THUẾ - KẾ TOÁN

Quy định mới nhất về cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025

Chuyên viên pháp lý Kiều Diễm

10:14 15/11/25

Theo quy định mới nhất về cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025, trường hợp người lao động ủy quyền quyết toán thuế cho công ty thì không phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

>> Mô hình và lợi ích đối với hộ kinh doanh có doanh thu hàng năm trên 200 triệu đồng đến dưới 3 tỷ

>> Mô hình và lợi ích đối với hộ kinh doanh có doanh thu hằng năm trên 3 tỷ

1. Quy định mới nhất về cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025

Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp, hộ kinh doanh khấu trừ thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế.

Lập chứng từ và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau:

- Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN là hành vi nội bộ của doanh nghiệp ghi nhận thông tin khấu trừ thuế và tạo chứng từ trên hệ thống (điện tử). Việc lập có thể liên quan đến việc danh sách nộp thuế TNCN từng tháng, quý phải nộp.

- Cấp chứng từ là hành vi giao cho người lao động, tức là chỉ khi nào người lao động có nhu cầu hoặc đến thời điểm cần thiết (như quyết toán thuế), doanh nghiệp mới gửi cho họ bản chứng từ đã lập.

Ngày 28/8/2025 Thuế tỉnh Đồng Nai đã ban hành Công văn 2807/DON-QLDN1 về việc hướng dẫn về cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025.

>>TẢI VỀ<< Công văn 2807/DON-QLDN1 về việc hướng dẫn về cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025

Theo đó, tại Công văn 2807/DON-QLDN1 về việc hướng dẫn về cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025, thuế tỉnh Đồng Nai có hướng dẫn quy định về cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 như sau:

Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên (không thuộc trường hợp ủy quyền quyết toán thuế), Công ty chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế theo quy định tại khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025 của Chính phủ.

Như vậy, theo quy định mới nhất về cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025, trường hợp người lao động ủy quyền quyết toán thuế cho công ty thì không phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Trường hợp người lao động ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên (không thuộc trường hợp ủy quyền quyết toán thuế), công ty chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.

Xem thêm quy định về thời điểm lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 tại Mục 2.

Quy định mới nhất về cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 (Ảnh minh họa - Nguồn Internet)

2. Thời điểm lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025

- Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 là tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

- Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025 với lao động không ký hợp đồng hoặc ký dưới 3 tháng: Có thể cấp ngay sau mỗi lần khấu trừ, hoặc gộp cấp một lần vào cuối năm, nếu người lao động yêu cầu. Với lao động ký hợp đồng từ 03 tháng trở lên thì chỉ cấp duy nhất 01 lần trong năm, nếu người lao động có nhu cầu thường là vào mùa quyết toán thuế TNCN.

Tóm lại, doanh nghiệp chỉ bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi người lao động yêu cầu hoặc đến kỳ quyết toán thuế TNCN cá nhân. Không bắt buộc phải lập và cấp ngay cho người lao động.

Không cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế.

Xem chi tiết tại: Phân biệt thời điểm lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025

>> Xem thêm: Hướng dẫn về lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2025

TẢI VỀ:

- Mẫu 03/TNCN – Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

- Mẫu số 01/CTKT-TMĐ - Chứng từ khấu trừ thuế đối với hộ, cá nhân có hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử ban hành kèm theo Nghị định 117/2020/NĐ-CP.

3. Công ty đã chấm dứt hoạt động thì không bắt buộc có chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo hướng dẫn tại h Công văn 1992/CT-CS của Cục thuế ngày 24/6/2025, trường hợp công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động do đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho người lao động mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

Xem chi tiết tại bài viết: Công ty đã chấm dứt hoạt động thì không bắt buộc có chứng từ khấu trừ thuế TNCN

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.