LAO ĐỘNG - TIỀN LƯƠNG

File sổ quản lý lao động 2026 và hướng dẫn lập sổ quản lý lao động

Chuyên viên pháp lý Tuyết Nhi

08:59 12/09/26

File sổ quản lý lao động 2026 và hướng dẫn lập sổ quản lý lao động. Lưu ý doanh nghiệp không lập sổ quản lý lao động bị phạt tiền từ 10 - 20 triệu đồng.

>> Mức phạt vi phạm tiền lương lên đến 150 triệu đồng từ 10/9/2026 đối với doanh nghiệp

>> Phạt đến 40 triệu đồng nếu không lắp đặt phòng vắt trữ sữa mẹ tại công ty có từ 1.000 lao động nữ trở lên

1. File sổ quản lý lao động 2026 và hướng dẫn lập sổ quản lý lao động

1.1. Tải về file sổ quản lý lao động 2026

Căn cứ khoản 1 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Hiện nay, pháp luật không quy định cụ thể mẫu sổ quản lý lao động. Việc soạn thảo sẽ do công ty chủ động thực hiện, tuy nhiên phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm:

- Họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh;

- Quốc tịch; nơi cư trú;

- Số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;

- Trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề;

- Vị trí việc làm;

- Loại hợp đồng lao động;

- Thời điểm bắt đầu làm việc;

- Tham gia bảo hiểm xã hội;

- Tiền lương; nâng bậc, nâng lương;

- Số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm;

- Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề;

- Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

Lưu ý: Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp doanh phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

(Căn cứ Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP)

>> Tải về file sổ quản lý lao động 2026 dưới đây:

>>TẢI VỀ<< File sổ quản lý lao động 2026

File sổ quản lý lao động nêu trên chỉ mang tính chất tham khảo.

1.2. Hướng dẫn lập sổ quản lý lao động

Cột

Hướng dẫn cách điền

STT

Ghi số thứ tự của người lao động: 1, 2, 3...

Họ và tên

Ghi đầy đủ họ và tên người lao động theo giấy tờ tùy thân.

Giới tính

Ghi Nam hoặc Nữ.

Ngày tháng năm sinh

Ghi ngày, tháng, năm sinh của người lao động.

Quốc tịch

Ghi quốc tịch của người lao động, ví dụ: Việt Nam.

Nơi cư trú

Ghi nơi cư trú của người lao động theo thông tin được cung cấp.

Số thẻ CCCD hoặc CMND hoặc hộ chiếu

Ghi số CCCD, CMND hoặc hộ chiếu của người lao động.

Trình độ chuyên môn kỹ thuật

Ghi trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao nhất của người lao động, ví dụ: Đại học, Cao đẳng, Trung cấp, Sơ cấp...

Bậc trình độ kỹ năng nghề

Ghi bậc trình độ kỹ năng nghề của người lao động nếu có.

Vị trí làm việc

Ghi vị trí, chức danh hoặc công việc người lao động đảm nhiệm, ví dụ: Kế toán, Nhân viên kinh doanh, Nhân viên văn phòng...

Loại hợp đồng lao động

Ghi loại hợp đồng, ví dụ: Hợp đồng lao động không xác định thời hạn; Hợp đồng lao động xác định thời hạn.

Thời điểm bắt đầu làm việc

Ghi ngày người lao động bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp.

BHXH

Ghi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động, có thể ghi thời điểm tham gia hoặc mã số BHXH tùy cách thiết kế sổ.

BHYT

Ghi thông tin tham gia bảo hiểm y tế của người lao động.

BHTN

Ghi thông tin tham gia bảo hiểm thất nghiệp của người lao động.

Tiền lương

Ghi mức tiền lương theo hợp đồng lao động của người lao động.

Nâng bậc, nâng lương

Ghi các lần nâng bậc, nâng lương và thời điểm thực hiện.

Số ngày nghỉ trong năm

Ghi số ngày nghỉ trong năm của người lao động theo tình hình thực tế.

Số giờ làm thêm

Ghi tổng số giờ làm thêm của người lao động, có thể theo dõi theo từng thời kỳ/năm.

Hưởng chế độ BHXH, BHYT, BHTN

Ghi các chế độ bảo hiểm mà người lao động đã hưởng, nếu có, như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động...

Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề

Ghi các khóa học, chương trình đào tạo, bồi dưỡng hoặc nâng cao kỹ năng nghề mà người lao động tham gia.

Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất

Ghi hình thức kỷ luật hoặc trách nhiệm vật chất mà người lao động bị áp dụng, nếu có.

Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp

Ghi thông tin về tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp của người lao động, nếu có.

Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do

Khi người lao động nghỉ việc, ghi ngày chấm dứt hợp đồng và lý do, ví dụ: hết hạn hợp đồng, người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng, hai bên thỏa thuận chấm dứt...

File sổ quản lý lao động 2026 và hướng dẫn lập sổ quản lý lao động

(Ảnh minh họa - Nguồn Internet)

2. Mức phạt doanh nghiệp không lập sổ quản lý lao động theo Nghị định 283

Doanh nghiệp không lập sổ quản lý lao động bị phạt tiền từ 10 - 20 triệu đồng.

Cụ thể, căn cứ Điều 11 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, quy định mức phạt vi phạm quy định về tuyển dụng, quản lý lao động như sau:

Điều 11. Vi phạm quy định về tuyển dụng, quản lý lao động

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

…

d) Không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với tổ chức, cá nhân có một trong các hành vi sau đây:

…

d) Không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật.

Lưu ý: Mức phạt tiền nêu trên áp dụng đối với cá nhân, trường hợp tổ chức vi phạm thì mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân (căn cứ khoản 1, khoản 2 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP)

Như vậy, doanh nghiệp không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật bị phạt tiền từ 10 -20 triệu đồng.

Đối với trường hợp không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu, doanh nghiệp bị phạt tiền từ 02 - 06 triệu đồng.

>> 10 mức phạt vi phạm về tuyển dụng quản lý lao động theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP từ 10/9/2026

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.