Có phải lập hóa đơn khi chưa giao hàng mà đã thu tiền tạm ứng của khách hàng không?

Có phải lập hóa đơn khi chưa giao hàng mà đã thu tiền tạm ứng của khách hàng không?

Căn cứ khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, về thời điểm lập hóa đơn được quy định như sau:

Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

...

Theo đó, trường hợp bán hàng hóa thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyển sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Như vậy, từ quy định nêu trên thì khi chưa giao hàng hóa cho người mua mà chỉ thu tiền tạm ứng thì bên bán không phải lập hóa đơn mà việc lập hoá đơn phải thực hiện vào thời điểm giao hàng dù đã thu tiền hay chưa.

>> Cập nhật quy định mới: Hiện nay khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa như sau:

Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

...

Theo quy định trên thì thời điểm lập hóa đơn đối với trường hợp bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Vì vậy, khi chưa giao hàng hóa cho người mua mà chỉ thu tiền tạm ứng thì bên bán không phải lập hóa đơn mà việc lập hoá đơn phải thực hiện vào thời điểm giao hàng dù đã thu tiền hay chưa.

Cập nhật mới: Nghị định 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP từ 01/7/2026

Có phải lập hóa đơn trong trương hợp chưa giao hàng mà chỉ thu tiền tạm ứng của khách hàng không? (Hình từ Internet)

Phạt bao nhiêu tiền khi lập hóa đơn không đúng thời điểm?

Căn cứ theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP, về xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ quy định:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ

1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ;

b) Lập hóa đơn liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển (dùng quyển có số thứ tự lớn hơn và chưa dùng quyển có số thứ tự nhỏ hơn) và tổ chức, cá nhân sau khi phát hiện ra đã hủy các quyển hóa đơn có số thứ tự nhỏ hơn;

c) Lập sai loại hóa đơn theo quy định đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, bên bán và bên mua phát hiện việc lập sai loại hóa đơn và lập lại loại hóa đơn đúng theo quy định trước khi cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế và không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế.

2. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

b) Không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.

3. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.

4. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1, khoản 3 Điều này;

...

Đồng thời, căn cứ khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, về Hình thức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả và nguyên tắc áp dụng mức phạt tiền khi xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn quy định:

Hình thức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả và nguyên tắc áp dụng mức phạt tiền khi xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn

...

4. Nguyên tắc áp dụng mức phạt tiền

a) Mức phạt tiền quy định tại Điều 10, 11, 12, 13, 14, 15, khoản 1, 2 Điều 19 và Chương III Nghị định này là mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức.

Đối với người nộp thuế là hộ gia đình, hộ kinh doanh áp dụng mức phạt tiền như đối với cá nhân.

Đồng thời, tại khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, về nguyên tắc xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn quy định:

Nguyên tắc xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn

...

5. Đối với cùng một hành vi vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn thì mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân, trừ mức phạt tiền đối với hành vi quy định tại Điều 16, Điều 17 và Điều 18 Nghị định này.

Theo đó, khi lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt như sau:

Đối với tổ chức:

- Phạt cảnh cáo đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.

- Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế.

- Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Đối với cá nhân: Mức phạt tiền bằng 1/2 so với mức phạt tiền là tổ chức:

- Phạt cảnh cáo đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.

- Phạt tiền từ 1.500.000 đồng đến 2.500.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế.

- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Như vậy, đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với các hình phạt từ cảnh cáo đến phạt tiền lên đến 8.000.000 đồng theo từng trường hợp cụ thể được quy định trên.

>> Cập nhật quy định mới: Theo khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP thì quy định về mức xử phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm hiện nay như sau:

(1) Phạt cảnh cáo: phạt cảnh cáo đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa 01 số hóa đơn.

(2) Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng: Trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa từ 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn và trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ 01 số hóa đơn;

(3) Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: Trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyển mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa từ 10 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn và trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn;

(4) Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng: Trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biểu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa từ 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn và trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch. vụ từ 10 số hóa đơn đến dưới 20 số hóa đơn.

(5) Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng: Trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa từ 100 số hóa đơn trở lên và trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 20 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn;

(6) Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng: Trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn;

(7) Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 70.000.000 đồng: Trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 100 số hóa đơn trở lên.

Lưu ý:

- Mức phạt tiền theo quy định ở trên là mức phạt tiền được áp dụng đối với các tổ chức (theo quy định tại khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

- Mức phạt tiền đối với các cá nhân sẽ bằng 1/2 mức phạt tiền được áp dụng đối với các tổ chức (theo quy định tại khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).