Doanh nghiệp

Điều kiện để công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng điện tử?

15:28 18/03/25

Điều kiện để công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng điện tử? Hồ sơ công chứng được tổ chức hành nghề công chứng lưu trữ như thế nào?

>> Giao dịch nào là giao dịch phải công chứng?

>> Lễ phản bái là gì? Ý nghĩa của lễ phản bái như thế nào?

Việc công chứng điện tử là một quy định mới trong Luật Công chứng 2024, giúp đơn giản hóa thủ tục, tiết kiệm thời gian và nâng cao tính an toàn pháp lý. Tuy nhiên, để thực hiện công chứng điện tử, cả công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng phải đáp ứng các điều kiện nhất định theo quy định của Luật Công chứng 2024.

1. Điều kiện để công chứng viên thực hiện công chứng điện tử?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 63 Luật Công chứng 2024, công chứng viên được cung cấp dịch vụ công chứng điện tử khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

- Có tài khoản để thực hiện công chứng điện tử.

- Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

File word Luật Quản lý thuế và văn bản hướng dẫn đang còn hiệu lực năm 2024

Điều kiện để công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng điện tử?

Điều kiện để công chứng viên và tổ chức công chứng thực hiện công chứng điện tử

(Ảnh minh họa – Nguồn từ Internet)

2. Điều kiện để tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng điện tử?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 63 Luật Công chứng 2024, tổ chức hành nghề công chứng được cung cấp dịch vụ công chứng điện tử khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

- Có tài khoản để thực hiện công chứng điện tử.

- Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

- Có đủ trang thiết bị kỹ thuật để thực hiện công chứng điện tử.

3. Hồ sơ công chứng được tổ chức hành nghề công chứng lưu trữ như thế nào?

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc lưu trữ hồ sơ công chứng không chỉ còn là vấn đề bảo quản tài liệu giấy mà còn đặt ra yêu cầu về quản lý dữ liệu điện tử một cách an toàn và hiệu quả. Điều 68 Luật Công chứng 2024 đã có những quy định quan trọng nhằm bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn pháp lý và khả năng tiếp cận hồ sơ công chứng trong thời gian dài. Cụ thể:

1. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bảo quản chặt chẽ, thực hiện đủ các biện pháp an ninh, an toàn về phòng, chống cháy, nổ, ẩm mốc, mối mọt đối với hồ sơ công chứng.

2. Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong thời hạn ít nhất 30 năm đối với các giao dịch có đối tượng là bất động sản, ít nhất 10 năm đối với các loại giao dịch khác kể từ ngày văn bản công chứng có hiệu lực; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở.

3. Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản gốc chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.

4. Việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp, đại diện Hội công chứng viên tại địa phương.

5. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động, tổ chức hành nghề công chứng đó phải thỏa thuận với 01 tổ chức hành nghề công chứng khác trong cùng phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng.

Trường hợp không thỏa thuận được thì Sở Tư pháp chỉ định 01 Phòng công chứng tiếp nhận hồ sơ công chứng; trường hợp địa phương không có Phòng công chứng thì Sở Tư pháp chỉ định 01 Văn phòng công chứng đủ điều kiện tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu tổ chức hành nghề công chứng bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động không còn khả năng thanh toán kinh phí lưu trữ hồ sơ công chứng thì kinh phí này do ngân sách địa phương bảo đảm.

Trường hợp Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng được chuyển đổi lưu trữ.

6. Chính phủ quy định chi tiết Điều này và việc lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử.

Chuyên viên pháp lý Thanh Phương

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.

Từ khóa