Các bước thay thế hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025 chi tiết thế nào?

Các bước thay thế hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025 chi tiết thế nào?

Căn cứ theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử như sau:

Điều 19. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử

1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

[...]

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.

[....]

Như vậy, các bước thay thế hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025 chi tiết như sau:

Bước 1: Xác định sai sót trên hóa đơn điện tử

Xác định nội dung sai sót thuộc trường hợp phải lập hóa đơn thay thế: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

Bước 2: Lập biên bản thỏa thuận hoặc thông báo với bên mua

Trước khi thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có).

Bước 3: Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế

- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn thay thế

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế:

- Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Bên bán ký số trực tiếp trên hóa đơn thay thế và gửi ngay cho bên mua.

- Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.

Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Bước 5: Lưu trữ và cập nhật trong hệ thống kế toán

Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.

* Trên đây là Thông tin Các bước thay thế hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025 chi tiết thế nào?

Xuất hóa đơn điều chỉnh lần 3 theo Nghị định 70 như thế nào?

Hóa đơn siêu thị có bắt buộc phải có mã số thuế người mua hay không?

Các bước thay thế hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025 chi tiết thế nào? (Hình từ Internet)

Xây dựng hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm phục vụ quản lý, vận hành, khai thác hệ thống thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thế nào?

Căn cứ Điều 42 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định xây dựng hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm phục vụ quản lý, vận hành, khai thác hệ thống thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử như sau:

- Hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử bao gồm tập hợp thiết bị tính toán (máy chủ, máy trạm), hệ thống đường truyền, thiết bị kết nối mạng, thiết bị (hoặc phần mềm) an ninh an toàn mạng và cơ sở dữ liệu, thiết bị lưu trữ, thiết bị ngoại vi và thiết bị phụ trợ, mạng nội bộ.

- Hệ thống phần mềm để quản lý, vận hành, khai thác hệ thống thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử gồm: hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu và phần mềm ứng dụng.

Quy định lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế cụ thể ra sao?

Căn cứ Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định cụ thể như sau:

Điều 18. Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.

2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Theo đó, quy định lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế như sau:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.