DOANH NGHIỆP

Hướng dẫn cách giãn dòng, định lề trong văn bản hành chính năm 2023

Tham vấn bởi luật sư Nguyễn Thụy Hân

Chuyên viên pháp lý Văn Tài

08:03 31/05/23

Cho tôi hỏi quy định về giãn dòng, định lề trong văn bản hành chính năm 2023 được quy định như thế nào? – Thùy Lân (Nghệ An).

>> Danh sách văn bản Trung ương cập nhật ngày 30/05/2023

>> 03 lưu ý khi sử dụng con dấu chữ ký khắc sẵn trong doanh nghiệp

1. Quy định về giãn dòng trong văn bản hành chính năm 2023

Theo điểm e khoản 6 Mục II Phần I Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP, giãn dòng trong văn bản hành chính được thực hiện như sau:

- Khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines;

- Khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt.

Cách viết hoa, đóng dấu, hướng dẫn soạn thảo văn bản đúng quy định

Hướng dẫn cách giãn dòng, định lề trong văn bản hành chính năm 2023 (Ảnh minh họa - Nguồn từ Internet)

2. Hướng dẫn cách giãn dòng trong văn bản hành chính năm 2023

2.1. Cách giãn dòng

- Trường hợp 1: Giãn dòng cho một đoạn văn bản nhất định

Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản cần chỉnh giãn dòng. Sau đó click chọn biểu tượng giãn dòng trong Word ngay trên thanh công cụ Paragraph tại tab Home theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 2: Chọn khoảng cách dòng cần giãn phù hợp với đoạn văn bản hành chính đúng chuẩn trong khoảng từ 1.0 - 1.15 - 1.5 lines.

- Trường hợp 2: Giãn dòng cho toàn bộ văn bản

Bước 1: Mở hộp thoại Paragraph bằng cách click vào biểu tượng mũi tên ở góc dưới bên phải của thanh công cụ Paragraph.

Bước 2: Trong tab Indents and Spacing, bạn tìm tới mục Spacing. Lúc này bạn chỉ cần quan tâm tới tùy chọn Line spacing và nhập thông số giãn dòng ở tùy chọn At.

Nhập khoảng cách dòng theo quy định tại mục At trong Line Spacing bằng việc lựa chọn một trong các mục sau:

- Single: căn chỉnh xuống 1 dòng. (Có thể sử dụng phím tắt Ctrl + 1).

- 1,5 Lines: Căn chỉnh xuống 1,5 dòng. (Có thể sử dụng phím tắt Ctrl + 5).

- Double: Căn chỉnh xuống 2 dòng. (Có thể sử dụng phím tắt Ctrl + 2).

- At least: Căn chỉnh tối thiểu ở mỗi hàng.

- Exactly: Căn chỉnh chính xác ở các hàng.

- Multiple: Căn chỉnh dòng theo tùy chọn của người dùng.

Đối với văn bản hành chính, khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.

Bước 3: Click chọn mục Set as Default/Default. Lúc này sẽ hiển thị một hộp thoại hỏi bạn có muốn áp dụng khoảng cách dòng này cho toàn bộ văn bản chuẩn bị gõ hoặc đang gõ hay không. Bạn cần nhấn Ok để hoàn tất giãn dòng trong Word.

2.2. Cách giãn đoạn

Bước 1: Mở hộp thoại Paragraph bằng cách click vào biểu tượng mũi tên ở góc dưới bên phải của thanh công cụ Paragraph.

Bước 2: Trong tab Indents and Spacing, bạn tìm tới mục Spacing. Lúc này bạn chỉ cần quan tâm tới tùy chọn Spacing và nhập thông số giãn đoạn ở tùy chọn Before và After.

Nhập khoảng cách đoạn theo quy định tại mục Spacing bằng việc lựa chọn một trong các mục sau:

- Before là khoảng cách với đoạn trước.

- After là khoảng cách với đoạn sau.

Đối với văn bản hành chính, khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt.

Lưu ý: Chỉ nhập khoảng cách đoạn ở một trong 2 mục Before và After.

3. Quy định cách định lề trong văn bản hành chính năm 2023

Căn cứ khoản 3 Mục I Phần I Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm) và được định lề trang văn bản theo chuẩn như sau:

- Lề trên: Cách mép trên từ 20 – 25mm (2cm – 2.5cm);

- Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 – 25mm (2cm – 2.5cm);

- Lề trái: Cách mép trái từ 30 – 35 mm (3cm – 3.5cm);

- Lề phải: Cách mép phải từ 15 – 20 mm (1.5cm – 2cm).

4. Hướng dẫn thực hiện định lề văn bản hành chính năm 2023

Bước 1: Mở hộp thoại Page Setup bằng cách click vào biểu tượng mũi tên ở góc dưới bên phải của thanh công cụ Page Setup tại tab Page Layout.

Bước 2: Trong thẻ Margins, các tùy chọn canh chỉnh lần lượt cho Lề trên (Top), Lề dưới (Bottom), Lề trái (Left), Lề phải (Right). Để chọn các thông số này theo đúng hướng dẫn tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ta bấm trực tiếp vào từng ô để sửa cho phù hợp. Ví dụ nếu ta muốn Lề trên là 2 cm, Lề dưới là 2 cm, Lề trái là 3 cm, Lề phải là 2 cm thì bấm vào từng ô và sửa lại như sau:

Lưu ý: Trước khi thực hiện canh lề văn bản chúng ta nên chuyển đơn vị đo ở chế độ mặc định qua centimeters hoặc milimeters để việc canh lề văn bản trở nên chính xác theo ý muốn của mình.

Quý khách hàng xem tiếp:

Cách viết ngày, tháng, năm đúng chuẩn

Trường hợp nào thì không được phép viết tắt?

Hướng dẫn cách soạn thảo công văn đúng thể thức mới nhất

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.