Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi có sai sót thì xử lý như thế nào?
Căn cứ vào Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thì hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi có sai xót sẽ được xử lý như sau:
- Trường hợp chưa gửi cho người mua thì người bán phải thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để yêu cầu hủy hóa đơn điện tử có mã sai sót.
Sau đó, người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn mới thay thế hóa đơn sai sót, rồi gửi cho người mua. Cơ quan thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn có mã sai sót trên hệ thống của mình.
- Trường hợp đã gửi cho người mua mà phát hiện có sai sót, việc xử lý sẽ như sau:
+ Sai sót về tên, địa chỉ người mua (không sai mã số thuế):
Người bán sẽ thông báo cho người mua về sai sót nhưng không cần lập lại hóa đơn. Đồng thời, người bán phải thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP(trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế).
+ Sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa trên hóa đơn:
Người bán có thể chọn một trong hai cách sau để xử lý:
Cách 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh:
Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn đã có sai sót. Nếu người bán và người mua đã thỏa thuận trước về việc lập hóa đơn điều chỉnh, thì cả hai sẽ lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Cách 2: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế:
Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn sai sót. Nếu có thỏa thuận trước giữa người bán và người mua, thì sẽ lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và người bán lập hóa đơn mới thay thế.
Hóa đơn mới thay thế phải ghi rõ dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người bán ký số trên hóa đơn và gửi cho người mua (nếu sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để được cấp mã và sau đó gửi cho người mua (nếu sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế).
+ Với ngành hàng không:
Hóa đơn đổi hoặc hoàn chứng từ vận chuyển hàng không sẽ được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần ghi thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”.
Doanh nghiệp vận chuyển hàng không có thể xuất hóa đơn cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ do đại lý xuất.
- Khi cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót:
Cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB để người bán kiểm tra sai sót.
Trong thời gian thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán phải thông báo lại với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để xác nhận việc kiểm tra hóa đơn có sai sót.
Nếu hết thời gian thông báo mà người bán không phản hồi, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo lần 2 cho người bán. Nếu sau thời gian thông báo lần 2 mà người bán vẫn không phản hồi, cơ quan thuế sẽ xem xét chuyển sang kiểm tra việc sử dụng hóa đơn điện tử của người bán.
- Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý. Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.
>> Cập nhật mới: Hiện nay Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã hết hiệu lực. Thay vào đó, theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn đã lập sai hiện nay như sau:
Bước 1: Xác định sai sót trên hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử đã lập sai các nội dung về: mã số thuế; tên hàng hóa, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác (trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC) thì người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử.
Bước 2: Lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo với bên mua
- Trường hợp người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai;
- Trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có).
Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Lưu ý: Người bán không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận trong các trường hợp sau: chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện từ theo quy định điểm a.1 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP; chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo quy định tại điểm a.2 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP; hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.
Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh nội dung sai
Trên hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".
Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh
- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế)
- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó gửi cơ quan thuế đề cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Trường hợp trong tháng người bản đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng, thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Cụ thể cách xử lý theo từng trường hợp như sau:
STT | Trường hợp | Cách xử lý |
1 | Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai MST, tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa | Không lập lại hóa đơn; thông báo người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế. Không điều chỉnh hóa đơn nếu không sai các nội dung ở STT (2) |
2 | Sai MST, tên hàng, quy cách, chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác | Được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. |
3 | Lập hóa đơn điều chỉnh | Ghi dòng: "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...". |
4 | Lập hóa đơn thay thế | Ghi dòng: "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...". |
5 | Trong cùng tháng có nhiều hóa đơn cùng sai của cùng một người mua | Được lập 01 hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế kèm Bảng kê 01/BK-ĐCTT. |
6 | Trước khi điều chỉnh/thay thế | Tổ chức, doanh nghiệp, hộ/cá nhân kinh doanh phải lập văn bản thỏa thuận; cá nhân chỉ cần thông báo. Có một số trường hợp không bắt buộc lập văn bản. |
7 | Hóa đơn từ máy tính tiền hoặc hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu | Lập hóa đơn thay thế, trừ trường hợp trả lại tài sản theo điểm c.2 khoản 5. |
8 | Ngành hàng không | Hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển được coi là hóa đơn điều chỉnh, không cần ghi dòng "Điều chỉnh cho...". |
9 | Đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT | Điều chỉnh/thay thế trực tiếp trên Bảng tổng hợp kỳ sau, không gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT. |
10 | Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT gửi cơ quan thuế bị thiếu/sai | Gửi Bảng tổng hợp bổ sung. |
11 | Cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch gửi cơ quan thuế bị thiếu/sai | Gửi Bảng thông tin chi tiết giao dịch bổ sung. |
12 | Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn sai | Cơ quan thuế thông báo, người bán rà soát và điều chỉnh/thay thế. |
13 | Điều chỉnh quyết toán dự án, công trình, giá bán theo kết luận cơ quan nhà nước | Lập hóa đơn mới cho phần chênh lệch; tăng ghi dương, giảm ghi âm. |
14 | Chiết khấu thương mại theo doanh số/sản lượng | Điều chỉnh trên hóa đơn lần mua cuối hoặc kỳ sau; hoặc lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê. |
15 | Trả lại hàng hóa (kể cả đổi hàng làm thay đổi giá trị) | Người bán lập hóa đơn điều chỉnh; nếu có thỏa thuận thì người mua lập hóa đơn trả hàng. |
16 | Trả lại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu | Nếu người mua thuộc đối tượng sử dụng HĐĐT thì người mua lập hóa đơn trả lại. |
17 | Hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng bảo hiểm | Doanh nghiệp bảo hiểm lập hóa đơn điều chỉnh; có quy định riêng đối với phí chưa thu tiền. |
18 | Hủy/chấm dứt giao dịch sau khi đã thu tiền trước (BĐS, xây dựng, dịch vụ...) | Điều chỉnh hóa đơn đã lập. |
19 | Hoàn phí dịch vụ ngân hàng, thanh toán | Lập hóa đơn điều chỉnh; không cần ghi dòng "Điều chỉnh cho hóa đơn...". |
20 | Doanh nghiệp viễn thông (thẻ trả trước) | Lập hóa đơn điều chỉnh căn cứ bảng kê sử dụng thẻ. |
21 | Bán khí thiên nhiên, chênh lệch tỷ giá khi thanh toán | Lập hóa đơn điều chỉnh phần chênh lệch. |
22 | Đã lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế nhưng tiếp tục phát hiện sai | Các lần sau phải tiếp tục theo đúng hình thức đã chọn từ lần đầu (đã điều chỉnh thì tiếp tục điều chỉnh; đã thay thế thì tiếp tục thay thế). |
23 | Hóa đơn không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn | Chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh, không áp dụng thay thế. |
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi có sai sót thì xử lý như thế nào? (Hình từ Internet)
Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế như thế nào?
Căn cứ vào Điều 21 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế có những trách nhiệm sau đây:
- Quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản đã được cơ quan thuế cấp.
- Tạo lập hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để gửi đến cơ quan thuế cấp mã và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử.
- Gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đến người mua ngay sau khi nhận được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
>> Cập nhật mới: Theo Điều 15 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hiện nay như sau:
- Quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản đã được cơ quan thuế cấp.
- Tạo lập hóa đơn điện tử để gửi đến cơ quan thuế cấp mã và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử.
- Gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đến người mua ngay sau khi nhận được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; cuối ngày gửi dữ liệu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đến cơ quan thuế, trừ trường hợp cung cấp dịch vụ theo quy định tại điểm r khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP này thì phương thức và thời điểm chuyển dữ liệu điện tử thực hiện theo quy định tại điểm a.2 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Bài viết này có hữu ích không?
- - Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected];
- - Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- - Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- - Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail [email protected];
