ đạo thực hiện quy
chế dân chủ của trường; Quy chế hoạt động của Ban Chỉ đạo;
- Quyết định ban hành quy chế dân chủ của trường;
- Kế hoạch thực hiện của trường;
- Quyết định ban hành quy chế thực hiện công khai
các hoạt động giáo dục;
- Các biên bản họp Ban chỉ đạo;
- Báo cáo đánh giá thực hiện quy chế dân chủ của
trường;
- Các thông báo về công khai các thông tin (chất
lượng giáo dục, cơ sở vật chất, đội ngũ nhà giáo, cán bộ quản lý, nhân viên);
- Kế hoạch kiểm tra của UBND quận/huyện;
- Biên bản kiểm tra;
- Thông báo kết quả kiểm tra.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
32/TH
|
Hồ sơ về công nghệ thông tin
|
- Các văn bản của cấp trên chỉ đạo về công tác
công nghệ thông tin;
- Kế hoạch thực hiện công nghệ thông tin của trường;
- Quyết định thành lập Ban chỉ đạo công nghệ
thông tin của trường;
- Quyết định phân công phụ trách công nghệ thông
tin;
- Biên bản bàn giao các thiết bị;
- Quy chế sử dụng mạng nội bộ, truy cập
Internet...;
- Báo cáo kết quả hoạt động (nếu có).
|
10 năm
|
|
|
33/TH
|
Hồ sơ về trang thông tin điện tử của trường
|
- Hợp đồng xây dựng và duy trì trang thông tin điện
tử;
- Hồ sơ xin phép hoạt động của trang thông tin điện
tử (đơn đề nghị cấp giấy phép; bản sao chứng thực Quyết định thành lập trường;
bản sao chứng thực bằng tốt nghiệp đại học và sơ yếu lý lịch của hiệu trưởng
trường; Đề án thiết lập trang thông tin điện tử của trường);
- Giấy phép hoạt động trang thông tin điện tử của
trường do cơ quan có thẩm quyền cấp.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
34/TH
|
Hồ sơ Vì sự tiến bộ phụ nữ/ Bình đẳng giới
|
- Văn bản chỉ đạo/kế hoạch của cơ quan cấp trên;
- Kế hoạch thực hiện của trường;
- Báo cáo kết quả thực hiện: 6 tháng, năm.
|
10 năm
|
|
|
5.
|
Hồ sơ tài chính - kế toán
|
|
35/TH
|
Hồ sơ về xây dựng, giao chỉ tiêu, dự toán ngân
sách nhà nước hàng năm
|
- Văn bản chỉ đạo/hướng dẫn xây dựng dự toán hàng
năm của cơ quan cấp trên;
- Dự toán của trường về nhu cầu ngân sách;
- Quyết định giao dự toán ngân sách của cơ quan cấp
trên;
|
Vĩnh viễn
|
|
|
36/TH
|
Hồ sơ về thanh tra, kiểm tra tài chính hàng năm tại
trường
|
1. Kiểm tra:
- Văn bản thông báo kiểm tra của cấp trên;
- Biên bản kiểm tra;
2. Thanh tra:
- Quyết định thanh tra của cấp trên;
- Báo cáo phục vụ thanh tra của trường (nếu có);
- Biên bản thanh tra;
- Kết luận kết quả thanh tra của cấp trên;
- Báo cáo khắc phục sau thanh tra của trường (nếu
có)
|
Vụ việc nghiêm trọng:
Vĩnh viễn; vụ việc khác: 15 năm
|
|
|
37/TH
|
Hồ sơ báo cáo tài chính quyết toán ngân sách hàng
năm của trường
|
- Văn bản chỉ đạo của cấp trên (nếu có);
- Báo cáo tài chính quyết toán hàng quý, năm của
trường;
- Báo cáo thuyết minh giải trình quyết toán ngân
sách năm;
- Tổng hợp số liệu thu, chi ngân sách;
- Sổ theo dõi thu bổ sung từ cấp trên;
- Quyết toán chi tiết thu chi từ các tài khoản
chuyên thu;
- Thông báo kiểm tra quyết toán ngân sách của cơ
quan cấp trên;
- Biên bản kiểm tra quyết toán ngân sách của cơ
quan cấp trên;
- Thông báo thẩm tra quyết toán ngân sách của cơ
quan cấp trên;
- Quyết định công khai quyết toán ngân sách;
- Các biểu mẫu, văn bản khác (nếu có);
- Các văn bản trong quá trình điều chỉnh.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
38/TH
|
Hồ sơ về phiếu chi ngân sách (gồm chi tiền mặt và
chi chuyển khoản)
|
- Phiếu chi/Giấy rút dự toán ngân sách;
- Giấy đề nghị tạm ứng;
- Bảng kê chứng từ đề nghị tạm ứng;
- Giấy đề xuất/Lệnh chi tiền;
- Giấy nhận tiền;
- Hóa đơn (nếu có);
- Các chứng từ kèm theo.
|
10 năm
|
|
|
39/TH
|
Hồ sơ theo dõi bảo hiểm y tế của học sinh trong
năm học
|
- Danh sách học sinh tham gia bảo hiểm y tế;
- Danh sách học sinh tham gia bảo hiểm thân thể;
- Danh sách học sinh tham gia bảo hiểm tai nạn;
- Danh sách cấp thẻ BHYT của bảo hiểm xã hội quận/huyện
gửi.
|
05 năm
|
|
|
40/TH
|
Hồ sơ về chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo
hiểm thất nghiệp cho giáo viên, người lao động của trường
|
- Công văn tăng, giảm viên chức, người lao động
và tăng, giảm mức đóng về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;
- Danh sách viên chức, người lao động tham gia bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;
- Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,
bảo hiểm thất nghiệp;
- Quyết định tuyển dụng, hợp đồng lao động, thanh
lý hợp đồng lao động của viên chức, người lao động...;
- Thông báo kết quả đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm
y tế, bảo hiểm thất nghiệp hàng tháng;
- Sổ bảo hiểm xã hội của từng viên chức, người
lao động.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
41/TH
|
Hồ sơ kiểm tra, rà soát nhà công sản
|
- Văn bản bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên;
- Báo cáo của trường;
- Thông báo lịch kiểm tra;
- Biên bản kiểm tra;
- Thông báo kết luận kiểm tra.
|
20 năm
|
|
|
42/TH
|
Hồ sơ sổ tổng hợp kế toán của trường
|
- Sổ cái.
- Sổ tổng hợp kế toán;
- Sổ theo dõi các quỹ công chuyên dùng;
- Sổ tổng hợp chi ngân sách;
- Sổ tổng hợp thu ngân sách.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
43/TH
|
Hồ sơ các loại sổ sách kế toán khác của trường
|
- Sổ chi tiết;
- Sổ quỹ tiền mặt;
- Sổ nhật ký thu, chi quỹ tiền mặt;
- Sổ quỹ (thu hộ - chi hộ);
- Sổ quỹ bảo hành công trình;
- Sổ tiền gửi kho bạc;
- Sổ tài khoản kho bạc;
- Sổ quỹ trích % các loại phí.
- Sổ thu học phí bán trú;
- Sổ thu phí vệ sinh.
|
20 năm
|
|
|
44/TH
|
Hồ sơ quyết toán các công trình xây dựng cơ bản tại
trường
|
- Khảo sát lập dự toán;
- Tờ trình trình UBND quận/huyện;
- Quyết định phê duyệt dự toán;
- Tờ khai đề nghị mở mã công trình gửi cơ quan có
thẩm quyền;
- Giấy chứng nhận đăng ký mã số đơn vị có quan hệ
với ngân sách do cơ quan có thẩm quyền cấp;
- Hợp đồng thực hiện công trình;
- Biên bản nghiệm thu;
- Quyết định thành lập Ban Giám sát công trình;
- Các giấy tờ khác (nếu có);
Hồ sơ quyết toán:
- Bản tính khối lượng, tính giá;
- Văn bản đề nghị công nhận đơn vị thi công và
cho phép khởi công công trình;
- Quyết định công nhận đơn vị thi công và cho
phép khởi công công trình;
- Văn bản đề nghị phê duyệt hồ sơ thiết kế dự
toán công trình;
- Quyết định phê duyệt hồ sơ thiết kế dự toán
công trình;
- Văn bản thẩm định thiết kế bản vẽ thi công và dự
toán (kèm theo là bảng tổng hợp dự toán);
- Báo cáo kinh tế kỹ thuật;
- Hợp đồng kinh tế: Thi công + Thiết kế;
- Quyết định công nhận đơn vị thiết kế;
- Biên bản nghiệm thu hồ sơ;
Hồ sơ hoàn công quyết toán:
- Biên bản nghiệm thu công trình xây dựng;
- Tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán vốn đầu
tư hoàn thành;
- Quyết định phê duyệt quyết toán vốn đầu tư hoàn
thành;
- Báo cáo quyết toán vốn đầu tư hoàn thành;
- Các giấy tờ khác (nếu có).
|
Vĩnh viễn
|
|
|
45/TH
|
Hồ sơ thu Quỹ
|
- Phiếu thu quỹ;
- Bảng kê thu tiền quỹ;
- Biên lai thu tiền theo chế độ tài chính hiện
hành;
- Giấy nộp tiền;
- Báo cáo thu Quỹ.
|
10 năm
|
|
|
46/TH
|
Hồ sơ thu phí bán trú
|
- Bảng kê thu tiền phí;
- Bảng kê chứng từ theo tháng;
- Giấy nộp tiền chuyển khoản;
- Bảng kê trích nộp ngân sách, tài khoản tiền gửi;
- Biên lai thu phí hàng tháng;
- Giấy nộp tiền;
- Báo cáo tình hình thu phí và sử dụng phí.
|
10 năm
|
|
|
47/TH
|
Hồ sơ mua sách và thiết bị dạy học hàng năm của
trường (cho thư viện)
|
- Văn bản gửi cấp trên đề nghị cấp kinh phí;
- Văn bản phê duyệt cấp kinh phí của cấp trên;
- Hợp đồng mua bán;
- Hợp đồng thanh lý, nghiệm thu;
- Hóa đơn mua bán;
- Giấy chuyển tiền.
|
10 năm
|
|
|
48/TH
|
Hồ sơ các khoản thu đầu năm học của trường
|
- Văn bản chỉ đạo của cấp trên;
- Kế hoạch thực hiện các khoản thu đầu năm học của
trường;
- Thông báo công khai các khoản thu của trường;
- Thống kê các khoản thu của trường;
- Báo cáo thực hiện các khoản thu đầu năm của trường.
|
10 năm
|
|
|
49/TH
|
Hồ sơ thuế thu nhập cá nhân của viên chức, người
lao động
|
- Danh sách thu nhập hàng tháng của viên chức,
người lao động;
- Tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hàng
tháng, hàng năm;
- Bảng tổng hợp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc;
- Mẫu đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh;
- Các giấy tờ của người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh;
- Giấy ủy quyền.
|
10 năm
|
|
|
XIII.
|
TÀI LIỆU CÁC TỔ CHỨC, ĐOÀN THỂ CỦA TRƯỜNG
|
|
1.
|
Chi hội Chữ thập đỏ, Chi hội khuyến học
|
|
01/TC-ĐT
|
Hồ sơ hoạt động của chi hội Chữ thập đỏ của trường
|
- Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên (nếu
có);
- Quyết định thành lập Chi hội Chữ thập đỏ trường
của PGD&ĐT + Danh sách hội viên;
- Kế hoạch, phương hướng hoạt động hàng năm của
chi hội;
- Các biên bản ủng hộ;
- Danh sách xét trợ cấp; Danh sách trợ cấp;
- Sổ thu, chi quỹ;
- Danh sách Đội xung kích Chữ thập đỏ của trường
(học sinh tham gia tình nguyện viên);
- Báo cáo hoạt động của chi hội.
|
70 năm
|
|
|
02/TC-ĐT
|
Hồ sơ chi hội Khuyến học của trường
|
- Văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của cấp trên (nếu
có);
- Quyết định thành lập ban chấp hành Chi hội Khuyến
học của trường + Danh sách hội viên;
- Kế hoạch hoạt động của chi hội;
- Danh sách gia đình hiếu học, danh sách học sinh
được khen thưởng;
- Bảo cáo kết quả hoạt động hàng năm
|
20 năm
|
|
|
2.
|
Hồ sơ Chi bộ
|
|
03/TC-ĐT
|
Hồ sơ hoạt động chi bộ của trường
|
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Đảng ủy cấp
trên;
- Kế hoạch thực hiện các nội dung chỉ đạo của cấp
trên;
- Nghị quyết tháng;
- Kế hoạch kiểm tra, giám sát;
- Quy chế hoạt động của chi bộ;
- Bảng phân công trách nhiệm Đảng viên hàng năm;
- Báo cáo kết quả thực hiện các nội dung.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
04/TC-ĐT
|
Hồ sơ đánh giá tổ chức đảng và đảng viên
|
- Bảng kiểm điểm của từng Đảng viên + Nhận xét của
nơi cư trú;
- Biên bản họp chi bộ đánh giá tổ chức Đảng và đảng
viên;
- Phiếu đánh giá, xếp loại Đảng viên;
- Bảng tổng hợp đánh giá chất lượng Đảng viên;
- Bảng điểm đánh giá của Chi bộ;
- Báo cáo chất lượng tổ chức cơ sở đảng và đảng
viên.
- Danh sách đảng viên xuất sắc đề nghị khen thưởng
của chi bộ;
- Quyết định công nhận, khen thưởng của Đảng ủy
phường, xã (nếu có).
|
70 năm
|
|
|
05/TC-ĐT
|
Hội nghị tổng kết công tác Đảng
|
- Kế hoạch tổ chức hội nghị;
- Chương trình tổ chức hội nghị;
- Báo cáo tổng kết;
- Kiểm điểm Ban chấp hành;
- Nghị quyết của hội nghị;
- Biên bản hội nghị;
- Thông báo kết luận hội nghị (nếu có);
- Các văn bản, tài liệu liên quan đến việc tổ chức
hội nghị (nếu có).
|
Vĩnh viễn
|
|
|
06/TC-ĐT
|
Hồ sơ bầu bổ sung ban chấp hành
|
- Tờ trình gửi cấp trên;
- Công văn trả lời của cấp trên;
- Danh sách kèm theo hồ sơ của người dự kiến bầu;
- Tổ chức hội nghị bầu bổ sung: Phiếu bầu, biên bản
kiểm phiếu, biên bản hội nghị...
- Văn bản trình cấp trên phê duyệt;
- Văn bản chuẩn y của cấp trên.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
07/TC-ĐT
|
Hồ sơ triển khai nghị quyết của Đảng
|
- Nghị quyết của Đảng;
- Kế hoạch triển khai;
- Kế hoạch về kinh phí triển khai;
- Kế hoạch thực hiện nghị quyết;
- Hồ sơ về tổ chức hội nghị, học tập quán triệt
nghị quyết (chương trình, nội dung...);
- Báo cáo kết quả.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
08/TC-ĐT
|
Hồ sơ về kiểm tra công tác Đảng viên
|
- Kế hoạch kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền;
- Quyết định thành lập Đoàn kiểm tra của cơ quan
có thẩm quyền;
- Báo cáo các nội dung kiểm tra của trường (nếu
có);
- Biên bản kiểm tra;
- Thông báo kết luận kiểm tra (nếu có).
|
20 năm
|
|
|
09/TC-ĐT
|
Hồ sơ kết nạp Đảng viên
|
- Thông báo của cấp ủy về lựa chọn quần chúng ưu
tú cử đi học;
- Danh sách quần chúng ưu tú của Chi bộ cử đi học;
- Thông báo đi học của cấp ủy;
- Danh sách các đối tượng đủ điều kiện kết nạp;
- Thẩm tra lý lịch của đối tượng: Văn bản đề nghị
xác minh; Văn bản trả lời của địa phương khác (nếu có);
- Hồ sơ của đối tượng (Giấy chứng nhận đi học bồi
dưỡng đối tượng Đảng; Lý lịch người xin vào Đảng; Hồ sơ kết nạp đảng);
- Quyết định kết nạp Đảng viên.
|
70 năm
|
|
|
10/TC-ĐT
|
Hồ sơ báo cáo thống kê Đảng viên
|
- Văn bản chỉ đạo của cấp trên;
- Báo cáo thống kê Đảng viên (18 biểu mẫu);
|
Vĩnh viễn
|
|
|
11/TC-ĐT
|
Hồ sơ xử lý kỷ luật Đảng viên
|
1. Trường hợp thuộc thẩm quyền của Chi bộ:
- Bảng kiểm điểm của cá nhân;
- Biên bản họp của Chi bộ xem xét thi hành kỷ luật
đối với Đảng viên;
- Phiếu biểu quyết đề nghị thi hành kỷ luật;
- Quyết định kỷ luật.
2. Trường hợp thuộc thẩm quyền của Đảng ủy cấp
trên:
- Báo cáo của Chi bộ về Đảng viên vi phạm;
- Kế hoạch kiểm tra đảng viên có dấu hiệu vi phạm
của Đảng ủy;
- Quyết định kiểm tra Đảng viên có dấu hiệu vi phạm
của Đảng ủy;
- Biên bản làm việc với Đảng viên vi phạm;
- Biên bản về việc đề nghị thi hành kỷ luật của ủy
ban kiểm tra;
- Phiếu biểu quyết đề nghị thi hành kỷ luật;
- Kết luận của Ủy ban kiểm tra Đảng ủy;
- Quyết định thi hành kỷ luật;
- Biên bản công bố Quyết định thi hành kỷ luật.
|
70 năm
|
|
|
12/TC-ĐT
|
Hồ sơ văn thư
|
- Sổ đăng ký văn bản đến của Đảng;
- Sổ đăng ký văn bản đi của Đảng;
- Tập lưu bản gốc văn bản đi của Đảng.
|
20 năm
|
|
|
3.
|
Hồ sơ Công đoàn
|
|
13/TC-ĐT
|
Hồ sơ về tổ chức, cán bộ công đoàn
|
1. Thành lập và kiện toàn Công đoàn:
- Tờ trình của trường;
- Quyết định thành lập Công đoàn trường của Công
đoàn PGD&ĐT;
- Quyết định của Công đoàn PGD&ĐT công nhận
Ban chấp hành công đoàn trường;
- Quyết định của Công đoàn PGD&ĐT công nhận Ủy
ban Kiểm tra công đoàn trường;
- Quyết định của Công đoàn trường về công nhận
Ban thanh tra nhân dân;
2. Kết nạp Đoàn viên:
- Danh sách Đoàn viên công đoàn trường;
- Đơn xin gia nhập Công đoàn;
- Quyết định kết nạp đoàn viên.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
14/TC-ĐT
|
Hồ sơ phối hợp giữa hiệu trưởng trường và Ban chấp
hành Công đoàn trường
|
- Quy chế phối hợp;
- Kế hoạch phối hợp;
- Báo cáo kết quả thực hiện.
|
20 năm
|
|
|
15/TC-ĐT
|
Kế hoạch, báo cáo hoạt động của tổ chức công đoàn
trường hàng năm
|
- Kế hoạch hoạt động của Công đoàn;
- Kế hoạch, chương trình hoạt động của Ủy ban kiểm
tra;
- Báo cáo hoạt động.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
16/TC-ĐT
|
Hồ sơ thi đua công đoàn
|
- Kế hoạch phát động phong trào;
- Đăng ký xây dựng công đoàn cơ sở vững mạnh theo
năm học;
- Danh sách đoàn viên công đoàn đăng ký phụ nữ 2
giỏi các cấp;
- Biên bản họp xét thi đua của Ban chấp hành Công
đoàn;
- Quyết định khen thưởng.
|
10 năm
|
|
|
17/TC-ĐT
|
Hồ sơ văn thư
|
- Sổ đăng ký văn bản đến;
- Sổ đăng ký văn bản đi;
- Tập lưu bản gốc văn bản đi.
|
20 năm
|
|
|
4.
|
Chi đoàn
|
|
18/TC-ĐT
|
Hồ sơ tổ chức các hoạt động thuộc thẩm quyền của
cấp trên
|
- Văn bản chỉ đạo của cấp trên;
- Kế hoạch tổ chức của Đoàn;
- Văn bản xin ý kiến của các cơ quan cấp trên có
liên quan;
- Kế hoạch tổ chức của Đoàn sau khi có ý kiến của
cơ quan cấp trên;
- Giấy triệu tập đoàn viên tham gia;
- Theo dõi sự tham gia của đoàn viên;
- Báo cáo hoạt động (kèm theo hình ảnh);
|
10 năm
|
|
|
19/TC-ĐT
|
Hồ sơ thi đua, khen thưởng đối với các chi đoàn
và đoàn
|
- Đăng ký giao ước thi đua của các chi đoàn;
- Bảng chấm điểm đối với các đoàn viên;
- Biên bản họp xét của Chi đoàn;
- Thông báo kết quả thi đua, xếp loại;
- Quyết định khen thưởng của Đoàn xã (nếu có).
|
10 năm
|
|
|
20/TC-ĐT
|
Hồ sơ Đại hội đoàn
|
- Văn bản chỉ đạo của cấp trên về tổ chức Đại hội;
- Kế hoạch tổ chức đại hội;
- Đề án tổ chức đại hội;
- Đề án nhân sự Ban chấp hành dự kiến cho nhiệm kỳ
sau;
- Biên bản họp BCH thống nhất các nội dung Đại hội;
- Báo cáo tổng kết nhiệm kỳ qua và phương hướng
nhiệm kỳ đến;
- Giấy mời;
- Quyết định triệu tập đoàn viên dự Đại hội (nếu
có);
- Báo cáo tham luận của Chi đoàn;
- Nghị quyết đại hội;
- Biên bản kiểm phiếu bầu cử;
- Biên bản diễn biến Đại hội;
- Biên bản thông qua hồ sơ đại hội với Đảng ủy và
Đoàn cấp trên;
- Tờ trình đề nghị Đoàn cấp trên chuẩn y kết quả
đại hội;
- Văn bản của Đoàn cấp trên về việc chuẩn y kết
quả đại hội.
|
Vĩnh viễn
|
|
|
21/TC-ĐT
|
Hồ sơ phục vụ công tác kiểm tra Đoàn
|
- Thông báo kiểm tra của cấp trên;
- Báo cáo phục vụ kiểm tra + số liệu + Bảng tự chấm
điểm;
- Biên bản kiểm tra;
- Thông báo kết quả xếp loại của cơ quan cấp
trên.
|
20 năm
|
|
|
22/TC-ĐT
|
Hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác
Đoàn hàng năm
|
- Các chương trình, kế hoạch công tác Đoàn năm;
- Các báo cáo tháng, năm;
|
Vĩnh viễn
|
|
|
23/TC-ĐT
|
Hồ sơ văn thư
|
- Sổ đăng ký văn bản đến của Chi đoàn;
- Sổ đăng ký văn bản đi của Chi đoàn;
- Tập lưu bản gốc văn bản đi của Chi đoàn.
|
20 năm
|
|