Nguyên tắc quản lý và trích khấu hao tài sản cố định trong công ty TNHH một thành viên

I. Nguyên tắc quản lý tài sản cố định

1. Mọi tài sản cố định (TSCĐ) trong công ty phải có bộ hồ sơ riêng để quản lý, theo dõi. Bộ hồ sơ này gồm có:

- Biên bản giao nhận tài sản cố định (Tham khảo mẫu số 01–TSCĐ ban hành kèm theo Phụ lục 3 của Thông tư số 200/2014/TT-BTC);

- Hợp đồng mua bán;

- Hóa đơn mua TSCĐ;

- Các chứng từ, giấy tờ khác có liên quan như xuất xứ hàng hóa, tờ khai hải quan, đánh giá chất lượng,…

2. Mỗi TSCĐ phải được phân loại, đánh số và có Thẻ tài sản cố định (Mẫu số S23-DN ban hành kèm theo Phụ lục 4 của Thông tư số 200/2014/TT-BTC), được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐ và được phản ánh trong Sổ theo dõi tài sản cố định (Mẫu số S22-DN ban hành kèm theo Phụ lục 4 của Thông tư số 200/2014/TT-BTC).

3. Mỗi TSCĐ phải được quản lý theo nguyên giá, số hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại trên sổ sách kế toán. Cụ thể, được xác định theo công thức:

4. Đối với những loại TSCĐ không cần dùng và đang chờ thanh lý nhưng chưa hết khấu hao, thì công ty cần phải thực hiện công tác quản lý, theo dõi, bảo quản và trích khấu hao theo đúng quy định.

5. Công ty cần phải thực hiện công tác quản lý đối với những loại TSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh của công ty.

II. Nguyên tắc trích khấu hao tài sản cố định

(1) Tất cả TSCĐ hiện có của công ty đều phải trích khấu hao, trừ những TSCĐ sau đây:

- TSCĐ đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn đang sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

- TSCĐ khấu hao chưa hết giá trị nhưng bị mất.

- TSCĐ khác do công ty quản lý mà không thuộc quyền sở hữu của công ty (trừ TSCĐ thuê tài chính).

- TSCĐ không được quản lý, theo dõi, hạch toán trong sổ sách kế toán của công ty.

- TSCĐ sử dụng trong các hoạt động phúc lợi phục vụ người lao động của công ty (trừ các TSCĐ phục vụ cho người lao động làm việc tại công ty như: nhà nghỉ giữa ca, nhà ăn giữa ca, phòng y tế để khám chữa bệnh, nhà ở cho người lao động do công ty đầu tư xây dựng,…).

- TSCĐ từ nguồn viện trợ không hoàn lại sau khi được cơ quan có thẩm quyền bàn giao cho công ty để phục vụ công tác nghiên cứu khoa học.

- TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất lâu dài có thu tiền sử dụng đất hoặc nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất lâu dài hợp pháp.

Lưu ý: Các TSCĐ là kết cấu hạ tầng, có giá trị lớn do Nhà nước đầu tư xây dựng từ nguồn ngân sách nhà nước giao cho các tổ chức kinh tế quản lý, khai thác, sử dụng không phải trích khấu hao, chỉ mở sổ chi tiết theo dõi giá trị hao mòn hàng năm của từng tài sản và không được ghi giảm nguồn vốn hình thành tài sản.

(2) Các khoản chi phí khấu hao TSCĐ được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

(3)  Đối với TSCĐ sử dụng trong các hoạt động phúc lợi phục vụ cho người lao động của công ty tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh, thì công ty căn cứ vào thời gian và tính chất sử dụng các TSCĐ này để thực hiện tính và trích khấu hao vào chi phí kinh doanh của công ty và thông báo cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý để theo dõi, quản lý.

(4) Đối với TSCĐ chưa khấu hao hết bị mất, bị hư hỏng mà không thể sửa chữa, khắc phục được:

- Công ty xác định nguyên nhân, trách nhiệm bồi thường của tập thể, cá nhân gây ra.

- Chênh lệch giữa giá trị còn lại của tài sản với tiền bồi thường của tổ chức, cá nhân gây ra, tiền bồi thường của cơ quan bảo hiểm và giá trị thu hồi được (nếu có) => Công ty dùng Quỹ dự phòng tài chính để bù đắp.

- Nếu Quỹ dự phòng tài chính không đủ bù đắp, thì phần chênh lệch thiếu công ty được tính vào chi phí hợp lý của công ty khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

(5) Công ty cho thuê TSCĐ hoạt động phải trích khấu hao đối với TSCĐ cho thuê;

(6) Công ty thuê TSCĐ theo hình thức thuê tài chính phải trích khấu hao TSCĐ đi thuê.

(7) Trường hợp đánh giá lại giá trị TSCĐ đã hết khấu hao để góp vốn, điều chuyển khi chia tách, hợp nhất, sáp nhập:

- TSCĐ đó phải được các tổ chức định giá chuyên nghiệp xác định giá trị (nhưng không thấp hơn 20% nguyên giá tài sản đó).

- Thời điểm trích khấu hao: Là thời điểm công ty chính thức nhận bàn giao đưa tài sản vào sử dụng. Đối với các công ty thực hiện cổ phần hóa thì thời điểm trích khấu hao là thời điểm công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh chuyển thành công ty cổ phần.

- Thời gian trích khấu hao: Từ 3 đến 5 năm (Thời gian cụ thể do công ty quyết định nhưng phải thông báo với cơ quan thuế trước khi thực hiện).

(8) Việc trích hoặc thôi trích khấu hao TSCĐ được thực hiện bắt đầu từ ngày (theo số ngày của tháng) mà TSCĐ tăng hoặc giảm.

(9) Khi công ty hoạt động có lãi được trích khấu hao nhanh nhưng tối đa không quá 2 lần mức khấu hao xác định theo phương pháp đường thẳng.

(10) Công trình xây dựng cơ bản hoàn thành đưa vào sử dụng có thể trích khấu hao theo nguyên giá tạm tính. Nhưng sau khi công ty xác định được nguyên giá chính xác (theo giá trị quyết toán đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt) của TSCĐ thì phải điều chỉnh lại mức trích khấu hao.