Cách xuất hóa đơn học phí ngành Giáo dục mới nhất 2025?

Cách xuất hóa đơn học phí ngành giáo dục mới nhất 2025?

Để xuất hóa đơn học phí trong ngành giáo dục tại Việt Nam, các cơ sở giáo dục cần tuân thủ các quy định về hóa đơn, chứng từ theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2008, Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn liên quan như Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách xuất hóa đơn học phí:

(1) Xác định đối tượng và loại hóa đơn

- Đối tượng xuất hóa đơn: Các cơ sở giáo dục (trường học, trung tâm đào tạo, doanh nghiệp giáo dục) thu học phí từ học sinh, sinh viên hoặc học viên đều phải có trách nhiệm xuất hóa đơn, bất kể là cơ sở công lập, dân lập, tư thục hay doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ đào tạo.

- Loại hóa đơn theo Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP bao gồm:

+ Hóa đơn GTGT: Sử dụng cho các cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

+ Hóa đơn bán hàng: Dành cho các cơ sở không thuộc diện khấu trừ thuế GTGT (ví dụ: cơ sở áp dụng phương pháp trực tiếp).

+ Hóa đơn điện tử: Tất cả cơ sở giáo dục phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

+ Hóa đơn - Phiếu thu tiền: Một số cơ sở giáo dục công lập có thể sử dụng mẫu đặc thù này nếu được cơ quan thuế chấp thuận, với nội dung tương tự hóa đơn GTGT.

(2) Quy định về thuế GTGT đối với học phí

- Đối tượng không phải đóng thuế GTGT khi thu học phí:

Theo khoản 13 Điều 4 Thông tư 219/2013/TT-BTC có quy định các hoạt động dạy học, dạy nghề theo quy định pháp luật (bao gồm giáo dục mầm non, phổ thông, đại học, dạy ngoại ngữ, tin học, kỹ năng nghề,...) thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT. Do đó, khi xuất hóa đơn học phí, cơ sở giáo dục không ghi thuế suất GTGT.

Với các cơ sở giáo dục từ mầm non đến THPT, nếu thu thêm tiền ăn, tiền đưa đón học sinh, hoặc các khoản thu hộ, chi hộ, những khoản này cũng không chịu thuế GTGT.

Các trường công lập (như tiểu học, THCS, THPT, đại học công) không cần xuất hóa đơn GTGT khi thu học phí. Thay vào đó, họ có thể cấp biên lai thu tiền hoặc sử dụng phiếu thu nội bộ để ghi nhận.

- Đối tượng phải đóng thuế GTGT khi thu học phí:

Nếu cơ sở giáo dục là doanh nghiệp hoặc tự nguyện đăng ký sử dụng hóa đơn, phải lập hóa đơn khi thu học phí. Hình thức hóa đơn trong trường hợp này là:

- Hóa đơn GTGT: Trên hóa đơn, ghi rõ “thu học phí” và áp dụng mức thuế suất 0% hoặc ghi “không chịu thuế GTGT” (không ghi thuế suất). Tổng giá trị thanh toán là số tiền học phí thực thu, không bao gồm thuế GTGT.

- Hóa đơn bán hàng: Nếu doanh nghiệp không thuộc diện sử dụng hóa đơn GTGT, phải sử dụng hóa đơn bán hàng để ghi nhận khoản thu học phí.

- Hóa đơn điện tử: Từ ngày 1/7/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, nếu cơ sở giáo dục là doanh nghiệp, phải lập hóa đơn điện tử khi thu học phí..

Nếu cơ sở giáo dục thu các khoản như bán sách, đồng phục, hoặc dịch vụ không liên quan trực tiếp đến dạy học và không phải thu hộ, chi hộ, các khoản này chịu thuế GTGT.

(3) Nội dung hóa đơn học phí

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung hóa đơn. Theo đó, nội dung bắt buộc trên hóa đơn học phí phải bao gồm các nội dung sau:

- Tên hóa đơn: Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng (nếu là hóa đơn điện tử, ghi rõ “Hóa đơn điện tử”).

- Ký hiệu và số hóa đơn: Theo quy định của cơ quan thuế.

- Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế của cơ sở giáo dục.

- Thông tin người mua:

+ Nếu học viên là cá nhân: Có thể ghi “Khách hàng lẻ” hoặc tên phụ huynh/học viên nếu họ yêu cầu.

+ Nếu là tổ chức: Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế.

Nội dung dịch vụ: Ghi rõ “Học phí” (có thể kèm chi tiết như “Học phí kỳ 1 năm học 2024-2025”, “Học phí lớp 10...).

- Giá trị:

+ Dòng giá bán: Ghi tổng số tiền học phí (giá thanh toán).

+ Dòng thuế suất GTGT: Ghi “Không chịu thuế GTGT” hoặc để trống và gạch chéo (nếu dùng hóa đơn GTGT).

- Số thuế GTGT: Không ghi hoặc gạch chéo.

- Tổng tiền thanh toán: Bằng số tiền học phí thực thu.

- Chữ ký số: Bắt buộc đối với hóa đơn điện tử.

(4) Thời điểm lập hóa đơn:

- Trường hợp thu học phì vào đầu năm học, đầu học kì, thì học phí được thu trước khi dịch vụ giáo dục hoàn thành, do đó thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm thu tiền theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Nếu thu học phí sau khi kết thúc vào cuối năm học, cuối khóa học, thì trường hợp ít xảy ra, nhưng nếu có thì thời điểm lập hóa đơn sẽ là khi kết thúc khóa học, tức là sau khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ giáo dục.

(5) Gửi hóa đơn:

- Gửi hóa đơn điện tử cho học viên/phụ huynh qua email, tin nhắn, hoặc cổng thông tin của trường.

- Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định (tối thiểu 10 năm).

Cách xuất hóa đơn học phí ngành giáo dục mới nhất 2025? (Hình ảnh từ Internet)

Hóa đơn điện tử bị ngừng sử dụng trong các trường hợp nào?

Căn cứ khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;

- Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

- Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

- Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế theo quy định thì cơ quan thuế ban hành quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử; doanh nghiệp bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Các hành vi nào bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ?

Căn cứ Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định các hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ như sau:

- Đối với công chức thuế:

+ Gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ;

+ Có hành vi bao che, thông đồng cho tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp;

+ Nhận hối lộ khi thanh tra, kiểm tra về hóa đơn.

- Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan:

+ Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn;

+ Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ;

+ Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ;

+ Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.