Lập hồ sơ ốm đau hay báo giảm lao động đóng BHXH trước?

Lập hồ sơ ốm đau hay báo giảm đóng BHXH trước?

Căn cứ theo Điều 5 Quyết định 2222/QĐ-BHXH năm 2025 được sửa đổi bởi khoản 4 Điều 1 Quyết định 313/QĐ-BHXH năm 2026 quy định về quy trình giải quyết hưởng các chế độ BHXH, chi trả các chế độ BHXH, bảo hiểm thất nghiệp như sau:

* Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH:

(1) Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TN - Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở chuyển đến theo phân cấp; hồ sơ theo quy định của Luật BHXH và văn bản hướng dẫn liên quan; chi tiết thành phần hồ sơ theo khoản 1, 2, 3 Phụ lục I Quyết định 2222/QĐ-BHXH năm 2025.

Đối với thành phần hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản được kết nối, chia sẻ, đủ điều kiện khai thác, sử dụng, đảm bảo tính pháp lý theo quy định thì thực hiện cập nhật dữ liệu điện tử của thành phần hồ sơ vào phần mềm TCS.

(2) Xét duyệt chế độ

(i) Căn cứ hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK tại Mục (1); dữ liệu hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản tại thời điểm giải quyết được kết nối, chia sẻ; thực hiện kiểm tra tính hợp lệ về thành phần hồ sơ, đối tượng, điều kiện hưởng; rà soát, đối chiếu hồ sơ với sổ BHXH, các CSDL (CSDL thu, dữ liệu người hưởng...) theo quy định và thực hiện xét duyệt chế độ trên phần mềm TCS.

(ii) Căn cứ Danh sách Mẫu số 01B-HSB do đơn vị SDLĐ lập, văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc thu hồi chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK; kết quả rà soát dữ liệu của cơ quan BHXH để xem xét, ra quyết định thu hồi (Mẫu số 01C-HSB) đối với trường hợp hưởng không đúng quy định.

(3) Lập, chuyển hồ sơ, danh sách, quyết định

Căn cứ dữ liệu giải quyết hưởng, thực hiện lập và trình lãnh đạo phê duyệt, ký số, chuyển trên phần mềm TCS đến các Phòng/Bộ phận các danh sách, thông báo, quyết định sau:

(i) Thông báo Mẫu số 70A-HSB, 70B-HSB; Quyết định thu hồi Mẫu số 01C-HSB (nếu có) và chuyển phát hành theo quy định về công tác văn thư để chuyển Bộ phận TN - Trả kết quả BHXH tỉnh/BHXH cơ sở trả kết quả giải quyết theo hình thức đăng ký nhận hồ sơ cho NLĐ, đơn vị SDLĐ; lưu trữ hồ sơ hưởng theo quy định (gồm Thông báo Mẫu số 70A-HSB, 70B-HSB và toàn bộ hồ sơ giải quyết hưởng, bao gồm dữ liệu điện tử thành phần hồ sơ được kết nối, chia sẻ tại thời điểm giải quyết).

(ii) Danh sách Mẫu số C70a-HD, C70b-HD, C70c-HD chuyển đến Phòng/Bộ phận KHTC ngay sau khi xét duyệt chế độ.

(ii) Hàng ngày, lập Danh sách Mẫu số C27a-HD, Mẫu số C27b-HD chuyển đến Phòng/Bộ phận KHTC.

(iv) Hàng tháng, lập Danh sách người chỉ tham gia BHYT Mẫu số D03-TS (ban hành kèm theo Quyết định số 490/QĐ-BHXH) do tổ chức BHXH đóng đối với người hưởng chế độ ốm đau, thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng chuyển Phòng/Bộ phận Quản lý Thu để cấp thẻ BHYT.

(4) Khóa số liệu, lập báo cáo:

* Bộ phận Chế độ BHXH

Ngày 5 hàng tháng, thực hiện khóa số liệu, lập và trình lãnh đạo phê duyệt, ký số:

- Báo cáo theo Mẫu số 02A-HSB, 20-HSB của tháng trước theo phân cấp để lưu trên Hệ thống.

- Báo cáo Mẫu số 26-HSB của tháng trước theo phân cấp chuyển Bộ phận KHTC.

* Phòng Chế độ BHXH

(i) Thực hiện khóa số liệu và lập các báo cáo quy định tại điểm 4.1 khoản 4 Điều này theo phân cấp.

(ii) Ngày 6 hàng tháng, thực hiện khóa số liệu và lập, trình lãnh đạo phê duyệt, ký số:

- Báo cáo tổng hợp của toàn tỉnh theo Mẫu số 02B-HSB, 20-HSB của tháng trước để lưu trên Hệ thống.

- Báo cáo Mẫu số 26-HSB của tháng trước toàn tỉnh chuyển Phòng KHTC.

(iii) Ngày 10 tháng 01 hàng năm, tổng hợp Báo cáo Mẫu số 26-HSB của năm trước toàn tỉnh chuyển Phòng KHTC đồng thời chuyển BHXH Việt Nam để báo cáo.

(5) Thời hạn giải quyết

- Trường hợp đơn vị SDLĐ đề nghị: Tối đa 06 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định.

- Trường hợp NLĐ, thân nhân NLĐ đề nghị: Tối đa 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định

Theo quy định trên, sau khi cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết chế độ ốm đau do đơn vị sử dụng lao động chuyển đến, Phòng Chế độ BHXH căn cứ dữ liệu để giải quyết hưởng, chuyển kết quả cho đơn vị (Mẫu số 70A-HSB) đồng thời hằng tháng, lập danh sách người chỉ tham gia BHYT Mẫu số D03-TS (ban hành kèm theo Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023) do tổ chức BHXH đóng đối với người hưởng chế độ ốm đau, thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng chuyển Phòng/Bộ phận Quản lý Thu để cấp thẻ BHYT.

=> Vì vậy, đơn vị sử dụng lao động phải lập hồ sơ đề nghị thanh toán chế độ ốm đau trước, thực hiện báo giảm lao động tham gia BHXH sau.

Lập hồ sơ ốm đau hay báo giảm đóng BHXH trước? (Hình từ Internet)

Công ty bị phạt bao nhiêu tiền nếu không đóng BHXH cho người lao động?

Theo khoản 6 và khoản 10 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định mức xử phạt hành vi vi phạm quy định về đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc như sau:

Vi phạm quy định về đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp

...

6. Phạt tiền từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp cho toàn bộ người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.

...

9. Hình thức xử phạt bổ sung

Đình chỉ hoạt động đánh giá an toàn, vệ sinh lao động từ 01 tháng đến 03 tháng đối với tổ chức đánh giá an toàn, vệ sinh lao động khi có hành vi vi phạm quy định tại khoản 8 Điều này.

10. Biện pháp khắc phục hậu quả

a) Buộc người sử dụng lao động đóng đủ số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp phải đóng cho cơ quan bảo hiểm xã hội đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 5, 6, 7 Điều này;

b) Buộc người sử dụng lao động nộp khoản tiền lãi bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ bảo hiểm xã hội bình quân của năm trước liền kề tính trên số tiền, thời gian chậm đóng, không đóng, trốn đóng, chiếm dụng tiền đóng; nếu không thực hiện thì theo yêu cầu của người có thẩm quyền, ngân hàng, tổ chức tín dụng khác, kho bạc nhà nước có trách nhiệm trích từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp số tiền chưa đóng, chậm đóng và khoản tiền lãi của số tiền này tính theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt vào tài khoản của cơ quan bảo hiểm xã hội đối với những hành vi vi phạm quy định tại các khoản 5, 6, 7 Điều này từ 30 ngày trở lên.

Như vậy, trường hợp công ty không đóng BHXH bắt buộc cho người lao động thuộc diện phải tham gia thì sẽ bị phạt từ 18% đến 20% tổng số tiền BHXH, BHTN phải đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75 triệu đồng đối với cá nhân vi phạm.

Ngoài việc bị xử phạt hành chính, người sử dụng lao động còn bị buộc phải đóng đủ số tiền BHXH, BHTN chưa đóng và nộp thêm khoản tiền lãi tính trên số tiền chậm đóng, không đóng theo quy định tại khoản 10 Điều 39 Nghị định này.

Lưu ý: Mức phạt trên áp dụng đối với cá nhân. Trường hợp tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân. (Quy định tại Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

Khoản chi đóng BHXH cho người lao động có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 quy định về các khoản chi không được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp như sau:

Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

...

2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

a) Khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều này;

b) Khoản tiền phạt do vi phạm hành chính;

c) Khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác;

d) Phần chi vượt mức do Chính phủ quy định đối với: chi phí quản lý kinh doanh do doanh nghiệp nước ngoài phân bổ cho cơ sở thường trú tại Việt Nam; chi phí thuê quản lý hoạt động kinh doanh trò chơi điện tử có thưởng, kinh doanh casino; chi trả lãi tiền vay của doanh nghiệp có giao dịch liên kết; chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động; khoản đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội hoặc quỹ có tính chất an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động;

đ) Phần trích lập không đúng hoặc vượt mức theo quy định của pháp luật về trích lập dự phòng;

e) Khoản trích khấu hao tài sản cố định không đúng hoặc vượt mức quy định của pháp luật;

g) Khoản trích trước vào chi phí không đúng quy định của pháp luật;

...

Đồng thời, theo điểm đ khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định các khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN như sau:

Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

...

4. Phần chi vượt mức quy định đối với các khoản chi sau:

...

đ) Phần chi vượt mức 05 triệu đồng/tháng/người để đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội hoặc quỹ có tính chất an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động. Phần vượt mức quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, về bảo hiểm y tế để trích nộp các quỹ có tính chất an sinh xã hội (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm hưu trí bổ sung bắt buộc), Quỹ bảo hiểm y tế và Quỹ bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động, cụ thể như sau:

đ1) Khoản tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội hoặc quỹ có tính chất an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động được tính vào chi phí được trừ ngoài việc không vượt mức quy định tại điểm này còn phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn;

đ2) Doanh nghiệp không được tính vào chi phí đối với các khoản chi tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo Luật Bảo hiểm xã hội hoặc quỹ có tính chất an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động nếu doanh nghiệp không thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc cho người lao động (kể cả trường hợp nợ tiền bảo hiểm bắt buộc).

...

Theo đó, khoản BHXH, BHYT, BHTN và các khoản bảo hiểm bắt buộc khác mà doanh nghiệp đóng cho người lao động theo đúng mức và quy định của pháp luật về bảo hiểm được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Trường hợp doanh nghiệp trích, đóng vượt mức 05 triệu đồng/tháng/người về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế để đóng vào các quỹ bảo hiểm bắt buộc thì phần vượt mức không được tính vào chi phí được trừ.

Đối với các khoản bảo hiểm hưu trí bổ sung, bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động được tính vào chi phí được trừ ngoài việc không vượt mức quy định còn phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế công ty.

Ngoài ra, doanh nghiệp không được tính khoản chi đóng BHXH cho người lao động vào chi phí được trừ nếu chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc cho người lao động, kể cả trường hợp đang nợ tiền bảo hiểm bắt buộc.

Vì vậy, khoản chi đóng BHXH cho người lao động được trừ khi tính thuế TNDN, trừ trường hợp phần đóng vượt mức vượt mức 05 triệu đồng/tháng/người sẽ không được trừ.