Phần mềm hóa đơn điện tử bị lỗi mạng lỗi server thì làm sao xuất hóa đơn cho khách hàng?

Phần mềm hóa đơn điện tử bị lỗi mạng lỗi server thì làm sao xuất hóa đơn cho khách hàng?

Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

...

Căn cứ khoản 3 Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

Xử lý sự cố đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

...

3. Trường hợp do lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm thông báo cho người bán được biết, phối hợp với Tổng cục Thuế để được hỗ trợ kịp thời. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải khắc phục nhanh nhất sự cố, có biện pháp hỗ trợ người bán lập hóa đơn điện tử để gửi cơ quan thuế cấp mã trong thời gian ngắn nhất.

...

Từ những quy định trên, có thể hiểu rằng, trường hợp thời điểm bán hàng mà phần mềm hóa đơn điện tử bị lỗi mạng lỗi server thì hộ kinh doanh liên hệ ngay với đơn vị cung cấp phần mềm để được hỗ trợ kịp thời. Các đơn vị cung cấp phần mềm phải khắc phục nhanh nhất sự cố, có biện pháp hỗ trợ người bán lập hóa đơn điện tử.

Trường hợp phần mềm hóa đơn điện tử bị lỗi mạng lỗi server là hoàn toàn có thể xảy ra, các đơn vị cung cấp phần mềm luôn có đội ngũ kỹ thuật khắc phục sớm nhất có thể và thông báo tới người dùng hướng xử lý.

Bên cạnh đó, hiện nay, các phần mềm hầu hết đều làm theo dạng SAAS - dữ liệu được lưu online trên server, chứ không lưu dữ liệu trên máy tính của người dùng như trước đây. Do đó, nếu máy tính của hộ kinh doanh gặp sự cố bất ngờ như mất điện, mạng, chủ hộ kinh doanh có thể dùng điện thoại/máy tính khác truy cập được vào internet bằng tài khoản của mình để xuất hóa đơn.

Đồng thời, trong khi hệ thống lỗi, người bán chờ bên cung cấp khắc phục và xuất hóa đơn ngay sau khi lỗi được xử lý. Người bán có thể ghi chép lại lịch sử các sự cố thông qua thông báo, xác nhận của bên cung cấp phần mềm để lưu lại giải trình sau.

Phần mềm hóa đơn điện tử bị lỗi mạng lỗi server thì làm sao xuất hóa đơn cho khách hàng? (Hình từ Internet)

Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần có các tiêu chí gì?

Căn cứ Điều 11 Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định tiêu chí đối với tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử, cụ thể như sau:

(1) Đối với tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã cho người bán và người mua

- Về chủ thể:

+ Là tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin được thành lập theo pháp luật Việt Nam;

+ Thông tin về dịch vụ hóa đơn điện tử được công khai trên trang thông tin điện tử của tổ chức;

- Về nhân sự:

Có tối thiểu 5 nhân sự trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin;

- Về kỹ thuật:

Có hạ tầng kỹ thuật, thiết bị công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu:

+ Cung cấp giải pháp khởi tạo, xử lý, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và hóa đơn điện tử không có mã cho người bán và người mua theo quy định của pháp luật về hoá đơn điện tử và pháp luật khác có liên quan;

+ Có giải pháp nhận, truyền dữ liệu hóa đơn điện tử với người sử dụng dịch vụ; giải pháp truyền, nhận dữ liệu hoá đơn điện tử với cơ quan thuế thông qua tổ chức nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử. Thông tin quá trình nhận, truyền dữ liệu phải được ghi nhật ký để phục vụ công tác đối soát;

+ Có giải pháp sao lưu, khôi phục, bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử;

+ Có tài liệu kết quả kiểm thử kỹ thuật thành công về giải pháp truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử với tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.

(2) Đối với tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử

- Về chủ thể:

+ Là tổ chức được thành lập theo pháp luật Việt Nam, có tối thiểu 05 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin;

+ Thông tin về dịch vụ hóa đơn điện tử được công khai trên trang thông tin điện tử của tổ chức;

- Về tài chính:

Có ký quỹ tại một ngân hàng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam hoặc có giấy bảo lãnh của một ngân hàng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị không dưới 5 tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ;

- Về nhân sự:

Có tối thiểu 20 nhân sự trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin;

- Về kỹ thuật:

Có hạ tầng kỹ thuật, thiết bị công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu:

+ Cung cấp giải pháp khởi tạo, xử lý, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử và pháp luật khác có liên quan;

+ Có giải pháp kết nối, nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã cho người bán và người mua; giải pháp kết nối nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Thông tin quá trình nhận, truyền dữ liệu phải được ghi nhật ký để phục vụ công tác đối soát;

+ Hệ thống hạ tầng kỹ thuật cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được vận hành trên môi trường trung tâm dữ liệu chính và trung tâm dữ liệu dự phòng. Trung tâm dự phòng cách xa trung tâm dữ liệu chính tối thiểu 20km và sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố;

+ Hệ thống có khả năng phát hiện, cảnh báo, ngăn chặn các truy cập không hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để bảo đảm tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia;

+ Có hệ thống sao lưu, khôi phục dữ liệu;

+ Kết nối với Cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3 hoặc tương đương, gồm 1 kênh truyền chính và 2 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 20 Mbps; sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc hàng đợi (Queue) có mã hóa làm phương thức để kết nối; sử dụng giao thức SOAP/TCP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

Lưu ý:

Tất cả các tổ chức đủ điều kiện đều phải nộp hồ sơ chứng minh lên Cục Thuế để được đăng tải công khai trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của ngành thuế. Cụ thể:

- Hồ sơ gồm: Tài liệu mô tả dịch vụ, cam kết tuân thủ pháp luật, và tài liệu chứng minh đáp ứng tiêu chí nêu trên.

- Trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, Cục Thuế sẽ công khai thông tin trên hệ thống.

- Trong quá trình hoạt động, nếu phát hiện vi phạm điều kiện cung cấp dịch vụ, Cục Thuế sẽ gỡ bỏ thông tin công khai và xử lý theo quy định.

Trách nhiệm của cơ quan thuế trong quản lý hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ Điều 57 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định cụ thể Trách nhiệm của cơ quan thuế trong quản lý hóa đơn, chứng từ điện tử như sau:

(1) Tổng cục Thuế (nay là Cục Thuế) có trách nhiệm:

- Xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử, hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ điện tử để phục vụ công tác quản lý thuế, phục vụ công tác quản lý nhà nước của các cơ quan khác của nhà nước (công an, quản lý thị trường, bộ đội biên phòng, các cơ quan có liên quan), phục vụ nhu cầu xác minh, đối chiếu hóa đơn của các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân;

- Thông báo các loại hóa đơn, chứng từ đã được phát hành, được báo mất, không còn giá trị sử dụng.

(2) Cục Thuế địa phương (nay là Thuế tỉnh thành phố) có trách nhiệm:

- Quản lý hoạt động tạo, phát hành hóa đơn, chứng từ của các tổ chức, cá nhân trên địa bàn;

- Đặt in, phát hành các loại hóa đơn để bán cho các đối tượng theo quy định tại Nghị định này;

- Thanh tra, kiểm tra hoạt động tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn, chứng từ trên địa bàn.

(3) Chi cục Thuế địa phương (nay là Thuế cơ sở) có trách nhiệm:

- Kiểm tra việc sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; sử dụng chứng từ điện tử trong phạm vi được phân cấp quản lý thuế;

- Theo dõi, kiểm tra hoạt động hủy hóa đơn, chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính trong phạm vi được phân cấp quản lý thuế.