16 quy định mới về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử 01/07/2026 theo Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026?

(1) Về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử (Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP)

Bổ sung quy định không bắt buộc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) từ máy tính tiền đối với người nộp thuế có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (HHDV) trực tiếp đến người tiêu dùng đã đăng ký sử dụng HĐĐT có mã hoặc HĐĐT không có mã của cơ quan thuế.

Bổ sung đối với Hộ kinh doanh (HKD): HKD bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì phải áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Trường hợp các bên tham gia hợp đồng hợp tác kinh doanh phân chia doanh thu/chi phí và có thỏa thuận cử một bên làm đại diện có trách nhiệm lập/nhận hóa đơn cho khách hàng/người bán thì các bên còn lại lập hóa đơn cho bên đại diện phần doanh thu/chi phí được chia cho từng bên theo hợp đồng.

(2) Về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử (Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP)

Bổ sung quy định không bắt buộc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) từ máy tính tiền đối với người nộp thuế có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (HHDV) trực tiếp đến người tiêu dùng đã đăng ký sử dụng HĐĐT có mã hoặc HĐĐT không có mã của cơ quan thuế.

Bổ sung đối với Hộ kinh doanh (HKD): HKD bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì phải áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nổi dữ liệu với cơ quan thuế.

Trường hợp các bên tham gia hợp đồng hợp tác kinh doanh phân chia doanh thu/chi phí và có thỏa thuận cử một bên làm đại diện có trách nhiệm lập/nhận hóa đơn cho khách hàng/người bán thì các bên còn lại lập hóa đơn cho bên đại diện phần doanh thu/chỉ phí được chia cho từng bên theo hợp đồng.

(3) Một số trường hợp không phải sử dụng HĐĐT (Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP)

Bổ sung các trường hợp không phải sử dụng HĐĐT đối với HKD, bao gồm:HKD bán HHDV thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua HHDV theo quy định pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp (trừ trường hợp đăng ký sử dụng HĐĐT).HKD có thu nhập từ hoạt động cho thuê bất động sản; thu nhập từ hoạt động cung cấp sản phẩm và dịch vụ nội dung thông tin số về giải trí, trò chơi điện tử, phim số, ảnh số, nhạc số, quảng cáo số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài. Góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh vào tổ chức kinh tế.

Tài sản điều chuyển từ công ty mẹ đến các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc và ngược lại; tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

Máy móc, thiết bị cho mượn là tài sản cố định và công cụ, dụng cụ phục vụ gia công hàng hóa của bên cho mượn, không thu tiền, không chuyển quyền sở hữu.

(4) Về thời điểm lập hóa đơn (Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP)

Bổ sung quy định thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ thì không phải lập hóa đơn.

Bổ sung quy định trường hợp người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong giờ làm việc ban đêm theo quy định của Bộ luật Lao động (từ 10 giờ đêm đến 06 giờ sáng), thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.

(5) Về nội dung hóa đơn (Điều 10 và Phụ lục kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP)

Trường hợp doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu thì phải thể hiện rõ mã, địa chỉ địa điểm kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp của từng địa điểm kinh doanh trên hóa đơn. Trường hợp người bán ô tô, xe máy lập HĐĐT phải có đủ các thông tin như: Họ và tên người mua; số định danh cá nhân hoặc mã số thuế; nhãn hiệu, loại xe, năm sản xuất; số khung, số máy...

Trường hợp người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn thể hiện rõ “Bán cho người tiêu dùng”. Hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng thì không có giá trị để tổ chức kinh tế, cơ quan, tổ chức khác, HKD sử dụng vào mục đích hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế.

(6) Về xử lý sự cố bất khả kháng (Điều 14 Nghị định 254/2026/NĐ-CP)

Trường hợp người nộp thuế không thể lập, cấp mã hoặc truyền dữ liệu hóa đơn do sự kiện bất khả kháng thì trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày sự cố được khắc phục, người bán được thực hiện việc lập và gửi HĐĐT tới cơ quan thuế. Người bán có trách nhiệm ghi chép sổ sách kế toán, lưu giữ tài liệu chứng minh.

(7) Về lập chứng từ điện tử (Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP)

Không phải lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đối với các khoản thu nhập của cá nhân từ chuyển nhượng chứng khoán, đầu tư vốn, chuyển nhượng tài sản số, chuyển nhượng vàng miếng, thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại, trúng thưởng, thừa kế, quà tặng mà tổ chức chi trả đã thực hiện khấu trừ và nộp thuế TNCN tại nguồn.

Bổ sung nhóm đối tượng được miễn phí dịch vụ chứng từ điện tử gồm: HKD có sử dụng dưới 10 người lao động và không thuộc trường hợp sử dụng HĐĐT; HKD thuộc trường hợp được miễn phí HĐĐT.

(8) Về khen thưởng người tiêu dùng tố giác vi phạm (Điều 41 Nghị định 254/2026/NĐ-CP)

Bổ sung quy định khen thưởng người tiêu dùng tố giác người bán không lập và giao HĐĐT. Mức chi khen thưởng của 01 vụ việc không quá 10% số tiền xử phạt vi phạm hành chính, tối đa 10.000.000 đồng/01 vụ việc.

(1) Về đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng HĐĐT (Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC)

Sửa đổi quy định về trường hợp có thay đổi các thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT trừ trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng HĐĐT thì thực hiện sinh trắc học. Sửa đổi thời hạn từ 02 ngày lên 03 ngày đối với người nộp thuế thực hiện giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu trong trường hợp cơ quan thuế yêu cầu.

(2) Về tiêu chí xác định người nộp thuế có rủi ro cao trong đăng ký sử dụng HĐĐT (Điều 7 Thông tư 91/2026/TT-BTC)

Sửa đổi quy định: Người nộp thuế đăng ký địa chỉ trụ sở chính không có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính hoặc tại căn hộ chung cư (không bao gồm căn hộ hoặc phần diện tích của nhà chung cư được phép sử dụng cho mục đích kinh doanh theo quy định của pháp luật), trừ trường hợp cá nhân kinh doanh.

(3) Về các trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử (Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC)

Bổ sung trường hợp HKD đã được cấp mã số thuế trước ngày 01/7/2025 nhưng thông tin đăng ký thuế của đại diện HKD không khớp đúng với thông tin cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc không đầy đủ thì cơ quan thuế yêu cầu HKD bổ sung thông tin trong thời hạn 10 ngày làm việc. Sau thời hạn này, nếu HKD chưa thực hiện, cơ quan thuế thực hiện tạm ngừng sử dụng HĐĐT của HKD.

Bổ sung trường hợp người nộp thuế đã giải trình hoặc bổ sung thông tin tài liệu theo Thông báo lần 2 mà không chứng minh được việc sử dụng HĐĐT theo đúng quy định pháp luật thì cơ quan thuế ban hành thông báo về việc ngừng sử dụng hóa đơn.

Bổ sung trường hợp cơ quan thuế gửi thông báo ngừng, tạm ngừng sử dụng HĐĐT cho người nộp thuế và bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn trong trường hợp người nộp thuế thuộc trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng HĐĐT.

(4) Về ủy nhiệm lập HĐĐT (Điều 9 Thông tư 91/2026/TT-BTC)

Bổ sung quy định HKD được ủy nhiệm cho bên thứ ba là tổ chức kinh tế để lập HĐĐT bao gồm cả tổ chức quản lý nền tảng thương mại điện tử, hoặc tổ chức khác.

Bổ sung quy định tổ chức kinh tế thực hiện thông báo danh sách HKD ủy nhiệm với cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư này.

(5) Về xử lý HĐĐT đã lập có sai sót (Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC)

Trường hợp không phải lập lại hóa đơn: Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về: mã số thuế, số tiền ghỉ trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai.

Trường hợp người bán không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh, thay thế HĐĐT đã lập sai, bao gồm: chuyển dữ liệu HĐĐT theo bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT; chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch; hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.

Trường hợp phải lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai: HĐĐT từ máy tính tiền hoặc HĐĐT bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản.

(6) Về trình tự, thủ tục cấp HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh (Điều 15 Thông tư 91/2026/TT-BTC)

Bổ sung quy định người nộp thuế thuộc trường hợp được cấp hóa đơn bán tài sản công có mã của cơ quan thuế thì không phải khai và nộp số thuế phát sinh trên hóa đơn đề nghị cấp theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

(7) Sửa đổi quy định về địa điểm nộp hồ sơ

HKD có địa điểm kinh doanh cố định bao gồm cả kinh doanh thương mại điện tử có nhiều địa điểm kinh doanh (cửa hàng) hoạt động trên cùng địa bàn một tỉnh, thành phố hoặc khác tỉnh, thành phố thì nộp hồ sơ đề nghị cấp HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp trụ sở của HKD được xác định là địa điểm ghi trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với HKD hoặc trên tờ khai đăng ký thuế đối với cá nhân kinh doanh.

HKD không có địa điểm kinh doanh cố định: thì nộp hồ sơ đề nghị cấp HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh tại cơcơ quan thuế quản lý địa bàn nơi hộ kinh doanh cư trú, cụ thể: nơi tạm trú hoặc nơi thường trú.

(8) Về xử lý chứng từ điện tử đã lập (Điều 20 Thông tư 91/2026/TT-BTC)

Sửa đổi quy định cụ thể trường hợp sai về các nội dung trên chứng từ như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về mã số thuế; sai về số tiền ghi trên chứng từ thì tổ chức lập chứng từ điện tử thông báo cho bên nhận chứng từ điện tử về việc chứng từ đã lập sai và không phải lập lại chứng từ.

Các trường hợp chứng từ điện tử đã lập sai khác ngoài các trường hợp nêu trên thì tổ chức lập chứng từ điện tử thay thế cho chứng từ điện tử đã lập sai.

STT

Trường hợp

Ghi nhớ nhanh

Thời điểm lập hóa đơn

1

Bán hàng hóa

GIAO HÀNG

Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa.

2

Xuất khẩu hàng hóa

THÔNG QUAN

Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa thông quan.

3

Cung cấp dịch vụ

HOÀN THÀNH

Khi hoàn thành dịch vụ; thu tiền trước thì lập khi thu tiền.

4

Giao hàng nhiều lần

GIAO LẦN NÀO LẬP LẦN ĐÓ

Mỗi lần giao hoặc nghiệm thu từng hạng mục phải lập hóa đơn tương ứng.

5

Dịch vụ phải đối soát (điện, logistics, ngân hàng...)

ĐỐI SOÁT XONG

Sau đối soát, không quá ngày 07 tháng sau hoặc 07 ngày từ khi kết thúc kỳ quy ước.

6

Viễn thông, CNTT

ĐỐI SOÁT

Sau đối soát, không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước.

7

Thẻ điện thoại trả trước

CUỐI NGÀY/ĐỊNH KỲ

Cuối ngày hoặc định kỳ trong tháng lập hóa đơn tổng hợp.

8

Xây dựng, lắp đặt

NGHIỆM THU

Khi nghiệm thu, bàn giao công trình hoặc hạng mục hoàn thành.

9

Bất động sản

THU TIỀN/T.C. HỮU

Thu tiền theo tiến độ thì lập khi thu tiền; chuyển quyền sở hữu thì lập theo quy định bán hàng hóa.

10

Vận tải hàng không qua website/TMĐT

KHÔNG QUÁ 05 NGÀY

Chậm nhất 05 ngày kể từ ngày chứng từ được phát hành.

11

Dầu thô, condensate

CÓ GIÁ BÁN

Khi xác định giá bán chính thức.

12

Khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than

XÁC ĐỊNH SẢN LƯỢNG

Khi xác định sản lượng giao trong tháng, chậm nhất ngày cuối kỳ kê khai.

13

Bán điện

ĐỐI SOÁT

Theo thời điểm đối soát, chậm nhất ngày cuối kỳ kê khai.

14

Bán lẻ xăng dầu

KẾT THÚC TỪNG LẦN BÁN

Ngay khi kết thúc từng lần bán.

15

Vận tải hàng không, bảo hiểm qua đại lý

ĐỐI SOÁT

Sau đối soát, chậm nhất ngày 10 của tháng sau.

16

Cho vay của tổ chức tín dụng

ĐẾN KỲ THU LÃI

Theo kỳ thu lãi; thu lãi trước thì lập khi thu.

17

Taxi sử dụng phần mềm tính tiền

KẾT THÚC CHUYẾN

Khi kết thúc chuyến đi và truyền dữ liệu hóa đơn.

18

Cơ sở khám chữa bệnh

CUỐI NGÀY/LẬP NGAY

Không lấy hóa đơn thì cuối ngày lập hóa đơn tổng hợp; nếu yêu cầu thì lập ngay.

19

Thu phí ETC

THEO LƯỢT/ĐỊNH KỲ

Theo từng lượt hoặc định kỳ, chậm nhất ngày cuối tháng.

20

Kinh doanh bảo hiểm

GHI NHẬN DOANH THU

Khi ghi nhận doanh thu bảo hiểm.

21

Xổ số truyền thống

THU HỒI VÉ

Sau khi thu hồi vé không bán hết và trước kỳ mở thưởng tiếp theo.

22

Casino, trò chơi điện tử có thưởng

KHÔNG QUÁ 01 NGÀY

Chậm nhất 01 ngày sau khi xác định doanh thu.

23

Dịch vụ qua hệ thống quản lý giao dịch

TRUYỀN DỮ LIỆU

Truyền dữ liệu theo quy định; lưu trữ để cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu.

24

Giao dịch phát sinh ban đêm

NGÀY LÀM VIỆC TIẾP THEO

Nếu chưa có phần mềm lập hóa đơn tự động thì được lập chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.

STT

Nguyên tắc

Ghi nhớ

1

Bán hàng

Giao hàng => Lập hóa đơn.

2

Dịch vụ

Hoàn thành dịch vụ => Lập hóa đơn.

3

Thu tiền trước

Thu tiền => Lập hóa đơn.

4

Xây dựng

Nghiệm thu, bàn giao => Lập hóa đơn.

5

Đối soát

Đối soát xong => Lập đúng thời hạn.