Quy định chi tiết về thời hạn lưu trữ hóa đơn, chứng từ như thế nào?

Quy định chi tiết về thời hạn lưu trữ hóa đơn, chứng từ như thế nào?

Căn cứ tại Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định như sau:

Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ và chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử

1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:

a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.

2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động, khả năng ứng dụng công nghệ và đáp ứng đủ các yêu cầu theo quy định tại Điều 13 Luật Giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:

a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá;

b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán;

c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.

...

Theo đó, hóa đơn, chứng từ phải được lưu trữ an toàn, bảo mật, đầy đủ, toàn vẹn, không bị thay đổi hoặc sai lệch và đúng thời hạn pháp luật kế toán.

Dẫn chiếu đến Điều 41 Luật Kế toán 2015 quy định như sau:

Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

2. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.

3. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

a) Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

b) Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

...

Như vậy, tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

Thời hạn lưu trữ như sau:

- Tối thiểu 5 năm: tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành, bao gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC.

- Tối thiểu 10 năm: chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC, sổ kế toán và BCTC năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Vĩnh viễn: tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Quy định chi tiết về thời hạn lưu trữ hóa đơn, chứng từ như thế nào?

Hóa đơn điện tử gồm những loại nào? Được quy định như thế nào?

Căn cứ tại Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025 về hóa đơn điện tử như sau:

- Hóa đơn điện tử là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định pháp luật về thuế và kế toán.

- Hóa đơn điện tử gồm:

+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

+ Hóa đơn điện tử không có mã;

+ Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

- Đối tượng sử dụng:

+ Người nộp thuế sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Chính phủ;

+ Hộ, cá nhân kinh doanh và tổ chức có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh phải khai, nộp thuế trước khi được cấp hóa đơn.

- Dịch vụ hóa đơn điện tử gồm: lập, truyền, lưu trữ hóa đơn điện tử. Tổ chức cung cấp dịch vụ phải đáp ứng điều kiện kỹ thuật, bảo mật dữ liệu và phối hợp với cơ quan thuế.

- Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử:

+ Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn điện tử theo định dạng chuẩn, ghi đầy đủ nội dung và chịu trách nhiệm về tính chính xác của hóa đơn.

+ Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán và thuế.

+ Người nộp thuế phải bảo đảm hạ tầng kỹ thuật phục vụ kết nối, lưu trữ, bảo mật và truy xuất hóa đơn điện tử.

+ Dữ liệu hóa đơn điện tử được quản lý tập trung, kết nối và chia sẻ phục vụ công tác quản lý nhà nước và bảo vệ quyền lợi người mua.

+ Cơ quan thuế quản lý, vận hành hệ thống dữ liệu hóa đơn điện tử và áp dụng biện pháp quản lý rủi ro, kể cả ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đối với trường hợp rủi ro cao.

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải có cơ chế kiểm tra, cảnh báo và cung cấp thông tin cho cơ quan thuế.

+ Người mua có quyền yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn điện tử khi mua hàng hóa, dịch vụ.

+ Chính phủ và Bộ Tài chính quy định chi tiết về loại hóa đơn, đối tượng sử dụng, định dạng, đăng ký, xử lý hóa đơn điện tử và các biện pháp quản lý liên quan.

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 91 như thế nào?

Căn cứ khoản 2 Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

(1) Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đăng ký, Hệ thống thông tin quản lý thuế tự động đối chiếu thông tin (bao gồm thông tin sinh trắc học theo quy định về định danh và xác thực điện tử của Chính phủ) của người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, chủ doanh nghiệp tư nhân đăng ký sử dụng hóa đơn giữa dữ liệu về đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế với dữ liệu tại Hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc theo dữ liệu tại Hệ thống định danh và xác thực điện tử.

- Trường hợp thông tin không khớp đúng, Hệ thống thông tin quản lý thuế tự động gửi Thông báo không chấp nhận đăng ký hóa đơn điện tử và cung cấp các trường thông tin không khớp đúng cho người nộp thuế ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo để người nộp thuế điều chỉnh thông tin đã kê khai.

- Trường hợp thông tin khớp đúng, Hệ thống thông tin quản lý thuế tự động gửi yêu cầu đề nghị người nộp thuế xác nhận qua địa chỉ thư điện tử, số điện thoại của người đại diện pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân theo thông tin trong hồ sơ đăng ký thuế, đăng ký doanh nghiệp.

- Người nộp thuế có trách nhiệm trả lời xác nhận ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo; trường hợp quá thời hạn mà người nộp thuế chưa xác nhận hoặc xác nhận không thành công, Hệ thống thông tin quản lý thuế tự động gửi Thông báo về việc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IV kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo. Cơ quan thuế áp dụng công nghệ sinh trắc học trong việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử phù hợp quy định pháp luật;

(2) Trường hợp người nộp thuế đã xác nhận đúng thời hạn trên Hệ thống thông tin quản lý thuế và người nộp thuế không thuộc trường hợp:

+ Người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, chủ doanh nghiệp tư nhân đang là người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân khác mà người nộp thuế đó có trạng thái mã số thuế không hoạt động tại địa chỉ đăng ký kinh doanh, người nộp thuế ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế, người nộp thuế tạm ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế;

+ Người nộp thuế có hành vi vi phạm về thuế, hóa đơn, chứng từ, người nộp thuế có rủi ro cao trong đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Thông tư 91/2026/TT-BTC thì chậm nhất ngày làm việc tiếp theo, cơ quan thuế ban hành Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 3 Thông tư 91/2026/TT-BTC;

(3) Trường hợp kết quả đối chiếu thông tin khớp đúng, người nộp thuế xác nhận trên Hệ thống thông tin quản lý thuế đúng thời hạn nhưng người nộp thuế thuộc trường hợp: người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân đang là người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân khác mà người nộp thuế đó có trạng thái mã số thuế; người nộp thuế ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế, người nộp thuế tạm ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế; người nộp thuế có hành vi vi phạm về thuế, hóa đơn, chứng từ; người nộp thuế có rủi ro cao trong đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Thông tư 91/2026/TT-BTC thì:

Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của người nộp thuế, cơ quan thuế ban hành Thông báo về việc giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu theo Mẫu số 01/TB-BSTT-NNT Phụ lục IV kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC gửi cho người nộp thuế hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp thực hiện xác minh hoạt động thực tế tại địa chỉ đã đăng ký của người nộp thuế theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

Người nộp thuế thực hiện giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo về việc giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu của cơ quan thuế;

(4) Trường hợp cơ quan thuế chấp nhận thông tin giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu của người nộp thuế hoặc trường hợp kết quả xác minh người nộp thuế có hoạt động tại địa chỉ đăng ký thì cơ quan thuế quản lý trực tiếp ban hành Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của người nộp thuế.

Trường hợp người nộp thuế không giải trình hoặc quá thời hạn quy định mà không giải trình được thông tin hoặc kết quả xác minh người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đăng ký thì chậm nhất ngày làm việc tiếp theo cơ quan thuế ban hành Thông báo về việc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của người nộp thuế và ghi rõ lý do theo quy định tại khoản 3 Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC.