Công ty ủy quyền cho cá nhân thanh toán thì có được kê khai khấu trừ thuế GTGT không?

Công ty ủy quyền cho cá nhân thanh toán thì có được kê khai khấu trừ thuế GTGT không?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 có quy định về điều kiện khấu trừ thuế GTGT như sau:

Khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào

...

2. Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào được quy định như sau:

...

b) Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào, trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ;

...

Bên cạnh đó, theo điểm i khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP có quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như sau:

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng. Trong đó:

...

2. Một số trường hợp đặc thù theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng bao gồm:

...

i) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng được ủy quyền cho cá nhân là người lao động của cơ sở kinh doanh thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của cơ sở kinh doanh, sau đó cơ sở kinh doanh thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt thì được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.

...

Như vậy, theo các quy định trên công ty ủy quyền cho cá nhân thanh toán thì sẽ được kê khai khấu trừ thuế GTGT nếu:

- Công ty mua hàng hóa phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Đáp ứng quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của công ty,

- Công ty thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt thì được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

- Công ty có quy chế tài chính, quy chế nội bộ về việc ủy quyền cho cá nhân là người lao động thanh toán không dùng tiền mặt.

Công ty ủy quyền cho cá nhân thanh toán thì có được kê khai khấu trừ thuế GTGT không? (Hình từ Internet)

Ủy quyền thanh toán cho người lao động là gì?

Theo quy định về khấu trừ thuế GTGT đối với những trường hợp đặc thù được cụ thể tại Điều 24 Nghị định 181/2025/NĐ-CP như sau:

Khấu trừ thuế giá trị gia tăng đối với một số trường hợp đặc thù

Việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng trong một số trường hợp quy định tại điểm g khoản 1 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng thực hiện như sau:

...

3. Đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào dưới hình thức ủy quyền, cơ sở kinh doanh được khấu trừ thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ mua vào dưới hình thức ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác mà hóa đơn mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền bao gồm các trường hợp sau đây:

a) Doanh nghiệp bảo hiểm ủy quyền cho người tham gia bảo hiểm sửa chữa tài sản; chi phí sửa chữa tài sản cùng các vật tư, phụ tùng thay thế có hóa đơn giá trị gia tăng ghi tên người tham gia bảo hiểm, doanh nghiệp bảo hiểm thực hiện thanh toán cho người tham gia bảo hiểm phí bảo hiểm tương ứng theo hợp đồng bảo hiểm thì doanh nghiệp bảo hiểm được khấu trừ thuế giá trị gia tăng tương ứng với phần bồi thường bảo hiểm thanh toán theo hóa đơn giá trị gia tăng đứng tên người tham gia bảo hiểm; trường hợp phần bồi thường bảo hiểm do doanh nghiệp bảo hiểm thanh toán cho người tham gia bảo hiểm có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt.

b) Trước khi thành lập doanh nghiệp, các sáng lập viên có văn bản ủy quyền cho tổ chức, cá nhân thực hiện chi hộ một số khoản chi mua sắm hàng hóa, vật tư và chi phí khác liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp thì doanh nghiệp được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo hóa đơn giá trị gia tăng đứng tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền và phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt cho tổ chức, cá nhân được ủy quyền đối với những hóa đơn có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.

Căn cứ vào quy định trên, có thể hiểu rằng ủy quyền thanh toán cho người lao động là trường hợp công ty ủy quyền cho cá nhân (người lao động, người tham gia bảo hiểm,...) thực hiện thanh toán trước các khoản chi mua sắm hàng hoá, vật tư và các chi phí khác liên quan đến thành lập doanh nghiệp; liên quan đến việc sửa chữa, thanh toán phí bảo hiểm của doanh nghiệp bảo hiểm theo hợp đồng bảo hiểm.

Lưu ý: Đối với những hoá đơn có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt, trừ một số trường hợp đặc thù tại khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Thanh toán không dùng tiền mặt là thanh toán qua ngân hàng và thanh toán không dùng tiền mặt khác.

Hồ sơ ủy quyền thanh toán cho người lao động mới nhất bao gồm những giấy tờ gì?

Hiện nay pháp luật chưa có quy định đầy đủ hồ sơ ủy quyền thanh toán cho người lao động gồm có những gì nhưng theo quy định tại điểm i khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, có thể hiểu hồ sơ ủy quyền thanh toán cho người lao động phải có những nội dung sau đây:

- Quy chế tài chính hoặc Quyết định ủy quyền của công ty: Đây là một văn bản có quy định về việc công ty ủy quyền cho người lao động thực hiện thanh toán các khoản chi phí trên 5 triệu đồng.

- Hồ sơ, chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty: có thể là các chứng từ gốc, các giầy tờ chứng minh rằng hàng hoá, dịch vụ đã được sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty như: Hoá đơn mua bán hàng hoá, biên bản bàn bao; giấy nghiệm thu,...

- Hồ sơ liên quan đến việc ủy quyền và thanh toán nội bộ: Để minh bạch hóa quá trình ủy quyền thanh toán các khoản chi trên 5 triệu và hoàn trả, các chứng từ sau là không thể thiếu: Giấy đề nghị tạm ứng (nếu có); Giấy đề nghị thanh toán/hoàn ứng; Biên bản giao nhận chứng từ,...

- Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của cá nhân sang tài khoản của người bán: Đây là tài liệu quan trọng để chứng minh người lao động của doanh nghiệp có chuyển tiền từ tài khoản cá nhân sang cho người bán: sao kê ngân hàng, ảnh chụp màn hình chuyển khoản,...

- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân: Đây là chứng cứ chứng minh công ty đã hoàn thành việc hoàn lại số tiền cho người lao động: sao kê ngân hàng, ảnh chụp màn hình chuyển khoản,...