Hướng dẫn lập danh sách số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cá nhân trên HTKK mới nhất?

Nội dung chính

• Hướng dẫn lập tờ khai số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cá nhân trên HTKK mới nhất?
• Quy trình lập danh sách số thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân?

Hướng dẫn lập tờ khai số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cá nhân trên HTKK mới nhất?

Căn cứ tại Phụ lục ban hành kèm theo Công văn 828/TCT-KK năm 2025 (xem chi tiết) Tổng cục Thuế hướng dẫn lập mẫu Danh sách chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cá nhân, thực hiện trên phần mềm HTKK 5.2.9

Cụ thể như sau:

Cách 1: Nhập thông tin và lưu vào CSDL:

Bước 1: Nhập thông tin trên màn hình nhập ngày lập và nhấn nút “Đồng ý”:

+ Ngày lập: Bắt buộc nhập theo định dạng dd/mm/yyyy, ngày lập <= Ngày hiện tại

+ Lần gửi: Bắt buộc nhập dạng số tự nhiên >0

Bước 2: Nhập thông tin tờ khai danh sách số thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân

Trong đó, các chỉ tiêu cần nhập bao gồm:

- Kèm theo chứng từ nộp NSNN:

+ Số: Bắt buộc nhập số chứng từ, định dạng text

+ Số tham chiếu: Bắt buộc nhập số tham chiếu, định dạng text

+ Ngày: Bắt buộc nhập ngày, định dạng dd/mm/yyyy và ngày phải <= ngày hiện tại

- Chỉ tiêu [05] Số tờ khai/ Số quyết định / Số thông báo/Mã định danh hồ sơ (ID): Bắt buộc chọn 1 trong 4 giá trị sau đó nhập thông tin chi tiết

- Chỉ tiêu [06] Kỳ thuế/ Ngày quyết định/Ngày thông báo:

+ Nếu chỉ tiêu [05] chọn “Số tờ khai” thì bắt buộc chọn 1 trong các loại kỳ thuế (Năm/ quý/ tháng/ lần phát sinh) sau đó nhập thông tin kỳ thuế

++ Nếu chọn Loại kỳ là “Năm” thì nhập theo kỳ thuế theo định dạng yyyy

++ Nếu chọn Loại kỳ là “Quý” thì nhập kỳ thuế theo định dạng Q/yyyy

++ Nếu chọn Loại kỳ là “Tháng” thì nhập kỳ thuế theo định dạng mm/yyyy

++ Nếu chọn Loại kỳ là “Lần phát sinh” thì nhập kỳ thuế theo định dạng dd/mm/yyyy

+ Nếu chỉ tiêu [05] chọn “Số quyết định” thì bắt buộc nhập “Ngày quyết định” theo định dạng dd/mm/yyyy

+ Nếu chỉ tiêu [05] chọn “Số thông báo” thì bắt buộc nhập “Ngày thông báo” theo định dạng dd/mm/yyyy

- Chỉ tiêu [07] Tiểu mục (Nội dung khoản nộp NSNN): Mặc định là “1001 - Thuế thu nhập từ tiền lương, tiền công”

- Chỉ tiêu [08] Tổng số tiền đã nộp NSNN: Bắt buộc nhập số nguyên >0

- Chỉ tiêu [09] Tổng số tiền nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có): Nhập số nguyên >=0

- Cột (2) MST: Bắt buộc nhập, không được nhập trùng MST giữa các dòng

- Cột (3) Tên NNT: Bắt nhập nhập, định dạng text

- Cột (4) Số tiền đã khấu trừ: bắt buộc nhâp số nguyên >0

- Cột (5) Số tiền đã nộp NSNN: Hiển thị mặc định = cột (4), cho phép sửa định dạng số nguyên >=0. Tổng cột (5) phải = chỉ tiêu [08]

- Cột (6) Số nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có): Nhập số nguyên >=0. Tổng cột (6) phải = chỉ tiêu [09]

Bước 3: Nhấn <Ghi> để lưu lại thông tin vào CSDL

Cách 2: Nhận thông tin từ file excel và lưu vào CSDL

Bước 1: Tại màn hình kê khai chi tiết tờ khai, chọn link <Mẫu tải bảng kê> để lấy mẫu bảng kê

Bước 2: Nhập thông tin vào file bảng kê excel (các chỉ tiêu giống với nhập trực tiếp trên UD)

Bước 3: Chọn nút <Tải bảng kê>

Bước 4: Nhấn vào biểu tượng dấu “…” để chọn file đính kèm, sau đó nhấn <Tải dữ liệu>

Bước 5: Nhấn nút <Ghi> để lưu lại thông tin vào CSDL

Cách 3: Nhận thông tin từ file có cấu trúc (XML) và lưu vào CSDL

Bước 1: Tại màn hình kê khai chi tiết tờ khai, chọn nút <Nhập từ XML>

Bước 2: Chọn file XML

Bước 3: Nhấn nút <Ghi> để lưu lại thông tin vào CSDL

Hướng dẫn lập danh sách số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cá nhân trên HTKK mới nhất?

Quy trình lập danh sách số thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân?

Căn cứ tại Phụ lục ban hành kèm theo Công văn 828/TCT-KK năm 2025, Tổ chức chi trả thu nhập lập và gửi thông tin chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân theo chứng từ nộp thuế TNCN, bao gồm: Thông tin chung của chứng từ nộp NSNN; thông tin chi tiết của từng cá nhân được khấu trừ nộp thay (MST, Tên NNT, Số tiền thuế đã khấu trừ, số tiền đã nộp NSNN, số thuế đã nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có)).

Tải về Công văn 828/TCT-KK năm 2025.

Cụ thể các bước như sau:

Bước 1: Tổ chức chi trả thu nhập lập và kết xuất file danh sách chi tiết số thuế TNCN đã nộp cho từng cá nhân định dạng XML trên hệ thống hỗ trợ kê khai HTKK (Hệ thống HTKK hỗ trợ NNT import file Excel danh sách chi tiết).

Bước 2: Tổ chức chi trả thu nhập đăng nhập vào hệ thống eTax thực hiện:

Tại chức năng Nộp thuế: NNT chọn chức năng Tra cứu giấy nộp tiền (chứng từ nộp NSNN) và thực hiện gửi file danh sách chi tiết XML theo chứng từ nộp NSNN.

Trường hợp NNT tra cứu chưa thấy giấy nộp tiền thì NNT chọn Chức năng cung cấp thông tin số tiền thuế TNCN nộp thay XML và thực hiện gửi file danh sách chi tiết XML theo các thông tin chứng từ đã nộp NSNN.

Trường hợp Tổ chức chi trả thu nhập chưa được cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử thì thực hiện đăng ký cấp tài khoản theo quy định tại Điều 10 Thông tư 19/2021/TT-BTC ngày 18/3/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế và các văn bản sửa đổi, bổ sung nếu có (hoặc thực hiện đăng nhập bằng tài khoản định danh VNIED và kích hoạt tài khoản thuế điện tử theo hướng dẫn của ứng dụng).

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thực hiện tiếp nhận thông tin. Trường hợp, sau khi tiếp nhận nếu phát hiện thông tin cung cấp có sai sót thì cơ quan thuế thực hiện thông báo cụ thể về thông tin lỗi và lý do lỗi để tổ chức chi trả thu nhập cung cấp lại thông tin.

Cổng ETax Kiểm tra:

- Số chứng từ trên file cung cấp thông tin khớp với số chứng từ của giấy nộp tiền.

- Tổng số tiền nộp thay cho từng cá nhân trên file thông tin cung cấp phải bằng tổng tiền thuế thu nhập cá nhân tổ chức chi trả đã nộp trên chứng từ nộp NSNN.

Lưu ý:

- Mỗi chứng từ nộp NSNN người nộp thuế lập một file thông tin cung cấp tương ứng; Cơ quan thuế sử dụng file thông tin cung cấp của tổ chức chi trả thu nhập có ngày lập/gửi, lần gửi sau cùng;

- Trường hợp tổ chức trả thu nhập có phát sinh số thuế TNCN đã nộp thừa và sử dụng bù trừ cho kỳ tính thuế tiếp theo tương ứng với chứng từ nộp NSNN nêu trên, thì tổ chức thực hiện xác định số thuế bù trừ cho các cá nhân.

- Trường hợp cá nhân có thu nhập chưa thực hiện đăng ký thuế, đề nghị thực hiện đăng ký thuế theo quy định.