|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 74/BC-UBND
|
Thành
phố Hồ Chí Minh, ngày 11 tháng 5 năm 2020
|
BÁO CÁO
TỔNG KẾT THỰC HIỆN LUẬT LƯU TRỮ
Thực hiện Công văn số 1515/BNV-VTLTNN
ngày 25 tháng 3 năm 2020 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn Báo cáo Tổng kết thực
hiện Luật Lưu trữ, Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh báo cáo như sau:
Phần I
KẾT QUẢ THỰC HIỆN LUẬT LƯU TRỮ
Mục 1. QUẢN LÝ VỀ
LƯU TRỮ
1. Phổ biến,
tuyên truyền Luật Lưu trữ
a) Các hình thức phổ biến, tuyên truyền
Luật Lưu trữ
Ngay sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực
thi hành, để triển khai thực hiện, Ủy ban nhân dân thành phố đã chỉ đạo xây dựng,
phê duyệt Kế hoạch triển khai thi hành và tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật
Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy
định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm
pháp luật khác về lĩnh vực lưu trữ bằng các hình thức:
- Ban hành văn bản chỉ đạo, tổ chức Hội
nghị phổ biến, quán triệt cho cán bộ, công chức lãnh đạo các cơ quan, tổ chức về
Luật Lưu trữ và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP .
- Hội đồng tuyên truyền, phổ biến
pháp luật thành phố xây dựng kế hoạch và tổ chức phổ biến, tuyên truyền Luật
Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP .
- Giới thiệu văn bản quy phạm pháp luật
mới ban hành, sao gửi và viết tin bài lên Website của Văn phòng Ủy ban nhân dân
thành phố, Sở Nội vụ, Sở Tư pháp, Chi cục Văn thư - Lưu trữ và các cơ quan, tổ
chức.
- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trên
địa bàn thành phố triển khai tổ chức Hội thi “Tìm hiểu Luật Lưu trữ”.
- Công tác tuyên truyền, phổ biến, tập
huấn Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ tại
thành phố được triển khai liên tục, cụ thể đã tổ chức tập huấn 145 lớp có hơn
50.000 lượt công chức, viên chức tham gia. Trong đó, Sở Nội vụ tổ chức 82 lớp;
các cơ quan, tổ chức và Ủy ban nhân dân quận, huyện tổ chức 63 lớp.
- Ngoài ra, các cơ quan, tổ chức đã lồng
ghép việc triển khai, tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ, các văn bản mới quy
định với tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ.
b) Nhận xét, đánh giá
Nhìn chung, công tác tuyên truyền, phổ
biến Luật Lưu trữ và các văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ được thành phố
và các cơ quan, tổ chức triển khai kịp thời đã có tác dụng thiết thực, tạo được
sự chuyển biến tích cực trong nhận thức về vai trò, vị trí, tầm quan trọng của
công tác văn thư, lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ; góp phần nâng cao nhận
thức trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức và đội
ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ cũng như việc giữ gìn an
toàn, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ; ý thức, trách nhiệm của đội ngũ
cán bộ, công chức, viên chức được tăng cường, nhất là cán bộ làm công tác lưu
trữ thể hiện lòng yêu nghề và tinh thần nhiệt huyết trong công việc. Từ đó,
công tác chuyên môn, nghiệp vụ từng bước đi vào nền nếp, ổn định và phát triển.
2. Xây dựng, ban
hành, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ về công tác lưu trữ
a) Kết quả việc xây dựng, ban hành, tổ
chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về
công tác lưu trữ
Ủy ban nhân dân thành phố đã ban hành
21 văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ (Phụ lục III kèm
theo); trong đó, có một số văn bản quan trọng:
- Chỉ thị số 16/2013/CT-UBND ngày 09
tháng 9 năm 2013 của Ủy ban nhân dân thành phố về một số biện pháp để giải quyết
tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
- Quyết định số 02/2014/QĐ-UBND ngày
13 tháng 01 năm 2014 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc phê duyệt Đề án nâng
cao năng lực đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ
của Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2014 - 2020.
- Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày
07 tháng 11 năm 2014 của Ủy ban nhân dân thành phố ban hành quy định lập hồ sơ,
chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại
các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
- Chỉ thị số 11/CT-UBND ngày 11 tháng
9 năm 2017 về việc tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ
quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
- Xây dựng và phê duyệt các đề án, kế
hoạch mang tính đột phá: Kế hoạch phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ thành phố Hồ
Chí Minh đến năm 2025; Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ
chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1975 - 2015; Kế hoạch tăng cường
công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã,
thị trấn trên địa bàn Thành phố; Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hồ
Chí Minh giai đoạn 2018 - 2022; Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu tại Kho Lưu trữ
chuyên dụng của Chi cục Văn thư - Lưu trữ giai đoạn 1 (2014 - 2015).
- Hàng năm, chỉ đạo các cơ quan, tổ
chức xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ.
- Sở Nội vụ đã ban hành 61 văn bản để
triển khai, hướng dẫn tổ chức thực hiện Luật Lưu trữ và kiểm tra đôn đốc các cơ
quan, tổ chức nhằm thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ (Phụ lục III kèm
theo).
b) Nhận xét, đánh giá
Nhìn chung, việc chỉ đạo, xây dựng,
ban hành, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ về công tác lưu trữ giúp công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
đi vào nền nếp và ổn định, tạo điều kiện cho các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt
hoạt động văn thư, lưu trữ.
3. Tổ chức và
nhân sự làm công tác lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng và chế độ chính sách đối với
công chức, viên chức làm công tác lưu trữ
a) Tổ chức và nhân sự làm công tác
lưu trữ
- Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành
phố: Phụ lục I.
+ Tổ chức bộ máy Chi cục Văn thư -
Lưu trữ được kiện toàn theo quy định tại Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31
tháng 12 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương; Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh.
+ Chi cục Văn thư - Lưu trữ có Phòng
Hành chính - Tổng hợp, Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ thực hiện chức năng tham
mưu công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành
phố thực hiện chức năng lưu trữ lịch sử thành phố.
- Tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu: Phụ lục II.
+ Tại các cơ quan, tổ chức thành phố:
Công tác văn thư, lưu trữ được cơ cấu theo tổ, bộ phận trong Văn phòng hoặc
Phòng Hành chính - Tổ chức của cơ quan, tổ chức; mỗi cơ quan, tổ chức bố trí
trung bình 02 công chức, viên chức chuyên trách làm công tác lưu trữ; một số cơ
quan, tổ chức quy mô hoạt động nhỏ bố trí 01 công chức chuyên trách hoặc kiêm
nhiệm làm công tác lưu trữ.
+ Tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy
ban nhân dân quận, huyện đều bố trí người làm công tác lưu trữ chuyên trách,
kiêm nhiệm và được bồi dưỡng chuyên môn đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ cơ quan.
b) Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho
công chức, viên chức làm công tác lưu trữ
Để nâng cao trình độ chuyên môn cho
công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ, Ủy ban nhân dân thành phố
đã ban hành Quyết định số 02/2014/QĐ-UBND ngày 13 tháng 01 năm 2014 về việc phê
duyệt Đề án nâng cao năng lực đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn
thư, lưu trữ giai đoạn 2014 - 2020 trên địa bàn thành phố; hàng năm phê duyệt Kế
hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và giao Sở Nội vụ phối hợp
với các cơ sở đào tạo tổ chức thực hiện. Trong 08 năm, đã tổ chức các lớp đào tạo,
bồi dưỡng cho công chức, viên chức thuộc các cơ quan, tổ chức như:
- Đào tạo:
+ Trình độ Cử nhân Lưu trữ học và Quản
trị văn phòng (văn bằng 2): 41 học viên tại Trường Đại học Khoa học xã hội và
Nhân văn.
+ Trình độ Trung cấp văn thư, lưu trữ:
481 học viên tham gia tại Trường Trung cấp văn thư, lưu trữ Trung ương.
- Bồi dưỡng: Phối hợp Cơ sở Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh tổ chức:
+ 12 lớp sơ cấp nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ (03 tháng) cho 492 học viên.
+ 05 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chỉnh lý
tài liệu lưu trữ cho 370 học viên.
+ 08 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ (10 ngày) cho 822 học viên.
+ 02 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về công
tác số hóa tài liệu cho 80 học viên.
- Tập huấn: Phối hợp Học viện Cán bộ
thành phố tổ chức tập huấn, trong đó, đã chú trọng nội dung tập huấn các văn bản
quy phạm pháp luật về văn thư lưu trữ sát với công việc chuyên môn, nghiệp vụ
như: Luật Lưu trữ, Nghị định, Thông tư và các văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước và thành phố đến các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố.
Trong 08 năm, đã phối hợp tập huấn 97 lớp (chuyên đề) cho 15.993 lượt người
tham dự.
- Tổ chức hội nghị triển khai:
+ 06 Hội nghị tập huấn, hướng dẫn Quyết
định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07 tháng 11 năm 2014 của Ủy ban nhân dân thành phố
về việc ban hành quy định lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố
Hồ Chí Minh, với 1.116 người tham dự.
+ 04 Hội nghị triển khai hướng dẫn thực
hiện Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân
thành phố về việc ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu
tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hồ Chí Minh, với 1.028 công chức,
viên chức và nhân viên phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tham dự.
+ 02 Hội nghị triển khai thực hiện
Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về
quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ, với hơn 250
lượt công chức, viên chức, nhân viên phụ trách công tác văn thư, lưu trữ và các
doanh nghiệp đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại Thành phố Hồ Chí Minh tham dự.
+ 01 Hội nghị triển khai thực hiện Đề
án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành
phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1975 - 2015, với 200 công chức, viên chức và nhân
viên phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tham dự.
+ 01 Hội nghị triển khai thực hiện Kế
hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân
dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn thành phố, với 90 công chức, viên chức và
nhân viên phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tại các quận, huyện, phường, xã,
thị trấn tham dự.
+ 01 Hội nghị triển khai Đề án thu thập
hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu
trữ lịch sử thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2018 - 2022, với hơn 180 là người
tham dự gồm lãnh đạo, công chức, viên chức và nhân viên phụ trách công tác văn
thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.
+ Tại các cơ quan, tổ chức, hằng năm
đều tổ chức các lớp phổ biến Luật Lưu trữ, triển khai văn bản mới và tập huấn
nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Trung bình, mỗi năm có khoảng 20 lớp tập
huấn, với gần 3.970 lượt công chức, viên chức, người lao động tham gia.
- Nhìn chung, công tác đào tạo, bồi
dưỡng, tập huấn nghiệp vụ lưu trữ được thành phố và các cơ quan, tổ chức quan
tâm, tổ chức thực hiện thường xuyên, từng bước cập nhật, nâng cao trình độ
chuyên môn, nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ trên địa
bàn thành phố, góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ và quản lý tài liệu
lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố.
c) Việc thực hiện chế độ, chính sách
đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ
Đến nay, hầu hết các cơ quan, tổ chức
trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh đã quan tâm thực hiện chế độ phụ cấp độc hại,
bồi dưỡng bằng hiện vật đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo
quy định.
d) Nhận xét, đánh giá
- Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp
vụ văn thư, lưu trữ tại Thành phố Hồ Chí Minh được tổ chức thường xuyên, trình
độ, năng lực đội ngũ người làm công tác văn thư, lưu trữ từng bước được nâng
lên. Các chế độ chính sách liên quan đến người làm công tác văn thư, lưu trữ
cũng được quan tâm thực hiện đúng quy định.
- Tuy nhiên, đa số người làm công tác
lưu trữ tại các cơ quan cấp huyện, cấp xã và các đơn vị trực thuộc còn kiêm nhiệm
công tác khác nên thời gian dành cho công tác lưu trữ chưa nhiều, hiệu quả chưa
cao.
4. Kiểm tra, hướng
dẫn việc thực hiện các quy định về công tác lưu trữ
a) Tình hình kiểm tra, hướng dẫn việc
thực hiện các quy định về công tác lưu trữ
Công tác kiểm tra văn thư, lưu trữ được
thực hiện thường xuyên; trong 8 năm, đã tổ chức thực hiện kiểm tra tại 107 cơ
quan, tổ chức. Trong quá trình kiểm tra đã kết hợp hướng dẫn nghiệp vụ cũng như
chấn chỉnh kịp thời những thiếu sót trong công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ
quan, tổ chức.
- Số lượng cơ quan được kiểm tra hàng
năm
|
Năm
Số lượng
|
Năm
2012
|
Năm
2013
|
Năm
2014
|
Năm
2015
|
Năm
2016
|
Năm
2017
|
Năm
2018
|
Năm
2019
|
Tổng
|
|
Số
lượng cơ quan kiểm tra
|
10
|
10
|
12
|
15
|
14
|
20
|
14
|
12
|
107
|
- Nội dung kiểm tra
+ Công tác chỉ đạo, quản lý và ban
hành văn bản về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức và nhân sự làm công tác văn
thư, lưu trữ.
+ Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ như về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan; quản lý văn bản;
thực hiện công tác lập hồ sơ công việc. Việc đầu tư xây dựng Kho Lưu trữ, mua sắm
trang thiết bị để bảo quản nguồn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động.
- Kết quả kiểm tra
+ Qua kiểm tra cho thấy, công tác văn
thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố đã có nhiều chuyển biến,
đáp ứng tốt các yêu cầu.
+ Bên cạnh đó, cũng còn một số hạn chế
như: Một số cơ quan, tổ chức chưa bố trí Kho Lưu trữ cơ quan, còn dùng phòng
làm việc làm nơi bảo quản hồ sơ, tài liệu gây khó khăn cho việc quản lý tập
trung và tra tìm tài liệu lưu trữ; Kho Lưu trữ hồ sơ, tài liệu còn để các vật dụng
khác; chưa trang bị hệ thống báo, chữa cháy tự động; chưa tổ chức lập hồ sơ
công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định, dẫn đến
nguy cơ tồn đọng và mất mát, hư hỏng hồ sơ, tài liệu.
b) Hoạt động hướng dẫn nghiệp vụ công
tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức thuộc đối tượng quản lý
- Trong quá trình kiểm tra; các cơ
quan, tổ chức có sai sót nghiệp vụ, thành viên của Đoàn kiểm tra hướng dẫn nghiệp
vụ công tác lưu trữ ngay để khắc phục.
- Sau kiểm tra, Sở Nội vụ đã kịp thời
tham mưu trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành các văn bản chỉ đạo để thực
hiện theo đúng quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời Sở
Nội vụ ban hành nhiều văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, giúp các cơ quan, tổ chức thực
hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ.
c) Nhận xét, đánh giá.
Việc kiểm tra, hướng dẫn thực hiện
các quy định về công tác lưu trữ và ban hành các văn bản chỉ đạo để thực hiện
đúng quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại Thành phố Hồ Chí
Minh được thực hiện thường xuyên, đáp ứng yêu cầu quản lý. Công tác kiểm tra,
hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức đã góp phần hoàn
thiện công tác lưu trữ trên địa bàn thành phố.
5. Đầu tư kinh
phí, nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ và hợp tác quốc tế trong công tác
lưu trữ
a) Tình hình đầu tư kinh phí cho các
hoạt động lưu trữ
- Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt
kinh phí thực hiện các công trình, Đề án, Kế hoạch như:
+ Công trình xây dựng Trung tâm Lưu
trữ thành phố giai đoạn 1 với tổng kinh phí gần 480 tỷ đồng.
+ Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng
giai đoạn 1975 - 2015 tại các sở, ngành với kinh phí gần 115 tỷ đồng.
+ Đề án nâng cao năng lực đội ngũ cán
bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của Thành phố Hồ Chí
Minh giai đoạn 2014 - 2020, với tổng kinh phí 15,4 tỷ đồng.
+ Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu tại
Kho Lưu trữ chuyên dụng của Chi cục giai đoạn 1 (2014 - 2015), với tổng kinh
phí là 13 tỷ đồng và giai đoạn 2 là 7,8 tỷ đồng.
- Ủy ban nhân dân 24/24 quận, huyện
xây dựng Đề án và tổ chức chỉnh lý với tổng kinh phí hơn 190 tỷ đồng.
- Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn
đã ban hành kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng, xây Kho Lưu trữ giai đoạn 1 với
kinh phí là 19,2 tỷ đồng.
b) Tình hình nghiên cứu ứng dụng khoa
học và công nghệ trong công tác lưu trữ
- Trong những năm qua, việc triển
khai nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong công tác
lưu trữ tại thành phố được quan tâm như: Đầu tư kinh phí xây dựng Website Chi cục
Văn thư - Lưu trữ phục vụ công tác tuyên truyền, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ; giao Chi cục Văn thư - Lưu trữ làm chủ đầu tư, tổ chức thực hiện số
hóa giai đoạn 1 (2014 - 2015) gồm 200 mét giá hồ sơ, tài liệu (1.069.650 trang)
thuộc phông Ủy ban nhân dân thành phố; số hóa hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm Lưu
trữ lịch sử các năm tiếp theo, mỗi năm trên 1 triệu trang.
- Ủy ban nhân dân thành phố ban hành
Quy chế kèm theo Quyết định số 4566/QĐ-UBND ngày 24 tháng 8 năm 2017 về quản
lý, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng; đến nay, 100%
các cơ quan, tổ chức thuộc đối tượng quản lý trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh
đã ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ và mức độ ứng dụng
quản lý văn bản đi, đến và điều hành công việc, lập hồ sơ, gửi nhận văn bản điện
tử giữa các cơ quan, tổ chức, nhằm phục vụ tốt công tác sử dụng, tra tìm nhanh
chóng hồ sơ, tài liệu cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân khi có yêu cầu.
- Từ cuối năm 2014, Thành phố Hồ Chí
Minh đã thực hiện gửi và nhận văn bản điện tử trên phạm vi toàn thành phố; tính
đến nay, thành phố đã triển khai liên thông kết nối 800 cơ quan, tổ chức trên địa
bàn thành phố; đã có hơn 5,2 triệu văn bản điện tử được gửi và nhận qua trục
liên thông của thành phố.
- Ủy ban nhân dân thành phố đã ban
hành quy chế quản lý, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng
của các cơ quan, tổ chức tại Quyết định số 4556/QĐ-UBND ngày 24 tháng 8 năm
2017. Ngoài phần mềm Quản lý văn bản hồ sơ công việc, thành phố cũng đã triển
khai ứng dụng phục vụ cho công tác chỉ đạo điều hành, tác nghiệp tại các cơ
quan, tổ chức: Phần mềm Lịch công tác, thư mời họp qua SMS, Email,.... đã cấp
546 chứng thư số cho các cơ quan, tổ chức sử dụng chữ ký số đối với việc gửi,
nhận văn bản điện tử trên các thiết bị di động thông minh.
- Hiện nay, thành phố chưa có phần mềm
chung để quản lý tài liệu lưu trữ; các cơ quan, tổ chức sử dụng các phần mềm
mua từ các Công ty hoặc file excel để quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ.
c) Nhận xét, đánh giá.
- Ủy ban nhân dân thành phố quan tâm,
đầu tư nhiều kinh phí đáp ứng yêu cầu cho công tác lưu trữ như: đầu tư xây dựng
Kho Lưu trữ, công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ, góp phần giảm tình trạng
tài liệu tồn đọng; xác định giá trị tài liệu và lựa chọn tài liệu có giá trị để
giao nộp vào Lưu trữ lịch sử thành phố đúng quy định.
- Quan tâm và tăng cường ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ giúp cho việc tra tìm văn bản nhanh
chóng, chính xác, bảo quản an toàn tài liệu và tiết kiệm kinh phí.
6. Chế độ thông
tin báo cáo trong công tác lưu trữ
Hàng năm, thành phố thực hiện tốt các
báo cáo định kỳ theo Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06 tháng 3 năm 2018 của Bộ
Nội vụ Quy định về báo cáo thống kê ngành nội vụ; báo cáo đột xuất về công tác
văn thư theo yêu cầu của Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đúng thời
gian quy định.
7. Công tác thi
đua, khen thưởng, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật trong
công tác lưu trữ
a) Thống kê các thành tích đã được Bộ
Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các cơ quan khác khen thưởng về công
tác lưu trữ
Những thành tích Sở Nội vụ, Chi cục
Văn thư - Lưu trữ thành phố đạt được như sau:
- Năm 2012: Bằng khen của Bộ Nội vụ tặng
cho Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh do đạt thành tích xuất sắc 5 năm thực hiện
Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về
việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
- Năm 2014: Bằng khen của Thủ tướng
Chính phủ tặng cho Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố do có thành tích trong
công tác từ năm 2011 - 2013.
- Bằng khen của Chủ tịch Ủy ban nhân dân
thành phố tặng cho Chi cục Văn thư - Lưu trữ:
+ Năm 2012, do có thành tích trong
công tác lưu trữ và thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg .
+ Năm 2013, do có thành tích trong
công tác quản lý nhà nước và hoạt động văn thư, lưu trữ trong thực hiện Chỉ thị
số 19/2010/CT-UBND nhiều năm liên tục (2010-2012).
+ Năm 2015, do có thành tích hoàn
thành xuất sắc nhiệm vụ nhiều năm liên tục (2010-2015) nhân kỷ niệm 05 năm
thành lập Chi cục.
+ Năm 2012, 2013, 2015, 2018, do có
thành tích hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ 02 năm liên tục.
b) Thành phố không có khiếu nại, tố
cáo và xử lý vi phạm pháp luật trong công tác lưu trữ.
c) Nhận xét, đánh giá
Với thành tích đạt được về lĩnh vực
văn thư, lưu trữ tại Thành phố Hồ Chí Minh, đó là nhờ sự quan tâm, chỉ đạo sâu
sát của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố, Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước. Công tác văn thư, lưu trữ tại Thành phố Hồ Chí Minh luôn được chú
trọng đầu tư như: Phê duyệt các đề án, dự án phát triển ngành; có nhiều giải
pháp, sáng kiến mang tính đột phá và được Hội đồng sáng kiến công nhận.
Mục 2. THỰC HIỆN
HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ
1. Lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
a) Xây dựng và ban hành Danh mục hồ
sơ cơ quan
Thực hiện Thông tư số 07/2012/TT-BNV
ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ
và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Ủy ban nhân dân thành phố giao
Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ cơ
quan. Theo đó, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu đã ban hành Danh mục hồ
sơ cơ quan như
|
Năm
Số lượng
|
Năm
2015
|
Năm
2016
|
Năm
2017
|
Năm
2018
|
Năm
2019
|
|
Số
lượng cơ quan ban hành
|
487/707
|
551/707
|
612/707
|
623/707
|
637/707
|
b) Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu
- Thực trạng công tác lập hồ sơ giấy:
Đa số cơ quan, tổ chức thực hiện khá tốt việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; tài liệu được thu thập, bảo quản tại Lưu trữ
cơ quan của các cơ quan, tổ chức về cơ bản đã được phân loại, chỉnh lý sơ bộ.
- Thực trạng công tác lập hồ sơ điện
tử: Việc lập hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức chưa đồng bộ do hạ tầng
công nghệ thông tin, phần mềm chưa đáp ứng các tính năng theo quy định.
c) Nhận xét, đánh giá
- Một số công chức, viên chức chưa nắm
vững nghiệp vụ, chưa quan tâm lập hồ sơ hoàn thiện và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ
cơ quan, dẫn đến tình trạng khó khăn trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu
hình thành phố biến trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Mặc khác, một số cơ quan, tổ chức
do diện tích Kho Lưu trữ nhỏ, không đủ sức chứa tài liệu nên hầu hết các công
chức, viên chức có lập hồ sơ công việc nhưng chưa giao nộp về lưu trữ cơ quan mà
để lại tự bảo quản và tra cứu.
- Kinh phí cho công tác văn thư, lưu
trữ còn hạn chế; tài liệu tồn đọng còn ở một số cơ quan, tổ chức chưa được chỉnh
lý nên chưa thu thập đầy đủ tài liệu vào Kho Lưu trữ cơ quan để bảo quản đúng
quy định.
2. Thu thập tài
liệu vào Lưu trữ lịch sử
a) Thực trạng công tác thu thập, bổ
sung tài liệu của Lưu trữ lịch sử
- Khối lượng tài liệu nộp lưu theo kế
hoạch định kỳ hàng năm và không theo kế hoạch định kỳ hàng năm của các cơ quan,
tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.
Do diện tích Kho Lưu trữ hạn chế nên
chưa tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu theo
quy định. Kết quả thu thập như sau:
+ Năm 2011: Thu thập 130 mét giá tài
liệu năm 2005 của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố và hoàn thành kiểm tra bản
lưu cập nhật và hồ sơ gốc.
+ Năm 2012: Thu thập 143,2 mét giá
tài liệu năm 2006 của Ủy ban nhân dân thành phố và Văn phòng Ủy ban nhân dân
thành phố đến hạn nộp lưu vào Kho Lưu trữ lịch sử; thu thập hình ảnh do Văn
phòng Ủy ban nhân dân thành phố giao gồm: Sơ đồ tổ chức Tòa Đô chánh Sài Gòn
(thời gian từ năm 1970); xe tăng giải phóng tiến vào Dinh Độc Lập ngày 30 tháng
4 năm 1975 (của tác giả Trần Mai Hưởng do Thông tấn xã Việt Nam tặng Ủy ban
nhân dân thành phố nhân kỷ niệm 30 năm giải phóng hoàn toàn Miền Nam); sơ đồ vị
trí hệ thống cơ sở hạ tầng công nghiệp thành phố Hồ Chí Minh.
+ Năm 2013: Tiếp nhận 1.920 hồ sơ cán
bộ đi B do Trung tâm Lưu trữ quốc gia III chuyển giao.
+ Năm 2014: Thu thập 141.250 mét giá
hồ sơ giấy phép xây dựng khu vực Sài Gòn, Chợ Lớn, Gia Định (từ năm 1942 -
1975) của Trung tâm Thông tin và Dịch vụ xây dựng thuộc Sở Xây dựng.
|
STT
|
Cơ
quan nộp lưu
|
Số
lượng phông
|
Số
lượng mét
|
|
Theo
KH
|
Không
theo KH
|
Theo
KH
|
Không
theo KH
|
|
1
|
Cơ quan, tổ chức cấp tỉnh
|
|
13
|
|
2.721
|
|
2
|
Cơ quan, tổ chức cấp huyện
|
|
0
|
|
0
|
- Loại hình và chất lượng hồ sơ, tài
liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
+ Thực hiện Thông tư số
17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp; Ủy ban
nhân dân thành phố đã ban hành Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm
2015 về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố; theo đó, có 707 cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố.
+ Kho Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lịch
sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tổ chức thu thập và bảo quản hơn
2.721 mét giá tài liệu, gồm 13 phông, chủ yếu là tài liệu thuộc phông Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố; Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân thành phố (nay là Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố) và phông các cơ
quan, tổ chức giải thể, chất lượng hồ sơ, tài liệu đang bảo quản trong kho khá
tốt.
- Chưa thu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện
tử; tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ và tài liệu quý hiếm.
- Công tác thu thập, quản lý tài liệu
khi cơ quan, tổ chức giải thể, chia, tách, sáp nhập, thay đổi đơn vị hành chính
và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp được thực hiện đúng
quy định.
b) Nhận xét, đánh giá
Để chuẩn bị cho công tác thu thập hồ
sơ, tài liệu đạt kết quả, đúng quy định, Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt Đề
án thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào
Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2018 - 2022 tại Quyết
định số 559/QĐ-UBND ngày 06 tháng 02 năm 2018. Trước mắt, tập trung hướng dẫn
các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử thành phố có trách
nhiệm tổ chức chỉnh lý tài liệu tồn đọng, xác định giá trị; lựa chọn lập mục lục
hồ sơ; phối hợp thẩm định và hướng dẫn bảo quản tốt tài liệu tại lưu trữ cơ
quan, tổ chức theo quy định; đến năm 2021, khi dự án xây dựng Trung tâm Lưu trữ
lịch sử hoàn thành đưa vào sử dụng tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ lịch sử.
3. Chỉnh lý tài
liệu tại Lưu trữ lịch sử
a) Thực trạng công tác chỉnh lý tài
liệu tại Lưu trữ lịch sử
- Tổng số phông, tổng số mét tài liệu
đã chỉnh lý.
|
Năm
Số phông
|
Năm
2012
|
Năm
2013
|
Năm
2014
|
Năm
2015
|
Năm
2016
|
Năm
2017
|
Năm
2018
|
Năm
2019
|
Tổng
|
|
Số phông chỉnh lý
|
01
|
01
|
02
|
01
|
01
|
01
|
01
|
01
|
02
|
|
Số mét tài liệu chỉnh lý
|
110
|
120
|
370
|
120
|
120
|
120
|
120
|
120
|
1.200
|
- Tổng số phông, tài liệu đã thu về
nhưng chưa chỉnh lý (số liệu tính đến hết năm 2019): Không.
- Chất lượng hồ sơ được chỉnh lý: Đảm
bảo các bước theo quy định.
- Hệ thống công cụ tra cứu và cơ sở dữ
liệu: Sử dụng chương trình Excel.
- Việc thẩm định và hủy tài liệu hết
giá trị: Không.
b) Nhận xét, đánh giá
Hằng năm, Ủy ban nhân dân thành phố cấp
kinh phí cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử chỉnh lý tài liệu tại Lưu trữ lịch sử
thành phố; chất lượng hồ sơ được chỉnh lý đảm bảo các bước theo quy định.
4. Bảo quản tài
liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử
a) Thực trạng công tác bảo quản tài
liệu tại Lưu trữ lịch sử
- Về kho và trang thiết bị bảo quản
tài liệu.
Lãnh đạo thành phố quan tâm đầu tư Dự
án xây dựng Trung tâm Lưu trữ thành phố, theo đó phân kỳ đầu tư dự án thành 02
giai đoạn:
+ Giai đoạn 1 (từ năm 2015 - 2020):
Thực hiện xây dựng hoàn chỉnh khối Kho Lưu trữ gồm 17 tầng, với diện tích sàn
xây dựng: 20.630 m2. Đến nay, dự án xây dựng Trung tâm Lưu trữ thành
phố đang trong giai đoạn hoàn thiện, dự kiến đến quý 1/2021 hoàn thành và đưa
vào sử dụng.
+ Giai đoạn 2 (sau năm 2020): Đầu tư
xây dựng khu phục vụ công chúng gồm 05 tầng với tổng diện tích sàn xây dựng là
8.487 m2 và kết nối với khối Kho Lưu trữ bảo quản tài liệu đã xây dựng
ở giai đoạn 1.
+ Trong thời gian chờ xây dựng công
trình Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố, trụ sở làm việc của Chi cục Văn thư
- Lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử và Kho Lưu trữ đang thuê tạm 1.094 m2
tại Tòa nhà IPC của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Phát triển Công
nghiệp Tân Thuận từ tháng 10 năm 2013 cho đến nay (diện tích Văn phòng làm việc
tại Tầng 6 là 255 m2, Kho Lưu trữ tại Tầng 5 diện tích 730 m2
và Phòng số hóa 114 m2); cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện
làm việc tương đối đầy đủ, đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu hiện có và hoạt động
của Chi cục. Tài liệu trong kho được bảo quản trên giá kệ, máy điều hòa nhiệt độ
hoạt động 24/24 giờ nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu.
- Tổng số phông và mét giá tài liệu
đang được bảo quản trong kho
Kho Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lịch
sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tổ chức thu thập và bảo quản hơn 2.721
mét giá tài liệu, gồm 13 phông, chủ yếu là tài liệu thuộc phông Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân thành phố; Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
thành phố (nay là Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố) và phông các cơ quan, tổ
chức giải thể.
- Số lượng, chất lượng tài liệu điện
tử đang quản lý: Không có.
- Các loại công cụ tra tìm và quản lý
tài liệu lưu trữ: Sử dụng chương trình Excel.
- Chế độ vệ sinh, bảo quản tài liệu
trong kho và các biện pháp kỹ thuật đã thực hiện: Tài liệu trong kho được bảo
quản ở nhiệt độ 20°C + (-) 2, được xịt mối, mọt định kỳ 6 tháng 1 lần.
b) Nhận xét, đánh giá.
Ủy ban nhân dân thành phố rất quan
tâm công tác bảo quản tài liệu tại Lưu trữ lịch sử như: Đầu tư xây Kho Lưu trữ
và trang thiết bị bảo quản nhằm đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ.
5. Tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử
a) Thực trạng công tác tổ chức sử dụng
tài liệu tại Lưu trữ lịch sử
Thực hiện Thông tư số 10/2014/TT-BNV
ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Quy định về việc sử dụng tài liệu tại
phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử, Chi cục bố trí phòng đọc đầu tư trang thiết
bị phục vụ công tác sử dụng tài liệu bố trí, bàn ghế, tủ đựng tài sản cá nhân,
máy vi tính; Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố đã ban hành quy chế khai thác,
sử dụng tài liệu, niêm yết các thủ tục hành chính.
- Các hình thức khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ gồm: cấp bản sao, chứng thực lưu trữ.
- Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ: Mục
lục hồ sơ, thẻ tra tìm, phần mềm tra cứu tài liệu.
- Kết quả khai thác, sử dụng tài liệu:
Trung bình một năm Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố phục vụ 260 lượt khách với
560 hồ sơ.
- Khai thác tài liệu trực tuyến:
Chưa.
- Hoạt động trưng bày, triển lãm tài
liệu:
+ Tổ chức Lễ trao trả hồ sơ cán bộ đi
B (Sài Gòn - Chợ Lớn - Gia Định) cho 100 cán bộ đi B hoặc thân nhân, gia đình
cán bộ đi B của Thành phố Hồ Chí Minh vào ngày 25/7/2014; triển lãm chuyên đề
“Hồ sơ cán bộ đi B của Thành phố Hồ Chí Minh (Sài Gòn - Chợ Lớn - Gia Định) -
Qua tài liệu lưu trữ tại Bảo tàng thành phố từ ngày 19/8/2014 đến hết ngày
02/9/2014; triển lãm chuyên đề “Hồ sơ cán bộ nữ đi B của Thành phố Hồ Chí Minh”
tại Bảo tàng Phụ nữ Nam Bộ.
+ Năm 2018, thành phố phối hợp Bộ Nội
vụ và Tổng Lãnh sự quán Cộng hòa Pháp tại Thành phố Hồ Chí Minh tổ chức triển
lãm tài liệu lưu trữ với chủ đề “Dấu ấn kiến trúc Pháp ở Sài Gòn - Thành phố Hồ
Chí Minh” từ ngày 03/11/2018 đến hết ngày 20/11/2018 tại phố đi bộ Nguyễn Huệ.
- Việc giải mật tài liệu lưu trữ:
Chưa.
b) Nhận xét, đánh giá
Việc tổ chức sử dụng tài liệu tại Lưu
trữ lịch sử thành phố được thực hiện chủ yếu thông qua hình thức cấp bản sao,
chứng thực lưu trữ và thực hiện trả kết quả trong ngày làm việc, trường hợp phức
tạp sẽ không quá 03 ngày làm việc tạo thuận lợi cho tổ chức cá nhân khai thác sử
dụng tài liệu.
6. Quản lý hoạt
động dịch vụ lưu trữ
a) Có 18 doanh nghiệp đã đăng ký hoạt
động dịch vụ lưu trữ tại Sở Nội vụ (Phụ lục V kèm theo).
b) Thực hiện Thông tư số 09/2014/TT-BNV
ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành
nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ, Ủy ban nhân dân thành phố ban hành
Công văn số 7098/UBND-VX ngày 31 tháng 12 năm 2014 về việc hướng dẫn quản lý chứng
chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ. Sở Nội vụ triển khai thực
hiện các công việc:
- Tổ chức, tiếp nhận đăng ký thông
tin hoạt động dịch vụ lưu trữ của các tổ chức, cá nhân trên địa bàn thành phố.
- Tổ chức Hội nghị triển khai quản lý
dịch vụ lưu trữ đối với các tổ chức có đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu
trữ trên địa bàn thành phố.
- Tổ chức kiểm tra chất lượng thực hiện
dịch vụ lưu trữ.
- Thực hiện cấp 41 Chứng chỉ hành nghề
lưu trữ.
c) Nhận xét, đánh giá.
Hiện nay, trên địa bàn thành phố Hồ
Chí Minh có 18 tổ chức đã đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ; tuy nhiên, năng lực,
trình độ của đội ngũ lao động làm dịch vụ lưu trữ chưa cao, chất lượng dịch vụ
kém nhưng chưa có quy định chế tài đối với lĩnh vực này.
Phần II
NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ
Mục 1. NHẬN XÉT,
ĐÁNH GIÁ
1. Ưu điểm
a) Từ khi Luật Lưu trữ có hiệu lực,
công tác lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh từng bước đi vào nền nếp,
có chuyển biến tích cực, được lãnh đạo các cấp quan tâm và thực hiện tốt vai
trò, trách nhiệm của mình, góp phần quan trọng trong việc bảo vệ, bảo quản an
toàn tài liệu lưu trữ, phục vụ tốt công tác quản lý tại các cơ quan, tổ chức.
b) Công tác lưu trữ được Thành ủy và Ủy
ban nhân dân thành phố quan tâm chỉ đạo, phê duyệt nhiều đề án, kế hoạch phát
triển ngành như: Chỉ thị về một số biện pháp để giải quyết tài liệu tồn đọng của
các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố; đầu tư xây dựng Trung tâm Lưu trữ
thành phố; Đề án đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực đội ngũ công chức, viên
chức làm công tác văn thư, lưu trữ; Đề án chỉnh lý, Đề án thu thập, Kế hoạch số
hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ...
c) Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật
Lưu trữ và các văn bản pháp luật về công tác lưu trữ với nhiều hình thức phong
phú; công tác bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ được tăng cường đã tạo sự
chuyển biến tích cực trong nhận thức của đội ngũ công chức, viên chức về vị
trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ.
d) Tổ chức bộ máy ngành văn thư, lưu
trữ được kiện toàn, đội ngũ công chức, viên chức ngành văn thư, lưu trữ được
tăng cường về số lượng và chất lượng bước đầu đi vào tính chuyên nghiệp, từ đó
công chức, viên chức làm công tác lưu trữ ngày càng tự tin, yêu nghề và nhiệt
huyết trong công việc.
đ) Công tác quản lý nhà nước về lưu
trữ ngày càng được tăng cường và chặt chẽ; hệ thống các văn bản quy phạm pháp
luật và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ được cập nhật, ban hành, triển
khai thực hiện phù hợp với tình hình mới.
e) Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức
quan tâm chỉ đạo, triển khai thực hiện các nhiệm vụ trong công tác lưu trữ; đầu
tư xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức
quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ tốt cho công tác quản lý nhà nước.
2. Hạn chế
Bên cạnh các mặt ưu điểm trong quá
trình thực hiện Luật Lưu trữ còn một số hạn chế:
a) Hạn chế trong quá trình triển khai
thực hiện Luật Lưu trữ
- Thủ trưởng một số cơ quan, tổ chức
chưa quan tâm, chỉ đạo thực hiện các mặt công tác lưu trữ; nhân sự làm công tác
lưu trữ tại một số cơ quan, tổ chức còn thiếu về số lượng, kiêm nhiệm nhiều
công tác khác, chưa được đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ dẫn đến nhân sự thiếu ổn
định và hiệu quả công tác còn hạn chế.
- Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư
cho công tác lưu trữ còn ít, nhất là Kho Lưu trữ, trang thiết bị bảo quản tài
liệu.
- Việc lập hồ sơ hiện hành, giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện nghiêm túc; khối lượng
hồ sơ, tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý còn rất lớn; việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ tại nhiều cơ quan, tổ chức
chưa được thực hiện hoặc thực hiện nhưng chưa đạt yêu cầu, chưa được thống nhất.
b) Hạn chế về những quy định của Luật
Lưu trữ chưa phù hợp
- Các văn bản quy phạm pháp luật do
nhà nước ban hành chưa đồng bộ, còn thiếu, có những văn bản ban hành đã lâu
chưa được bổ sung, sửa đổi phù hợp với tình hình mới nên khi thực hiện còn nhiều
bất cập, lúng túng.
- Việc lập hồ sơ điện tử còn bất cập
khi các cơ quan, tổ chức chưa có cơ sở hạ tầng đồng bộ.
3. Nguyên nhân
chủ quan, khách quan của những ưu điểm, hạn chế
a) Nhân sự làm công tác lưu trữ tại một
số cơ quan, tổ chức chưa được đào tạo đúng chuyên ngành; kiêm nhiệm nhiều việc
khác; thường xuyên thay đổi.
b) Chế độ phụ cấp cho người làm công
tác lưu trữ còn thấp, công tác lưu trữ tại một số cơ quan chưa được đề cao dẫn
đến người làm lưu trữ không yên tâm công tác.
Mục 2. ĐỀ XUẤT,
KIẾN NGHỊ
1. Đề xuất, kiến
nghị chung
a) Về xây dựng các văn bản quy phạm
pháp luật và văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ
Quy định chi tiết về các vấn đề như:
Thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành; về giải mật tài liệu; quy trình, thủ tục,
thời gian thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị; thẩm định Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; quy trình, thủ tục hủy tài liệu hết giá trị;
quy trình đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ; quy định về quản lý, lưu trữ, sử dụng
tài liệu điện tử...
b) Về tổ chức bộ máy lưu trữ tại địa
phương và biên chế làm công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn
- Quy định thống nhất về cơ cấu tổ chức
bộ máy, biên chế quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cấp tỉnh.
- Quy định cụ thể cơ cấu tổ chức bộ
máy, số lượng biên chế và phụ cấp chức vụ lãnh đạo của Trung tâm Lưu trữ lịch sử
trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.
- Quy định định mức biên chế, chức
danh người làm văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức và Ủy ban nhân dân phường,
xã, thị trấn để công tác văn thư, lưu trữ được ổn định, phát triển.
2. Đề xuất, kiến
nghị liên quan đến việc điều chỉnh, sửa đổi Luật Lưu trữ
Bổ sung quy định chế tài xử phạt vi
phạm pháp luật trong công tác lưu trữ: Hiện nay một số cơ quan, tổ chức chưa
quan tâm, xem trọng công tác lưu trữ; một số doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu
trữ còn xem nhẹ chất lượng chỉnh lý tài liệu... do đó cần thiết có quy định chế
tài xử phạt vi phạm Luật Lưu trữ.
Trên đây là Báo cáo Tổng kết thực hiện
Luật Lưu trữ của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh./.
|
Nơi nhận:
- Bộ Nội vụ;
- Cục Văn thư và Lưu trữ NN;
- Thường trực Thành ủy;
- TTUB: CT, PCT/TT;
- Sở Nội vụ;
- VPUB: CVP, PVP/VX;
- Chi cục VT-LT;
- Phòng VX;
- Lưu: VT, (VX-Tri). 9
|
KT.
CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Lê Thanh Liêm
|
PHỤ LỤC I
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ NHÂN SỰ TẠI
CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ (SỐ LIỆU TÍNH ĐẾN HẾT THÁNG 12 NĂM 2019)
(Kèm theo Báo cáo số 74/BC-UBND ngày 11 tháng 5 năm 2020 của Ủy ban nhân dân
Thành phố Hồ Chí Minh)
|
Tại
Chi cục Văn thư - Lưu trữ
|
|
Stt
|
|
Tổng
số biên chế
|
Số
lượng đào tạo đúng chuyên ngành văn thư - lưu trữ
|
|
Tổng
|
>ĐH
|
ĐH
|
CĐ
|
Trung
cấp
|
Sơ
cấp
|
|
1
|
Chi cục trưởng
|
1
|
|
|
1
|
|
|
|
|
2
|
Phó Chi cục trưởng
|
2
|
|
|
2
|
|
|
|
|
3
|
Số lượng công chức làm công tác quản
lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
|
9
|
|
|
2
|
|
|
4
|
|
4
|
Số lượng viên chức làm chuyên môn về
hoạt động lưu trữ (đối với những tỉnh chưa thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử
tỉnh thuộc Sở Nội vụ)
|
9
|
|
|
2
|
|
|
4
|
|
5
|
Số lượng công chức, người lao động
hợp đồng làm hành chính, văn phòng
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng chung
|
22
|
|
|
7
|
|
|
8
|
PHỤ LỤC II
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ NHÂN SỰ TẠI
CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC CẤP TỈNH, CẤP HUYỆN THUỘC NGUỒN NỘP LƯU
(Kèm theo Báo cáo số 74/BC-UBND ngày 11 tháng 5 năm 2020 của Ủy ban nhân dân
Thành phố Hồ Chí Minh)
|
Stt
|
Tên
cơ quan, tổ chức
|
Tổng
số nguồn theo Danh mục nguồn nộp lưu
|
Tổng
số biên chế
|
Số
lượng đào tạo đúng chuyên ngành văn thư - lưu trữ
|
|
Người
làm lưu trữ chuyên trách
|
Người
làm lưu trữ kiêm nhiệm
|
Tổng
|
>ĐH
|
ĐH
|
CĐ
|
Trung
cấp
|
Sơ
cấp
|
|
1
|
Cơ quan, tổ chức cấp tỉnh
|
155
|
36
|
119
|
155
|
3
|
27
|
28
|
46
|
51
|
|
2
|
Cơ quan, tổ chức cấp huyện
|
552
|
|
552
|
552
|
2
|
71
|
30
|
227
|
222
|
|
|
Tổng
|
707
|
36
|
671
|
707
|
5
|
98
|
58
|
273
|
273
|
PHỤ LỤC III
DANH MỤC VĂN BẢN HƯỚNG DẪN VỀ LĨNH VỰC
VĂN THƯ, LƯU TRỮ
(Kèm theo Báo cáo số 74/BC-UBND ngày 11 tháng 5 năm 2020 của Ủy ban nhân dân
Thành phố Hồ Chí Minh)
I. VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ
|
STT
|
Ký
hiệu văn bản
|
Ngày,
tháng, năm
|
Trích
yếu nội dung
|
|
1
|
Công
văn số 3415/UBND-VX
|
13/7/2012
|
V/v triển khai thực hiện Thông tư số
14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ.
|
|
2
|
Quyết
định số 5131/QĐ-UBND
|
04/10/2012
|
Về phê duyệt Kế hoạch triển khai
thi hành Luật Lưu trữ.
|
|
3
|
Quyết
định số 2153/QĐ-UBND
|
02/5/2013
|
Về ban hành Danh mục nguồn tài liệu
nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh (Chi cục Văn thư - Lưu trữ).
|
|
4
|
Quyết
định số 02/2014/QĐ-UBND
|
13/01/2014
|
Về phê duyệt Đề án nâng cao năng lực
đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của Thành
phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2014 - 2020.
|
|
5
|
Quyết
định số 3751/QĐ-UBND
|
02/8/2014
|
Về phê duyệt Kế hoạch chỉnh lý tài
liệu tồn đọng trước ngày 30 tháng 4 năm 1975 của các cơ quan, tổ chức trên địa
bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
|
|
6
|
Quyết
định số 4611/QĐ-UBND
|
15/9/2014
|
Về phê duyệt Kế hoạch số hóa hồ sơ,
tài liệu tại Kho Lưu trữ chuyên dụng của Chi cục Văn thư - Lưu trữ giai đoạn
1 (2014 - 2015).
|
|
7
|
Quyết
định số 5249/QĐ-UBND
|
23/10/2014
|
Về ban hành Danh mục thành phần hồ
sơ, tài liệu quận, huyện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh.
|
|
8
|
Quyết
định số 38/2014/QĐ-UBND
|
07/11/2014
|
Về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài
liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức
trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
|
|
9
|
Công
văn số 7098/UBND-VX
|
31/12/2014
|
V/v hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ
hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ.
|
|
10
|
Công
văn số 3626/UBND-VX
|
29/6/2015
|
V/v xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng
cấp Kho Lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.
|
|
11
|
Quyết
định số 3605/QĐ-UBND
|
24/7/2015
|
Về công bố thủ tục hành chính mới
ban hành trong lĩnh vực Lưu trữ thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Nội vụ
Thành phố Hồ Chí Minh.
|
|
12
|
Quyết
định số 7109/QĐ-UBND
|
30/12/2015
|
Về ban hành Danh mục các cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ
Chí Minh.
|
|
13
|
Công
văn số 4197/UBND-VX
|
05/8/2016
|
V/v quản lý tài liệu lưu trữ trong
trường hợp chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính; tổ chức lại,
chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản tại các doanh nghiệp nhà nước trên địa
bàn Thành phố.
|
|
14
|
Chỉ
thị số 11/CT-UBND
|
11/9/2017
|
V/v tăng cường công tác quản lý tài
liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
|
|
15
|
Công
văn số 6084/UBND-VX
|
04/10/2017
|
V/v triển khai thực hiện Chỉ thị số
35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ.
|
|
16
|
Quyết
định số 5484/QĐ-UBND
|
17/10/2017
|
Về ban hành Kế hoạch phát triển ngành
văn thư, lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh đến năm 2025.
|
|
17
|
Quyết
định số 5663/QĐ-UBND
|
24/10/2017
|
Về phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu
lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai
đoạn 1975-2015.
|
|
18
|
Quyết
định số 6532/QĐ-UBND
|
21/12/2017
|
Về phê duyệt Danh mục vị trí việc
làm của Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh thuộc Chi cục Văn thư
- Lưu trữ, Sở Nội vụ.
|
|
19
|
Quyết
định số 559/QĐ-UBND
|
06/02/2018
|
Về phê duyệt Đề án thu thập hồ sơ,
tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch
sử Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2018 - 2022.
|
|
20
|
Quyết
định số 3731/QĐ-UBND
|
31/8/2018
|
Về phê duyệt Kế hoạch tăng cường
công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường,
xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố.
|
|
21
|
Quyết
định số 2801/QĐ-UBND
|
04/7/2019
|
Về ban hành Danh mục thành phần hồ
sơ, tài liệu cơ quan cấp huyện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.
|
II. VĂN BẢN CỦA SỞ NỘI VỤ
|
STT
|
Ký
hiệu văn bản
|
Ngày,
tháng
|
Trích
yếu nội dung
|
|
1
|
Hướng
dẫn số 207/HD-SNV
|
27/02/2012
|
Về tổ chức quản lý kho lưu trữ và
tài liệu lưu trữ thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện.
|
|
2
|
Hướng
dẫn số 207/HD-SNV
|
27/02/2012
|
Về tổ chức quản lý kho lưu trữ và
tài liệu lưu trữ thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện.
|
|
3
|
Hướng
dẫn số 248/HD-SNV
|
07/3/2012
|
Về trách nhiệm quản lý công tác văn
thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố.
|
|
4
|
Công
văn số 216/SNV-CCVTLT
|
06/3/2013
|
V/v chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối
với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ.
|
|
5
|
Công
văn số 486/SNV-CCVTLT
|
24/4/2013
|
V/v xây dựng và ban hành Danh mục hồ
sơ cơ quan hàng năm.
|
|
6
|
Công
văn số 514/SNV-CCVTLT
|
03/5/2013
|
V/v hướng dẫn tổ chức hội thi tìm
hiểu Luật Lưu trữ.
|
|
7
|
Công
văn số 715/SNV-CCVTLT
|
06/6/2013
|
V/v tăng cường công tác phòng cháy,
chữa cháy và phòng chống lụt bão, bảo vệ an toàn hồ sơ tài liệu.
|
|
8
|
Kế
hoạch số 1614/KH-SNV
|
10/10/2013
|
Về thực hiện Chỉ thị số
16/2013/CT-UBND ngày 09 tháng 9 năm 2013 của Ủy ban nhân dân Thành phố về một
số biện pháp để giải quyết tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa
bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
|
|
9
|
Hướng
dẫn số 1808/HD-SNV
|
07/11/2013
|
Về tổ chức chỉnh lý tài liệu tồn đọng
tại các cơ quan, tổ chức.
|
|
10
|
Hướng
dẫn số 1865/HD-SNV
|
18/11/2013
|
Về thực hiện công tác bảo vệ bí mật
nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
|
|
11
|
Công
văn số 1933/SNV-CCVTLT
|
28/11/2013
|
V/v triển khai thực hiện Thông tư số
09/2013/TT- BNV về báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu
trữ.
|
|
12
|
Kế
hoạch số 20/KH-SNV
|
17/4/2014
|
Về chỉnh lý tài liệu tồn đọng trước
ngày 30 tháng 4 năm 1975 của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ
Chí Minh năm 2014.
|
|
13
|
Công
văn số 470/SNV-CCVTLT
|
18/4/2014
|
V/v khảo sát tài liệu tồn đọng của
các cơ quan, đơn vị.
|
|
14
|
Công
văn số 642/SNV-CCVTLT
|
20/5/2014
|
V/v đề nghị chỉnh lý hồ sơ gốc hộ tịch
có nguy cơ hư hỏng nặng.
|
|
15
|
Công
văn số 862/SNV-CCVTLT
|
25/6/2014
|
V/v đề nghị báo cáo thống kê tài liệu
tồn đọng trước ngày 30 tháng 4 năm 1975.
|
|
16
|
Công
văn số 1237/SNV-CCVTLT
|
04/8/2014
|
V/v xây dựng Bảng thời hạn bảo quản
hồ sơ, tài liệu theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV .
|
|
17
|
Công
văn số 1371/SNV-CCVTLT
|
18/8/2014
|
V/v đề nghị các cơ quan, tổ chức
xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng trước ngày 30 tháng 4 năm 1975.
|
|
18
|
Kế
hoạch số 54/KH-SNV
|
21/8/2014
|
Về tổ chức triển khai thực hiện Quyết
định số 3751/QĐ-UBND ngày 02 tháng 8 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố về
phê duyệt Kế hoạch Chỉnh lý tài liệu tồn đọng trước ngày 30 tháng 4 năm 1975
của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
|
|
19
|
Công
văn số 2002/SNV-CCVTLT
|
24/11/2014
|
V/v thực hiện giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan.
|
|
20
|
Hướng
dẫn số 305/HD-SNV
|
26/01/2015
|
Về công tác thu thập tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan, giao nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tại các cơ quan, tổ chức.
|
|
21
|
Công
văn số 537/SNV-CCVTLT
|
12/02/2015
|
V/v thực hiện công tác giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
|
|
22
|
Hướng
dẫn số 653/HD-SNV
|
27/02/2015
|
Về một số nội dung của Quy định về
lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan tại các cơ quan, tổ chức.
|
|
23
|
Hướng
dẫn số 686/HD-SNV
|
02/3/2015
|
Về một số nội dung trong việc xây dựng
và ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
|
|
24
|
Quyết
định số 463/QĐ-SNV
|
05/6/2015
|
Về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ
lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố.
|
|
25
|
Hướng
dẫn số 3582/HD-SNV
|
22/9/2015
|
Về một số nội dung về quy định sử dụng
dịch vụ lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố.
|
|
26
|
Hướng
dẫn số 3612/HD-SNV
|
23/9/2015
|
Về một số nội dung về quản lý chứng
Chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ đối với các tổ chức, cá
nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
|
|
27
|
Hướng
dẫn số 4272/HD-SNV
|
16/11/2015
|
Về thủ tục thẩm định, có ý kiến đối
với Danh mục tài liệu hết giá trị tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành
phố.
|
|
28
|
Hướng
dẫn số 232/HD-SNV
|
20/01/2016
|
Về một số nội dung về xây dựng, bố
trí, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức.
|
|
29
|
Hướng
dẫn số 991/HD-SNV
|
25/3/2016
|
Về một số nội dung về công tác chuẩn
bị thực hiện lựa chọn, xác định giá trị tài liệu và giao nộp tài liệu vào
Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.
|
|
30
|
Hướng
dẫn số 2332/HD-SNV
|
08/7/2016
|
Về công tác lưu trữ Sổ hộ tịch, hồ
sơ đăng ký hộ tịch tại Ủy ban nhân dân quận, huyện, phường, xã, thị trấn trên
địa bàn Thành phố.
|
|
31
|
Công
văn số 3048/SNV-CCVTLT
|
30/8/2016
|
V/v thực hiện chế độ phụ cấp độc hại,
bồi dưỡng bằng hiện vật đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu
trữ.
|
|
32
|
Công
văn số 3066/SNV-CCVTLT
|
30/8/2016
|
V/v xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng
cấp Kho Lưu trữ để bảo quản tài liệu tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn.
|
|
33
|
Công
văn số 3067/SNV-CCVTLT
|
30/8/2016
|
V/v quản lý tài liệu lưu trữ trong
trường hợp doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi
hình thức sở hữu hoặc phá sản.
|
|
34
|
Công
văn số 4031/SNV-CCVTLT
|
09/11/2016
|
V/v xây dựng, ban hành Bảng thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức.
|
|
35
|
Công
văn số 450/SNV-CCVTLT
|
10/02/2017
|
V/v tăng cường công tác phòng cháy,
chữa cháy, bảo quản an toàn tài liệu.
|
|
36
|
Công
văn số 249/SNV-CCVTLT
|
20/01/2017
|
V/v tổ chức sử dụng dịch vụ chỉnh
lý tài liệu lưu trữ.
|
|
37
|
Công
văn số 1499/SNV-CCVTLT
|
06/5/2016
|
V/v sắp xếp và bảo quản tài liệu
Công báo.
|
|
38
|
Hướng
dẫn số 3457/HD-SNV
|
25/8/2017
|
Về tổ chức quản lý Kho Lưu trữ và tài
liệu lưu trữ của các cơ quan cấp huyện tại Thành phố Hồ Chí Minh.
|
|
39
|
Kế
hoạch số 3674/KH-SNV
|
13/9/2017
|
Về tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ
lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
|
|
40
|
Công
văn số 3712/SNV-CCVTLT
|
18/9/2017
|
V/v điều chỉnh chế độ bồi dưỡng bằng
hiện vật đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ.
|
|
41
|
Kế
hoạch số 4394/KH-SNV
|
03/11/2017
|
Về tổ chức thực hiện Chỉ thị số
35/CT-TTg ngày 09 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ và Chỉ thị số
11/CT-UBND ngày 11 tháng 9 năm 2017 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố.
|
|
42
|
Kế
hoạch số 1612/KH-SNV
|
20/11/2017
|
Về tổ chức thực hiện Quyết định số
5663/QĐ-UBND ngày 24 tháng 10 năm 2017 của UBND thành phố về việc phê duyệt Đề
án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành
phố giai đoạn 1975 - 2015.
|
|
43
|
Kế
hoạch số 4717/KH-SNV
|
28/11/2017
|
Về thực hiện "Đề án chỉnh lý
tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí
Minh giai đoạn 1975 - 2015" năm 2018.
|
|
44
|
Công
văn số 161/SNV-CCVTLT
|
15/01/2018
|
V/v quản lý tài liệu lưu trữ khi kiện
toàn tổ chức bộ máy của Thanh tra Sở Xây dựng.
|
|
45
|
Công
văn số 724/SNV-CCYTLT
|
01/3/2018
|
V/v tăng cường công tác bảo vệ, bảo
quản an toàn tài liệu.
|
|
46
|
Công
văn số 1340/SNV-CCVTLT
|
17/4/2018
|
V/v thực hiện Kế hoạch phát triển
ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2025.
|
|
47
|
Kế
hoạch số 1419/KH-SNV
|
23/4/2018
|
Về thực hiện Đề án thu thập hồ sơ,
tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch
sử Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2018-2022.
|
|
48
|
Kế
hoạch số 2450/KH-SNV
|
02/7/2018
|
Về tổ chức thực hiện Đề án thu thập
hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm
Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2018 - 2022 (năm 2018)
|
|
49
|
Công
văn số 2950/SNV-CCVTLT
|
58/8/2018
|
V/v thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu
lưu trữ tồn đọng.
|
|
50
|
Kế
hoạch số 3609/KH-SNV
|
25/9/2018
|
Về tổ chức thực hiện Quyết định phê
duyệt kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy
ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố.
|
|
51
|
Công
văn số 4814/SNV-CCVTLT
|
17/12/2018
|
V/v hướng dẫn các cơ quan, tổ chức
việc xác định, phân phông lưu trữ cơ quan trong quá trình phân loại, chỉnh lý
tài liệu lưu trữ.
|
|
52
|
Kế
hoạch số 1067/KH-SNV
|
26/3/2019
|
Về tổ chức các nhiệm vụ giai đoạn 1
- năm 2019 của kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu
trữ tại Ủy ban nhân dân phường xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố.
|
|
53
|
Quyết
định số 2441/QĐ-SNV
|
02/5/2019
|
Về ủy quyền cho Chi cục trưởng Chi
cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ thực hiện một số nhiệm vụ quản lý nhà
nước về lưu trữ.
|
|
54
|
Kế
hoạch số 2402/KH-SNV
|
26/6/2019
|
Về kiểm tra tiến độ thực hiện và tổ
chức Hội nghị sơ kết giai đoạn 1, Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt
động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn
Thành phố Hồ Chí Minh.
|
|
55
|
Quyết
định số 2588/QĐ-SNV
|
08/7/2019
|
Về ban hành quy trình “Thẩm định
Danh mục tài liệu hết giá trị” của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào
Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.
|
|
56
|
Quyết
định số 2672/QĐ-SNV
|
13/8/2019
|
Về ban hành Quy trình thẩm định,
phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực
thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
|
|
57
|
Hướng
dẫn số 3267/HD-SNV
|
20/8/2019
|
Về tiếp nhận và hoàn chỉnh hồ sơ,
tài liệu giấy tại Lưu trữ cơ quan.
|
|
58
|
Hướng
dẫn số 3407/HD-SNV
|
28/8/2019
|
Về trách nhiệm kiểm tra chất lượng
chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
|
|
59
|
Công
văn số 3477/SNV-CCVTLT
|
30/8//2019
|
V/v xác định nguồn tài liệu thuộc
phông Ủy ban nhân dân, cơ quan chuyên môn quận, huyện và lựa chọn thành phần
hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
|
|
60
|
Quyết
định số 2765/QĐ-SNV
|
11/9/2019
|
Về ban hành Quy trình giao, nhận hồ
sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu
trữ.
|
|
61
|
Công
văn số 4868/SNV-CCVTLT
|
27/11//2019
|
V/v tập trung, đẩy nhanh tiến độ thực
hiện Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy
ban nhân dân phường, xã, thị trấn.
|
PHỤ LỤC IV
DANH SÁCH TỔ CHỨC ĐĂNG KÝ THÔNG TIN HOẠT
ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ
(Ban hành kèm theo Báo cáo số 74/BC-UBND ngày 11 tháng 5 năm 2020 của Ủy ban
nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh)
|
STT
|
Tên
doanh nghiệp
|
Địa
chỉ đóng trụ sở
|
Ghi
chú
|
|
1
|
Công ty TNHH Khoa học Công nghệ Lưu
trữ Sài Gòn ([email protected])
|
158 Lý Thường Kiệt, Phường 7, quận
Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh.
|
|
|
2
|
Công ty TNHH Một TV Tư vấn và Dịch
vụ khoa học Văn thư - Lưu trữ Hai Giang ([email protected])
|
173 Lê Đức Thọ, Phường 17, quận Gò
Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh.
|
|
|
3
|
Trung tâm Lưu trữ quốc gia I
|
18 phố Vũ Phạm Hàm, Yên Hòa, Cầu Giấy,
Thành phố Hà Nội.
|
|
|
4
|
Trung tâm Lưu trữ quốc gia II
([email protected])
|
17A Lê Duẩn, phường Bến Nghé, Quận
1, Thành phố Hồ Chí Minh
|
|
|
5
|
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
|
Số 34 Phan Kế Bính, quận Ba Đình,
Thành phố Hà Nội.
|
|
|
6
|
Trung tâm Chuyển giao Công nghệ Văn
thư - Lưu trữ
|
29 Khu Tập thể Cục Văn thư - Lưu trữ
Nhà nước, ngõ 106 Hoàng Quốc Việt, Thành phố Hà Nội.
|
|
|
7
|
Trung tâm Tin học và số hóa tài liệu
([email protected])
|
Nhà khách Bộ quốc phòng, 18D Cộng
Hòa, quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.
|
|
|
8
|
Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ
NAHA-METAL ([email protected])
|
989/17A, tỉnh lộ 43, KP2, phường
Bình Chiểu, quận Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh.
|
|
|
9
|
Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Nghiệp
vụ Văn phòng Lưu trữ Hoàng Phát (ngason7975@gmail. com)
|
160/113 Tân Chánh Hiệp, phường Tân
Chánh Hiệp, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh.
|
|
|
10
|
Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố
Hồ Chí Minh
|
1489 Nguyễn Văn Linh, phường Tân
Phong, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh.
|
|
|
11
|
Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa
học Tổ chức và Quản lý ([email protected])
|
126/68 phố Phan Kế Bính, phường Cống
Vị, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội.
|
|
|
12
|
Công ty CP Công nghệ Lưu trữ Số hóa
tài liệu HT ([email protected])
|
77/1/18 Tân Chánh Hiệp 24, phường
Tân Chánh Hiệp, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh.
|
|
|
13
|
Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại
Thành phố Hồ Chí Minh (truongnoivu-csmn.edu.vn).
|
181 Lê Đức Thọ, Phường 17, quận Gò
Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh.
|
|
|
14
|
Công ty Cổ phần Công nghệ và Truyền
thông Năm Sao [email protected].
|
14 ngõ 335 Nguyễn Trãi, phường Thanh
Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội.
|
|
|
15
|
Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại
Thương mại Văn thư, Lưu trữ và Tin học Phương Nam
|
78 Lương Ngọc Quyến, Phường 5, quận
Gò vấp, Thành phố Hồ Chí Minh.
Email: longbinhnguyen@yahoo.com
|
|
|
16
|
CTy CP DV hành chính Văn phòng
Thăng Long
|
84, ngõ Gốc Đề, phố Minh Khai, Phường
Hoàng Văn Thụ, quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội.
Email: [email protected]
|
|
|
17
|
Công ty CP Phát triển Công nghệ
Hành chính ADDJ
|
3a, ngách 3, ngõ 514 Thụy Khê, phường
Bưởi, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội.
Email: [email protected]
|
|
|
18
|
Công ty TNHH Công nghệ 24HCV
|
Số 33/5K Đông Lân, xã Bà Điểm, huyện
Hóc Môn, Thành phố Hồ Chí Minh.
Email: [email protected]
|
|