|
BẢO HIỂM XÃ HỘI
VIỆT NAM
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 3012/QĐ-BHXH
|
Hà Nội, ngày 28
tháng 10 năm 2022
|
QUYẾT
ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ NGÀNH
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
TỔNG
GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
Căn cứ Nghị định số
89/2020/NĐ-CP ngày 04 tháng 8 năm 2020 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam;
Căn cứ Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số
99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Thông tư số
41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ Thông tin truyền thông quy định sử dụng
chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước;
Căn cứ Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản
điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Quyết định số
2596/QĐ-BHXH ngày 26/12/2018 của Tổng Giám đốc về việc ban hành Quy chế làm
việc của Bảo hiểm xã hội Việt Nam;
Căn cứ Quyết định số
1166/QĐ-BHXH ngày 22/9/2020 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc
ban hành Quy chế cung cấp, quản lý và sử dụng chứng thư số, dịch vụ chứng thực
chữ ký số trong ngành Bảo hiểm xã hội;
Theo đề nghị của
Chánh Văn phòng và Giám đốc Trung tâm Lưu trữ.
QUYẾT
ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy chế về công tác văn thư ngành Bảo hiểm xã hội
Việt Nam.
Điều 2. Quyết
định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số
888/QĐ-BHXH ngày 18/8/2013 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành
Quy định về trình tự, thủ tục, thẩm quyền ban hành văn bản, quản lý văn bản và
quản lý con dấu trong hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam; Quyết định số
599/QĐ-BHXH ngày 15/5/2018 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành
Quy chế quy định tạm thời việc quản lý, sử dụng văn bản, hồ sơ điện tử trên Hệ
thống quản lý văn bản và điều hành của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và các quy định
khác của Bảo hiểm xã hội Việt Nam có liên quan trái với quy định tại Quy chế
kèm theo quyết định này.
Điều 3. Chánh
Văn phòng Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm
xã hội Việt Nam; Giám đốc Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương; Giám đốc Bảo hiểm xã hội quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và
thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều
3;
- Tổng Giám đốc;
- Các Phó Tổng Giám đốc;
- Văn phòng Hội đồng quản lý;
- VP BCSĐ, Văn phòng Đảng ủy, Công đoàn;
- Lưu: VT, VP.
|
TỔNG GIÁM ĐỐC
Nguyễn Thế Mạnh
|
QUY
CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ NGÀNH BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT
NAM
(Kèm theo Quyết định số: 3012/QĐ-BHXH ngày 28 tháng 10 năm 2022 của Tổng
Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)
Chương
I
NHỮNG
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều
1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định
về công tác văn thư, bao gồm: soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản;
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng
con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong ngành Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam.
Quy chế này không áp
dụng đối với việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản mật. Các nội dung liên
quan đến văn bản mật được thực hiện theo Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của
BHXH Việt Nam.
2. Đối tượng áp dụng
Các đơn vị chuyên môn
giúp việc Tổng Giám đốc, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc, các Ban Quản lý dự án
thuộc BHXH Việt Nam (gọi chung là đơn vị trực thuộc); BHXH các tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là BHXH tỉnh); BHXH quận,
huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và thành phố (gọi chung là BHXH huyện);
công chức, viên chức, người lao động thuộc ngành BHXH Việt Nam (gọi chung là
công chức, viên chức).
Điều
2. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này,
những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. “Văn bản điện tử”
là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn
bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.
2. “Văn bản đi” là
tất cả các loại văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành.
3. “Văn bản đến” là
tất cả các loại văn bản do cơ quan, đơn vị nhận được từ cơ quan, đơn vị, tổ
chức, cá nhân khác gửi đến.
4. “Bản thảo văn bản”
là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành
trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, đơn vị.
5. “Bản gốc văn bản”
là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực
tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.
6. “Bản chính văn bản
giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ
ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
7. “Bản sao y” là bản
sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình
bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
8. “Bản sao lục” là
bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức
và kỹ thuật quy định.
9. “Bản trích sao” là
bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính
văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
10. “Hồ sơ” là tập hợp
các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối
tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cá
nhân.
11. “Danh mục hồ sơ”
là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, đơn
vị.
12. “Lập hồ sơ” là
việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những
nguyên tắc và phương pháp nhất định.
13. “Hệ thống quản lý
văn bản và điều hành” (Hệ thống quản lý văn bản) là phần mềm ứng dụng để quản
lý văn bản; giải quyết công việc; lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan.
14. “Ký số” là việc
đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số
vào văn bản.
15. “Văn thư cơ quan”
là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan.
16. “Văn thư đơn vị”
là cá nhân kiêm nhiệm thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của đơn vị
trực thuộc, các phòng thuộc BHXH tỉnh.
Điều
3. Nguyên tắc, yêu cầu
1. Nguyên tắc
Công tác văn thư được
thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật và của BHXH Việt Nam.
2. Yêu cầu
a) Tất cả văn bản đi,
văn bản đến phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan, đơn vị để làm thủ
tục tiếp nhận, đăng ký (trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định
của pháp luật); phải được xử lý trên Hệ thống quản lý văn bản (QLVB), trừ văn
bản có độ mật và văn bản sử dụng hình thức văn bản giấy (Phụ lục I).
b) Văn bản đi, văn
bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong
ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo; phải được theo dõi, cập nhật trạng
thái gửi, nhận, xử lý. Văn bản đến có các mức độ khẩn phải được đăng ký, trình
và chuyển giao ngay sau khi nhận. Văn bản đi có các mức độ khẩn phải được hoàn
tất thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
c) Văn bản của cơ
quan, đơn vị phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục,
thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật và của BHXH Việt
Nam.
d) Công chức, viên
chức (CCVC) được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, đơn vị có
trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan theo quy định.
đ) Con dấu, thiết bị
lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị phải được quản lý, sử dụng theo quy định
của pháp luật.
Điều 4. Giá trị pháp
lý của văn bản điện tử
Văn bản điện tử được
ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của
pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
Điều 5. Trách nhiệm
trong công tác văn thư
1. Trách nhiệm của
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực thuộc
a) Chánh Văn phòng
quản lý văn bản đến, văn bản đi và sao văn bản; tổ chức thực hiện việc quản lý
văn bản;
theo
dõi, đôn đốc, tổng hợp kết quả giải quyết văn bản đến; quản lý con dấu và thiết
bị lưu khóa bí mật; hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư; xây dựng và
tổ chức thực hiện kế hoạch ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.
b) Thủ trưởng các đơn
vị trực thuộc có trách nhiệm
Tổ chức xử lý văn
bản, chỉ đạo, phân công đơn vị, cá nhân giải quyết theo quy định; chuyển trả
ngay những văn bản không thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, đề xuất đơn vị
chủ trì giải quyết và thông báo để Văn phòng cập nhật, điều chỉnh; tổ chức thực
hiện việc quản lý văn bản; đôn đốc, theo dõi kết quả giải quyết văn bản và chịu
trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về kết quả và thời hạn giải quyết văn bản
của đơn vị; quản lý con dấu (nếu có) và thiết bị lưu khóa bí mật; chủ động tham
mưu, đề xuất, tổ chức triển khai thực hiện, giải quyết công việc thuộc lĩnh vực
được giao phụ trách.
Theo dõi, đánh giá
việc thực hiện văn bản do đơn vị tham mưu ban hành, kịp thời báo cáo Lãnh đạo
cơ quan về tác động và tính khả thi của văn bản.
Phối hợp với Văn
phòng xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch ứng dụng khoa học công nghệ trong
quản lý văn bản.
2. Trách nhiệm của
Văn thư cơ quan, đơn vị
Tiếp nhận, đăng ký,
thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát, lưu văn
bản đi.
Tiếp nhận, đăng ký,
trình, chuyển giao, lưu văn bản đến; theo dõi, đôn đốc, định kỳ hoặc đột xuất
tổng hợp, báo cáo kết quả giải quyết văn bản; kịp thời báo cáo, đề xuất lãnh
đạo đơn vị xem xét chuyển trả những văn bản không thuộc chức năng, nhiệm vụ của
đơn vị, đề xuất đơn vị chủ trì giải quyết và thông báo cho nơi gửi biết.
Sắp xếp, bảo quản và
phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.
Quản lý Sổ đăng ký và
Sổ chuyển giao văn bản.
Giúp Thủ trưởng đơn
vị theo dõi, đôn đốc việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Quản lý, sử dụng con
dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị; các loại con dấu khác theo
quy định.
Chịu sự kiểm tra,
hướng dẫn, quản lý về nghiệp vụ công tác văn thư của Văn phòng.
3. Trách nhiệm công
chức, viên chức
Công chức, viên chức
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn
thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP , quy định của
Ngành và các quy định của pháp luật có liên quan.
Chủ động nghiên cứu,
tham mưu, đề xuất, xử lý và phối hợp xử lý văn bản theo chức trách, nhiệm vụ
được giao đảm bảo tiến độ, chất lượng, hiệu quả công việc; ký số các văn bản
phát hành theo thẩm quyền được giao; chịu trách nhiệm về ý kiến tham mưu, đề
xuất và kết quả xử lý văn bản; cập nhật kết quả giải quyết văn bản trên Hệ
thống QLVB.
Quản lý văn bản,
thiết bị lưu khóa bí mật của cá nhân.
Chương
II
QUẢN
LÝ VĂN BẢN ĐẾN VÀ SAO VĂN BẢN
Mục 1. QUẢN LÝ VĂN
BẢN ĐẾN
Điều 6. Tiếp nhận và
đăng ký văn bản đến
1. Đối với văn bản
điện tử
a) Tiếp nhận
Văn thư kiểm tra tính
xác thực, tính toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ
thống.
Trường hợp văn bản
không đáp ứng quy định, gửi sai nơi nhận Văn thư trả lại nơi gửi văn bản trên Hệ
thống QLVB.
Trường hợp phát hiện
có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư báo ngay người có trách nhiệm giải
quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
b) Đăng ký
Văn thư đăng ký vào
Hệ thống QLVB (cập nhật đầy đủ, rõ ràng, chính xác các trường thông tin đầu vào
của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định).
Số đến của văn bản
được cấp tự động, liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian trong năm trên Hệ
thống QLVB.
2. Đối với văn bản
giấy
a) Tiếp nhận
Văn thư kiểm tra số
lượng, tình trạng bì văn bản, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số,
ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; phân loại bì theo độ
mật, độ khẩn và bì được bóc, không được bóc. Trường hợp phát hiện có sai sót
hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và
thông báo cho nơi gửi văn bản.
Đối với những bì văn
bản gửi đích danh cá nhân, tổ chức Đảng, đoàn thể, Hội đồng quản lý BHXH, Ban
Cán sự đảng BHXH Việt Nam và các đơn vị sự nghiệp Văn thư không bóc bì, chỉ cập
nhật thông tin trên sổ giao nhận văn bản và chuyển cá nhân, tổ chức theo nơi
nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công
việc chung của cơ quan, đơn vị thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển
lại Văn thư cơ quan/ đơn vị để đăng ký.
Đối với đơn, thư hoặc
văn bản khẩn mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và
đính kèm với văn bản.
b) Đăng ký
Văn bản đến được đóng
dấu “Đến” rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với
những văn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào
khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Văn thư ghi số
đến, ngày tháng năm, số hóa văn bản (scan), đăng ký (thực hiện như điểm b khoản
1 Điều này) và ký số trên Hệ thống QLVB.
Những văn bản đến
không được đăng ký tại Văn thư thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải
quyết, trừ loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
Số đến của văn bản
được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong
năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
Đối với văn bản sử
dụng hình thức văn bản giấy (Phụ lục I), Văn thư đăng ký và lấy số đến trên Hệ
thống QLVB (không số hóa văn bản và xử lý trên Hệ thống QLVB).
Điều 7. Trình, chuyển
giao văn bản đến
Văn thư kịp thời
trình người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị, cá nhân
được giao xử lý; việc chuyển giao phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung
văn bản.
Đối với văn bản giấy
người nhận phải ký nhận trên sổ chuyển giao văn bản. Trường hợp văn bản điện tử
gửi kèm văn bản giấy thì bản giấy văn bản được chuyển giao cho đơn vị chủ trì
xử lý theo ý kiến phân công giải quyết trên Hệ thống QLVB.
1. Nhóm văn bản
chuyển trực tiếp các đơn vị giải quyết
Văn thư chuyển các
đơn vị giải quyết theo chức năng, nhiệm vụ gồm các loại: văn bản trong ngành
thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị (không phải xin ý kiến chỉ đạo của lãnh
đạo phụ trách); báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, văn bản cung cấp số liệu…
theo yêu cầu của đơn vị.
2. Nhóm văn bản trình
Lãnh đạo phân công giải quyết
a) Đối với văn bản
không thuộc quy định tại khoản 1 Điều này, Văn thư trình Chánh Văn phòng; căn
cứ nội dung, tính chất văn bản, Chánh Văn phòng chuyển đơn vị có trách nhiệm
giải quyết hoặc tham mưu, đề xuất Lãnh đạo cơ quan chỉ đạo, giao nhiệm vụ cá
nhân, đơn vị chủ trì và đơn vị liên quan để phối hợp giải quyết.
b) Riêng đối với BHXH
cấp huyện, Văn thư trình Giám đốc chỉ đạo, giao nhiệm vụ giải quyết.
Điều 8. Giải quyết và
theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Thời hạn giải
quyết văn bản đến
a) Văn bản có ấn định
thời hạn, văn bản khẩn thì giải quyết theo thời gian ghi trên văn bản hoặc theo
ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
b) Đơn khiếu nại, tố
cáo, kiến nghị, phản ánh giải quyết theo quy định của pháp luật về khiếu nại,
tố cáo, kiến nghị, phản ánh và quy định của BHXH Việt Nam.
c) Văn bản không có
yêu cầu về thời hạn, đơn vị nghiên cứu, trả lời, giải quyết xong trong thời hạn
tối đa 05 ngày làm việc kể từ ngày đơn vị nhận được văn bản; trường hợp văn bản
có nội dung phức tạp thì được gia hạn thêm nhưng không quá 03 ngày làm việc
(không kể thời gian lấy ý kiến tham gia theo quy định tại khoản 3 Điều 13 và
thời hạn thẩm định theo quy định tại khoản 2 Điều 18 Quy chế này).
d) Trường hợp không
thể hoàn thành thời hạn giải quyết văn bản theo quy định, đơn vị, cá nhân báo
cáo Lãnh đạo cơ quan, đơn vị xem xét gia hạn thời gian giải quyết.
2. Theo dõi, đôn đốc
giải quyết văn bản đến
a) Chánh Văn phòng có
trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến và định kỳ tổng hợp,
báo cáo Lãnh đạo cơ quan kết quả giải quyết văn bản của các đơn vị trực thuộc.
b) Thủ trưởng đơn vị
được giao chủ trì chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo cơ quan về chất lượng, tiến
độ giải quyết văn bản.
Mục 2. SAO VĂN BẢN
Điều 9. Các hình thức
bản sao
1. Sao y gồm: Sao y
từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử,
sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
a) Sao y từ văn bản
giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính
văn bản giấy sang giấy.
b) Sao y từ văn bản
điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện
tử ra giấy.
c) Sao y từ văn bản
giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số
của cơ quan, đơn vị.
2. Sao lục
a) Sao lục gồm: Sao
lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản
điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
b) Sao lục được thực
hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.
3. Trích sao
a) Trích sao gồm:
Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn
bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ
văn bản điện tử sang văn bản giấy.
b) Bản trích sao được
thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần
trích sao.
4. Thể thức và kỹ
thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại
Phần II Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP .
Điều
10. Giá trị pháp lý của bản sao
Bản sao y, bản sao
lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại khoản 4 Điều 9 Quy
chế này và quy định của Nhà nước có giá trị pháp lý như bản chính.
Điều
11. Thẩm quyền sao văn bản
1. Hình thức sao văn
bản từ văn bản giấy sang văn bản giấy và sao từ văn bản điện tử sang văn bản
giấy (quy định tại điểm a, b khoản 1 Điều 9 Quy chế này) do Thủ trưởng cơ quan,
Thủ trưởng đơn vị sự nghiệp, Chánh Văn phòng ký sao.
2. Hình thức sao văn
bản từ văn bản giấy sang văn bản điện tử (quy định tại điểm c khoản 1 Điều 9
Quy chế này) trên Hệ thống QLVB do Văn thư thực hiện theo quy định tại Điều 22 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Chương
III
SOẠN
THẢO, THẨM ĐỊNH, KÝ BAN BAN HÀNH, QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Mục
1. SOẠN THẢO VÀ LẤY Ý KIẾN THAM GIA
Điều
12. Soạn thảo văn bản
1. Giao nhiệm vụ
Căn cứ chức năng,
nhiệm vụ của đơn vị, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc, Giám đốc BHXH tỉnh, Giám
đốc BHXH huyện giao nhiệm vụ cho phòng, bộ phận hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo
văn bản.
Trưởng phòng, bộ phận
được giao chủ trì căn cứ nội dung, tính chất công việc giao cho một cá nhân
chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản.
2. Soạn thảo văn bản
a) Cá nhân được giao
soạn thảo văn bản
Xác định tên loại,
nội dung, độ mật, mức độ khẩn (nếu có); nơi nhận của văn bản cần soạn thảo; thu
thập, xử lý các thông tin có liên quan đến nội dung văn bản; soạn thảo văn bản;
trình duyệt dự thảo văn bản.
Tùy theo nội dung,
tính chất công việc, đề xuất với Lãnh đạo lấy ý kiến của đơn vị, cá nhân liên
quan; nghiên cứu, tiếp thu, chỉnh sửa, hoàn thiện dự thảo văn bản.
b) Yêu cầu đối với dự
thảo văn bản
- Đảm bảo thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo quy định tại Điều 7, Điều
8, Điều 9 Nghị Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Tuân thủ quy định về ký hiệu của
văn bản. Văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết
tắt tên cơ quan ban hành. Văn bản không có tên loại: văn bản do cơ quan BHXH
ban hành: bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan và đơn vị soạn thảo; văn bản do đơn
vị ban hành: bao gồm chữ viết tắt tên đơn vị và phòng soạn thảo; đối với đơn vị
không có cấp phòng thì ký hiệu văn bản là chữ viết tắt tên đơn vị.
- Đảm bảo đúng nội
dung mục đích, yêu cầu; cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu; không chồng chéo, trùng lắp;
xác định rõ đối tượng, phạm vi điều chỉnh, thời điểm có hiệu lực của văn bản;
đảm bảo phù hợp với thực tiễn, khả thi; không trái với quy định của pháp luật
và quy định, quy chế của Ngành (không tự ý quy định thêm các thủ tục khi giải
quyết công việc).
Điều
13. Lấy ý kiến tham gia
1. Các văn bản phải
lấy ý kiến tham gia
a) Quy trình, quy
định, quy chế, hướng dẫn có phạm vi điều chỉnh toàn ngành; văn bản có nội dung
phức tạp liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của hai đơn vị trở lên; đơn khiếu
nại, tố cáo kéo dài.
b) Các quy định, quy
chế quản lý nội bộ cơ quan.
c) Các văn bản khác
theo yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan.
2. Hồ sơ lấy ý kiến
a) Văn bản đề nghị
tham gia ý kiến.
b) Dự thảo văn bản
cần lấy ý kiến.
c) Tài liệu khác có
liên quan.
d) Đối với văn bản có
quy định về thủ tục hành chính, hồ sơ lấy ý kiến thực hiện theo quy định về
kiểm soát thủ tục hành chính của BHXH Việt Nam.
3. Thời gian lấy ý
kiến
a) Không ít hơn 03
ngày làm việc đối với văn bản quy định tại điểm b khoản 1 Điều này.
b) Không ít hơn 05
ngày làm việc đối với văn bản quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.
c) Đối với văn bản
khẩn; văn bản lấy ý kiến của các cơ quan ngoài Ngành, đơn vị chủ trì chủ động
xác định thời gian cho phù hợp.
Điều
14. Trách nhiệm của đơn vị lấy ý kiến và đơn vị, cá nhân được lấy ý kiến.
1. Trách nhiệm của
đơn vị lấy ý kiến
Chịu trách nhiệm toàn
diện về nội dung, trình tự, thủ tục, thẩm quyền; thể thức, kỹ thuật trình bày
văn bản.
Thực hiện gửi hồ sơ
lấy ý kiến theo đúng thời hạn quy định tại khoản 3 Điều 13 Quy chế này.
Cung cấp thông tin,
tài liệu có liên quan đến dự thảo văn bản trong hồ sơ gửi lấy ý kiến hoặc khi
được yêu cầu bổ sung.
Tổng hợp, tiếp thu ý
kiến tham gia của các đơn vị, cá nhân được lấy ý kiến và hoàn thiện dự thảo văn
bản. Trường hợp không tiếp thu ý kiến phải có giải trình cụ thể, nêu rõ lý do.
2. Trách nhiệm của
đơn vị, cá nhân được lấy ý kiến
Nghiên cứu kỹ nội
dung được lấy ý kiến; tham gia ý kiến trực tiếp trên Hệ thống QLVB (qua các
biểu mẫu, công cụ hỗ trợ của Hệ thống) hoặc bằng văn bản; chịu trách nhiệm về
những nội dung đã cung cấp cho đơn vị chủ trì.
Việc tham gia ý kiến
phải đảm bảo trên nguyên tắc trách nhiệm, gắn với chức năng, nhiệm vụ và trong
thời hạn yêu cầu; trường hợp cần kéo dài thời gian tham gia ý kiến, phải trao
đổi với đơn vị chủ trì soạn thảo. Nếu quá thời hạn mà không trả lời thì được
coi là đồng ý với nội dung dự thảo.
Mục
2. THẨM ĐỊNH DỰ THẢO VĂN BẢN
Điều
15. Loại văn bản thẩm định
1. Quy định, quy
trình, quy chế, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ có phạm vi điều chỉnh toàn Ngành.
2. Văn bản, đề án xin
ý kiến về chuyên môn, nghiệp vụ (không bao gồm đề án nghiên cứu khoa học) gửi
Chính phủ, các Bộ, ngành; văn bản trao đổi, phối hợp với Ủy ban nhân dân tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương (nếu thấy cần thiết).
3. Văn bản cá biệt:
liên quan đến xử lý vi phạm, xử lý kỷ luật, giải quyết tranh chấp; liên quan
đến giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo kéo dài, phức tạp; liên quan đến vụ việc
đã có bản án của Tòa án; liên quan đến thời hạn, thời hiệu, hiệu lực của văn
bản; liên quan đến vấn đề áp dụng pháp luật.
4. Các văn bản khác
theo yêu cầu của Lãnh đạo Ngành.
Điều
16. Nội dung thẩm định
1. Thẩm định văn bản
quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 15
Sự cần thiết ban hành
văn bản.
Đối tượng, phạm vi điều
chỉnh của dự thảo văn bản.
Sự phù hợp của nội
dung dự thảo văn bản với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật
của Nhà nước.
Tính hợp hiến, hợp
pháp và tính thống nhất của dự thảo với các văn bản do BHXH Việt Nam ban hành.
Tính khả thi của dự
thảo văn bản.
Việc tuân thủ thủ tục
và trình tự soạn thảo văn bản.
Sự cần thiết; tính
hợp lý; chi phí tuân thủ của thủ tục hành chính nếu trong dự thảo văn bản có
quy định thủ tục hành chính.
2. Thẩm định văn bản
quy định tại khoản 3 Điều 15
Thẩm định tính phù
hợp của dự thảo văn bản đảm bảo không trái với các văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản do BHXH Việt Nam ban hành.
Điều
17. Hồ sơ thẩm định
1. Công văn đề nghị
thẩm định của đơn vị chủ trì soạn thảo.
2. Phiếu trình giải
quyết công việc.
3. Tờ trình Lãnh đạo
cơ quan do Thủ trưởng đơn vị soạn thảo ký, đóng dấu đúng thẩm quyền (đối với
các đơn vị có con dấu). Trong Tờ trình phải thuyết minh rõ nội dung chính của
văn bản, đề án, luận cứ của các kiến nghị.
4. Dự thảo văn bản
lần cuối đã có chữ “ký tắt” theo quy định.
5. Tiếp thu, giải
trình ý kiến tham gia của các đơn vị, kể cả ý kiến tư vấn khác (nếu có); Ý kiến
tham gia bằng văn bản của các đơn vị có liên quan.
6. Công văn đến đã
qua xử lý (nếu có).
7. Ý kiến của Lãnh
đạo cơ quan (nếu có).
8. Các tài liệu liên
quan khác.
9. Riêng văn bản có
quy định về thủ tục hành chính phải có thêm bản đánh giá tác động về thủ tục
hành chính theo quy định của BHXH Việt Nam.
Điều
18. Tổ chức thẩm định
1. Trách nhiệm của
đơn vị thẩm định và đơn vị gửi hồ sơ thẩm định
a) Trách nhiệm của
đơn vị thẩm định
Vụ Pháp chế tiếp nhận
và kiểm tra hồ sơ thẩm định, trường hợp thiếu hồ sơ, yêu cầu đơn vị chủ trì
soạn thảo văn bản bổ sung; thẩm định nội dung văn bản do BHXH Việt Nam ban hành
theo quy định tại Điều 16 Quy chế này; chuyển ý kiến thẩm định để đơn vị chủ
trì soạn thảo tiếp thu, bổ sung, hoàn thiện hồ sơ trình Lãnh đạo Ngành.
Văn phòng BHXH tỉnh
thẩm định văn bản theo hướng dẫn thực hiện công tác pháp chế của BHXH Việt Nam.
Đơn vị thẩm định trao
đổi trực tiếp với đơn vị soạn thảo về những vấn đề cần làm rõ hoặc những vấn đề
cần sửa đổi, bổ sung; yêu cầu đơn vị soạn thảo cung cấp thông tin, tài liệu
liên quan đến dự thảo văn bản nếu thấy cần thiết; trường hợp không thống nhất
được ý kiến, đơn vị thẩm định có quyền bảo lưu ý kiến, báo cáo Lãnh đạo cơ
quan.
b) Trách nhiệm của
đơn vị gửi hồ sơ thẩm định
Gửi hồ sơ thẩm định
đầy đủ theo quy định tại Điều 17 Quy chế này.
Phối hợp trao đổi
cung cấp thông tin cho đơn vị thẩm định về những vấn đề cần làm rõ.
2. Thời hạn thẩm định
Thời hạn thẩm định
một dự thảo văn bản không quá 07 ngày làm việc (tính từ ngày nhận đủ hồ sơ),
trừ trường hợp dự thảo văn bản có nội dung phức tạp hoặc văn bản cần rút ngắn
thời gian thẩm định theo chỉ đạo của Lãnh đạo Ngành.
Mục 3. KÝ BAN HÀNH
VĂN BẢN
Điều
19. Hồ sơ trình ký
1. Các văn bản, tài
liệu theo quy định tại khoản 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 Điều 17 Quy chế này.
2. Ý kiến của đơn vị
thẩm định (nếu có)
3. Dự thảo văn bản
của các lần trước (nếu có).
Điều
20. Ký tắt dự thảo văn bản
1. Đơn vị chủ trì
soạn thảo
a) Văn bản do Tổng
Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc ký: Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo ký tắt dự
thảo văn bản.
b) Văn bản do Thủ
trưởng đơn vị trực thuộc hoặc Giám đốc BHXH tỉnh ký: Lãnh đạo phòng chủ trì
soạn thảo ký tắt dự thảo văn bản; đối với đơn vị không có cấp phòng thì cá nhân
được giao soạn thảo ký tắt.
c) Văn bản do Giám
đốc BHXH huyện ký: Lãnh đạo Tổ nghiệp vụ hoặc cá nhân được giao soạn thảo ký
tắt (nếu không có tổ nghiệp vụ).
d) Chữ ký tắt được ký
vào vị trí cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.); kích cỡ không vượt quá 0,5 cm2.
2. Văn phòng
a) Đối với hồ sơ công
việc trình giải quyết theo hình thức văn bản giấy, Văn phòng kiểm tra thủ tục,
hồ sơ; thể thức, kỹ thuật trình bày. Lãnh đạo Văn phòng ký tắt dự thảo văn bản
trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, nếu văn bản do Lãnh đạo cơ quan ký; ký tắt dự
thảo văn bản trước khi ban hành, nếu văn bản do Lãnh đạo đơn vị ký thừa lệnh.
Vị trí ký tắt sau dấu
chấm (.) tại dòng cuối của phần “Nơi nhận”; kích cỡ không vượt quá 0,5
cm2.
b) Đối với hồ sơ công
việc trình ký trên Hệ thống QLVB, Văn phòng không thực hiện ký tắt dự thảo văn
bản.
Điều
21. Ký ban hành văn bản
Thẩm quyền ký ban
hành văn bản thực hiện theo quy định tại Quy chế làm việc của BHXH Việt Nam,
đơn vị trực thuộc, BHXH tỉnh, BHXH huyện. Riêng đối với các tổ chức làm việc
theo chế độ tập thể, người đứng đầu hoặc người được phân công thay mặt tập thể
lãnh đạo ký văn bản.
Mục 4. QUẢN LÝ VĂN
BẢN ĐI
Điều
22. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và đăng ký văn bản
1. Kiểm tra thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản
Văn thư tiếp nhận dự
thảo văn bản đã được người có thẩm quyền ký; phụ lục và văn bản kèm theo (nếu
có); kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
a) Thực hiện kiểm tra
ngay trong ngày hoặc chậm nhất là buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo (nếu
văn bản nhận vào cuối giờ của ngày làm việc hôm trước); đối với văn bản khẩn,
kiểm tra ngay khi nhận văn bản;
b) Nếu văn bản đảm
bảo thể thức, kỹ thuật trình bày, thực hiện thủ tục phát hành theo quy định;
c) Nếu văn bản chưa
đảm bảo thể thức, kỹ thuật trình bày, trả lại đơn vị soạn thảo để bổ sung, hoàn
chỉnh.
2. Đăng ký văn bản
a) Thực hiện đăng ký
đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi theo quy định tại Điều 16 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
b) Số, thời gian ban
hành và mã định danh văn bản được cấp tự động trên Hệ thống QLVB theo thứ tự và
trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, đơn vị trong năm (bắt đầu liên
tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm).
Số và ký hiệu văn bản là duy nhất trong một năm thống nhất giữa văn bản giấy và
văn bản điện tử.
Mã định danh văn bản
điện tử bao gồm: Mã định danh điện tử cơ quan, đơn vị; năm ban hành; số, ký
hiệu của văn bản.
Điều
23. Phát hành văn bản và lưu văn bản đi
Văn bản đi phải hoàn
thành thủ tục tại Văn thư và phát hành trong ngày văn bản được ký, chậm nhất là
trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau
khi ký văn bản.
1. Văn bản điện tử:
Văn thư thực hiện ký số cơ quan, đơn vị; phát hành theo thành phần nơi nhận của
văn bản; tạo bản chính văn bản giấy (đóng dấu, sắp xếp theo thứ tự đăng ký) lưu
tại Văn thư và đơn vị chủ trì soạn thảo. Bản gốc văn bản điện tử lưu trên Hệ
thống QLVB.
Trường hợp phát hành
đồng thời văn bản giấy: Văn thư thực hiện in văn bản đã được ký số của người có
thẩm quyền ra giấy, đóng dấu cơ quan, đơn vị, dấu chỉ độ mức độ khẩn (nếu có)
và phát hành theo nơi nhận.
2. Phát hành văn bản
điện tử từ văn bản giấy: Văn thư thực hiện số hóa từ bản gốc của văn bản giấy,
ký số sao văn bản và phát hành như văn bản điện tử, lưu bản gốc tại Văn thư,
bản chính lưu tại đơn vị chủ trì soạn thảo.
3. Văn bản sử dụng
hình thức văn bản giấy (Phụ lục I): Văn thư thực hiện nhân bản; đóng dấu cơ
quan, đơn vị; dấu chỉ mức độ khẩn (nếu có), phát hành theo nơi nhận và lưu bản
gốc tại Văn thư.
4. Trường hợp gửi đến
nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì phải có phụ lục nơi
nhận kèm theo.
5. Văn bản lưu tại
Văn thư phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Điều
24. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Việc theo dõi
chuyển phát văn bản điện tử thực hiện trên Hệ thống QLVB.
2. Đối với văn bản
phát hành theo hình thức văn bản giấy phải mở sổ theo dõi, ký nhận chuyển giao
văn bản và chuyển phát qua dịch vụ bưu chính. Trường hợp cá nhân, đơn vị ngoài
ngành nhận trực tiếp, người nhận phải có chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước
công dân, xác nhận hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị nhận văn bản; đối
với văn bản mật phải có ý kiến của người có thẩm quyền.
3. Văn bản đi được
chuyển phát qua dịch vụ bưu chính phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi và
nhân viên bưu chính ký nhận.
4. Văn bản đã phát
hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có
hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ
thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ
quan, đơn vị ban hành văn bản.
5. Thu hồi văn bản
a) Đối với văn bản
điện tử, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận trả lại văn bản điện
tử bị thu hồi trên Hệ thống QLVB, đồng thời thông báo bên gửi biết.
b) Đối với văn bản
giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận chuyển trả nơi gửi theo
yêu cầu.
Chương
IV
LẬP
HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều
25. Lập Danh mục hồ sơ
1. Tác dụng của Danh mục
hồ sơ
a) Quản lý các hoạt
động của cơ quan thông qua hệ thống hồ sơ.
b) Giúp cho cơ quan
chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu được chặt chẽ
và khoa học.
c) Là căn cứ để kiểm
tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị; góp phần nâng cao ý thức và trách
nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
d) Là căn cứ để lựa
chọn tài liệu để lưu trữ theo niên hạn quy định và phục vụ sử dụng.
2. Căn cứ lập Danh mục
hồ sơ
Văn bản quy định về
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị; quy chế làm
việc của cơ quan; chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị; danh mục
hồ sơ của những năm trước; bảng thời hạn bảo quản tài liệu của hệ thống BHXH
Việt Nam.
3. Nội dung lập Danh mục
hồ sơ
a) Xây dựng khung đề mục
của Danh mục hồ sơ
Khung đề mục của Danh
mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức. Thực hiện như sau:
Lấy tên các đơn vị
trong cơ quan làm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ.
Trong từng đề mục lớn
bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị.
Trong mỗi đề mục nhỏ,
các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ
thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ.
Mẫu danh mục hồ sơ:
Mẫu số 03 - Phụ lục IV
b) Xác định những hồ
sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập
Xác định những hồ sơ
cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa trên các
căn cứ lập Danh mục hồ sơ tại khoản 2 Điều này; đặc biệt là chương trình kế
hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan và của các đơn vị, nhiệm vụ và công
việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị.
Tiêu đề hồ sơ cần
ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu
sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.
Mẫu một số loại tiêu
đề hồ sơ tiêu biểu: Mẫu số 04 - Phụ lục IV.
c) Xác định thời hạn
bảo quản của hồ sơ
Căn cứ Quy định thời
hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của hệ thống BHXH Việt
Nam, thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định theo Bảng thời hạn bảo quản hồ
sơ, tài liệu của hệ thống BHXH Việt Nam.
d) Đánh số, ký hiệu
các đề mục và hồ sơ
Các đề mục lớn được
đánh số liên tục bằng chữ số La Mã.
Các đề mục nhỏ (nếu
có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả-rập.
Số, ký hiệu của hồ sơ
bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu (bằng các chữ viết
tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ
quan quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ.
Việc đánh số hồ sơ có
thể áp dụng một trong hai cách sau:
+ Số của hồ sơ được
đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01 (đối với Danh mục
hồ sơ hồ sơ của cơ quan).
+ Số của hồ sơ được
đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01 (đối với Danh mục hồ sơ của
các đơn vị).
e) Mã hồ sơ điện tử
- Mỗi một mã hồ sơ
điện tử là duy nhất, có chức năng định vị địa chỉ của hồ sơ trong một phông lưu
trữ.
- Mã hồ sơ điện tử
bao gồm:
+ Mã định danh điện
tử của cơ quan, đơn vị.
+ Năm hình thành hồ
sơ.
+ Số, ký hiệu hồ sơ.
+ Tên viết tắt của
cán bộ lập hồ sơ.
- Năm hình thành hồ
sơ và số, ký hiệu hồ sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ được ban hành hàng
năm. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định bằng dấu chấm.
Ví dụ:
G24.119.2022.26/LT.Hant là mã hồ sơ của “Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản hướng
dẫn nghiệp vụ lưu trữ đối với BHXH các tỉnh, thành phố” của Phòng Hồ sơ nghiệp
vụ, Trung tâm Lưu trữ, Bảo hiểm xã hội Việt Nam, do cán bộ Nguyễn Thị Hà lập.
Trong đó:
+ G24.119 là mã định
danh điện tử của Trung tâm Lưu trữ, BHXH Việt Nam.
+ 2022 là năm hình
thành hồ sơ.
+ 26/LT là số, ký
hiệu hồ sơ (quy định tại Danh mục hồ sơ năm 2022).
+ Hant là tên viết
tắt của cán bộ lập hồ sơ.
4. Tổ chức lập Danh mục
hồ sơ
a) Lập danh mục hồ
sơ: Đơn vị dự kiến những hồ sơ cần lập trong năm kế tiếp, lập Danh mục hồ sơ
của đơn vị gửi Lưu trữ cơ quan tổng hợp, trình Thủ trưởng cơ quan ký ban hành
Danh mục hồ sơ của cơ quan vào đầu năm.
b) Căn cứ Danh mục hồ
sơ hàng năm của cơ quan đã được ban hành, Văn thư đơn vị tạo cây danh mục hồ sơ
của đơn vị, cập nhật các tiêu đề hồ sơ trên Hệ thống QLVB bao gồm các thư mục
theo các cấp từ tổng hợp đến chi tiết.
c) Trong quá trình
thực hiện, nếu có hồ sơ cần điều chỉnh thông tin hoặc phát sinh hồ sơ công việc
mới thì cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc kịp thời cập nhật thông
tin hồ sơ vào Danh mục hồ sơ của đơn vị và đề nghị Lưu trữ cơ quan tổng hợp,
trình Lãnh đạo cơ quan sửa đổi, bổ sung Danh mục hồ sơ.
Điều
26. Lập hồ sơ
1. Yêu cầu
a) Phản ánh đúng chức
năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức.
b) Các văn bản, tài
liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng
trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
2. Mở hồ sơ
a) Đối với hồ sơ điện
tử, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ
theo Danh mục hồ sơ đã được ban hành vào đầu năm, liên kết hồ sơ, tài liệu liên
quan, cập nhật các trường thông tin về hồ sơ trên Hệ thống QLVB.
b) Đối với hồ sơ
giấy, cá nhân mở hồ sơ, ghi bìa hồ sơ với những thông tin ban đầu về hồ sơ (như
tên đơn vị; số, ký hiệu hồ sơ; tiêu đề hồ sơ; thời hạn bảo quản; thời gian bắt
đầu); thu thập, cập nhật, bảo quản tập hồ sơ cho đến khi hoàn thành công việc,
đóng hồ sơ và lưu giữ, khai thác. Trường hợp hồ sơ chưa hoàn thành, công việc
được giao cho người khác giải quyết thì cá nhân phải bàn giao hồ sơ cho người
tiếp quản công việc tiếp tục hoàn thiện hồ sơ.
c) Trường hợp các hồ
sơ không có trong Danh mục hồ sơ, CCVC được giao nhiệm vụ giải quyết công việc
tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo
quản hồ sơ theo quy định, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
3. Thu thập, cập nhật
văn bản, tài liệu vào hồ sơ
a) Cá nhân có trách
nhiệm thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi
âm (nếu có) đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
b) Đối với tài liệu
giấy, nếu hồ sơ dày quá 3cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không
nên tách dưới 1cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo
quản có tên đơn vị, mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ như nhau. Phân biệt các đơn vị bảo
quản bằng cách thêm các hậu tố (tập 1, tập 2, quyển 1, quyển 2,…) vào cuối tiêu
đề hồ sơ. Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh, thì bỏ vào bì; tài liệu
băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ.
4. Kết thúc và biên mục
hồ sơ
a) Hồ sơ được kết
thúc khi công việc đã giải quyết xong.
b) Người lập hồ sơ có
trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi
hồ sơ bản trùng, bản nháp; xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa
tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.
c) Biên mục hồ sơ
- Đối với hồ sơ giấy:
Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05
năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh
viễn (Mẫu số 06 - Phụ lục IV); viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
- Đối với hồ sơ điện
tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn
thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ
thống.
Điều
27. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Hồ sơ, tài liệu
nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo
trình tự, thủ tục quy định.
a) Trước khi giao nộp
hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm kiểm tra, sắp xếp
hồ sơ theo trật tự thời gian hình thành hồ sơ; lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu.
b) Hồ sơ giao nộp vào
Lưu trữ cơ quan là những hồ sơ thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những
loại hồ sơ, tài liệu sau:
- Các hồ sơ nguyên
tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm
của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu
lực thi hành.
- Hồ sơ về những công
việc chưa giải quyết xong.
- Hồ sơ phối hợp giải
quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì).
- Các văn bản, tài
liệu gửi để biết, để tham khảo.
2. Thời hạn nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
- Đối với hồ sơ thuộc
lĩnh vực xây dựng cơ bản, trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được
quyết toán. Văn thư đơn vị giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan vào ngày cuối
cùng của mỗi quý trong năm.
- Đối với hồ sơ, tài
liệu khác, trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc. Văn thư đơn vị
giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan vào quý 3 hằng năm.
3. Thủ tục nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
a) Đối với hồ sơ giấy
Khi nộp lưu tài liệu
phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (Mẫu số 05 - Phụ lục IV) và
hai bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” (Mẫu số 07 - Phụ lục IV). Đơn vị,
cá nhân giao nộp tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản.
b) Đối với hồ sơ điện
tử
- Cá nhân được giao
nhiệm vụ giải quyết công việc thực hiện lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử vào
Kho Lưu hồ sơ của đơn vị trên Hệ thống QLVB.
- Định kỳ vào quý 3
hằng năm, Văn thư đơn vị có trách nhiệm lập, gửi Lưu trữ cơ quan Mục lục hồ sơ
điện tử nộp lưu.
- Lưu trữ cơ quan có
trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Mục lục; liên kết chính xác dữ liệu đặc
tả với hồ sơ; tiếp nhận hồ sơ vào Hệ thống Lưu trữ hồ sơ điện tử.
Điều
28. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Lưu trữ cơ quan
chủ trì hướng dẫn, kiểm tra công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ.
2. Thủ trưởng đơn vị
có trách nhiệm chỉ đạo lập Danh mục hồ sơ của đơn vị gửi Lưu trữ cơ quan tổng
hợp; tổ chức lập hồ sơ, bảo quản hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan; chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về việc lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ của đơn vị.
3. Công chức, viên
chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, phải lập hồ sơ về công
việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ
sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định; có trách nhiệm nộp lưu
những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu
trữ cơ quan
Trường hợp nghỉ hưu,
thôi việc hoặc chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao hồ sơ, tài
liệu cho đơn vị, người kế nhiệm hoặc Lưu trữ cơ quan theo quy định. Hồ sơ, tài
liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận.
Trường hợp đơn vị
hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu giấy đã đến hạn nộp lưu để phục
vụ công việc thì phải được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị đồng ý bằng văn bản và
phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ
lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
Chương
V
QUẢN
LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT
Điều
29. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
1. Người đứng đầu cơ
quan, đơn vị có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan, đơn vị quản lý, sử dụng
con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị theo quy định của pháp
luật và của Ngành.
2. Văn thư có trách
nhiệm
a) Bảo quản an toàn
con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị tại trụ sở cơ quan; được
đảm bảo tuyệt đối an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc. Trường hợp
mang con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị ra ngoài trụ sở để
giải quyết công việc phải được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị đồng ý bằng văn bản.
b) Chỉ giao con dấu,
thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị cho người khác khi được phép bằng
văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí
mật của cơ quan, đơn vị phải được lập biên bản.
c) Phải trực tiếp
đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành và bản sao văn bản.
d) Chỉ được đóng dấu,
ký số của cơ quan, đơn vị vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và
bản sao văn bản do cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện.
3. Cá nhân có trách
nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật của mình.
Điều
30. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
1. Sử dụng con dấu
a) Dấu đóng phải rõ
ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
b) Khi đóng dấu lên
chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
c) Dấu treo được đóng
trên các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng
lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, hoặc tiêu đề phụ lục.
d) Dấu giáp lai được
đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một
phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
2. Sử dụng thiết bị
lưu khóa bí mật
a) Thiết bị lưu khóa
bí mật của cơ quan, đơn vị được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ
quan, đơn vị ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
b) Thiết bị lưu khóa
bí mật của cá nhân được sử dụng để ký trên dự thảo văn bản, các văn bản liên
quan, các ứng dụng điện tử theo quy định của nhà nước và của Ngành.
Chương
VI
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
Điều
31. Trách nhiệm thực hiện
1. Thủ trưởng đơn vị
trực thuộc, Giám đốc BHXH tỉnh, Giám đốc BHXH huyện có trách nhiệm phổ biến Quy
định này đến CCVC thuộc phạm vi quản lý.
2. CCVC có trách
nhiệm thực hiện nghiêm túc Quy chế này và các quy định hiện hành của Nhà nước
về công tác văn thư.
3. Thủ trưởng đơn vị
trực thuộc, Giám đốc BHXH tỉnh, Giám đốc BHXH huyện căn cứ Quy chế này có trách
nhiệm xây dựng, ban hành Quy chế về công tác văn thư của cơ quan, đơn vị cho
phù hợp.
4. Chánh Văn phòng
theo dõi, kiểm tra, giám sát việc thực hiện Quy chế và đề xuất sửa đổi, bổ
sung; ứng dụng, quản lý, đề xuất nâng cấp Hệ thống QLVB.
5. Trung tâm Lưu trữ
chủ trì hướng dẫn, kiểm tra công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan.
6. Trung tâm Công
nghệ thông tin chủ trì nâng cấp, phát triển; quản lý, quản trị, vận hành hệ
thống kỹ thuật, bảo mật, khai thác Hệ thống QLVB theo đúng quy định của Nhà
nước và BHXH Việt Nam; cung cấp, quản lý và hướng dẫn sử dụng chứng thư số,
dịch vụ chứng thực chữ ký số trong ngành BHXH Việt Nam.
7. Trong quá trình
thực hiện nếu phát sinh vướng mắc, các đơn vị trực thuộc, BHXH tỉnh kịp thời
phản ánh về BHXH Việt Nam (Văn phòng) để tổng hợp báo cáo Tổng Giám đốc xem xét
sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.
PHỤ
LỤC I
DANH MỤC VĂN BẢN SỬ DỤNG HÌNH THỨC BẢN GIẤY
VÀ ĐIỆN TỬ KÈM GIẤY
(Kèm
theo Quyết định số: 28/QĐ-BHXH ngày 28 tháng 10 năm 2022 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt
Nam)
|
STT
|
Nội
dung
|
|
I
|
Văn bản đến sử dụng
hình thức văn bản giấy (trình giải quyết và chuyển giao bản giấy, không số
hóa)
|
|
1
|
Văn bản, tài liệu
mật
|
|
2
|
- Đơn khiếu nại, tố
cáo; phản ánh, kiến nghị về công tác tổ chức, cán bộ, thực thi công vụ, những
vấn đề chưa được xác minh, làm rõ liên quan đến ngành …
- Kết luận điều tra
về nhân sự, tài chính …
- Văn bản thuộc
lĩnh vực đầu tư quỹ, tài chính: kết quả đấu thầu, tiền gửi, sao ký, thông tin
số dư, sao kê tài khoản, chứng từ ngân hàng …
|
|
3
|
Chứng từ tài chính
yêu cầu dùng bản giấy theo quy định của nhà nước: Đối chiếu số dư, đối chiếu
số liệu thanh toán, xác nhận số liệu kiểm toán, chứng từ ngân hàng; …
|
|
4
|
Văn bản, tài liệu
khác theo yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan
|
|
5
|
Văn bản, tài liệu
có dung lượng trên 50MB
|
|
II
|
Văn bản đi
|
|
A
|
Văn bản sử dụng
hình thức văn bản giấy
|
|
1
|
Văn bản, tài liệu
mật.
|
|
2
|
Tài liệu họp, lấy ý
kiến, thông tin có nội dung liên quan bí mật nhà nước đang trong quá trình dự
thảo hoặc thông tin, số liệu chưa công bố
|
|
3
|
Văn bản về lĩnh vực
đầu tư quỹ: hợp đồng tiền gửi, đối chiếu số dư đầu tư tài chính, …
|
|
4
|
Văn bản, tài liệu
khác theo yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan.
|
|
B
|
Văn bản điện tử
|
|
1
|
Trình ký và phát
hành văn bản điện tử
- Tất cả văn bản đi
đều phải trình ký và phát hành điện tử (trừ văn bản sử dụng hình thức văn bản
giấy)
- Hồ sơ trình ký:
Nếu hồ sơ dung lượng trên 50MB thì phiếu trình, tờ trình, dự thảo văn bản,
văn bản đến (nếu có), tiếp thu giải trình (nếu có) trình ký điện tử; hồ sơ
còn lại trình bản giấy đồng thời với bản trình ký điện tử
|
|
2
|
Văn bản điện tử kèm
văn bản giấy
- Lĩnh vực tổ chức:
thành lập, giải thể đơn vị; chức năng, nhiệm vụ của đơn vị sự nghiệp, Văn
phòng.
- Lĩnh vực cán bộ:
liên quan đến hồ sơ cán bộ, cá nhân cần lưu giữ: bổ nhiệm, điều động, kỷ
luật, nghỉ hưởng chế độ BHXH, nâng lương; tuyển dụng, nâng ngạch, thăng hạng,
xét chuyển chức danh nghề nghiệp …
- Công tác đầu tư
xây dựng, tài chính, tài sản: văn bản về phê duyệt đầu tư, quyết toán công
trình, xây dựng, sửa chữa trụ sở, giao dự toán, thanh lý, chuyển giao tài
sản, …
- Các văn bản,
chứng từ tài chính khác theo yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan và cơ quan, đơn vị
liên quan
|
|
3
|
Khi phát hành văn
bản cần lưu ý một số nội dung sau:
- Nếu nơi nhận văn
bản chưa đủ điều kiện về kỹ thuật để nhận văn bản điện tử thì phải gửi văn
bản giấy theo địa chỉ nơi nhận.
- Đối với văn bản
có chữ ký của nhiều bên liên quan (quy chế phối hợp, biên bản, …): phát hành
văn bản điện tử, hồ sơ trình ký bản giấy.
|
PHỤ
LỤC II
QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm
theo Quyết định số: 3012/QĐ-BHXH ngày 28 tháng 10 năm 2022 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt
Nam)
1. Sơ đồ
2. Quy trình
|
Người
thực hiện
|
Nội
dung công việc
|
|
Văn
thư
|
- Thường xuyên cập
nhật Hệ thống QLVB.
- Kịp thời tiếp
nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản.
- Kịp thời phân
phối và chuyển đơn vị giải quyết đối với loại văn bản chuyển thẳng đơn vị
giải quyết.
- Đề xuất việc
trình và giao đơn vị, cá nhân chủ trì giải quyết hoặc phối hợp giải quyết
(nếu có).
- Trình Chánh Văn
phòng phân phối văn bản ngoài ngành và văn bản trong ngành còn lại.
- Chuyển giao văn
bản giấy cho văn thư đơn vị, lưu văn bản (nếu có).
|
|
Chánh
Văn phòng
|
- Thường xuyên cập
nhật Hệ thống QLVB.
- Kịp thời nhận và
xử lý văn bản.
- Tùy theo nội dung
và tính chất văn bản, Chánh Văn phòng chuyển đơn vị chuyên môn theo chức
năng, nhiệm vụ để giải quyết theo thẩm quyền hoặc đề xuất đơn vị chủ trì,
phối hợp, trình Lãnh đạo cơ quan, đồng thời chuyển đơn vị để kịp thời tham
mưu giải quyết.
|
|
Lãnh
đạo cơ quan
|
Cho ý kiến chỉ đạo
giải quyết, phê duyệt hoặc điều chỉnh đề xuất phân phối văn bản của Chánh Văn
phòng, giao thời hạn giải quyết (nếu có), chuyển đơn vị, cá nhân xử lý.
|
|
Thủ
trưởng đơn vị trực thuộc
|
- Thường xuyên cập
nhật Hệ thống QLVB;
- Kịp thời nhận văn
bản, phân phối văn bản, giao thời hạn giải quyết văn bản, giao đơn vị (nếu có
cấp phòng), cá nhân chủ trì, phối hợp.
- Tùy theo tính
chất, nội dung văn bản, kịp thời tham mưu, đề xuất, báo cáo Lãnh đạo cơ quan
phương án giải quyết.
- Theo dõi, đôn đốc
CCVC xử lý văn bản, lập hồ sơ công việc.
|
|
Trưởng
phòng, Tổ trưởng
|
- Thường xuyên cập
nhật Hệ thống QLVB.
- Kịp thời nhận văn
bản, phân phối văn bản, giao thời hạn giải quyết văn bản, giao cá nhân chủ
trì, phối hợp.
- Theo dõi, đôn đốc
cá nhân xử lý văn bản, lập hồ sơ công việc.
- Cập nhật trạng
thái xử lý văn bản (nếu có).
|
|
Công
chức, viên chức
|
- Thường xuyên cập
nhật Hệ thống QLVB; kịp thời nhận văn bản.
- Căn cứ nội dung
văn bản, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, nghiên cứu nội dung văn bản để giải
quyết.
- Cập nhật trạng
thái xử lý văn bản.
- Lập hồ sơ công
việc, lưu giữ, bảo quản và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
|
PHỤ
LỤC III
QUY TRÌNH SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN ĐI
(Kèm
theo Quyết định số: 3012/QĐ-BHXH ngày 28 tháng 10 năm 2022 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt
Nam)
1. Sơ đồ
2. Quy trình
|
Người
thực hiện
|
Nội
dung công việc
|
|
Công
chức, viên chức
|
- Căn cứ nội dung,
xác định mức độ mật, mức độ khẩn (nếu có), nơi nhận văn bản.
- Thu thập, xử lý
các thông tin có liên quan đến nội dung văn bản.
- Soạn thảo văn
bản, đề xuất lấy ý kiến của đơn vị, cá nhân liên quan (nếu có), nghiên cứu
tiếp thu, giải trình ý kiến tham gia, hoàn thiện dự thảo văn bản… đảm bảo
đúng quy trình ban hành văn bản
- Cập nhật các
trường thông tin dự thảo văn bản (đối với văn bản điện tử).
- Ký Phiếu trình;
ký tắt tờ trình, dự thảo văn bản (nếu đơn vị không có cấp phòng)
- Đề xuất gia hạn
thời gian giải quyết (nếu có).
- Trình Lãnh đạo
phòng duyệt dự thảo văn bản.
- Lập hồ sơ công
việc, lưu giữ, bảo quản và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Cập nhật trạng
thái văn bản.
|
|
Lãnh
đạo phòng
|
- Nhận dự thảo văn
bản và hồ sơ trình.
- Kiểm tra, phê
duyệt nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
- Đề xuất gia hạn
thời gian giải quyết (nếu có).
- Trường hợp cần bổ
sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cá nhân chủ trì soạn thảo hoặc sửa
trực tiếp vào dự thảo văn bản.
- Nghiên cứu tiếp
thu, giải trình ý kiến tham gia dự thảo văn bản; ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo
đơn vị, Lãnh đạo cơ quan và chuyển cá nhân hoàn thiện hoặc trực tiếp sửa dự
thảo văn bản.
- Ký tắt dự thảo
văn bản (nếu văn bản ký thừa lệnh).
- Trình Lãnh đạo
đơn vị duyệt dự thảo văn bản.
|
|
Lãnh
đạo đơn vị
|
- Nhận dự thảo văn
bản và hồ sơ trình.
- Kiểm tra, phê
duyệt nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
- Gia hạn thời gian
giải quyết văn bản hoặc đề xuất Lãnh đạo cơ quan gia hạn thời gian giải quyết
(nếu có).
- Trường hợp cần bổ
sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cá nhân chủ trì soạn thảo hoặc sửa
trực tiếp vào dự thảo văn bản.
- Tiếp thu ý kiến
chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan, ý kiến tham gia của đơn vị liên quan và chuyển
cá nhân hoàn thiện hoặc trực tiếp sửa dự thảo văn bản.
- Chuyển đơn vị
thẩm định (nếu có).
- Ký Phiếu trình,
Tờ trình, ký tắt dự thảo văn bản, trình Lãnh đạo cơ quan.
- Ký số cá nhân, ký
văn bản giấy (nếu có) đối với văn bản ký thừa lệnh, chuyển Văn phòng kiểm
tra, phát hành.
|
|
Vụ
Pháp chế
|
- Nhận hồ sơ thẩm
định.
- Thẩm định dự thảo
văn bản theo quy định.
- Gửi ý kiến thẩm
định để đơn vị chủ trì soạn thảo tiếp thu, bổ sung hồ sơ trình Lãnh đạo cơ
quan.
|
|
Lãnh
đạo Văn phòng
|
- Đối với Đề án, hồ
sơ công việc trình Lãnh đạo cơ quan giải quyết theo hình thức văn bản giấy
+ Nhận dự thảo văn
bản, hồ sơ trình, kiểm tra thủ tục, hồ sơ, thể thức, kỹ thuật trình bày.
+ Nếu hồ sơ đầy đủ,
đúng quy định ký tắt dự thảo văn bản trình Lãnh đạo cơ quan.
+ Nếu hồ sơ trình
không đúng, đủ theo quy định, trả lại đơn vị chủ trì soạn thảo, nêu rõ lý do.
- Ký tắt đối với
văn bản Lãnh đạo đơn vị ký thừa lệnh.
- Đối với văn bản
điện tử không thực hiện ký tắt khi phát hành văn bản.
|
|
Lãnh
đạo cơ quan
|
- Nhận dự thảo văn
bản và hồ sơ trình.
- Phê duyệt dự thảo
văn bản.
- Gia hạn thời gian
giải quyết văn bản (nếu có).
- Trường hợp có ý
kiến sửa đổi, bổ sung, chuyển đơn vị chủ trì soạn thảo tiếp thu, hoàn thiện
dự thảo.
- Trường hợp thống
nhất với dự thảo văn bản.
+ Ký số cá nhân, ký
văn bản giấy (nếu có), chuyển phát hành.
+ Chuyển đơn vị chủ
trì ký văn bản (đối với văn bản Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh).
|
|
Văn
thư
|
1. Đối với văn bản
giấy
- Tiếp nhận, kiểm
tra thể thức, kỹ thuật trình bày, đăng ký, ghi số, ngày tháng năm, nhân bản,
đóng dấu, phát hành, chuyển phát và lưu văn bản theo quy định.
- Văn bản ký giấy,
phát hành điện tử: scan, ký sao và phát hành theo “nơi nhận”.
2. Đối với văn bản
điện tử
- Tiếp nhận văn bản
điện tử đã ký số của người có thẩm quyền.
- Kiểm tra thể
thức, kỹ thuật trình bày và thông tin xác thực chữ ký số cá nhân.
- In văn bản giấy
từ văn bản điện tử, đăng ký thông tin, ký số cơ quan, đơn vị và phát hành
theo “nơi nhận”.
- Đóng dấu bản
chính, lưu theo quy định.
|
PHỤ
LỤC IV
MẪU MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN
(Kèm theo Quyết định số: 3012/QĐ-BHXH ngày 28 tháng 10 năm 2022 của Tổng Giám đốc Bảo
hiểm xã hội Việt Nam)
|
Mẫu 01
|
Phiếu trình giải
quyết công việc
|
|
Mẫu 02
|
Phiếu trình giải
quyết văn bản đến
|
|
Mẫu 03
|
Danh mục hồ sơ
|
|
Mẫu 04
|
Một số loại tiêu đề
hồ sơ tiêu biểu
|
|
Mẫu 05
|
Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu
|
|
Mẫu 06
|
Mục lục văn bản
trong hồ sơ
|
|
Mẫu 07
|
Biên bản giao nhận
hồ sơ, tài liệu
|
Mẫu
01 - Phiếu trình giải quyết công việc *
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI
VIỆT NAM
ĐƠN VỊ ...
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
.................,
ngày …… tháng …… năm……
|
PHIẾU
TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC
Trình lần thứ ...........
Kính
gửi: Tổng Giám đốc
Vấn đề trình: ....................................................................................................................
Hồ sơ kèm theo (ghi
rõ từng loại văn bản, tài liệu kèm theo): .............................
1. Tóm tắt nội dung
……………………………………….……………………………………………………...
2. Đề xuất
……………………………………….……………………………………………………...
|
|
Cán bộ soạn thảo
(Ký, ghi rõ họ tên)
|
|
Ý
kiến của Lãnh đạo phòng
(nếu có)
(Ký.
ghi rõ họ và tên)
|
Ý
kiến của Phó Tổng Giám đốc phụ trách
Ngày
..... tháng ..... năm .....
|
|
|
Ý
kiến của Lãnh đạo đơn vị
(nếu có)
(Ký,
ghi rõ họ và tên)
|
|
|
Ý
kiến của Tổng Giám đốc
Ngày
..... tháng ..... năm .....
|
|
|
Ý
kiến của Lãnh đạo Văn phòng
(nếu có)
(Ký,
ghi rõ họ và tên)
|
|
____________________
* Mẫu áp dụng tại Bảo
hiểm xã hội Việt Nam; Nam; căn cứ mẫu phiếu trình giải quyết công việc BHXH các
tỉnh, BHXH huyện điều chỉnh cho phù hợp.
Mẫu
02 - Mẫu Phiếu trình giải quyết văn bản đến *
|
BẢO HIỂM XÃ HỘI
VIỆT NAM
VĂN PHÒNG
-------
|
|
PHIẾU
TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
|
Số đến: ................................
Ngày đến: ............................
□ Văn bản phải trả
lời
□ Thời hạn giải
quyết ............................
|
LOẠI
TÀI LIỆU
□ Hỏa
tốc □ Mật
□ Tối
mật □ Tuyệt mật
|
□
Tổng Giám đốc
□ Phó TGĐ ……………….. □ Phó TGĐ ………………….
□ Phó TGĐ ………………..
□ Phó
TGĐ ………………….
|
1. Đề xuất của Văn
phòng:
- Đơn vị chủ trì
giải quyết:
......................................................................................................
- Đơn vị phối hợp:
...................................................................................................................
- Ngày Lãnh đạo
Ngành trả tài liệu:
........................................................................................
|
|
|
Hà Nội, ngày
........ tháng ....... năm .......
CHÁNH VĂN PHÒNG
(Ký, ghi rõ họ và tên)
|
2. Ý kiến của Lãnh
đạo đơn vị
- Giao Phòng, cá nhân
chủ trì, phối hợp; thời hạn giải quyết (nếu có);
- Ngày, tháng, năm
cho ý kiến; ký, họ và tên
3. Ý kiến của Lãnh
đạo phòng
- Giao cá nhân chủ
trì, phối hợp; thời hạn giải quyết (nếu có);
- Ngày, tháng, năm
cho ý kiến; ký, họ và tên
4. Ý kiến đề xuất của
người giải quyết
- Ý kiến đề xuất giải
quyết văn bản đến của cá nhân;
- Ngày, tháng, năm đề
xuất ý kiến; ký, họ và tên
____________________
* Mẫu áp dụng tại BHXH
Việt Nam; căn cứ mẫu phiếu trình giải quyết văn bản đến BHXH các tỉnh, BHXH
huyện điều chỉnh cho phù hợp.
Mẫu
03 - Danh mục hồ sơ
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
DANH
MỤC HỒ SƠ
Năm
...
(Kèm
theo Quyết định số … ngày … tháng … năm ..........của .......)
|
Số
và ký hiệu hồ sơ
|
Tên
đề mục và tiêu đề hồ sơ
|
Thời
hạn bảo quản
|
Người
lập hồ sơ
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN
|
|
|
|
|
|
1. Tên đề mục nhỏ
|
|
|
|
|
01.TCCB
|
Tiêu đề hồ sơ
|
20 năm
|
Họ và tên
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Danh mục hồ sơ này
có……………hồ sơ, bao gồm:
……………… .hồ sơ bảo
quản vĩnh viễn;
………………. hồ sơ bảo
quản có thời hạn.
Hướng dẫn cách ghi:
Cột (1): Ghi số và ký
hiệu của hồ sơ;
Cột (2): Ghi số thứ
tự và tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ;
Cột (3): Ghi thời hạn
bảo quản của hồ sơ: Vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể;
Cột (4): Ghi tên đơn
vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ;
Cột (5): Ghi những
thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ
năm trước sang, hồ sơ loại mật...;
Mẫu
04 - Một số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu
MỘT
SỐ LOẠI TIÊU ĐỀ HỒ SƠ TIÊU BIỂU
1. Tên loại văn bản -
nội dung - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế
hoạch, báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan, đơn vị.
Ví dụ 1: Chương trình
kế hoạch, báo cáo công tác năm 2022 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Ví dụ 2: Báo cáo
quyết toán năm 2022 của Bảo hiểm xã hội tỉnh Hưng Yên.
2. Tên loại văn bản -
tác giả - nội dung - thời gian: áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế
hoạch, báo cáo chuyên đề.
Ví dụ: Chương trình,
kế hoạch, báo cáo của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về thực hiện kế hoạch rà soát
quy định hành chính, thủ tục hành chính năm 2022.
3. Tập lưu (quyết
định, chỉ thị, công văn...) - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các
hồ sơ là tập lưu văn bản đi của cơ quan.
Ví dụ: Tập lưu công
văn quý 1 năm 2022 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
4. Hồ sơ hội nghị
(hội thảo) - nội dung - tác giả (cơ quan tổ chức hoặc cơ quan chủ trì) - địa điểm
- thời gian: áp
dụng đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo.
Ví dụ: Hồ sơ Hội nghị
tổng kết công tác năm 2022 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
5. Hồ sơ - vấn đề -
địa điểm - thời gian: áp dụng đối với loại hồ sơ công việc.
Ví dụ: Hồ sơ về việc
nâng lương năm 2022 (nếu trong một năm có nhiều đợt nâng lương thì mỗi đợt nâng
lương lập một hồ sơ).
6. Hồ sơ - tên người:
áp
dụng đối với hồ sơ nhân sự.
Ví dụ: Hồ sơ của ông
Nguyễn Văn A
Mẫu
05 - Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN
TÊN ĐƠN VỊ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
MỤC
LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
……………………………………….*
Năm
…...
|
Số TT
|
Số, ký hiệu hồ sơ
|
Tiêu
đề hồ sơ
|
Thời
gian tài liệu
|
Thời
hạn bảo quản
|
Số
tờ/
Số trang
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mục lục này gồm:
…………………………………..hồ sơ (đơn vị bảo quản).
Viết bằng chữ:
………………………………………hồ sơ (đơn vị bảo quản).
|
Người lập
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
………., ngày....
tháng.... năm ….....
Thủ trưởng đơn vị
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
* Thời hạn bảo quản:
Bảo quản vĩnh viễn hoặc bảo quản có thời hạn. Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản
vĩnh viễn và Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn được lập riêng thành
02 Mục lục khác nhau. Đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bỏ cột
(5) thời hạn bảo quản.
Hướng dẫn cách ghi
các cột:
Cột (1): Ghi số thứ
tự của hộp hoặc cặp tài liệu giao nộp.
Cột (2): Ghi số và ký
hiệu của hồ sơ như trên bìa hồ sơ đối với hồ sơ giấy và mã hồ sơ đối với hồ sơ
điện tử.
Cột (3): Ghi tiêu đề
hồ sơ.
Cột (4): Ghi thời
gian sớm nhất và muộn nhất của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
Cột (5): Ghi thời hạn
bảo quản của hồ sơ.
Cột (6): Ghi tổng số
tờ tài liệu có trong hồ sơ đối với hồ sơ giấy và tổng số trang tài liệu có
trong hồ sơ đối với hồ sơ điện tử.
Cột (7): Ghi những
thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của văn bản có trong hồ sơ./.
Mẫu
06 - Mục lục văn bản trong hồ sơ
MỤC
LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU
Số,
ký hiệu hồ sơ: ……..
Năm:
……...
|
STT
|
Số, ký hiệu văn bản
|
Ngày
tháng năm văn bản
|
Tên
loại và trích yếu nội dung văn bản
|
Tác
giả văn bản
|
Tờ
số/ Trang số
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
* Áp dụng cho hồ sơ
có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
Đối với hồ sơ điện
tử, Mục lục văn bản, tài liệu trong hồ sơ được tạo sẵn, mặc định đính kèm theo
mỗi hồ sơ vĩnh viễn theo Danh mục hồ sơ để người lập hồ sơ ghi trực tiếp nội
dung vào các cột trên Hệ thống.
Hướng dẫn cách ghi
các cột:
Cột (1): Ghi số thứ
tự của văn bản, tài liệu trong hồ sơ (đơn vị bảo quản);
Cột (2): Ghi số và ký
hiệu của văn bản, tài liệu;
Cột (3): Ghi ngày,
tháng, năm của văn bản, tài liệu;
Cột (4): Ghi tác giả
ban hành văn bản (không ghi tên cơ quan chủ quản);
Cột (5): Ghi tên loại
và trích yếu nội dung văn bản (nếu không có trích yếu thì ghi nội dung tóm tắt
của văn bản);
Cột (6): Ghi tờ số
đối với hồ sơ giấy và trang số đối với hồ sơ điện tử (văn bản đó bắt đầu từ tờ
số/trang số mấy);
Cột (7): Ghi chú
những điều cần thiết về văn bản: bản thảo không dấu, bản photo, bản gốc, chữ
ký, có bút tích,…./.
Mẫu
07 - Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
.................,
ngày …… tháng …… năm……
|
BIÊN
BẢN
Giao
nhận hồ sơ, tài liệu
Căn cứ Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ ......(Danh
mục hồ sơ năm..., Kế hoạch thu thập tài liệu...),
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: (tên cá nhân,
đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu)
Ông (bà):
........................................................................................
Chức vụ công
tác:...........................................................................
BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ
quan)
Ông (bà):
.....................................................................................................
Chức vụ công tác: .......................................................................................
Thống nhất lập biên
bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:
1. Tên khối tài liệu
giao nộp: ......................................................................
2. Thời gian của hồ
sơ, tài
liệu:...................................................................
3. Số lượng tài liệu:
a) Đối với hồ sơ, tài
liệu giấy
- Tổng số hộp (cặp):
....................................................................................
- Tổng số hồ sơ (đơn
vị bảo quản): ...............Quy ra mét giá: .............mét.
b) Đối với hồ sơ, tài
liệu điện tử
- Tổng số hồ sơ:
- Tổng số tệp tin
trong hồ sơ:
......................................................................
4. Tình trạng tài
liệu giao
nộp:....................................................................
5. Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu kèm theo.
Biên bản này được lập
thành hai bản; bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.
|
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký và ghi rõ họ và tên)
|
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký và ghi rõ họ và tên)
|