Cách tra cứu thông báo và gửi giải trình rủi ro cao về hóa đơn điện tử năm 2026?

Cách tra cứu thông báo và gửi giải trình rủi ro cao về hóa đơn điện tử năm 2026?

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết 10 bước tra cứu và gửi giải trình rủi ro cao về hóa đơn điện tử trên Dịch vụ công Thuế:

Bước 1: Truy cập và đăng nhập Thuế điện tử

Người nộp thuế thực hiện:

- Truy cập: https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/homelogin

- Bấm Đăng nhập

- Chọn đối tượng đăng nhập là Doanh nghiệp.

Chú ý: Trên màn hình đăng nhập, người nộp thuế cần chọn đúng loại tài khoản và đúng đối tượng đăng nhập để tiếp tục thực hiện thủ tục.

Bước 2: Nhập thông tin tài khoản và đăng nhập

Sau khi chọn đối tượng đăng nhập, thực hiện:

Nhập tên đăng nhập, nhập mật khẩu, mã captcha => Bấm Đăng nhập.

Hoặc NNT chọn quét mã QR đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử của doanh nghiệp.

Sau khi đăng nhập thành công, kiểm tra tên đăng nhập ở góc trên bên phải màn hình để xác nhận đã đăng nhập đúng tài khoản.

Bước 3: Tra cứu thông báo của cơ quan thuế

Có 2 cách để truy cập màn hình tra cứu thông báo:

Cách 1: Tra cứu từ menu tài khoản

Mở menu bên cạnh tên đăng nhập sau đó chọn Tra cứu thông báo của CQT.

Cách 2: Tra cứu từ biểu tượng chuông

Bấm vào biểu tượng chuông có hiển thị số lượng thông báo chưa xem.

Hai cách trên đều đưa người nộp thuế đến cùng một màn hình tra cứu thông báo của cơ quan thuế.

Bước 4: Nhập điều kiện và tìm thông báo giải trình

Tại màn hình Tra cứu thông báo của cơ quan thuế, người nộp thuế thực hiện:

- Chọn đúng loại thông báo: Thông báo giải trình đối với NNT có rủi ro cao về hóa đơn điện tử.

NNT nhập các thông tin để lọc như: Mã hồ sơ; Số thông báo; Từ ngày; Đến ngày.

- Để trống các trường không cần dùng để lọc.

Bấm Tìm kiếm và kiểm tra kết quả hiển thị phía dưới.

Lưu ý: Nếu không tìm thấy kết quả, NNT có thể thử để trống trường Từ ngày/Đến ngày rồi tìm kiếm lại.

Bước 5: Tải thông báo giải trình dạng XML

Sau khi tìm thấy thông báo cần xem, tại đúng dòng thông báo, bấm Tải thông báo.

Tệp thông báo có định dạng .xml, thông thường được lưu trong thư mục Downloads trên máy tính.

Không mở trực tiếp tệp XML bằng trình duyệt hoặc Microsoft Word.

Lưu ý: Sử dụng ứng dụng iTax Viewer để mở và đọc tệp XML.

Bước 6: Đọc thông báo và phụ lục yêu cầu giải trình

Sau khi tải thông báo, người nộp thuế cần đọc kỹ Thông báo mẫu 01/TB-BSST-NNT và phụ lục nội dung cần giải trình.

NNT cần kiểm tra các nội dung sau:

- Lý do cơ quan thuế yêu cầu giải trình;

- Thời hạn thực hiện giải trình;

- Thông tin liên hệ của cơ quan thuế;

- Từng hóa đơn, nội dung và tài liệu mà cơ quan thuế yêu cầu giải trình trong phụ lục;

- Dòng ký điện tử của cơ quan thuế ở cuối tài liệu.

Bước 7: Chuẩn bị nội dung giải trình và tài liệu chứng minh

Bước 8: Mở hồ sơ giải trình và đính kèm tệp

Tại danh sách thông báo, chỉ những hồ sơ có trạng thái “Giải trình, bổ sung” mới có đường dẫn để thực hiện giải trình.

Người nộp thuế thực hiện:

- Bấm Giải trình bổ sung tại đúng hồ sơ cần thực hiện.

- Nhập nội dung giải trình bắt buộc, tối đa 255 ký tự.

- Bấm Chọn file để tải tài liệu lên hệ thống.

- Trường hợp có nhiều tệp, sử dụng chức năng Thêm dòng để bổ sung các tệp tiếp theo.

- Kiểm tra lại toàn bộ nội dung và tệp đính kèm.

- Bấm Tiếp tục.

Bước 9: Ký và gửi hồ sơ bằng chữ ký số HSM

Trường hợp sử dụng chữ ký số từ xa, người nộp thuế thực hiện:

- Chọn Ký từ xa (HSM) → Tiếp tục.

- Chọn nhà cung cấp chữ ký số.

- Nhập tài khoản và mật khẩu đã đăng ký.

- Thực hiện xác nhận ký trên ứng dụng của nhà cung cấp nếu hệ thống yêu cầu.

Bước 10: Ký và gửi hồ sơ bằng USB token

Trường hợp sử dụng USB token, thực hiện:

- Cắm USB token vào máy tính.

- Bảo đảm máy tính đã cài đặt driver và công cụ ký số cần thiết.

- Chọn Ký token (CA).

- Nếu có nhiều chứng thư số, chọn chứng thư số còn hiệu lực.

- Nhập đúng mã PIN token.

- Hoàn tất thao tác ký gửi.

Sau khi ký thành công, hệ thống sẽ lưu và gửi hồ sơ giải trình. NNT cần tra cứu lại hồ sơ để kiểm tra trạng thái: Đã giải trình, bổ sung.

Cách tra cứu thông báo và gửi giải trình rủi ro cao về hóa đơn điện tử năm 2026? (Hình từ Internet)

Trình tự giải trình với cơ quan thuế như thế nào khi bị yêu cầu ngừng sử dụng hóa đơn điện tử?

Căn cứ khoản 2 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định trình tự thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử:

Các trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

...

2. Trình tự thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử:

...

d) Thủ trưởng cơ quan thuế quản lý trực tiếp gửi thông báo điện tử đến người nộp thuế thuộc trường hợp quy định tại điểm đ, điểm g khoản 1 Điều này trong thời gian 01 ngày làm việc sau khi nhận được thông báo của cơ quan có thẩm quyền gửi cơ quan thuế hoặc ngay sau khi xác định người nộp thuế thuộc diện rủi ro cao theo quy định tại điểm l khoản 1 Điều này hoặc các trường hợp giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 6 Thông tư này để yêu cầu người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử. Trong thời gian giải trình, bổ sung thông tin tài liệu, người nộp thuế thực hiện sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP:

d.1) Người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo điện tử.

Người nộp thuế có thể đến cơ quan thuế giải trình trực tiếp hoặc giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu bằng văn bản hoặc bằng phương thức điện tử.

d.2) Người nộp thuế tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử hoặc giải trình bổ sung, cụ thể:

d.2.1) Trường hợp người nộp thuế đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu đầy đủ và chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật thì người nộp thuế tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử;

d.2.2) Trường hợp người nộp thuế đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu mà không chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật thì ngay trong ngày làm việc, cơ quan thuế tiếp tục gửi thông báo lần 2 yêu cầu người nộp thuế giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu. Người nộp thuế thực hiện giải trình hoặc giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế gửi thông báo điện tử lần 2;

d.2.3) Trường hợp người nộp thuế đã giải trình hoặc bổ sung thông tin tài liệu theo thông báo lần 2 mà không chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật thì cơ quan thuế ban hành Thông báo về việc ngừng sử dụng hóa đơn theo Mẫu số 01/TB-NSD Phụ lục IV kèm theo Thông tư này và xử lý theo quy định.

d.3) Hết thời hạn theo thông báo mà người nộp thuế không giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu thì cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 01/TB-NSĐ Phụ lục IV kèm theo Thông tư này và xử lý theo quy định;

...

Như vậy, theo quy định trên, khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế phải giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo điện tử. Trong thời gian giải trình, người nộp thuế thực hiện sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh theo quy định.

Trường hợp giải trình, bổ sung đầy đủ và chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định, người nộp thuế được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.

Nếu chưa chứng minh được, cơ quan thuế gửi thông báo lần 2 và người nộp thuế tiếp tục có 03 ngày làm việc để giải trình, bổ sung. Nếu sau lần 2 vẫn không chứng minh được việc sử dụng hóa đơn đúng quy định, cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Đối với trường hợp người nộp thuế không giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu trong thời hạn được thông báo, cơ quan thuế cũng ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Định dạng hóa đơn điện tử trong năm 2026 gồm mấy phần?

Căn cứ khoản 2 Điều 3 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định về định dạng hóa đơn điện tử như sau:

Định dạng hóa đơn điện tử

1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

2. Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

...

Như vậy, định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.