07 nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử từ 1/7/2026?

Hàng hóa, dịch vụ

Thời điểm xuất hóa đơn

Bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia)

Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Hàng hóa xuất khẩu (bao gồm cả gia công xuất khẩu)

Thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

Cung cấp dịch vụ

Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

Lưu ý: Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác

Là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.

Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với người mua.

Dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ công nghệ thông tin (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ

Là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối.

Dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng) thông qua bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn GTGT hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì

Cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng, cơ sở kinh doanh dịch vụ lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu phát sinh theo từng dịch vụ người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.

Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt

Là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng:

+ Chưa bàn giao (chưa chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng):

→ Lập hóa đơn đúng ngày thu tiền (hoặc theo từng lần thanh toán ghi trong hợp đồng). Thu trước bao nhiêu lập hóa đơn bấy nhiêu.

+ Đã bàn giao (đã chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng):

→ Lập hóa đơn đúng ngày bàn giao (ký biên bản bàn giao, bàn giao chìa khóa, ký giấy tờ chuyển quyền…), không phân biệt đã thu đủ tiền hay chưa.

Mua vé máy bay/dịch vụ vận tải hàng không qua website, thương mại điện tử (theo thông lệ quốc tế):

Chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ (vé điện tử, xác nhận thanh toán…) xuất hiện trên website/hệ thống thương mại điện tử.

Hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô

+ Dầu thô, condensate, sản phẩm chế biến:

→ Lập hóa đơn khi xác định giá bán chính thức (dù thu tiền hay chưa).

+ Khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than qua đường ống:

→ Lập hóa đơn khi xác định khối lượng giao tháng, chậm nhất ngày cuối tháng kê khai thuế.

+ Có cam kết/thỏa thuận Chính phủ: Làm theo thỏa thuận đó (ưu tiên cao nhất)

Bán lẻ, ăn uống (hệ thống cửa hàng, hạch toán tập trung tại trụ sở chính)

Cuối mỗi ngày: lập 01 hóa đơn điện tử tổng hợp cho toàn bộ doanh thu trong ngày (dựa trên phiếu tính tiền/máy tính tiền).

Khách yêu cầu lấy hóa đơn lẻ: lập và giao ngay hóa đơn điện tử riêng cho khách đó.

Hoạt động bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện

Lập hóa đơn khi đối soát xong số liệu thanh toán, nhưng chậm nhất ngày cuối tháng kê khai thuế của tháng phát sinh.

Nếu có cam kết bảo lãnh Chính phủ thì lập hóa đơn theo thời điểm trong bảo lãnh Chính phủ + hướng dẫn Bộ Công Thương + hợp đồng mua bán điện (ưu tiên áp dụng).

Bán lẻ xăng dầu

Lập hóa đơn ngay từng lần bán xong (phải lưu trữ đầy đủ, tra cứu được)

Vé máy bay, bảo hiểm qua đại lý

Khi đối soát xong, chậm nhất ngày 10 tháng sau

Lãi vay ngân hàng

Khi thu được tiền lãi (hoặc thu lãi trước hạn).

Đổi ngoại tệ, chi trả ngoại tệ

Ngay khi hoàn thành giao dịch.

Taxi có phần mềm tính tiền

Lập và chuyển dữ liệu hóa đơn ngay khi kết thúc chuyến

Bệnh viện, phòng khám có phần mềm

Khách không lấy hóa đơn → cuối ngày lập 01 hóa đơn tổng hợp.

Khách yêu cầu → lập riêng ngay.

Với BHXH → khi BHXH thanh toán, quyết toán.

Thu phí đường bộ không dừng (ETC)

Thông thường: ngày xe qua trạm.

Nhiều xe/lượt trong tháng: được gộp, chậm nhất ngày cuối tháng, phải liệt kê chi tiết từng lượt.

Kinh doanh bảo hiểm

Khi ghi nhận doanh thu theo luật bảo hiểm.

Vé xổ số truyền thống in sẵn

Sau khi thu hồi vé ế, chậm nhất trước kỳ mở thưởng tiếp theo → lập 01 hóa đơn tổng cho từng đại lý.

Casino, trò chơi điện tử có thưởng

Chậm nhất 01 ngày sau ngày xác định doanh thu (từ 0h00 đến 23h59).