Những kỹ năng và tố chất cần có của nhân viên thu mua là gì?

Nội dung chính

• Công việc của nhân viên thu mua là gì?
• Những kỹ năng và tố chất cần có của nhân viên thu mua là gì?

Công việc của nhân viên thu mua là gì?

Nhân viên thu mua hay nhân viên mua hàng (Purchasing Officer) là người người chịu trách nhiệm trực tiếp các công việc liên quan tới tìm kiếm và duy trì nguồn cung nguyên vật liệu đầu vào cho công ty, luôn luôn đảm bảo rằng nguồn nguyên liệu trong tình trạng đầy đủ để phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh. Dưới đây là một số công việc chính của nhân viên thu mua như sau:

- Xác định nhu cầu công ty

Nhân viên thu mua phải liên lạc với các bộ phận, phòng ban hoặc cá nhân có liên quan trong công ty và tham khảo kế hoạch sản xuất, kế hoạch kinh doanh và định hướng phát triển. Từ đó, xác định nhu cầu và đưa ra các giải pháp tối ưu về nhu cầu thu mua nguyên vật liệu, thiết bị và dịch vụ để phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh.

- Nghiên cứu thị trường

Nhân viên thu mua tiến hành nghiên cứu thị trường và xác định các sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu của công ty. Đồng thời, nhân viên tiến hành khảo sát bảng giá sản phẩm, dịch vụ của nhiều nhà cung cấp khác nhau để có kế hoạch thương lượng mức giá hợp lý với nguồn cung ứng uy tín, chất lượng.

- Tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp

Nhờ nghiên cứu thị trường, nhân viên có thể tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, giá cả, quy trình giao hàng, các chương trình ưu đãi, chính sách chăm sóc khách hàng,…

- Đàm phán và ký hợp đồng

Nhân viên thu mua tiến hành đàm phán với các nhà cung cấp về giá cả, điều khoản, hợp đồng,… đảm bảo rằng các điều khoản được thỏa thuận đáp ứng nhu cầu của công ty và tiến hành ký hợp đồng với nhà cung cấp đó.

- Theo dõi và đánh giá thực hiện hợp đồng

Sau khi ký hợp đồng, nhân viên theo dõi và đánh giá việc thực hiện hợp đồng của nhà cung cấp. Nếu có vấn đề xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng, nhân viên cần phải đàm phán với nhà cung cấp để giải quyết tình huống và đảm bảo quyền lợi của công ty.

- Quản lý tồn kho

Nhân viên phải theo dõi các mức tồn kho để đáp ứng nhu cầu của công ty, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục mà không gây lãng phí tài nguyên.

+ Theo dõi số lượng và tình trạng của các sản phẩm trong kho

+ Xác định sản phẩm cần mua để bổ sung vào kho

+ Điều chỉnh mức tồn kho bằng cách tăng hoặc giảm số lượng sản phẩm trong kho.

+ Lập kế hoạch nhập kho

+ Tối ưu hóa quá trình nhập kho

+ Thực hiện kiểm kê hàng tồn kho để kiểm tra số lượng và tình trạng của sản phẩm trong kho

- Quản lý ngân sách

Nhân viên thu mua phải đảm bảo việc thu – chi được cân bằng và biết cách phân bổ chi phí hợp lý trong giới hạn ngân sách được phê duyệt. Do đó, nhân viên phải kiểm tra kỹ lưỡng các hóa đơn, phiếu chi và chứng từ để đảm bảo rằng số tiền chi tiêu cho mua sắm là chính xác và hợp lệ.

- Đánh giá nhà cung cấp

Việc đánh giá hiệu suất làm việc của các nhà cung cấp giúp nhân viên xác định các nhà cung cấp hợp tác lâu dài.

- Thực hiện các công việc liên quan khác

Bên cạnh những công việc nêu ở trên, nhân viên thu mua cần tham gia thêm vào 1 số công việc khác có liên quan như: duy trì và tạo mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, xử lý các giấy tờ liên quan tới mua bán và bàn giao cho bộ phận có liên quan, quản lý nhân viên logistics và xử lý các sự cố kịp thời. đưa ra những ý tưởng sáng tạo nhậm cải thiện quá trình mua hàng của công ty…

Những kỹ năng và tố chất cần có của nhân viên thu mua là gì?

Những kỹ năng và tố chất cần có của nhân viên thu mua là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian và cập nhật liên tục

Kỹ năng này được xem là quan trọng nhất, người thu mua cần đảm bảo rằng hàng hóa được giao đúng tiến độ để tránh ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của công ty.

Luôn luôn luôn cập nhật liên tục khi có các sự cố phát sinh trong quá trình vận chuyển giao hàng để phối hợp với các bộ phận liên quan để điều chỉnh hoạt động sản xuất, thương mại sao cho phù hợp nhất, mang về cho công ty sản phẩm tốt với mức giá tối ưu.

Kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ

Do là người làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nên nhân viên thu mua cần phải có kỹ năng giao tiếp khéo léo. Kỹ năng này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc thương lượng giá và đặt được những chính sách tốt từ nhà cung cấp

Kỹ năng đàm phán và thuyết phục

Khó khăn nhất trong quá trình mua hàng là làm sao cân bằng được lợi ích giữa công ty và nhà cung cấp. Chính vì vậy mà kỹ năng đàm phán, thuyết phục là rất quan trọng đối với một nhân viên thu mua, kỹ năng này giúp bạn tối ưu hóa lợi ích của công ty và không làm mất lòng nhà cung cấp. từ đó sự hợp tác giữa công ty và nhà cung cấp mới thuận lợi và lâu dài.

Kỹ năng tư duy chiến lược

Với kỹ năng này giúp cho nhân viên thu mua có khả năng phân tích tốt, nhìn nhận được xu thế thị trường, nhìn nhận sự việc một cách toàn diện và luôn chuẩn bị sẵn sàng cho doanh nghiệp của mình ứng phó với thị trường đầy biến động.

Kỹ năng phân tích và đưa ra quyết định

Mọi quyết định đúng đắn đều mang lại lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp. vì vậy, nếu một nhân viên mua hàng có khả năng phân tích tốt sẽ có những quyết định lựa chọn tốt nhất giữa hàng nghìn nhà cung cấp khác nhau. Tuy nhiên, khi lựa chọn sản phẩm và nhà cung cấp bạn cần chú ý sao cho phù hợp nhất với mục tiêu của công ty.

Thông tin chỉ mang tính chất minh họa