Hướng dẫn doanh nghiệp cắt giảm người phụ thuộc bằng file XML trên Dịch vụ công?

Hướng dẫn doanh nghiệp cắt giảm người phụ thuộc bằng file XML trên Dịch vụ công?

>>> Hướng dẫn người lao động tự báo giảm người phụ thuộc trên Dịch vụ công mới nhất 2026?

Sau đây là các bước hướng dẫn doanh nghiệp cắt giảm người phụ thuộc bằng file XML xuất từ HTKK trên trên Dịch vụ công

Bước 1: Vào HTKK. Tại Mục thuế Thu nhập cá nhân chọn --> 20-ĐK-TH-TCT Đăng ký thuế tổng hợp NPT của CN có thu nhập từ TL,TC

Bước 2: Tích chọn thay đổi thông tin đăng ký thuế

Bước 3: Điền thông tin:

- Cột 2: BỎ TRỐNG

- Cột 3: Mã số thuế

- Cột 4, 5, 6, 13, 11, 10, 17, 15, 14, 18, 19, 20: điền thông tin

- Cột 21, 22 : Thời điểm bắt đầu - kết thúc giảm trừ

VD: Người lao động nghỉ làm ở công ty bạn từ T3/2026 thì

- Thời gian bắt đầu tính giảm trừ: 01/2026

- Thời gian kết thúc tính giảm trừ: 02/2026

Kiểm tra lại thông tin, ghi dữ liệu >> Kết xuất tờ khai.

Bước 4: Truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính có địa chỉ:

https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/homelogin

Bước 5: Đăng nhập vào hệ thống. Chọn Doanh nghiệp

Bước 6: Chọn mã thủ tục hành chính 1.008503. Chọn vào nút nộp hồ sơ.

Bước 7 Chọn Cơ quan chi trả thu nhập thay đổi thông tin cho người phụ thuộc.

Bước 8: Người nộp thuế tích chọn ''nộp XML'' và bấm ''Tiếp tục''

Bước 9: Bấm [Chọn tệp] và click chọn hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế XML đã kết xuất từ phần mềm HTKK. Bấm chọn kiểm tra hồ sơ

Bước 10: Hệ thống đã lưu tạm hồ sơ, người nộp thuế tra cứu hồ sơ lưu tạm để tiếp tục nộp hồ sơ.

Người nộp thuế Chọn Mục Tra cứu Hồ sơ lưu tạm

Bước 11: Người nộp thuế chọn nộp hồ sơ

Lưu ý: Trạng thái hồ sơ: “đạt” mới nộp hồ sơ được

Bước 12: Người nộp thuế chọn “tiếp tục”, sau đó gõ mã Captcha và bấm "tiếp tục”. Cắm chữ ký số và tích chọn file tờ khai => nhập mã pin và nộp tờ khai là thành công.

>>> Mã thủ tục hành chính nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc đã có mã số thuế là mã nào?

Hướng dẫn doanh nghiệp cắt giảm người phụ thuộc bằng file XML trên Dịch vụ công? (Hình từ Internet)

Từ năm 2026, ai được xem là người phụ thuộc?

Căn cứ khoản 4 Điều 10 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 có quy định về người phụ thuộc như sau:

Giảm trừ gia cảnh

...

4. Người phụ thuộc là người mà người nộp thuế có trách nhiệm nuôi dưỡng, bao gồm:

a) Con chưa thành niên; con là người mất năng lực hành vi dân sự, người khuyết tật, không có khả năng lao động;

b) Các cá nhân không có thu nhập hoặc có thu nhập không vượt quá mức do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định, bao gồm con thành niên đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp hoặc học nghề; vợ hoặc chồng không có khả năng lao động; bố, mẹ đã hết tuổi lao động hoặc không có khả năng lao động; những người khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế phải trực tiếp nuôi dưỡng.

Vậy nên, theo quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, người phụ thuộc được hiểu là người mà người nộp thuế có trách nhiệm nuôi dưỡng gồm:

- Con: con chưa thành niên; con đã thành niên nhưng mất năng lực hành vi dân sự, người khuyết tật, không có khả năng lao động.

- Các cá nhân khác không có thu nhập hoặc có thu nhập không vượt quá mức do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định, bao gồm: con thành niên đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp hoặc học nghề; vợ hoặc chồng không có khả năng lao động; bố, mẹ đã hết tuổi lao động hoặc không có khả năng lao động; và những người khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế phải trực tiếp nuôi dưỡng.

Có phải cập nhật mã số thuế người phụ thuộc sang mã số định danh không?

Theo quy định tại Điều 39 Thông tư 86/2024/TT-BTC có quy định về việc thực hiện mã số định danh cá nhân thay cho mã số thuế từ ngày 01/07/2025, cụ thể như sau:

Điều khoản chuyển tiếp

...

2. Trường hợp hộ kinh doanh, hộ gia đình, cá nhân thuộc trường hợp sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế theo quy định tại khoản 5 Điều 5 Thông tư này đã được cấp mã số thuế trước ngày 01/7/2025 và thông tin đăng ký thuế của đại diện hộ kinh doanh, đại diện hộ gia đình, cá nhân đã khớp đúng với thông tin của cá nhân được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì hộ kinh doanh, hộ gia đình, cá nhân được sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế bắt đầu từ ngày 01/7/2025, bao gồm cả việc điều chỉnh, bổ sung nghĩa vụ thuế phát sinh theo mã số thuế đã cấp trước đó. Đồng thời, cơ quan thuế theo dõi, quản lý toàn bộ dữ liệu của hộ kinh doanh, hộ gia đình, cá nhân, dữ liệu đăng ký giảm trừ gia cảnh của người phụ thuộc bằng số định danh cá nhân.

3. Trường hợp hộ kinh doanh, hộ gia đình, cá nhân đã được cấp mã số thuế trước ngày 01/7/2025 nhưng thông tin đăng ký thuế của đại diện hộ kinh doanh, đại diện hộ gia đình, cá nhân không khớp đúng với thông tin của cá nhân được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc không đầy đủ thì cơ quan thuế cập nhật trạng thái mã số thuế của hộ kinh doanh, hộ gia đình, cá nhân sang trạng thái 10 “Mã số thuế chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân”. Người nộp thuế phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế với cơ quan thuế theo quy định tại khoản 1, khoản 4 Điều 25 Thông tư này để đảm bảo thông tin khớp đúng với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư trước khi sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 38 Thông tư này.

...

Theo quy định trên, cá nhân không tự cập nhật mã số thuế người phụ thuộc cũ sang mã số định danh, mà cá nhân phải chủ động theo dõi tình trạng thông tin đăng ký thuế trên trang thông tin điện tử của Cục Thuế, trang Thuế điện tử của Cục thuế,..

+ Nếu thông tin đăng ký thuế vã mã số thuế cấp trước ngày 01/07/2025 của người phụ thuộc trùng với thông tin được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia thì cá nhân không tự cập nhật mã số thuế cũ sang mã số định danh, cơ quan thuế sẽ tự cập nhật.

+ Nếu thông tin của người phụ thuộc không khớp hoặc không đúng thì cơ quan thuế sẽ cập nhật trạng thái “chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân”, cá nhân mới phải cập nhật thông tin đăng ký thuế với cơ quan thuế.

Như vậy, không bắt buộc cập nhật mã số thuế người phụ thuộc sang mã số định danh.