|
BẢO
HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1114/QĐ-BHXH
|
Hà
Nội, ngày 04 tháng 07 năm 2017
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ NGÀNH BẢO HIỂM
XÃ HỘI
TỔNG GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
Căn cứ Nghị định số 01/2016/NĐ-CP
ngày 05/01/2016 của Chính phủ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam;
Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg
ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư
điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Chỉ thị số 15/2012/CT-TTg
ngày 22/05/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện
tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Xét đề nghị của Giám đốc Trung tâm
Công nghệ thông tin,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Quy chế quản lý và sử dụng thư điện tử ngành Bảo hiểm xã hội.
Điều 2. Quyết định này có hiệu
lực thi hành từ ngày ký.
Điều 3. Giám đốc Trung tâm Công
nghệ thông tin, Chánh Văn phòng Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Thủ trưởng các đơn vị
trực thuộc BHXH Việt Nam, Giám đốc Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Tổng Giám đốc (để b/c);
- Các Phó TGĐ;
- Lưu: VT, CNTT(03).
|
KT. TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
Phạm Lương Sơn
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ NGÀNH BẢO HIỂM XÃ HỘI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1114/QĐ-BHXH ngày 04/7/2017 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)
Chương I:
CÁC QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh
Quy chế này quy định việc thiết lập,
quản lý và sử dụng Hệ thống thư điện tử của ngành Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt
Nam.
Điều 2. Đối tượng
áp dụng
Quy chế này áp dụng đối với các đơn vị
trong hệ thống ngành BHXH bao gồm cơ quan BHXH các cấp, các đơn vị trực thuộc
BHXH Việt Nam (sau đây gọi là đơn vị); cán bộ, công chức, viên chức, người lao
động trong các đơn vị (sau đây gọi là cá nhân) nhằm phục vụ mục đích trao đổi
thông tin phục vụ công việc.
Điều 3. Các định
nghĩa
1. Thư điện tử là dịch vụ chuyển
thư dưới dạng số qua mạng máy tính, Internet thông qua các hòm thư điện tử.
2. Hệ thống thư điện tử là hệ
thống thông tin quản lý các hòm thư điện tử và thực hiện chuyển thư điện tử.
3. Tài khoản thư điện tử là
thông tin bao gồm địa chỉ thư điện tử và mật khẩu để truy nhập vào hòm thư điện
tử thực hiện gửi và nhận thư điện tử.
4. Hòm thư cá nhân là hòm thư
điện tử thuộc Hệ thống thư điện tử cấp cho cá nhân.
5. Hòm thư đơn vị là hòm thư
điện tử thuộc Hệ thống thư điện tử cấp cho đơn vị để sử dụng chung.
6. Tài khoản quản trị là tài khoản
có định dạng support@<tentinh>.vss.gov.vn, được phân
cấp cho BHXH tỉnh, thành phố để cập nhật thông tin về thư điện tử (thay đổi
thông tin, cấp lại mật khẩu, khóa hoặc mở khóa hòm thư điện tử).
Chương II:
CÁC QUY ĐỊNH CỤ
THỂ
Điều 4. Quy định
về việc cấp phát tài khoản thư điện tử
1. Đối tượng được cấp phát.
1.1. Công chức, viên chức và người
lao động ký hợp đồng thời hạn tối thiểu 01 năm làm việc trong ngành BHXH được cấp
tài khoản thư điện tử.
1.2. Các đơn vị, cá nhân sử dụng thư
điện tử để giao dịch công vụ trong nội bộ Ngành hoặc với
các đối tác ngoài Ngành phải dùng thư điện tử do BHXH Việt Nam cấp phát.
2. Thủ tục cấp phát tài khoản thư điện
tử.
2.1. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng thư
điện tử hoặc tờ trình của cá nhân, đơn vị lập danh sách tạo
mới tài khoản thư điện tử gửi Trung tâm Công nghệ
thông tin (CNTT) theo Mẫu 01 (của phụ lục kèm theo
quy chế này). Có thể gửi bản giấy hoặc bản quét (scan)
danh sách đề nghị có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị về Trung tâm CNTT (Nếu
là bản scan gửi vào hòm thư su[email protected]).
2.2. Trong thời hạn 48 giờ kể từ khi
nhận được đầy đủ thông tin, Trung tâm CNTT sẽ tiến hành tạo tài khoản thư điện
tử và gửi thư điện tử thông báo cho đơn vị theo Mẫu 02 (của
phụ lục kèm theo quy chế này).
2.3. Người sử dụng cần thay đổi mật
khẩu ngay lần đăng nhập đầu tiên. Mật khẩu phải có độ dài từ 8 ký tự trở lên bao gồm cả chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt
(@,*,&,!..).
Điều 5. Quy định
về việc khóa tài khoản thư điện tử
1. Các trường hợp bị khóa tài khoản
thư điện tử
1.1. Người sử dụng không đăng nhập
tài khoản thư điện tử trong vòng 90 ngày liên tiếp.
1.2. Đối tượng chấm dứt làm việc tại
cơ quan BHXH.
1.3. Đối tượng
vi phạm các nội quy, quy định về việc sử dụng thư điện tử.
2. Thủ tục khóa tài khoản thư điện tử.
2.1. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng thư
điện tử hoặc phát hiện vi phạm của cá nhân thuộc đơn vị, đơn vị thực hiện việc
khóa tài khoản và lập danh sách khóa tài khoản thư điện tử gửi Trung tâm CNTT
theo biểu Mẫu 01 (Có thể gửi bản giấy hoặc bản scan danh
sách đề nghị theo hướng dẫn tại Điều 4 Mục 2.1).
2.2. Trong trường hợp phát hiện việc
sử dụng thư điện tử không đúng mục đích hoặc vi phạm quy định
sử dụng thư điện tử, Trung tâm CNTT sẽ chủ động tạm ngừng hoặc khóa tài khoản
thư điện tử vi phạm. Sau khi thực hiện, Trung tâm CNTT sẽ thông báo theo Mẫu 02 cho thủ trưởng đơn vị có trường hợp
vi phạm.
Điều 6. Quy định
về việc cấp lại mật khẩu tài khoản thư điện tử
6.1. Tại các đơn vị trực thuộc BHXH
Việt Nam: Khi người sử dụng bị quên (hoặc mất) mật khẩu tài khoản thư điện tử cần
thông báo cho Trung tâm CNTT (gửi vào hòm thư [email protected]). Trong thời hạn
24 giờ kể từ khi nhận được yêu cầu Trung tâm CNTT có trách nhiệm cài đặt lại mật khẩu (reset password) cho người sử dụng.
6.2. Tại các đơn vị BHXH cấp tỉnh, huyện:
Khi người sử dụng bị quên (hoặc mất) mật khẩu tài khoản thư điện tử cần thông
báo cho cán bộ quản lý thư điện tử tại đơn vị. Trong thời hạn 24 giờ kể từ khi
nhận được yêu cầu cán bộ quản lý thư điện tử tại đơn vị có trách nhiệm cài đặt lại mật khẩu (reset
password) cho người sử dụng.
Điều 7. Quy định
về việc đặt tên tài khoản thư điện tử
Tài khoản thư điện tử cấp mới được đặt
theo nguyên tắc sau: Tên người (không dấu) + họ (viết tắt)
+ tên đệm (viết tắt) + @ + tên miền (vss.gov.vn)
Trường hợp địa chỉ thư điện tử đã tồn
tại trong hệ thống thì bổ sung chỉ số (1,2,3..) sau phần
tên thư điện tử (trước ký tự @). Ví dụ: Nguyễn Văn Anh: [email protected]; anhnv1@vss.gov.vn; [email protected].
Điều 8. Quy định
về dung lượng tài khoản thư điện tử
Dung lượng mỗi hòm thư là 01GB. Căn cứ
vào từng giai đoạn và tính chất công việc của từng nhóm tài khoản, Trung tâm
CNTT sẽ tăng hoặc giảm dung lượng hòm thư cho phù hợp.
Điều 9. Quy định
về dung lượng file đính kèm
Không được gửi các file đính kèm là
các tập tin thi hành (Có phần đuôi mở rộng là: .exe,.bat,...).
Dữ liệu âm thanh, hình ảnh, tệp tải
trao đổi qua Hệ thống thư điện tử phải tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng CNTT
trong cơ quan nhà nước, được quy định tại Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23
tháng 12 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh Mục
tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước.
Không được gửi các file đính kèm có tổng
dung lượng lớn hơn 25 MB.
Trường hợp cần gửi các file đính kèm
có tổng dung lượng lớn hơn 25 MB, người
gửi cần phải upload tài liệu lên mục lưu trữ trên hệ thống thư điện tử của
Ngành và chia sẻ cho đối tượng cần gửi file.
Điều 10. Quy định
về kết cấu và trình bày một thư điện tử
Một thư điện tử phải có tối thiểu các
thành phần: Tiêu đề (Subject); Phần nội dung thư điện tử.
Font chữ sử dụng là Font chữ chuẩn
Unicode: Times New Roman, Arial...
Điều 11. Quy định
về nguyên tắc giao dịch qua thư điện tử
Khi gửi thư điện tử trao đổi công việc cho lãnh đạo cấp cao hơn, phải gửi bản sao (CC) cho cán
bộ quản lý trực tiếp.
Người sử dụng cần kiểm tra thư điện tử
tối thiểu 1 lần/ngày.
Khi nhận được các đề nghị cần trao đổi qua thư điện tử, người sử dụng cần hồi đáp
theo nội dung yêu cầu của người gửi.
Điều 12. Quy định
về việc quản lý và sử dụng tài khoản thư điện tử
1. Việc sử dụng thư điện tử của Ngành
chỉ phục vụ các công vụ của Ngành, không dùng cho mục đích
khác.
2. Người sử dụng thư điện tử phải chịu
trách nhiệm trước pháp luật về nội dung những thư điện tử được gửi đi từ tài khoản
của mình.
3. Người sử dụng phải đảm bảo tất cả
các thư điện tử được gửi đi phù hợp với các quy định hiện hành và dưới các hình thức an toàn. Số lượng thư điện tử gửi ra ngoài
Ngành không quá 200 thư điện tử/1 giờ trừ những trường hợp đặc biệt.
4. Không được
phép cho người khác sử dụng tài khoản thư điện tử của mình.
5. Nghiêm cấm sử dụng tài khoản thư
điện tử trong các trường hợp sau:
5.1. Dùng tài khoản thư điện tử vào bất
kì mục đích/hình thức nào vi phạm pháp luật Việt Nam, nội quy, quy định của
Ngành.
5.2. Lưu trữ, tuyên truyền bất kì loại
dữ liệu nào mang tính bất hợp pháp, phản động, kích động, đe dọa, lừa đảo, thù
hằn, xuyên tạc, nói xấu, tục tĩu, khiêu dâm, xúc phạm.
5.3. Phát tán virus hoặc các phần mềm,
đường dẫn có mã độc; Phát tán những tin đồn sai sự thật.
5.4. Quấy rối người khác hoặc phát
tán thông tin quấy rối người khác.
5.5. Phát tán thông tin nội bộ mà
chưa được BHXH Việt Nam công bố chính thức; Dùng tài khoản thư điện tử để phát
tán, làm tiết lộ, các thông tin bí mật nội bộ của Ngành.
5.6. Sử dụng tài khoản thư điện tử để
gửi thư rác, thư quảng cáo... hoặc các nội dung mang mục đích phá hoại.
5.7. Các mục đích khác trái với quy định
hiện hành.
Chương III:
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 13. Trách
nhiệm của các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam
1. Trách nhiệm của Trung tâm CNTT
Trung tâm CNTT chịu trách nhiệm quản
lý, vận hành hệ thống thư điện tử đảm bảo hoạt động ổn định 24/7, bảo mật và an
toàn dữ liệu.
Thực hiện kiểm tra, giám sát việc sử
dụng thư điện tử của các tổ chức, cá nhân trong Ngành.
Xử lý theo thẩm quyền và kiến nghị Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam xử lý các
vi phạm Quy chế này và các quy định khác liên quan của pháp luật
hiện hành.
Xây dựng hệ thống biểu mẫu, báo cáo
phù hợp trong quá trình sử dụng vận hành hệ thống.
Thường xuyên kiểm tra, đánh giá hoạt
động của hệ thống.
Thực hiện sao lưu dữ liệu, bảo trì định kỳ hệ thống máy chủ thư điện tử.
Khắc phục sự cố trong quá trình vận
hành.
Xây dựng kế hoạch nâng cấp, mở rộng,
phát triển hệ thống thư điện tử khi có nhu cầu.
2. Trách nhiệm của đơn vị sử dụng
và người sử dụng
2.1. Trách nhiệm của Thủ trưởng các
đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam và Giám đốc BHXH các tỉnh, thành phố.
Phổ biến Quy chế này đến từng cá nhân
trong đơn vị nhằm nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm và hiệu quả trong việc
khai thác, sử dụng thư điện tử tại đơn vị.
Xác nhận các đề nghị cấp phát tài khoản
thư điện tử.
Phân công cán bộ quản lý hòm thư điện
tử của đơn vị và giao các phòng, các đơn vị cấp huyện (đối với BHXH tỉnh, thành
phố) trực thuộc quản lý hòm thư điện tử của đơn vị mình.
Giao cán bộ CNTT (đối với BHXH tỉnh,
thành phố) quản lý tài khoản quản trị. Cán bộ này có trách
nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật cho cán bộ, công chức và viên chức tại đơn vị
sử dụng thư điện tử; Phối hợp với Trung tâm CNTT thực hiện
tạo lập hòm thư điện tử đơn vị, hòm
thư điện tử cá nhân trong đơn vị và có trách
nhiệm thông báo cho đơn vị, cá nhân sử dụng; Cập nhật thông tin về thư điện tử của đơn vị khi có
thay đổi thông tin; hỗ trợ cấp lại mật khẩu hoặc thực hiện
khóa hòm thư điện tử tại đơn vị quản lý.
2.2. Trách nhiệm của cán bộ quản lý
hòm thư điện tử của đơn vị
Thực hiện mở hòm thư đơn vị ít nhất
03 lần mỗi ngày làm việc: vào đầu giờ sáng, cuối giờ sáng
và cuối giờ chiều.
Khi nhận được văn bản, hồ sơ, tài liệu
dạng điện tử qua hòm thư đơn vị, kịp thời báo cáo Thủ trưởng đơn vị và các cá
nhân có liên quan được biết về tình trạng gửi nhận thư điện
tử bao gồm: thời Điểm gửi, nhận, các xác nhận, phản hồi của bên nhận.
Khi không đảm nhiệm công việc quản lý
thư điện tử của đơn vị phải thực hiện bàn giao nguyên trạng hòm thư điện tử
cùng mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu cho cá nhân được Thủ trưởng đơn vị chỉ định.
Định kỳ 06 tháng thống kê danh sách
cá nhân, đơn vị đang sử dụng hòm thư công vụ gửi
về Trung tâm CNTT để tổng hợp, rà soát,
2.3. Người sử dụng tài khoản thư điện
tử có trách nhiệm:
Tự bảo quản hòm thư của mình (tên tài
khoản và mật khẩu) tránh để bị lộ tài
khoản. Khi phát hiện tài khoản bị đánh cắp hoặc người khác
sử dụng trái phép tài khoản thư điện tử của mình, cá nhân, đơn vị phải thông
báo sớm nhất với cán bộ quản lý thư điện tử tại đơn vị và Trung tâm CNTT để
khóa tài khoản tránh việc đánh cắp thông tin cũng như việc kẻ gian sử dụng tài khoản
vào mục đích xấu.
Tự sao lưu dữ liệu của cá nhân theo định
kỳ tránh mất mát dữ liệu.
Định kỳ thay đổi mật khẩu hòm thư điện
tử tối thiểu 06 tháng 1 lần.
Điều 14. Xử lý
vi phạm
Các đơn vị và cá nhân trong quá trình
khai thác, sử dụng hệ thống thư điện tử của ngành BHXH nếu vi phạm Quy chế này
tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý trách nhiệm theo quy định của Ngành và pháp
luật hiện hành.
Điều 15. Điều khoản
thi hành
Trung tâm CNTT chủ trì, phối hợp với
các đơn vị có liên quan tổ chức hướng dẫn, triển khai thực hiện Quy chế này.
Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm triển
khai thực hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý của đơn vị.
Trong quá trình thực hiện, nếu khó
khăn, vướng mắc hoặc có những vấn đề mới phát sinh, các tổ chức, cá nhân phản
ánh về Trung tâm CNTT để tổng hợp, trình Lãnh đạo BHXH Việt Nam xem xét sửa đổi,
bổ sung Quy chế cho phù hợp./.