DOANH NGHIỆP

Quy trình thực hiện công chứng điện tử trực tuyến từ 01/7/2025

Chuyên viên pháp lý Thanh Phương

14:24 22/05/25

Bài viết sẽ cung cấp cho quý khách hàng thông tin về các bước thực hiện công chứng điện tử trực tuyến theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP.

>> 7 nội dung trong đề án chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng từ 01/7/2025

>> Cập nhật một số điểm nổi bật của Nghị quyết 198 về phát triển kinh tế tư nhân

1. Quy trình thực hiện công chứng điện tử trực tuyến từ 01/7/2025

Quy trình thực hiện công chứng điện tử trực tuyến được quy định tại Điều 53 Nghị định 104/2025/NĐ-CP (có hiệu lực kể từ 01/7/2025) như sau:

Bước‍‍ 1:‍‍ Nộp‍‍ hồ‍‍ sơ‍‍ yêu‍‍ cầu‍‍ công‍‍ chứng

Người yêu cầu công chứng nộp 01 bộ hồ sơ theo quy định và nêu nội dung, mục đích giao kết giao dịch; công chứng viên thực hiện việc kiểm tra, giải thích theo khoản 1 và khoản 2 Điều 43 Luật Công chứng 2024.

Bước 2: ‍Thực‍‍ hiện‍‍ công‍‍ chứng‍‍ hồ‍‍ sơ

-‍‍ Công‍‍ chứng‍‍ viên‍‍ thuộc‍‍ tổ‍‍ chức‍‍ hành‍‍ nghề‍‍ công‍‍ chứng‍‍ đủ‍‍ điều‍‍ kiện‍‍ sẽ‍‍ tiến hành khởi tạo giao dịch công chứng điện tử trực tuyến,‍‍ gồm:‍‍

+ Tạo‍‍ tài‍‍ khoản‍‍ cho‍‍ công‍‍ chứng‍‍ viên‍‍ và‍‍ người‍‍ tham‍‍ gia‍‍ (nếu‍‍ có)

+ Thiết‍‍ lập‍‍ cầu‍‍ truyền‍‍ hình‍‍ trực‍‍ tuyến‍‍ giữa‍‍ các‍‍ công chứng viên tại các điểm cầu.

- Công chứng viên khởi tạo giao dịch tải lên nền tảng công chứng điện tử văn bản giao dịch đã được soạn thảo ở dạng thông điệp dữ liệu hoặc văn bản giao dịch đã được ký số bởi người có thẩm quyền giao kết giao dịch.

- Người yêu cầu công chứng tự đọc lại văn bản giao dịch trên nền tảng công chứng điện tử hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

- Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo giao dịch thì xuất trình giấy tờ để công chứng viên đối chiếu. Công chứng viên kiểm tra, đối chiếu với cơ sở dữ liệu (nếu có). Nếu giấy tờ đảm bảo tính xác thực, công chứng viên sẽ chuyển đổi toàn bộ giấy tờ sang thông điệp dữ liệu và tải lên để các điểm cầu cùng đối chiếu.

- Công chứng viên nhận diện, xác thực nhân thân người tham gia giao dịch và tính hợp pháp, xác thực của giao dịch, sau đó chứng kiến người tham gia giao dịch ký số vào văn bản giao dịch.

- Tại các điểm cầu, công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số mà người tham gia đã ký, đồng thời ký xác nhận bằng chữ ký số. Công chứng viên khởi tạo giao dịch sẽ kiểm tra toàn bộ chữ ký số của các bên và công chứng viên ở các điểm cầu, sau đó ký số cuối cùng và gắn dấu thời gian vào lời chứng.

Bước‍‍ 3:‍‍ Thu‍‍ phí‍‍ công chứng và‍‍ vào‍‍ sổ công chứng

Tổ‍‍ chức‍‍ hành‍‍ nghề‍‍ công‍‍ chứng‍‍ nơi‍‍ khởi‍‍ tạo‍‍ giao‍‍ dịch thực hiện các công việc sau:

- Ghi‍‍ số‍‍ văn‍‍ bản‍‍ công‍‍ chứng.

- Ký‍‍ số‍‍ và‍‍ gắn‍‍ dấu‍‍ thời‍‍ gian.

- Thu‍‍ phí‍‍ công‍‍ chứng,‍‍ giá‍‍ dịch‍‍ vụ‍‍ và‍‍ các‍‍ chi‍‍ phí‍‍ khác‍‍ có‍‍ liên‍‍ quan.

- Gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu qua email hoặc phương thức lưu trữ đã đăng ký.

- Vào sổ công chứng, lập và lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử

- Chia sẻ quyền truy cập văn bản cho công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ở các điểm cầu còn lại đã tham gia chứng nhận.

Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn [cập nhật ngày 29/08/2024]

Quy trình thực hiện công chứng điện tử trực tuyến từ 01/7/2025

Quy trình thực hiện công chứng điện tử trực tuyến từ 01/7/2025

(Ảnh minh họa - Nguồn từ Internet)

2. Phạm vi giao dịch áp dụng công chứng điện tử

Căn cứ Điều 48 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, tùy vào loại công chứng điện tử là trực tuyến hay trực tiếp mà có phạm vi giao dịch được công chứng điện tử khác nhau. Cụ thể:

- Nếu là công chứng điện tử trực tiếp: Áp dụng đối với tất cả các giao dịch dận sự

- Nếu là công chứng điện tử trực tuyến: Áp dụng với các giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác.

- Cơ quan đại diện ngoại giao thực hiện công chứng điện tử đối với các giao dịch sau: di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, các loại văn bản ủy quyền và các giao dịch khác theo quy định của Luật Công chứng 2024 (có hiệu lực kể từ 01/7/2025) và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao, trừ hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam.

Xem thêm:

> > Kể từ 01/7/2025, công chứng điện tử trực tuyến (online) sẽ được áp dụng rộng rãi

> > Từ 01/7/2025 thực hiện quy định mới văn bản công chứng điện tử

3. Điều kiện để công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng điện tử

Qúy khách hàng xem chi tiết tại: > > Điều kiện để công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng điện tử?

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.