Hướng dẫn ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2025? Ký hiệu hóa đơn 1C25L là hóa đơn gì?

Hướng dẫn ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2025?

Căn cứ khoản 1 Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định về hóa đơn điện tử theo đó ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định như sau:

(1) Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Đây là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:

- Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;

- Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;

- Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;

- Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;

- Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;

- Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;

- Số 7: Phản ánh hóa đơn thương mại điện tử;

- Số 8: Phản ánh hóa đơn điện tử giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí;

- Số 9: Phản ánh hóa đơn điện tử bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

(2) Ký hiệu hóa đơn điện tử

Đây là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

- Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;

- Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2025 thì thể hiện là số 25; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2026 thì thể hiện là số 26;

- Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H, X thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử bán tài sản công và hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;

+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;

+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;

+ Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;

+ Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;

+ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;

+ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng;

+ Chữ X: Áp dụng đối với hóa đơn thương mại điện tử.

- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý.

Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì sử dụng hai ký tự YY.

Lưu ý: Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết).

Như vậy, có thể thấy ký hiệu hóa đơn điện tử về mặt tổng thể là sự kết hợp giữa ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử.

Hướng dẫn ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2025? Ký hiệu hóa đơn 1C25L là hóa đơn gì?

Ký hiệu hóa đơn 1C25L là hóa đơn gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định về hoá đơn điện tử trong đó có ký hiệu mẫu hoá đơn điện tử và ký hiệu hoá đơn điện tử; theo đó ký hiệu hóa đơn 1C25L được phân tích như sau:

- "1": là ký hiệu mẫu hóa đơn phản ánh loại hóa đơn điện tử gia tăng

- "C": là ký tự đầu tiên của ký hiệu hóa đơn thể hiện đây là hóa đơn có mã của cơ quan thuế

- "25": là hai ký tự tiếp theo của ký hiệu hóa đơn thể hiện thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 02 chữ số cuối năm dương lịch. Số 25 biểu thị đây là hóa đơn được lập năm 2025.

- "L": là ký tự tiếp theo của ký hiệu hóa đơn thể hiện loại hóa đơn điện tử. Theo đó, "L" biểu thị đây là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.

Như vậy, từ những phân tích trên, ký hiệu hóa đơn "1C25L" thể hiện đây là hóa đơn giá trị gia tăng có mã được lập năm 2025 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in được quy định thế nào?

Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in như sau:

Ký hiệu mẫu số hóa đơn do Chi cục Thuế đặt in là một nhóm gồm 11 ký tự thể hiện các thông tin về: tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu), cụ thể như sau:

(1) Sáu (06) ký tự đầu tiên thể hiện tên loại hóa đơn:

- 01GTKT: Hóa đơn giá trị gia tăng;

- 02GTTT: Hóa đơn bán hàng;

- 07KPTQ: Hóa đơn bán hàng dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan;

- 03XKNB: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;

- 04HGDL: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

(2) Một (01) ký tự tiếp theo là các số tự nhiên 1, 2, 3 thể hiện số liên hóa đơn;

(3) Một (01) ký tự tiếp theo là “/” để phân cách;

(4) Ba (03) ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn, bắt đầu bằng 001 và tối đa đến 999.

Lưu ý: Riêng đối với hóa đơn là tem, vé, thẻ do Chi cục Thuế đặt in bắt buộc ghi 03 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Các thông tin còn lại do Chi cục Thuế tự quy định theo nhu cầu quản lý nhưng không vượt quá 11 ký tự. Cụ thể:

- Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng;

- Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng.