THUẾ - KẾ TOÁN

Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử

Chuyên viên pháp lý Tuyết Nhi

08:44 27/09/25

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử, cách thức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

>> Tải về Công văn 849/DLA-NVDTPC giới thiệu điểm mới của Luật Thuế TNDN 2025

>> File excel tính thuế TNCN từ tiền lương, tiền công 2025

1. Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử

Dưới đây là hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử tại trang hệ thống hóa đơn điện tử, cụ thể các bước thực hiện như sau:

(i) Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn. Đăng nhập theo thông tin mà Cơ quan Thuế đã cấp trước đó.

(ii) Bước 2: Chọn mục "Tra cứu hóa đơn điện tử"

(iii) Bước 3: Khai báo thông tin hóa đơn cần tra cứu, nhấn "Tìm kiếm".

- Thông tin có đánh dấu sao (*) thì bắt buộc phải điền.

- Tại mục “Loại hoá đơn” thì phải lựa chọn loại hóa đơn điện tử tương ứng đã đăng ký hoặc được cấp trước đó.

- Tại mục “Ký hiệu hóa đơn” chỉ điền vào các chữ số từ C đối với hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hoặc K đối với hóa đơn không có mã.

- Tại mục “Số hóa đơn” có thể nhập cả 2 định dạng số hóa đơn gồm từ 1 chữ số hoặc tối đa 8 chữ số.

- Tại mục “Tổng tiền thanh toán” cần nhập thông tin số tiền thanh toán theo dạng số.

(iv) Bước 4: Sau khi nhấn tìm kiếm, thì kết quả sẽ hiển thị trên màn hình.

- Nếu nhận được kết quả “Đã cấp mã hóa đơn” thì hóa đơn đã hợp lệ

- Nếu kết quả trả về là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” thì hóa đơn không tồn tại.

Lưu ý: “Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử” trên chỉ mang tính chất tham khảo.

Tổng hợp biểu mẫu về hóa đơn chứng từ

Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu hóa đơn điện tử

(Ảnh minh họa - Nguồn Internet)

2. Cách thức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ khoản 1 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), có 02 cách thức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là:

(i) Đăng ký thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

(ii) Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Cục Thuế ủy thác.

- Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ (chỉ áp dụng cho các đối tượng tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Cục Thuế ủy thác.

- Trường hợp doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan thuế.

- Trường hợp nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam có hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử dành cho nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam của Cục Thuế.

>> Xem thêm các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: TẠI ĐÂY

3. Các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 12 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền trong các trường hợp sau:

(i) Doanh nghiệp, hộ kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

(ii) Doanh nghiệp, hộ kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.

(iii) Doanh nghiệp, hộ kinh doanh tạm ngừng kinh doanh; tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo văn bản gửi cơ quan thuế (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT - Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP); hộ kinh doanh chuyển từ phương pháp kê khai sang phương pháp khoán hoặc nộp thuế theo từng lần phát sinh theo thông báo của cơ quan thuế.

(iv) Doanh nghiệp, hộ kinh doanh nhận thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.

(v) Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.

(vi) Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.

(vii) Trường hợp cơ quan có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh do phát hiện doanh nghiệp không đủ điều kiện kinh doanh hoặc phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế về việc doanh nghiệp, hộ kinh doanh có hành vi vi phạm pháp luật về thuế và hóa đơn.

(viii) Doanh nghiệp, hộ kinh doanh đang áp dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền mà thay đổi ngành nghề kinh doanh, dẫn đến việc không đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền thì sẽ bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.

(ix) Trong quá trình kiểm tra, nếu cơ quan thuế phát hiện người nộp thuế có hành vi trốn thuế, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế, thì cơ quan thuế sẽ ra thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Đồng thời, người nộp thuế sẽ bị xử lý theo quy định pháp luật.

(x) Nếu người nộp thuế thuộc nhóm có mức độ rủi ro rất cao, cơ quan thuế có quyền ngừng sử dụng hóa đơn điện tử của họ.

>> Xem thêm trình tự thực ngừng sử dụng hóa đơn điện tử: TẠI ĐÂY

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.