DOANH NGHIỆP

Hướng dẫn cách soạn thảo công văn đúng thể thức mới nhất

Tham vấn bởi luật sư Nguyễn Thụy Hân

Chuyên viên pháp lý Văn Ngọc

13:41 11/05/23

Tôi đang tìm hiểu các quy định về thể thức văn bản. Cho tôi xin hướng dẫn cách soạn thảo công văn đúng thể thức? – Minh Tú (Bình Thuận).

>> Bảng lãi suất vay tiền, gửi tiết kiệm tại Ngân hàng tháng 5/2023

>> Danh sách văn bản Trung ương cập nhật ngày 10/05/2023

1. Công văn là gì?

Tại Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về các loại văn bản hành chính như sau:

Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau:

Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

Như vậy, công văn là một loại văn bản hành chính được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Công văn là công cụ giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới và công dân.

Tải về Mẫu Công văn đúng thể thức

Danh sách văn bản Trung ương cập nhật mới nhất

Hướng dẫn cách soạn thảo công văn đúng thể thức mới nhất (Ảnh minh họa – Nguồn từ Internet)

2. Quy định về việc soạn thảo Công văn

Tại Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về thể thức văn bản như sau:

- Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

- Thể thức văn bản hành chính (công văn) bao gồm các thành phần chính:

(1) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

(3) Số, ký hiệu của văn bản.

(4) Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

(5) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

(6) Nội dung văn bản.

(7) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

(8) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

(9) Nơi nhận.

Ngoài các thành phần nêu trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác gồm:

(10) Phụ lục.

(11) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

(12) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

(13) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

* Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày Công văn bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình bày Công văn được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Cụ thể:

- Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).

- Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.

- Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15 - 20 mm.

- Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.

- Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.

- Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục này.

- Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

* Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức Công văn

Lưu ý: Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu cỡ chữ 13, Tiêu ngữ cỡ chữ 14, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 14 hoặc Quốc hiệu cỡ chữ 12, Tiêu ngữ cỡ chữ 13, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 13.

3. Mẫu Công văn đúng thể thức

Theo quy định tại Mục II Phục lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì Mẫu 1.5 - Công văn được hướng dẫn như sau:

Tải về Mẫu Công văn đúng thể thức

Ghi chú:

¹Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

²Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.

³Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.

⁴Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn.

⁵Địa danh.

⁶Trích yếu nội dung công văn.

⁷Nội dung công văn.

⁸Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

⁹Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

¹⁰Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (nếu cần).

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email khoinghiep@thuvienphapluat.vn.

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.