Khi khách hàng trả lại hàng hóa, dịch vụ cần lưu giữ những hồ sơ, chứng từ gì để xuất trình cơ quan thuế?

Khi khách hàng trả lại hàng hóa, dịch vụ cần lưu giữ những hồ sơ, chứng từ gì để xuất trình cơ quan thuế?

Căn cứ theo điểm c khoản 5 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định xử lý hóa đơn điện tử đã lập trong một số trường hợp như sau:

Xử lý hóa đơn điện tử đã lập

...

5. Xử lý hóa đơn điện tử đã lập trong một số trường hợp như sau:

...

c) Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hóa, dịch vụ:

c.1) Trường hợp trả lại hàng hóa: Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua) thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán; người bán, người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa;

c.2) Trường hợp hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua thì khi trả lại hàng hóa đảm bảo phù hợp với pháp luật liên quan, nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua thực hiện lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán;

c.3) Đối với trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định của pháp luật kinh doanh bảo hiểm: Căn cứ vào hóa đơn đã lập, người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền. Trên hóa đơn ghi rõ số tiền phí bảo hiểm hoàn, giảm, lý do hoàn, giảm. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh thì biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản được lưu giữ cùng với hóa đơn thu phí bảo hiểm tại doanh nghiệp và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Đối với trường hợp phí bảo hiểm chưa thu được tiền mà doanh nghiệp bảo hiểm đã thực hiện lập hóa đơn theo quy định, doanh nghiệp bảo hiểm căn cứ vào dữ liệu phí bảo hiểm chưa thu được tiền để lập hóa đơn điều chỉnh tổng hợp cho các khoản phí chưa thu được tiền của tháng trước, kèm theo bảng kê các số hóa đơn, số tiền và tiền thuế điều chỉnh.

Đối với các trường hợp quy định tại điểm c.1, điểm c.2, điểm c.3 khoản 5 Điều này, người bán, người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hóa, dịch vụ và phải xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu;

c.4) Trường hợp người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ hoặc lập hóa đơn thu tiền đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, nhà chuyển nhượng sau đó phát sinh việc huỷ hoặc chấm dứt giao dịch và huỷ một phần việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập theo quy định tại điểm c.1 khoản 5 Điều này.

d) Trường hợp tổ chức tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt (sau đây gọi là tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán) thực hiện hoạt động ngân hàng, cung ứng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt đã lập hóa đơn thu phí dịch vụ sau đó phát sinh giao dịch hoàn phí dịch vụ cho khách hàng thì tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thực hiện lập hóa đơn để điều chỉnh, trên hóa đơn không cần có thông tin “Điều chỉnh cho hóa đơn số.... Mẫu số... ký hiệu... ngày...tháng...năm” Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh thì biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản được lưu giữ cùng với hóa đơn thu dịch vụ tại doanh nghiệp và xuất trình khi có yêu cầu;

đ) Đối với trường hợp khách hàng sử dụng thẻ trả trước dịch vụ viễn thông di động để thanh toán cho các dịch vụ được chấp nhận thanh toán bằng thẻ trả trước dịch vụ viễn thông di động theo quy định của pháp luật và khi bán thẻ, hoàn thành cung cấp dịch vụ doanh nghiệp viễn thông đã thực hiện lập hóa đơn giá trị gia tăng theo quy định, doanh nghiệp viễn thông căn cứ vào dữ liệu trên bảng kê (gồm các thông tin: số thuê bao di động sử dụng thẻ để thanh toán dịch vụ, giá trị thẻ trước thuế giá trị gia tăng được sử dụng để thanh toán và thuế giá trị gia tăng tương ứng) để thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh;

e) Trường hợp bán khí thiên nhiên tại thị trường Việt Nam được xác định giá ghi trên hợp đồng mua bán khí bằng đồng tiền ngoại tệ tự do chuyển đổi phù hợp với pháp luật liên quan và hợp đồng dầu khí, thanh toán và lập hóa đơn bằng đồng Việt Nam, khi bán khí đã lập hóa đơn điện tử không có sai sót nhưng khi thanh toán thực tế có sự thay đổi về giá trị do phải quy đổi ra Việt Nam đồng thì người bán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh đối với phần chênh lệch nêu trên.

Theo đó, khi phát sinh việc trả lại hàng hóa, dịch vụ, hồ sơ, chứng từ cần lưu giữ được xác định theo từng trường hợp như sau:

- Trường hợp trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa: Người bán, người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hóa. Trường hợp các bên thỏa thuận người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng thì lưu giữ hóa đơn điện tử do người mua lập giao cho người bán.

- Trường hợp trả lại hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu và đã đăng ký theo tên người mua: Người bán, người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hóa; trường hợp người mua thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì lưu giữ hóa đơn trả lại hàng do người mua lập.

- Trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác: Lưu giữ hóa đơn thu phí bảo hiểm và hóa đơn điều chỉnh.

Nếu người bán và người mua có thỏa thuận lập văn bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh thì lưu giữ thêm biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản cùng với hóa đơn thu phí bảo hiểm. Trường hợp điều chỉnh tổng hợp phí bảo hiểm chưa thu được tiền thì kèm bảng kê số hóa đơn, số tiền và tiền thuế điều chỉnh.

Như vậy, các hồ sơ, chứng từ trên phải được lưu giữ và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Khi khách hàng trả lại hàng hóa, dịch vụ cần lưu giữ những hồ sơ, chứng từ gì để xuất trình cơ quan thuế? (Hình từ Internet)

Các trường hợp nào được xem là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ?

Căn cứ khoản 7 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định các hành vi được xem là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ như sau:

(1) Sử dụng hóa đơn, chứng từ tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định;

(2) Sử dụng hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ);

(3) Sử dụng hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả;

(4) Sử dụng hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn (đối với hóa đơn giấy đã phát hành, sử dụng trong giai đoạn trước khi chuyển sang hóa đơn điện tử);

(5) Sử dụng hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác;

(6) Sử dụng hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra;

(7) Sử dụng hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.

Hiện nay hóa đơn điện tử gồm có mấy loại?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025 quy định như sau:

Hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế và pháp luật về kế toán.

2. Hóa đơn điện tử gồm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

3. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử:

a) Người nộp thuế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định của Chính phủ;

b) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Chính phủ và doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử phải khai và nộp thuế trước khi được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã cho từng lần phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

...

Như vậy, hóa đơn điện tử hiện nay gồm 3 loại như sau:

- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.