Công chức tuyển dụng lần đầu bắt buộc phải có giấy tờ nào?

Nội dung chính

• Hồ sơ và hồ sơ gốc của công chức là hồ sơ như thế nào?
• Nguyên tắc khi quản lý hồ sơ công chức phải theo quy định như thế nào?
• Công chức tuyển dụng lần đầu bắt buộc phải có giấy tờ gì?

Hồ sơ và hồ sơ gốc của công chức là hồ sơ như thế nào?

Căn cứ Điều 4 Thông tư 11/2012/TT-BNV quy định như sau:

Hồ sơ và hồ sơ gốc của công chức

1. Hồ sơ công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về công chức, bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình học tập, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức, thể hiện ở sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ, và các văn bản tài liệu có liên quan khác, được cập nhật trong quá trình công tác của công chức kể từ khi được tuyển dụng.

2. Hồ sơ gốc của công chức: là hồ sơ công chức do cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức lập và xác nhận lần đầu khi công chức được tuyển dụng theo quy định của pháp luật.

Như vậy, hồ sơ và hồ sơ gốc của công chức được hiểu tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về công chức và đối với hồ sơ gốc thì là hồ sơ công chức do cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức lập và xác nhận lần đầu khi công chức được tuyển dụng theo quy định của pháp luật.

Công chức tuyển dụng lần đầu (Hình từ Internet)

Nguyên tắc khi quản lý hồ sơ công chức phải theo quy định như thế nào?

Căn cứ Điều 8 Thông tư 11/2012/TT-BNV quy định về nguyên tắc quản lý hồ sơ công chức như sau:

Nguyên tắc quản lý hồ sơ công chức

1. Việc quản lý hồ sơ công chức là trách nhiệm của cơ quan quản lý công chức. Nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ công chức.

2. Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ công chức được thực hiện thống nhất, khoa học, và phải phản ánh được đầy đủ, chính xác thông tin của từng công chức từ khi được tuyển dụng cho đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước.

3. Hồ sơ công chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của công chức.

4. Công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. Những tài liệu do công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức xác minh, chứng nhận.

5. Hồ sơ công chức cần được xây dựng, lưu trữ, và bảo quản dưới dạng hồ sơ điện tử để quản lý, sử dụng và khai thác nhanh, chính xác, có hiệu quả đáp ứng yêu cầu quản lý công chức.

Theo đó việc quản lý hồ sơ công chức phải tuân theo 05 nguyên tắc nêu trên.

Công chức tuyển dụng lần đầu bắt buộc phải có giấy tờ gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 9 Thông tư 11/2012/TT-BNV quy định về xây dựng hồ sơ, thành phần hồ sơ đối với công chức tuyển dụng lần đầu

Xây dựng hồ sơ, thành phần hồ sơ

1. Đối với công chức tuyển dụng lần đầu

Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, cơ quan quản lý hồ sơ công chức có trách nhiệm hướng dẫn công chức kê khai, tổ chức thẩm tra, xác minh tính trung thực của các thông tin do công chức tự kê khai, đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp nơi thường trú cấp và báo cáo người đứng đầu cơ quan quản lý công chức để xác nhận, đóng dấu và đưa vào hồ sơ quản lý. Đồng thời hướng dẫn công chức hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc gồm:

a) Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần hồ sơ công chức phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của công chức. Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” do công chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận;

b) Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bản thân công chức, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức. Sơ yếu lý lịch do công chức tự kê khai hoặc do người có trách nhiệm ghi từ “Quyển lý lịch cán bộ, công chức” quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này và các tài liệu bổ sung khác của công chức được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức xác minh, chứng nhận. Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” theo mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức (sau đây viết tắt là Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV);

c) Bản “Tiểu sử tóm tắt” là tài liệu được trích từ Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức tóm tắt, xác nhận và đóng dấu để phục vụ cho công tác quản lý cán bộ, công chức khi có yêu cầu;

d) Bản sao giấy khai sinh gốc có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền, giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp và các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo của công chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ phải do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận. Trường hợp, văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt theo quy định của pháp luật và có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền;

đ) Các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận công chức.

...

Theo đó hồ sơ đối với công chức tuyển dụng lần đầu bao gồm:

- Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức”.

- Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”.

- Bản “Tiểu sử tóm tắt”.

- Bản sao giấy khai sinh gốc có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền, giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp và các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo của công chức.

- Các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận công chức.

Trong đó, bắt buộc phải có trong hồ sơ là quyển “Lý lịch cán bộ, công chức”. Đây là tài liệu phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của công chức.

Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” do công chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận.