Trả lương từ 5 triệu đồng trở lên không được thanh toán bằng tiền mặt?

Trả lương từ 5 triệu đồng trở lên không được thanh toán bằng tiền mặt?

Vừa qua, ngày 14/9/2026, Thuế tỉnh Ninh Bình ban hành Công văn 11981/NBI-QLDN3 năm 2026 Tải về hướng dẫn về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi trả lương cho người lao động.

Đối với khoản chi trả lương cho người lao động từ 05 triệu đồng trở lên và điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ, Thuế tỉnh Ninh Bình có hướng dẫn như sau:

Đầu tiên, tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:

Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp;

...

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

...

c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

...

Đồng thời, tại khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:

Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, cụ thể như sau:

...

8. Chi cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật;

...

Ngoài ra, khoản 1 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như sau:

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng. Trong đó:

1. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Nghị định số 52/2024/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2024 của Chính phủ về thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán.

...

Cuối cùng, dẫn chiếu đến điểm b khoản 1 Điều 24 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Hiệu lực thi hành

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành và áp dụng từ kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025. Việc xác định thời gian áp dụng trong một số trường hợp cụ thể như sau:

...

b) Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt tại điểm c khoản 1 Điều 9 và quy định về chuyển nhượng vốn tại điểm i khoản 3 Điều 12 của Nghị định này áp dụng từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.

...

Như vậy, Thuế tỉnh Ninh Bình đã có một số lưu ý về việc áp dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi trả lương cho người lao động như sau:

- Các khoản chi trả lương cho người lao động từng lần từ 05 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

- Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên chính thức áp dụng từ ngày 15/12/2025 theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

- Doanh nghiệp tự rà soát tình hình thực tế tại đơn vị để đối chiếu, thực hiện đúng quy định pháp luật và liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế khi phát sinh vướng mắc.

Trả lương từ 5 triệu đồng trở lên không được thanh toán bằng tiền mặt? (Hình từ Internet)

Công tác phí trên 5 triệu đồng có phải chuyển khoản không?

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, đối với khoản mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện chi phí được trừ.

Quy định về công tác phí tại điểm h khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định về các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:

Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, cụ thể như sau:

...

8. Chi cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

....

g) Chi phụ cấp phương tiện đi lại đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ luật Lao động;

h) Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 05 triệu đồng trở lên mà các khoản chi phí này được thanh toán bởi cá nhân bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt thì xác định đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau: Có hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về hóa đơn, chứng từ do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất; doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác; quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé phương tiện đi lại bởi cá nhân bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp;

...

Tuy nhiên, đối với người lao động được doanh nghiệp cử đi công tác, Nghị định 320/2025/NĐ-CP có quy định cụ thể cho trường hợp người lao động dùng phương thức thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân để thanh toán chi phí công tác.

Theo đó, khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện:

- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao;

- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác;

- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động thanh toán công tác phí, mua vé phương tiện đi lại bằng phương thức thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân;

- Khoản chi sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Quy định này áp dụng cho cả công tác trong nước và công tác nước ngoài.

Hóa đơn trên 5 triệu đồng có phải chuyển khoản ngay để được khấu trừ thuế GTGT?

Theo khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, một trong các điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào là cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 05 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT, trừ các trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định.

Bên cạnh đó, đối với mua hàng trả chậm, trả góp, điểm g khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP được sửa đổi bởi Điều 4 Nghị định 144/2026/NĐ-CP quy định nếu chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng thì dù chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, cơ sở kinh doanh vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Khi đến hạn thanh toán, nếu không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì phải kê khai, điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ tương ứng.

Theo quy định này, hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên không bắt buộc phải chuyển khoản ngay trong ngày. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chưa thanh toán mà muốn khấu trừ thuế GTGT trước khi có chứng từ thanh toán thì phải thuộc trường hợp mua trả chậm, trả góp và đáp ứng điều kiện về hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ bằng văn bản theo quy định.

Đối với trường hợp không có hợp đồng, doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào việc chưa thanh toán để mặc nhiên áp dụng quy định về mua trả chậm, trả góp và khấu trừ thuế GTGT trước khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.