Tổng hợp điểm mới Nghị định 104 về công chứng từ 01/07/2025?

Tổng hợp điểm mới Nghị định 104 về công chứng từ 01/07/2025?

Vừa qua, Chính phủ đã ban hành Nghị định 104/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025) quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Công chứng 2024, thay thế toàn bộ Nghị định 29/2015/NĐ-CP.

Dưới đây là tổng hợp điểm mới của Nghị định 104/2025/NĐ-CP về công chứng từ ngày 01/7/2025:

(1) Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng được mở rộng

Tại Điều 1 Nghị định 29/2015/NĐ-CP, phạm vi điều chỉnh chủ yếu bao gồm các nội dung về chuyển đổi Phòng công chứng, điều kiện trụ sở, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng Văn phòng công chứng.

Tại khoản 1 và 2 Điều 1 Nghị định 104/2025/NĐ-CP đã mở rộng phạm vi điều chỉnh, bao gồm việc quy định chi tiết nhiều điều khoản mới của Luật Công chứng 2024 và các biện pháp thi hành, như: việc chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng; tổ chức Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân…

Ngoài ra, đối tượng áp dụng của Nghị định 104/2025/NĐ-CP cũng được mở rộng hơn tại Điều 2 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, bao gồm cả viên chức ngoại giao, cơ quan đại diện ngoại giao.

(2) Lộ trình cụ thể cho việc chuyển đổi Phòng công chứng

Trong khi Nghị định 29/2015/NĐ-CP không quy định mốc thời gian cụ thể, mà giao địa phương căn cứ điều kiện thực tế để xây dựng Kế hoạch và Đề án chuyển đổi tại Điều 6, Điều 7 thì tại Điều 15 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định rất rõ về lộ trình chuyển đổi.

Theo đó, căn cứ mức tự chủ tài chính của Phòng công chứng, lộ trình hoàn thành việc chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng tại các địa phương được thực hiện như sau

- Chậm nhất 31/12/2026: Với Phòng công chứng tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư.

- Chậm nhất 31/12/2027: Với Phòng công chứng tự bảo đảm chi thường xuyên.

- Chậm nhất 31/12/2028: Với các Phòng công chứng còn lại.

(3) Quy định mới về cách xác định giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng

Theo điểm c khoản 2 Điều 7 Nghị định 29/2015/NĐ-CP, giá quyền nhận chuyển đổi Phòng công chứng được xác định dựa trên đánh giá về tổ chức, hoạt động, uy tín, và số lượng hợp đồng công chứng trong 3 năm gần nhất.

Theo khoản 1 Điều 10 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, giá quyền nhận chuyển đổi được xác định bằng số tiền nộp ngân sách và thuế trung bình trong 03 năm gần nhất của Phòng công chứng.

(4) Rút gọn thủ tục chuyển đổi Phòng công chứng

Theo quy định cũ tại Điều 6 và Điều 7 Nghị định 29/2015/NĐ-CP thủ tục chuyển đổi Phòng công chứng phải thực hiện theo 2 bước:

- Xây dựng Kế hoạch chuyển đổi

- Đề án chuyển đổi

Theo đó, tại Điều 9 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, đã bỏ bước lập kế hoạch, chỉ yêu cầu xây dựng Đề án chuyển đổi trực tiếp.

(5) Chính thức quy định loại hình Văn phòng công chứng theo mô hình doanh nghiệp tư nhân

Tại Điều 17 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định Văn phòng công chứng có thể tổ chức theo loại hình doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty hợp danh, căn cứ vào danh mục địa bàn cấp huyện do UBND tỉnh ban hành.

Ngoài ra, Điều 17 Nghị định 104/2025/NĐ-CP còn cho phép chuyển đổi từ mô hình doanh nghiệp tư nhân sang công ty hợp danh, nhưng không theo chiều ngược lại.

Trước đây, Nghị định 29/2015/NĐ-CP không đề cập đến mô hình tổ chức cụ thể của Văn phòng công chứng.

(6) Quy định cụ thể về giải thể Phòng công chứng

Tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định Phòng công chứng không chuyển đổi được thì phải giải thể.

Việc giải thể chỉ được thực hiện khi đáp ứng điều kiện tại khoản 2 Điều 22 Luật Công chứng 2024 và sau khi giải quyết chế độ cho công chứng viên, người lao động.

Tại Nghị định 29/2015/NĐ-CP trước đây không được đề cập đến.

(7) Bổ sung rõ các trường hợp được xem là “lý do chính đáng khác” để thực hiện công chứng ngoài trụ sở

Theo Nghị định 29/2015/NĐ-CP không liệt kê cụ thể các trường hợp được coi là lý do chính đáng khác theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Công chứng 2014.

Nhưng tại Điều 43 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, đã liệt kê rõ 4 nhóm trường hợp được coi là “lý do chính đáng khác”, bao gồm:

- Phụ nữ mang thai hoặc đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi;

- Người cao tuổi, người khuyết tật hoặc gặp khó khăn trong đi lại;

- Người làm nhiệm vụ trong lực lượng vũ trang, đang thi hành công vụ không thể rời khỏi vị trí;

- Các trường hợp bất khả kháng, trở ngại khách quan khác.

Ngoài ra, việc công chứng ngoài trụ sở phải được thực hiện tại địa điểm có địa chỉ cụ thể, phù hợp với lý do yêu cầu công chứng ngoài trụ sở

(8) Quy định về việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản

Tại Nghị định 29/2015/NĐ-CP không có quy định về việc chụp ảnh tại thời điểm ký văn bản công chứng.

Theo Điều 46 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến người ký/điểm chỉ văn bản công chứng. Ảnh chụp phải đáp ứng yêu cầu như:

- Nhận diện rõ người ký và công chứng viên;

- Ảnh không được chỉnh sửa, cắt ghép;

- Có thể chụp riêng từng người hoặc chụp chung tùy trường hợp;

- Ảnh là một thành phần của hồ sơ công chứng;

- Có thể quay video nếu thấy cần thiết quá trình diễn ra việc các bên tham gia giao dịch ký văn bản công chứng

(9) Quy định chi tiết hơn về bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên

Chương III Nghị định 29/2015/NĐ-CP quy định nguyên tắc mua bảo hiểm, phạm vi bảo hiểm và điều kiện chi trả. Tuy nhiên, số tiền bảo hiểm tối thiểu, thời hạn bảo hiểm, mức khấu trừ... chưa cụ thể.

Tại Chương IV Điều 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết:

- Số tiền bảo hiểm tối thiểu: 400 triệu đồng

- Mức khấu trừ tối thiểu: 2 triệu đồng/trường hợp

- Phí bảo hiểm tối thiểu: 3 triệu đồng/năm/công chứng viên

- Thời hạn bảo hiểm tối thiểu: 5 năm

- Quy định về hồ sơ yêu cầu bồi thường, nguyên tắc chi trả, tạm ứng bồi thường,...

(10) Bổ sung quy định về công chứng điện tử

Theo Nghị định 29/2015/NĐ-CP không có quy định nào liên quan đến công chứng điện tử.

Từ Điều 47, Điều 48, Điều 49, Điều 50, Điều 51, Điều 52, Điều 53, Điều 54 của Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định đầy đủ về công chứng điện tử, bao gồm:

- Khái niệm và giá trị pháp lý: Văn bản công chứng điện tử là văn bản được lập trên môi trường điện tử, có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng, có giá trị tương đương văn bản công chứng giấy.

- ​Phạm vi áp dụng: Công chứng điện tử trực tiếp áp dụng cho tất cả các giao dịch dân sự. Công chứng điện tử trực tuyến không áp dụng cho di chúc và hành vi pháp lý đơn phương

- Điều kiện sử dụng dịch vụ: Người tham gia phải có tài khoản định danh điện tử mức độ 2 trở lên, chữ ký số hợp lệ, thiết bị phù hợp, và đăng ký trên nền tảng công chứng điện tử.

- Nền tảng công chứng điện tử: Là hệ thống công nghệ thông tin đảm bảo tương tác video, nhận diện, lưu trữ, ký số, chia sẻ dữ liệu liên thông với cơ quan có thẩm quyền.

- Quy trình thực hiện: Người yêu cầu công chứng đọc/được đọc lại văn bản trên nền tảng điện tử, ký số trước sự chứng kiến của công chứng viên tại các điểm cầu, sau đó công chứng viên ký xác nhận và gắn dấu thời gian....

Tổng hợp điểm mới Nghị định 104 về công chứng từ 01/07/2025? (Hình từ Internet)

Từ ngày 01/07/2025 thời hạn thuê trụ sở của Phòng công chứng tối thiểu là bao lâu?

Căn cứ Điều 8 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Điều kiện về trụ sở của Phòng công chứng

1. Có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính.

2. Bảo đảm diện tích làm việc cho công chứng viên, viên chức khác, người lao động, diện tích sử dụng chung và diện tích chuyên dùng theo quy định pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc của cơ sở hoạt động sự nghiệp và pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công; bảo đảm các điều kiện về phòng, chống cháy nổ và lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định của pháp luật.

3. Trường hợp thuê trụ sở thì thời hạn thuê tối thiểu là 02 năm.

Như vậy, thời hạn thuê trụ sở của Phòng công chứng tối thiểu là 02 năm.

Phí công chứng có bắt buộc phải niêm yết từ ngày 01/7/2025 không?

Theo khoản 4 Điều 36 Luật Công chứng 2024 quy định một trong những nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng là niêm yết phí công chứng, cụ thể như sau:

Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng

1. Theo dõi, bảo đảm cho công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình trong việc thực hiện thủ tục công chứng theo quy định của pháp luật, tuân thủ Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và thực hiện các quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê.

3. Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước và bảo đảm việc công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình thực hiện đúng quy định về ngày, giờ làm việc của tổ chức.

4. Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, phí, giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình; báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt và niêm yết danh sách cộng tác viên dịch thuật của tổ chức mình.

...

Như vậy, bắt buộc phải niêm yết phí công chứng và đối tượng phải niêm yết phí công chứng là tổ chức hành nghề công chứng.