Sai số lượng hàng hóa trên hóa đơn thì lập hóa đơn điều chỉnh như thế nào?

Sai số lượng hàng hóa trên hóa đơn thì lập hóa đơn điều chỉnh như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì có thể xác định được số lương hàng hóa đã bán cho người mua là một trong những thông tin bắt buộc phải có trên hóa đơn.

Theo đó, căn cứ theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử như sau:

Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử

1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

...

Như vậy, theo quy định định trên, trong trường hợp người bán lập hóa đơn ghi sai số lượng hàng hóa đã bán ra thì người bán phải lập hóa đơn mới để điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn đã lập sai số lương hàng hóa như sau:

- Nếu như lập hóa đơn thay thế hóa đơn đã lập sai thì người bán sẽ phải lập 1 hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai trước đó và trên hóa đơn mới bắt buộc phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm

- Trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh thì lập 1 hóa đơn khác điều chỉnh hóa đơn đã lập sai trên hóa đơn phải ghi dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm" và đồng thời ghi rõ điều chỉnh số lương hàng hóa tăng giảm như thế nào.

Sai số lượng hàng hóa trên hóa đơn thì lập hóa đơn điều chỉnh như thế nào?

Không xuất hóa đơn khi bán hàng hóa dịch vụ bị phạt bao nhiêu tiền?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm b khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP thì hành vi không xuất hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ sẽ bị xử phạt hành chính như sau:

(1) Phạt cảnh cáo

Đối với hành vi không lập cho hàng hóa dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biểu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất)

(2) Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với những hành vi sau:

- Không lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biểu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất) từ 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn

- Không lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định thông thường 01 số hóa đơn

(3) Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với những trường hợp sau:

- Không lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, dịch vụ dùng để cho, biểu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất) từ 10 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn

- Không lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định thông thường từ 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn.

(4) Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với những trường hợp sau:

- Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, dịch vụ dùng để cho, biểu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất) từ 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn

- Không lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định thông thường từ 10 số hóa đơn đến dưới 20 số hóa đơn.

(5) Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng

- Không lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, dịch vụ dùng để cho, biểu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất) từ 100 số hóa đơn trở lên

- Không lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định thông thường từ 20 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn.

(6) Phạt tiền từ 60.000.000 đồng đến 80.000.000 đồng

Đối với trường hợp không lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ từ 50 số hóa đơn trở lên.

Lưu ý:

- Mức phạt quy định trên áp dụng đối với tổ chức, nếu cá nhân vi phạm quy định nêu trên thì mức phạt tiền bằng một nửa mức phạt tổ chức (theo Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

- Đối với người nộp thuế là hộ gia đình, hộ kinh doanh áp dụng mức phạt tiền như đối với cá nhân (theo Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Quy định về định dạng hóa đơn điện tử như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 9 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì quy định về định dạng hóa đơn điện tử như sau:

(1) Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

(2) Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

(3) Tổng cục Thuế xây dựng thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế. Riêng với hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế, Tổng cục Hải quan xây dựng thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ đối với các nội dung trên hoá đơn dành cho cơ quan hải quan và ngân hàng thương mại là đại lý hoàn thuế. Tổng cục Thuế công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan quản lý thuế để áp dụng thống nhất; cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP

(4) Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:

- Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.

- Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.

- Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

(5) Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Lưu ý: hiện nay đã không còn Tổng cục thuế mà thay vào đó các công tác về quản lý thuế, hóa đơn chứng từ sẽ do Cục thuế trực thuộc Bộ tài chính thức xử lý