THUẾ - KẾ TOÁN

Trường hợp không cần có chứng từ khấu trừ thuế TNCN để quyết toán thuế 2026

Chuyên viên pháp lý Kiều Diễm

09:18 25/03/26

Công ty đã chuyển dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đến cơ quan thuế thì người nộp thuế không cần nộp bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ.

>> Mã chương nộp thuế mới nhất từ 1/1/2026

>> Bảng tóm tắt hóa đơn hộ kinh doanh năm 2026

1. Trường hợp không cần có chứng từ khấu trừ thuế TNCN để quyết toán thuế 2026

Bản sao (bản chụp từ bản chính) các chứng từ khấu trừ thuế TNCN là hồ sơ bắt buộc khi thực hiện quyết toán thuế TNCN. Trừ các trường hợp sau thì không cần cung cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

- Trường hợp công ty thực hiện chuyển dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đến cơ quan thuế người nộp thuế không cần nộp bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ.

- Trường hợp công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do công ty đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành Thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân.

(Theo mục 2.3 (II) Công văn 1296/CT-NVT năm 2026)

Đồng thời, theo khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, công ty có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ để thực hiện quyết toán thuế (trừ trường hợp ủy quyền quyết toán thuế thì không phải cấp).

Trường hợp không cần có chứng từ khấu trừ thuế TNCN để quyết toán thuế 2026

(Ảnh minh họa – Nguồn Internet)

2. Công ty không được phép không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN vì lý do hết thời hạn cấp

Căn cứ, khoản 1 Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định về thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

Điều 31. Thời điểm lập chứng từ

1. Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

…

Đồng thời, khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, công ty có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi người lao động có yêu cầu (trừ trường hợp ủy quyền quyết toán thuế).

Theo đó, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lập tại thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế.

Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN chính là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình (thông thường là vào mùa quyết toán thuế). Pháp luật không có quy định về thời hạn cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Do đó, công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN vì lý do hết thời hạn cấp chứng từ là trái quy định của pháp luật.

3. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất 2026

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026 mới nhất là Mẫu 03/TNCN ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Tải về mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026 mới nhất tại đây:

>>TẢI VỀ<< Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026 mới nhất

mẫu chứng từ khấu trừ thuế tncn 2026

4. Phân biệt thời điểm lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026

Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026 là tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026 với lao động không ký hợp đồng hoặc ký dưới 3 tháng: Có thể cấp ngay sau mỗi lần khấu trừ, hoặc gộp cấp một lần vào cuối năm, nếu người lao động yêu cầu. Với lao động ký hợp đồng từ 03 tháng trở lên thì chỉ cấp duy nhất 01 lần trong năm, nếu người lao động có nhu cầu thường là vào mùa quyết toán thuế TNCN. Không cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế.

(Theo Khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP và khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC)

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.