|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 61/BC-UBND
|
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 26 tháng 3 năm 2013
|
BÁO CÁO
SƠ
KẾT 02 NĂM THỰC HIỆN CHỈ THỊ SỐ 19/2010/CT-UBND NGÀY 24 THÁNG 9 NĂM 2010 CỦA ỦY
BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VỀ TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU
TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Thời gian qua, công tác quản lý và hoạt động văn
thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố đạt được một số kết
quả nhất định, từng bước đi vào nề nếp và ổn định, bảo đảm cung cấp thông tin kịp
thời phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của cơ quan, tổ chức và địa
phương; bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước; tạo điều kiện cho việc tra cứu,
nghiên cứu lịch sử, pháp luật phục vụ cho yêu cầu sơ kết, tổng kết kinh nghiệm.
Tuy nhiên, công tác quản lý nhà nước và hoạt động
văn thư, lưu trữ tại một số cơ quan, tổ chức chưa được quan tâm; tài liệu lưu
trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ; hồ sơ tài liệu còn tồn đọng chưa được
chỉnh lý, sắp xếp có nguy cơ hư hỏng nặng; việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài
liệu chưa đáp ứng kịp thời; cơ sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng công nghệ
thông tin cho công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế.
Trước thực trạng đó, Ủy ban nhân dân thành phố đã
ban hành Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 về tăng cường công
tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
Sau 02 năm triển
khai thực hiện, công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ đã đạt được
kết quả như sau:
I. KẾT QUẢ TỔ CHỨC THỰC HIỆN
CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Kết quả công tác tuyên truyền,
phổ biến văn bản:
a) Thực hiện Chỉ thị số
19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân thành phố về tăng cường công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ
trên địa bàn thành phố, Sở Nội vụ đã
tổ chức hội nghị phổ biến, quán triệt cho hơn 200 cán bộ lãnh đạo, công
chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ của các sở, ngành, quận, huyện thuộc thành phố.
b) Trong 02 năm qua, đã tổ chức tuyên
truyền, phổ biến, tập huấn các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư lưu
trữ như: Luật Lưu trữ, Pháp lệnh, Nghị định, Chỉ thị, Thông tư của
Bộ Nội vụ và các văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, của thành phố và các nội dung liên quan đến công tác văn thư lưu trữ (Phụ lục I) cho cán bộ lãnh đạo, công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan, tổ chức
trên địa bàn thành phố.
c) Kịp thời phổ biến các văn bản quy
phạm pháp luật về công tác văn thư lưu trữ và các thông
tin về hoạt động của ngành văn thư lưu trữ thành phố bằng
cách sao gửi và hướng dẫn thực hiện bằng văn bản hoặc phổ biến, hướng dẫn thực
hiện trên Website của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố
và Sở Nội vụ.
d) Tại các cơ quan, tổ chức đã chủ động
lồng ghép việc triển khai, tuyên truyền, phổ biến Chỉ thị với tập huấn chuyên
môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức tại
cơ quan mình.
2. Kết quả công tác quản lý nhà
nước, xây dựng và ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về
văn thư, lưu trữ:
Trong 02 năm qua, Sở Nội vụ đã tham
mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố ban hành 16 văn bản chỉ
đạo, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác quản lý nhà nước về công
tác văn thư lưu trữ. Ngoài ra, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư
- Lưu trữ đã xây dựng, ban hành 24 văn bản hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, tổ
chức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ (Phụ lục II).
Thực hiện Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ,
các cơ quan, tổ chức đã xây dựng và ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, quản lý và
hướng dẫn các cơ quan trực thuộc trong công tác văn thư, lưu trữ như xây dựng
chương trình công tác văn thư lưu trữ hàng năm, đến nay có
23/44 sở, ban, ngành; 24 quận, huyện xây dựng Quy chế công tác văn thư
lưu trữ, các cơ quan còn lại thông qua việc ban hành Quy chế làm
việc, quy trình quản lý văn bản đi, đến, đã xác định trách nhiệm, nhiệm vụ cụ
thể trong công tác quản lý hoạt động văn thư lưu trữ tại
cơ quan, tổ chức mình đồng thời chỉ đạo, hướng dẫn cho các cơ quan trực thuộc
xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ để tổ chức thực hiện tốt nhiệm vụ.
Các quận, huyện đều có chỉ đạo triển
khai thực hiện Chỉ thị bằng văn bản, trong đó, có 6 quận, huyện: Quận 4, 10, quận
Gò Vấp, huyện Củ Chi, Bình Chánh và Hóc Môn ban hành Chỉ thị về tăng cường công
tác quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ trong phạm
vi quản lý.
Ngoài ra, các quận, huyện còn chủ động
xây dựng nhiều văn bản chỉ đạo, quản lý, hướng dẫn nhiều nội dung khác nhau
trong chương trình công tác văn thư lưu trữ về các mặt
công tác nghiệp vụ văn thư lưu trữ góp phần làm phong phú,
đa dạng, tạo nên bức tranh công tác văn thư lưu trữ sinh động
trong công tác thực tiễn tại các cơ quan. Cụ thể như: quận Tân Phú ban hành hướng
dẫn công tác chỉnh lý; quận Bình Thạnh hướng dẫn công tác xây dựng danh mục hồ
sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quận Phú Nhuận
hướng dẫn việc quản lý văn bản; quận Bình Tân và huyện Hóc Môn Hướng dẫn thực
hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư lưu trữ, quận 8 hướng dẫn bảo quản và tiêu hủy tài liệu hết
giá trị, huyện Nhà Bè hướng dẫn trách nhiệm quản lý tài liệu và chỉ đạo đầu tư
bố trí kho lưu trữ...
3. Công tác bảo
quản hồ sơ, bố trí Kho Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức:
a) Thực hiện Dự án xây dựng Trung tâm
Lưu trữ thành phố:
Thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg
ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát
huy giá trị tài liệu lưu trữ, Ủy ban nhân dân thành phố đã
giao Sở Nội vụ làm chủ đầu tư dự án xây dựng Trung tâm Lưu
trữ thành phố với diện tích 27.000 m2, có sức chứa trên 100.000 mét
giá tài liệu, gồm phần Kho Lưu trữ tài liệu và khu phục vụ công chúng, tại phường
An Lạc, quận Bình Tân. Đến nay, Dự án đã triển khai thực hiện: tổ chức đấu thầu
và ký hợp đồng các gói thầu tư vấn quản lý dự án, tư vấn lập dự án, đo vẽ bản đồ,
rà phá bom mìn, đo vẽ địa hình, khoan khảo sát địa chất; Ủy ban nhân dân thành
phố phê duyệt tuyển chọn phương án thiết kế kiến trúc và phê duyệt dự án đầu tư
Trung tâm Lưu trữ thành phố.
b) Thực hiện chỉ đạo của thành phố,
02 năm qua, các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố đã quan tâm đầu tư cho công
tác bảo quản hồ sơ, tài liệu.
- Tại Ủy ban
nhân dân quận, huyện:
Ủy ban nhân dân quận Bình Tân, quận
Thủ Đức, quận Gò Vấp, quận 10, quận
11 tổ chức bàn giao kho Lưu trữ từ Văn phòng Ủy ban nhân dân quận cho Phòng Nội
vụ quản lý, đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, tài liệu của các phòng,
ban được bảo quản tập trung, thống nhất và đã chỉnh lý hồ sơ hoàn chỉnh.
Việc xây dựng, bố trí Kho lưu trữ để bảo quản tài liệu lưu trữ đã được lãnh đạo các quận, huyện quan tâm
như:
+ Quận Bình Tân đầu tư xây dựng kho
lưu trữ với diện tích 660 m2 gồm 3 tầng; ban hành Quyết định thành lập Kho, Phương án tổ chức hoạt động Kho Lưu trữ, công tác
lưu trữ dần đi vào nề nếp;
+ Quận Gò Vấp đã đầu tư xây dựng kho
lưu trữ với diện tích 960 m2 gồm 1 trệt, 2 lầu
và đang tiến hành khảo sát, xây dựng Đề án nâng cấp, cải tạo
và xây mới Trung tâm Lưu trữ hồ sơ và Xử lý thông tin của quận nhằm thu thập, bảo
quản tốt tài liệu lưu trữ và giải quyết
tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị thuộc quận;
+ Quận 2 bố trí kho lưu trữ với diện
tích 650 m2 có sức chứa khoảng 1.000 mét giá hồ sơ tài liệu;
+ Quận 10,
quận 11, quận Thủ Đức có kho lưu trữ với diện tích từ 200
- 300 m2 tài liệu được bảo quản tập trung, thống nhất và đã chỉnh lý
hồ sơ hoàn chỉnh.
+ Các quận, huyện khác do điều kiện về
mặt bằng, chỉ bố trí kho tạm, diện tích khoảng 30 - 60 m2; một số quận,
huyện đang xây dựng phương án đầu tư xây dựng kho lưu trữ tập trung như quận 4, quận 6, quận 9, quận
12, quận Bình Thạnh, quận Phú Nhuận, huyện
Nhà Bè, huyện Bình Chánh, huyện Cần Giờ…
Một số cơ quan đã tiến hành cải tạo nâng cấp kho lưu trữ, đáp ứng yêu cầu kỹ
thuật bảo quản an toàn tài liệu như: quận 1, quận 5, quận 7, quận 8, quận Tân
Phú, huyện Củ Chi.
+ Các quận, huyện còn lại chưa bố trí
được kho lưu trữ tập trung; tài liệu của các phòng, ban tự quản lý. Ở phường,
xã, thị trấn phần lớn chưa bố trí phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ nên tài
liệu được cán bộ, nhân viên quản lý, bảo quản tại nơi làm việc.
- Tại sở, ban, ngành, doanh nghiệp
thuộc thành phố:
Công tác bảo quản và bố trí kho lưu
trữ tại các sở, ban, ngành dần đi vào ổn định. Một số sở, ban, ngành quan tâm bố
trí kho lưu trữ chuyên dụng bảo quản tài
liệu tập trung, thống nhất và đã chỉnh lý hồ sơ tương đối hoàn chỉnh đáp ứng yêu cầu kỹ thuật bảo
quản an toàn tài liệu như: Văn phòng Đăng ký Quyền sử dụng
đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường đã đầu và xây dựng kho lưu trữ với diện
tích gồm 2.100 m2 tòa nhà
gồm 7 tầng mỗi tầng 300 m2;
Sở Kế hoạch và Đầu tư bố trí 4 kho lưu trữ với tông diện tích 524 m2, Sở Tài chính bố trí kho lưu trữ có
diện tích 393 m2, Sở Tư
pháp bố trí 2 kho lưu trữ diện tích 339,25 m2.
Một số sở, ngành
đã tiến hành cải tạo nâng cấp kho lưu trữ như Sở Xây dựng nâng cấp kho lưu trữ với diện tích 473 m2, Ban Quản lý Đầu tư Xây dựng khu đô
thị Nam thành phố có diện tích 300 m2, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Y tế, Sở Quy hoạch - Kiến
trúc có diện tích từ 200 - 300 m2.
Các sở, ban, ngành còn lại cũng cố gắng
bố trí kho tạm với diện tích từ 30 - 60 m2 để
lưu trữ tài liệu.
- Tại các cơ quan, tổ chức khác:
Một số doanh nghiệp thuộc thành phố
cũng quan tâm, bố trí kho tạm để lưu trữ tài liệu như: Tổng Công ty Công nghiệp
Sài Gòn TNHH một thành viên bố trí kho có diện tích 200 m2; Tổng Công ty Thương mại Sài Gòn TNHH một thành viên tổ chức chỉnh lý
tài liệu hoàn chỉnh, bố trí kho và tổ chức bảo quản an toàn tài liệu.
Các cơ quan thuộc ngành dọc tại thành
phố cũng quan tâm đầu tư cho hoạt động lưu trữ như: Cục Hải quan bố trí 4 kho
có diện tích 2.904,5 m2 để
lưu trữ tài liệu; Cục Thuế thành phố do không có diện tích để bố trí kho lưu trữ
nên đã tổ chức thuê 02 kho lưu trữ với diện tích 1.700 m2
được trang bị đầy đủ phương tiện bảo quản và công tác
phòng cháy chữa cháy trong kho. Kho bạc Nhà nước thành phố đã đầu tư xây dựng hệ
thống Kho, tổ chức chỉnh lý và bảo quản tốt tài liệu lưu trữ...
Chế độ vệ sinh
kho tàng và tài liệu, phòng chống mối mọt, phòng chống cháy nổ, thiên tai… được
thực hiện thường xuyên. Kho được trang bị hệ thống báo cháy tự động hoặc các
bình chữa cháy, có máy điều hòa nhiệt độ, quạt thông gió để bảo quản tài liệu.
4. Về công tác văn thư, lưu trữ:
a) Việc thực hiện quản lý văn bản đi,
văn bản đến:
Đa số các cơ quan, tổ chức đã xây dựng
và ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ. Tổ chức quản
lý văn bản đi, đến đúng theo quy định: Có mở sổ quản lý văn bản đi, văn bản đến
theo hướng dẫn của Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
Có mở sổ quản lý, theo dõi văn bản mật theo đúng quy định của Pháp lệnh bảo vệ
bí mật nhà nước; Thông tư số 12/TT-BCA(A1) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công
an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.
Ngoài ra, các cơ quan, tổ chức đã sử
dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc theo chương trình của Sở Thông
tin và Truyền thông cài đặt.
b) Công tác soạn thảo ban hành văn bản;
thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính:
Thực hiện Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính. Thành phố đã tổ chức tập huấn và phối hợp các cơ quan,
tổ chức thuộc thành phố tập huấn về chuyên đề viết văn bản
và kỹ thuật trình bày. Đến nay, công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực
hiện đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày. Tuy nhiên, vẫn còn một số
cơ quan, tổ chức do chưa phân công cán bộ, công chức phụ
trách việc kiểm tra thể thức văn bản trước khi ban hành nên văn bản còn sai sót
một số lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày.
c) Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ
triển khai, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức công tác lập danh mục hồ sơ và hỗ trợ
tập huấn cho hơn 150 công chức, viên chức tại các cơ quan,
tổ chức. Đến nay, nhiều cơ quan, tổ chức thực hiện khá tốt chế độ lập hồ sơ hiện
hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan như Văn phòng Ủy
ban nhân dân thành phố, Sở Nội vụ, Sở Quy hoạch - Kiến trúc, Sở
Khoa học và Công nghệ, Cục Hải quan thành phố, Cục Thuế thành phố, Kho bạc Nhà nước Thành phố, Tổng Công ty Thương mại Sài Gòn
TNHH một thành viên, quận 1, quận 10,
quận 11, quận Gò Vấp, quận Thủ Đức, quận Bình Thạnh, quận Bình Tân, huyện Hóc Môn và
huyện Củ Chi... Tuy nhiên, một số cơ quan, tổ chức do diện tích
kho lưu trữ nhỏ, không đủ sức chứa tài liệu nên hầu hết các công chức,
viên chức có lập hồ sơ nhưng chưa giao nộp về lưu trữ hiện hành
mà để lại tự bảo quản và tra cứu.
d) Công tác thu thập, bổ sung tài liệu
lưu trữ:
Kho Lưu trữ chuyên dụng thuộc Chi cục
Văn thư - Lưu trữ đã thu thập và bảo quản 2.716 mét giá tài liệu, do diện tích
Kho Lưu trữ chuyên dụng của Chi cục Văn thư - Lưu trữ hạn chế nên chưa tiếp nhận
nguồn tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử thành phố, chưa
tổ chức việc giao nộp, chỉ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu
tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử thành phố có trách nhiệm tổ
chức thực hiện việc lưu trữ bảo quản tài liệu tại cơ quan, tổ chức theo đúng
quy định.
- Tại Ủy ban nhân dân quận, huyện:
Có 24/24 quận, huyện quyết định ban
hành Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ quận, huyện; có 12/24
quận, huyện ban hành Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành
trong hoạt động của Ủy ban nhân dân quận, huyện. Có 04/24 quận, huyện ban hành
Danh mục thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan như quận 4, quận 6, quận Bình Tân
và quận Tân Phú.
Một số quận đã thực hiện giao nộp tài
liệu vào kho lưu trữ tập trung, tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý kho Lưu trữ
từ Văn phòng Ủy ban nhân dân quận, huyện về Phòng Nội vụ quản lý như: quận 10, quận 11, quận Bình
Tân. Một số quận, huyện tiếp nhận giao nộp tài liệu của một số phòng, ban như: quận 1, quận Thủ Đức, quận Gò Vấp, quận Tân Bình, huyện Củ Chi, huyện Hóc Môn.
- Tại các sở, ngành thành phố:
do hệ thống kho lưu trữ tại các sở, ngành hiện nay chủ yếu là kho
tạm, nên đa số chưa thể thu nhận tài liệu đến hạn nộp lưu từ các cơ quan thuộc
nguồn nộp lưu về tập trung một đầu mối để chuyển giao vào lưu trữ lịch sử; chủ
yếu lưu trữ tài liệu gồm văn bản đi, đến do văn phòng sở, ngành quản lý; tài liệu
của các cơ quan phòng chuyên môn, các đơn vị trực thuộc tự quản lý.
đ) Công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng:
Thực hiện chỉ đạo của Ủy ban nhân dân
thành phố, Sở Nội vụ tăng cường công tác hướng dẫn các cơ
quan, tổ chức về công tác lập hồ sơ hiện hành, chỉnh lý sơ bộ và sắp xếp hồ sơ tài
liệu giai đoạn từ năm 1975 - 2009. Đến nay, tài liệu được thu thập, bảo quản tại
lưu trữ của các cơ quan, tổ chức về cơ bản đã được phân loại, chỉnh lý sơ bộ và
lập công cụ tra cứu. Tiêu biểu trong công tác này có Sở Khoa học và Công nghệ,
Sở Quy hoạch - Kiến trúc, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài
nguyên và Môi trường, Trung tâm Thông tin và Dịch vụ xây dựng thuộc Sở Xây dựng,
Lực lượng Thanh niên xung phong thành phố, Tổng Công ty
Thương mại Sài Gòn TNHH một thành viên…
Ngoài ra còn hướng dẫn lập dự toán
kinh phí chỉnh lý tài liệu cho một số sở, ngành như Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở
Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Trung tâm Điều hành chống ngập thành phố…
Tại Ủy ban nhân dân quận 3, quận 5, quận 10, quận 11, quận Gò Vấp, quận Tân Phú, quận Thủ Đức, quận Bình Tân, huyện Hóc Môn và huyện
Củ Chi đã xây dựng kế hoạch và tổ chức chỉnh lý tài liệu tại một
số phòng, ban thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ quận, huyện. Tuy nhiên, theo khảo
sát năm 2012, toàn thành phố có 170.283 mét giá tài liệu tồn
đọng nhưng chỉ chỉnh lý được 10.378,6 mét giá (chiếm tỷ lệ 6,1 %). Tài liệu tồn
đọng tại các sở, ngành chiếm tỷ lệ rất lớn, cụ thể như: tại Sở Tài nguyên và
Môi trường: 5.000 mét/giá; Sở Giao thông vận tải: 3.180 mét/giá; Sở Kế hoạch và
Đầu tư: 3.930 mét/giá; Sở Tài chính: 2.400 mét/giá; Thanh tra thành phố: 2.635 mét/giá; Sở Tư pháp: 1.700 mét/giá; Sở Y tế: 1.840
mét/giá,… nhiều quận, huyện chưa thực hiện chỉnh lý tài liệu do hạn chế về kinh
phí.
e) Công tác tổ chức sử dụng và khai
thác tài liệu lưu trữ:
Trong 02 năm qua, các cơ quan, tổ chức
thuộc thành phố đã tổ chức phục vụ kịp thời, có hiệu quả
yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho cơ quan, tổ chức và nhân dân,
thể hiện bằng số lượng người khai thác tài liệu và số lượng hồ sơ, tài liệu đưa
ra phục vụ ngày càng tăng, hình thức tổ chức sử dụng tài liệu ngày càng đa dạng,
phong phú. Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là 553.057 lượt
với 318.667 hồ sơ văn bản. Trong đó, đã cung cấp nhiều tài liệu như: văn bản
quy phạm pháp luật, giấy phép xây dựng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất...
Ngoài ra, các loại công cụ tra tìm và
quản lý tài liệu gồm Mục lục hồ sơ, Thẻ tra tìm, Chương trình phần mềm quản lý
cơ sở dữ liệu và tra tìm tài liệu lưu trữ trên máy tính; các loại sổ sách phục
vụ và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tuy nhiên, công tác tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức vẫn còn ít so với yêu cầu và nguồn
tài liệu hết sức dồi dào còn lưu trữ tại cơ quan, tổ chức; phương tiện, thiết bị
phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu còn thô sơ; chưa chủ động trong việc thông
tin, giới thiệu tài liệu lưu trữ. Đa số tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
chưa lập cơ sở dữ liệu để quản lý và tra tìm.
5. Việc quản lý và sử dụng con
dấu:
Công tác quản lý và sử dụng con dấu tại
các cơ quan, tổ chức được thực hiện đúng theo quy định tại Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con
dấu; Thông tư Liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06 tháng 5 năm 2002 của
Bộ Công an - Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) về việc hướng dẫn
thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm
2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
Các cơ quan, tổ chức đều phân công
cán bộ phụ trách quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định, cam kết thực hiện
công tác bảo vệ bí mật Nhà nước theo quy định của Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà
nước, quản lý tốt giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu của cơ quan, đơn vị mình,
chưa để xảy ra vi phạm trong quản lý và sử dụng con dấu.
Tuy nhiên, qua kết quả kiểm tra nhiều
cơ quan, tổ chức chưa thực hiện tốt việc mở sổ quản lý văn bản mật; chưa đóng dấu
vào văn bản gốc trước khi đưa vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định. Vấn đề
này Sở Nội vụ đã kịp thời hướng dẫn chấn chỉnh; đến nay, hầu hết các cơ quan, tổ
chức đã chấn chỉnh và triển khai thực hiện tốt công tác này.
6. Chế độ thông tin báo cáo thống
kê:
Thực hiện Quyết định số
13/2005/QĐ-BNV , số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm
2005 của Bộ Nội vụ về báo cáo thống kê cơ sở, báo cáo thống kê tổng hợp công
tác văn thư lưu trữ. Hàng năm, Sở Nội vụ có hướng dẫn và
đôn đốc các cơ quan, tổ chức thực hiện việc báo cáo thống kê đầy đủ, phản ánh
đúng thực tế, đảm bảo chất lượng. Các cơ quan, tổ chức, Ủy ban nhân dân quận,
huyện từng bước có quan tâm thực hiện, cụ thể:
Năm 2012: 171/171
cơ quan, tổ chức đã thực hiện báo cáo thống
kê tổng hợp công tác văn thư lưu trữ đầy đủ và tương đối
hoàn chỉnh (so với năm 2010, chỉ có 68/171 và năm 2011 có 101/171 cơ quan, tổ chức báo cáo).
7. Tổ chức, biên chế làm công
tác văn thư, lưu trữ
a) Tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ của
thành phố:
Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV
Ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp, Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quyết định số 63/2010/QĐ-UBND ngày 01 tháng 9 năm
2010 về thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp
nhất Trung tâm Lưu trữ thành phố và Phòng Quản lý Văn thư,
Lưu trữ. Đến nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã đi vào hoạt động ổn định, thực
hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao, tham mưu đề xuất cho Sở Nội vụ, Ủy ban
nhân dân thành phố nhiều văn bản, đề án để phát triển
ngành văn thư, lưu trữ của thành phố.
b) Số lượng, chất
lượng cán bộ chuyên trách và kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ:
Năm 2010, tổng số có: 1.513 người (1.183 nữ) làm công tác văn thư, lưu trữ; trong đó, các sở, ngành thành phố: 443 người (nữ:
339); các quận, huyện: 937 người (nữ: 735); các doanh nghiệp thuộc thành phố: 133 người (nữ: 109).
Về trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Đại
học: 520; Trung cấp: 523. Trong đó, trình độ chuyên môn nghiệp vụ văn
thư lưu trữ: Đại học: 13; Trung cấp: 198.
Đến nay, tổng số công chức,
viên chức chuyên trách và kiêm nhiệm làm công tác văn thư
lưu trữ là: 3.589 người (nữ: 2.338 người), tăng hơn 2 lần so với
năm 2010. Cụ thể: tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ: 20 người (nữ: 07); tại các sở,
ban ngành: 834 người (nữ: 568); tại quận, huyện: 2.235 người (nữ: 1.763).
c) Về trình độ công chức, viên
chức làm công tác văn thư, lưu trữ:
Hầu hết cán bộ, công chức,
viên chức làm công tác văn thư lưu trữ đều
có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định, các trường hợp có chuyên môn,
nghiệp vụ khác đều được tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ và đáp ứng được yêu cầu
công tác. Cụ thể:
- Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ
có 20 người. Trong đó, có 01 thạc sỹ; 17 đại học (04 đại học chuyên ngành về văn
thư lưu trữ, 02 trung cấp ngành văn thư lưu trữ).
- Tại các sở, ban, ngành có 834 người.
Trong đó, có 04 thạc sỹ, 331 đại học, 86 cao đẳng, 187 trung cấp, 226 sơ cấp
(92 chuyên ngành về văn thư lưu trữ: 18 đại học, 70 trung
cấp, 04 sơ cấp).
- Tại các quận, huyện có 2.235 người.
Trong đó, có 02 thạc sỹ; 562 đại học; 138 cao đẳng; 686 trung cấp; 807 sơ cấp
(246 chuyên ngành về văn thư lưu trữ: 25 đại học, 178
trung cấp, 43 sơ cấp) và 40 đã qua lớp bồi dưỡng.
d) Đào tạo, bồi dưỡng, nghiệp vụ và
chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức ngành văn thư lưu trữ:
- Về công tác đào tạo, bồi dưỡng
chuyên môn nghiệp vụ:
Hàng năm, Sở Nội vụ đều xây dựng kế
hoạch đào tạo, bồi dưỡng về công tác văn thư lưu trữ cho
cán bộ, công chức trình Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt,
trong 02 năm qua đã thực hiện đạt kết quả như sau:
+ Phối hợp với các Trường Trung cấp
Văn thư Lưu trữ Trung ương, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Trường Cán bộ thành phố tổ chức nhiều lớp đào tạo từ bậc Đại học, Trung cấp và các lớp
bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho cán
bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan, tổ chức của thành phố, gồm: 8 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho 921 lượt người, đào tạo 02
lớp Trung cấp văn thư lưu trữ (vừa làm vừa học) cho 170
người, cử 08 cán bộ, công chức học lớp cử nhân văn bằng 2
ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.
+ Sở Nội vụ thường xuyên tổ chức các
lớp tập huấn và hỗ trợ các cơ quan, tổ chức tập huấn các văn bản quy phạm pháp
luật, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ cho trên 11.000 lượt cán bộ quản lý và công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn thành phố.
Trong triển khai thực hiện, một số cơ
quan đã có sáng kiến nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác tuyên truyền, phổ biến
như huyện Củ Chi đã tổ chức Hội thi Cán bộ văn thư giỏi và chuyên viên soạn thảo
văn bản giỏi năm 2011, quận 8 tổ chức Hội thi Cán bộ văn
thư, lưu trữ giỏi năm 2012.
- Công tác chính sách đối với cán bộ,
công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ:
Thực hiện Công văn số 2939/BNV-TL
ngày 04 tháng 10 năm 2005 của Bộ Nội vụ Về phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với
cán bộ, công chức, viên chức ngành văn thư lưu trữ, với mức hưởng hệ số 0,2 so với mức lương tối thiểu chung và hưởng bồi
dưỡng bằng hiện vật đối với ngành lưu trữ, mức 1: 4.000 đồng/ngày cho công việc
phân loại, chỉnh lý tài liệu. Tuy nhiên, với mức hưởng này đã lạc hậu với tình
hình thực tế, kiến nghị cần có chế độ, chính sách cho công chức, viên chức
làm công tác văn thư lưu trữ hoặc điều chỉnh
mức phụ cấp độc hại phù hợp với điều kiện hiện nay.
- Công tác thi đua, khen thưởng:
Thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố, trong
02 năm qua, Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nội vụ, Chi cục
Văn thư - Lưu trữ đã triển khai và hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, đưa công tác văn thư, lưu trữ
đi vào nề nếp, ổn định.
Đánh giá kết quả hoạt động, 02 năm
qua Bộ Nội vụ đã tặng Bằng khen cho tập thể Ủy ban nhân dân và Sở Nội vụ, như
sau: Bộ Nội vụ tặng Bằng khen cho Ủy ban nhân dân thành phố
nhân dịp tổng kết 10 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Sở Nội vụ nhân dịp
tổng kết 05 thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ
tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ,
103 cá nhân được tặng kỷ niệm chương vì sự nghiệp văn thư, lưu trữ.
Ngoài ra, để ghi nhận những đóng góp
của tập thể và cá nhân, khuyến khích các cơ quan, tổ chức cố gắng hoàn thành tốt
hơn nữa nhiệm vụ được giao, nhân dịp tổng kết 10 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữ
quốc gia, Ủy ban nhân dân thành phố đã quyết định tặng Bằng
khen cho 12 tập thể và 09 cá nhân; tổng kết 05 thực hiện Chỉ thị số
05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo
vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, tặng Bằng khen cho 25 tập thể và 39 cá
nhân.
8. Công tác kiểm tra, hướng dẫn
việc thực hiện các quy định về công tác văn thư lưu trữ:
Qua 02 năm triển khai thực hiện, Sở Nội
vụ đã tổ chức kiểm tra, khảo sát công tác văn thư, lưu trữ tại 21/24 quận, huyện;
14/44 sở, ban ngành; 04 doanh nghiệp thuộc thành phố. Đặc
biệt, trong năm 2012 đã triển khai kiểm tra công tác văn thư lưu trữ tại các phường, xã, thị trấn và các đơn vị trực thuộc sở, ngành thành phố. Theo đó, công tác kiểm tra đã kịp thời hướng dẫn, chấn chỉnh
để công tác đi vào nề nếp.
9. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư lưu
trữ:
Theo số liệu báo cáo của Sở Thông tin
và Truyền thông hiện có 16 sở, 22 ban ngành và 24 quận huyện đã ứng dụng phần mềm
quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Các cơ quan, tổ chức đã quan tâm ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ nhằm phục
vụ tốt công tác khai thác, truy tìm nhanh chóng hồ sơ tài liệu cho các cơ quan,
tổ chức và cá nhân khi có yêu cầu. Đa số đã áp dụng phần mềm trong công tác văn
thư để tiếp nhận, lưu trữ văn bản đi, đến và hồ sơ công việc; sử dụng hệ thống
hộp thư điện tử trong quan hệ, giao dịch.
Một số cơ quan, tổ chức thực hiện
tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, tra tìm, khai thác tài liệu
trên cơ sở dữ liệu trong công tác lưu trữ như: Ban Quản lý Đầu tư - Xây dựng
Khu đô thị mới Thủ Thiêm, quận 2, quận
7, quận 12 và quận Gò Vấp.
Đặc biệt, năm 2012 Chi cục Văn thư -
Lưu trữ đã phối hợp với Công ty Công viên Phần mềm Quang Trung xây dựng Đề án số
hóa tài liệu lưu trữ trình Ủy ban nhân dân thành phố phê
duyệt.
10. Công tác nghiên cứu, xây dựng
các Đề án, dự án về công tác văn thư, lưu trữ:
Sở Nội vụ đã tham mưu trình Ủy ban
nhân dân thành phố xem xét phê duyệt các Đề án:
- Đề án nâng chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác quản lý và
hoạt động văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2012 -
2020.
- Đề án chỉnh lý
tài liệu tồn đọng của các cơ quan hành chính Nhà nước thuộc thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2013 - 2020;
- Đề án số hóa
tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng của Chi cục;
- Đề án trợ cấp
thường xuyên cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác
quản lý và hoạt động văn thư lưu trữ;
- Đề án sử dụng và phát huy giá trị
tài liệu lưu trữ;
- Đề án Thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch
sử thành phố Hồ Chí Minh.
II. NHẬN XÉT, ĐÁNH
GIÁ CHUNG
Qua 02 năm thực hiện Chỉ thị, với sự
quyết tâm của lãnh đạo thành phố, sự quan tâm của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức
và tinh thần trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức đã làm cho công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của thành phố
có được những chuyển biến và bước đột phá quan trọng cụ thể, như sau:
1. Ưu điểm - Thuận lợi:
a) Công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ được tập trung mở rộng
với nhiều hình thức phong phú; công tác bồi dưỡng chuyên
môn, nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ được tăng cường đã tạo được sự chuyển biến tích cực trong nhận thức của đội ngũ cán bộ, công
chức, viên chức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn
thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
b) Tổ chức bộ máy ngành văn thư, lưu
trữ được kiện toàn, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức ngành
văn thư, lưu trữ được tăng cường về số lượng và chất lượng, bước đầu đi vào
tính chuyên nghiệp, cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ được
củng cố sự tự tin, lòng yêu nghề và hăng say trong công việc. Từ đó, công tác
chuyên môn, nghiệp vụ từng bước đi vào nề nếp, ổn định và phát triển.
c) Công tác quản lý nhà nước về văn
thư, lưu trữ ngày càng được tăng cường và chặt chẽ, hệ thống các văn bản quản
lý về văn thư lưu trữ luôn được cập nhật, ban hành để phù
hợp với tình hình mới; Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành là căn cứ pháp lý quan
trọng để các cấp, các ngành thể hiện sự chủ động, sáng tạo trong công tác tham
mưu, đề ra các chính sách đột phá, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản an
toàn và phát huy tối đa giá trị tài liệu nhằm phục vụ lợi ích cho Nhà nước và
người dân.
d) Công tác văn thư lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức được lãnh đạo quan tâm triển khai thực hiện có
hiệu quả; công tác chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn
thư lưu trữ được tăng cường góp phần thúc đẩy công tác văn
thư lưu trữ đi vào nề nếp, ổn định. Bước đột phá quan trọng là thành phố đã đầu tư xây dựng Trung tâm Lưu trữ thành
phố, khi đưa vào hoạt động sẽ tạo cho công tác văn thư, lưu trữ phát triển vượt
bậc.
2. Hạn chế, khó khăn:
a) Các văn bản quy phạm pháp luật do Nhà nước ban
hành chưa đồng bộ, có những văn bản đã lâu chưa được bổ sung, sửa đổi phù hợp với
tình hình mới nên khi thi hành còn nhiều bất cập.
b) Nhận thức của lãnh đạo và công
chức, viên chức ở một số cơ quan, tổ chức về vị trí, vai trò, tầm
quan trọng của công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ
còn hạn chế, chưa thực hiện nghiêm các quy định về văn thư lưu trữ do Nhà nước và thành phố ban hành.
c) Việc kiện toàn tổ chức bộ máy
ngành văn thư, lưu trữ các cấp theo tinh thần Thông tư số 02/2010/TT-BNV
ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bội Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp còn chưa được
quan tâm đúng mức; biên chế công chức, viên chức văn thư lưu trữ ở một vài cơ quan, tổ chức và các cơ quan, đơn vị trực thuộc còn thiếu,
trình độ chuyên môn còn hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu của công tác văn
thư lưu trữ trong giai đoạn mới. Nhân sự làm công tác quản lý văn
thư, lưu trữ mặc dù được tăng cường nhưng vẫn còn thiếu về
số lượng; đa số chưa được đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ, chính sách
đãi ngộ đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ chưa phù hợp, từ đó tâm lý
không ổn định, thường xuyên biến động nên tổ
chức bộ máy và nhân sự chưa ổn định.
d) Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư
cho công tác văn thư lưu trữ vẫn chưa đáp ứng yêu cầu, nhất
là kho lưu trữ ở một số cơ quan, tổ chức còn thiếu hoặc chưa được xây dựng đúng
quy định; trang thiết bị còn thiếu và thô sơ; kinh phí cho hoạt động nghiệp vụ
lưu trữ còn hạn chế, việc tổ chức thu thập, bảo quản tài liệu chưa tập trung thống
nhất.
đ) Việc lập hồ sơ hiện hành, giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan còn chưa được thực hiện nghiêm túc. Đặc biệt,
khối lượng hồ sơ, tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý khối lượng còn rất lớn, chưa
được đầu tư kinh phí và triển khai thực hiện tại nhiều cơ quan, tổ chức. Việc
khai thác, sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời theo yêu cầu, cơ sở vật chất
trang thiết bị cho công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế.
e) Việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý văn bản đi, đến và tra tìm tài liệu lưu trữ tại nhiều cơ quan, tổ
chức còn chưa thực hiện hoặc thực hiện nhưng chưa đạt yêu cầu, còn lãng phí và
chưa được thống nhất.
III. NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP TIẾP TỤC
TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11
năm 2011 và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Lưu trữ; Chỉ thị số
05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo
vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Ủy ban nhân dân thành
phố đề ra các nhiệm vụ nhằm tiếp tục tăng cường công tác quản lý nhà nước về
văn thư, lưu trữ từ nay đến năm 2015, như sau:
1. Tiếp tục
thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng
Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Chỉ thị số
19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân thành phố về tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh; Quyết định số
5131/QĐ-UBND ngày 04 tháng 10 năm 2012 của Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt Kế hoạch triển khai thi hành Luật Lưu trữ;
2. Triển
khai thực hiện chặt chẽ, kịp thời Nghị định của Chính phủ, Thông tư và các quy
định của Bộ Nội vụ về công tác văn thư, lưu trữ;
3. Phê duyệt và triển khai thực hiện các Đề án: Đề án
nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư,
lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn
2012-2020; Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan hành chính Nhà nước
thuộc thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2013 - 2020; Đề án số
hóa tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng của Chi cục; Đề án phát huy
giá trị tài liệu lưu trữ; Đề án trợ cấp thường xuyên cho cán bộ, công chức,
viên chức làm công tác quản lý và hoạt động văn thư lưu trữ; Đề án thành lập Trung tâm Lưu trữ Lịch sử thành
phố Hồ Chí Minh trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ giai đoạn 2013 - 2030;
4. Sở Nội
vụ tiếp tục rà soát các văn bản quản lý công tác lưu trữ
đã ban hành, đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố bổ sung, sửa
đổi hoặc ban hành, hướng dẫn văn bản mới.
IV. TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
1. Sở Nội vụ:
a) Xây dựng kế hoạch và phối hợp chặt
chẽ với các sở, ngành có liên quan; Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện tiếp tục
thực hiện Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 Ủy ban
nhân dân thành phố về tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ
trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, Quyết định số 5131/QĐ-UBND ngày
04 tháng 10 năm 2012 của Ủy ban nhân dân thành phố về phê duyệt Kế hoạch triển
khai thi hành Luật Lưu trữ…, các Nghị định của Chính phủ, Thông
tư và các quy định của Bộ Nội vụ về công tác văn thư, lưu trữ;
b) Khẩn trương hoàn tất các thủ tục của
dự án và triển khai xây dựng Trung tâm lưu trữ Lịch sử thành
phố để sớm đi vào hoạt động;
c) Tăng cường công tác kiểm tra, hướng
dẫn các sở, ngành, quận, huyện các chế độ, quy định pháp luật về văn thư, lưu
trữ;
d) Tổng kết 05 năm việc thực hiện Chỉ
thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 Ủy ban nhân dân thành phố
về tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ trên địa bàn thành
phố Hồ Chí Minh và sơ kết thực hiện Kế hoạch về triển khai thi
hành Luật Lưu trữ vào năm 2015, hàng năm có sơ kết báo cáo.
2. Sở Tài chính:
a) Chủ trì phối hợp Sở Nội vụ thẩm định
trình Ủy ban nhân dân thành phố cấp kinh phí để thực hiện
các công việc đã nêu tại Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm
2010 Ủy ban nhân dân thành phố về tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn
thư lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, Quyết định số
5131/QĐ-UBND ngày 04 tháng 10 năm 2012 của Ủy ban nhân dân thành phố về
phê duyệt Kế hoạch triển khai thi hành Luật Lưu trữ, các đề án do
Sở Nội vụ trình và các văn bản có liên quan về công tác văn thư, lưu trữ;
b) Cân đối, bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách
hàng năm cho các cơ quan, tổ chức để triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu
trữ.
3. Thủ trưởng các sở, ngành, đơn vị sự nghiệp, Tổng Công
ty, Công ty trực thuộc và Ủy ban nhân dân quận, huyện có trách nhiệm:
a) Tăng cường công tác tuyên truyền,
phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư,
lưu trữ cho tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức
và nhân dân bằng các hình thức phong phú, thiết thực; nhằm
nâng cao vai trò, trách nhiệm cá nhân, nhất là lãnh đạo cơ quan,
tổ chức về vị trí, nhận thức vai trò, tầm quan trọng trong công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; việc bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ của mọi người của toàn xã hội;
c) Lập kế hoạch tiếp tục thực hiện nội
dung Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 Ủy ban nhân dân
thành phố về tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ trên địa
bàn thành phố Hồ Chí Minh, Quyết định số 5131/QĐ-UBND ngày
04 tháng 10 năm 2012 của Ủy ban nhân dân thành phố về phê duyệt Kế hoạch triển
khai thi hành Luật Lưu trữ và các văn bản có liên quan đến thực
hiện Luật Lưu trữ và công tác văn thư, lưu trữ theo Hướng dẫn của Ủy ban nhân
dân thành phố và Sở Nội vụ. Phấn đấu, đến năm 2015, cơ bản
tài liệu tồn đọng tại các sở, ngành đã được chỉnh lý hoàn chỉnh; tổ chức giao nộp
tài liệu có giá trị vào Lưu trữ lịch sử của thành phố; xây
dựng phương án hoặc bố trí kho lưu trữ phù hợp đảm bảo đúng quy định; Tăng cường
đầu tư kinh phí đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ.
V. ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ
Đề nghị Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước:
1. Sớm
tham mưu xây dựng ban hành hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hướng
dẫn thực hiện để phù hợp với Luật Lưu trữ.
2. Sớm sửa đổi, bổ sung về chế độ,
chính sách cho công chức, viên chức ngành văn thư
lưu trữ để nâng cao đời sống, tạo sự an tâm cho công chức,
viên chức và tạo sự ổn định và phát triển của ngành, như: sửa đổi
mức phụ cấp độc hại, quy định phụ cấp ưu đãi ngành, trợ cấp thường xuyên,…
3. Có quy định, hướng dẫn cụ thể về đầu
tư xây dựng kho Lưu trữ tập trung và biên chế làm công tác lưu trữ tại quận,
huyện; xác định danh mục các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào
lưu trữ lịch sử cấp tỉnh để hoạt động lưu trữ thực hiện tốt nhiệm vụ.
4. Quy định cụ
thể chức danh làm công tác văn thư lưu trữ tại
phường, xã, thị trấn là công chức để đảm bảo chế độ chính sách cho người làm
công tác lưu trữ và tạo sự ổn định và bảo quản tài liệu tốt tại phường, xã, thị
trấn.
5. Nghiên
cứu xây dựng phần mềm dùng chung cho ngành văn thư lưu trữ phù hợp với từng loại hình cơ quan, tổ chức./.
|
Nơi nhận:
- Bộ Nội vụ;
- Cục Văn thư và Lưu trữ NN;
- Thường trực Thành ủy;
- Thường trực HĐND. TP;
- TTUB: CT, các PCT;
- Các sở, ban, ngành thành phố;
- Các Tổng Công ty, Công ty thuộc TP;
- Ủy ban nhân dân quận, huyện;
- Sở Nội vụ (3 bản);
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ;
- VPUB: CPVP;
- Các Phòng CV;
- Lưu: VT, (VX/Nh) H.
|
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Hứa Ngọc Thuận
|