Hướng dẫn giải quyết hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động chi tiết 2025?

Nội dung chính

• Hướng dẫn giải quyết hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động chi tiết 2025?
• Địa điểm kiểm tra hồ sơ hoàn thuế là ở đâu?
• Người nộp thuế nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN thông qua các hình thức nào?

Hướng dẫn giải quyết hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động chi tiết 2025?

Ngày 24/1/2025, Tổng Cục thuế ban hành Quyết định 108/QĐ-TCT năm 2025 Quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động.

Theo đó, căn cứ Điều 5 Quyết định 108/QĐ-TCT năm 2025, việc giải quyết hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động chi tiết 2025 được thực hiện như sau:

(1) Phân hệ hoàn thuế TNCN tự động kiểm tra và xác định hồ sơ đủ điều kiện được xử lý tự động. Theo đó, hồ sơ đủ điều kiện được xử lý tự động là hồ sơ đáp ứng các điều kiện như sau:

- Tại thời điểm giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN của NNT, tổ chức trả thu nhập đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thay tiền thuế TNCN đã khấu trừ hoặc tổng tiền thuế TNCN NNT là cá nhân đã nộp đủ vào NSNN tại kỳ quyết toán mà NNT có đề nghị hoàn thuế;

- Hồ sơ hoàn thuế TNCN có chỉ tiêu “Tổng thu nhập chịu thuế” khớp đúng với số liệu tổng hợp trong kỳ quyết toán thuế theo CSDL quản lý thuế của ngành Thuế tại thời điểm giải quyết hồ sơ và có chỉ tiêu “Tổng số thuế đề nghị hoàn trả” nhỏ hơn hoặc bằng số liệu tổng hợp trong kỳ quyết toán thuế theo CSDL quản lý thuế của ngành Thuế tại thời điểm giải quyết hồ sơ;

- Thông tin tài khoản nhận tiền hoàn trả của NNT được xác minh và liên kết với CSDL quản lý thuế của ngành Thuế.

(2) Trường hợp hồ sơ hoàn thuế TNCN của NNT đáp ứng đủ các điều kiện nêu tại khoản 1 Điều 5 Quyết định 108/QĐ-TCT năm 2025 thì phân hệ hoàn thuế TNCN tự động tạo đề xuất hoàn thuế, lập Quyết định hoàn thuế (hoặc Quyết định hoàn kiêm bù trừ thu NSNN) và Lệnh hoàn trả khoản thu NSNN (hoặc Lệnh hoàn trả kiêm bù trừ khoản thu NSNN) để chuyển Thủ trưởng CQT ký điện tử.

Các công việc nêu tại khoản 1, 2 Điều này do hệ thống ứng dụng CNTT của ngành Thuế tự động thực hiện kể từ khi gửi Thông báo về việc tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế cho NNT.

(3) Trường hợp hồ sơ hoàn thuế TNCN của NNT không đáp ứng một trong những điều kiện nêu tại khoản 1 Điều 5 Quyết định 108/QĐ-TCT năm 2025 thì hệ thống ứng dụng CNTT của ngành Thuế tự động phân công và gửi thư điện tử đến lãnh đạo bộ phận, cán bộ thuế được phân công giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN biết và tiếp tục giải quyết hồ sơ.

Trên cơ sở kết quả kiểm tra, thông tin do ứng dụng TMS cung cấp và hồ sơ hoàn thuế TNCN cụ thể, bộ phận GQHS xem xét, thực hiện xử lý theo từng trường hợp như sau:

- Trường hợp hồ sơ hoàn thuế TNCN của NNT đã kèm theo tài liệu giải trình bổ sung, bộ phận GQHS kiểm tra, đối chiếu tài liệu giải trình bổ sung của NNT, nếu chấp nhận thì bộ phận GQHS tạo Quyết định hoàn thuế (hoặc Quyết

- Trường hợp cần tiếp tục xác định, làm rõ nguyên nhân chênh lệch giữa số liệu kê khai của NNT và dữ liệu tổng hợp của cơ quan thuế, bộ phận GQHS tạo Thông báo về việc giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu trình Thủ trưởng CQT để ký, gửi cho NNT.

Trên cơ sở tiếp nhận thông tin giải trình, bổ sung của NNT, bộ phận GQHS hoàn thuế TNCN thực hiện:

+ Trường hợp chấp nhận giải trình, bổ sung:

Nếu NNT đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu mà chứng minh số tiền thuế đề nghị hoàn thuế là đúng, bộ phận GQHS hoàn thuế tạo đề xuất hoàn thuế trên ứng dụng TMS, lập Quyết định hoàn thuế (hoặc Quyết định hoàn kiêm bù trừ thu NSNN) và Lệnh hoàn trả khoản thu NSNN (hoặc Lệnh hoàn trả kiêm bù trừ khoản thu NSNN) trình Thủ trưởng CQT ký ban hành.

+ Trường hợp không chấp nhận giải trình, bổ sung:

Nếu NNT đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu nhưng chưa đủ căn cứ để xác định hồ sơ hoàn thuế thuộc đối tượng và trường hợp được hoàn thuế, hoặc hết thời hạn theo Thông báo về việc giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu mà NNT không giải trình, bổ sung thông tin hoặc đã giải trình bổ sung nhưng vẫn chưa đủ căn cứ, thì CQT xác định số thuế chưa đủ điều kiện hoàn thuế hoặc không chứng minh được số thuế đã khai là đúng.

Khi đó, bộ phận GQHS hoàn thuế tạo Thông báo về việc hồ sơ chưa đủ điều kiện hoàn thuế/không được hoàn thuế (mẫu số 04/TB-HT ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC) trên TMS và trình Thủ trưởng CQT để ký ban hành, gửi cho NNT.

- Trường hợp xác định hồ sơ hoàn thuế không thuộc đối tượng và trường hợp được hoàn thuế

Bộ phận GQHS hoàn thuế dự thảo Thông báo về việc hồ sơ chưa đủ điều kiện hoàn thuế/không được hoàn thuế (mẫu số 04/TB-HT ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC) trên TMS và trình Thủ trưởng CQT ký ban hành, gửi cho NNT.

Thời gian thực hiện các công việc nêu tại khoản 3 Điều này chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ ngày có Thông báo về việc tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế.

(4) Hệ thống ứng dụng CNTT của ngành Thuế hỗ trợ tự động việc tạo dự thảo các Thông báo, Quyết định, Lệnh hoàn theo quy định tại khoản 2, 3, hệ thống sẽ chuyển sang ứng dụng Ký điện tử và gửi thông báo bằng thư điện tử cho bộ phận GQHS và Thủ trưởng CQT.

- Thủ trưởng CQT thực hiện ký điện tử Quyết định hoàn thuế (hoặc Quyết định hoàn kiêm bù trừ thu NSNN); Lệnh hoàn trả khoản thu NSNN (hoặc Lệnh hoàn trả kiêm bù trừ khoản thu NSNN); Thông báo về việc hồ sơ chưa đủ điều kiện hoàn thuế/không được hoàn thuế; Thông báo về việc giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu. Hệ thống ứng dụng CNTT của ngành Thuế hỗ trợ ký hàng loạt các văn bản, văn bản được chuyển đến bộ phận HCVT để ban hành văn bản theo quy định

- Đối với Quyết định hoàn thuế (hoặc Quyết định hoàn kiêm bù trừ thu NSNN) và Lệnh hoàn trả khoản thu NSNN (hoặc Lệnh hoàn trả kiêm bù trừ khoản thu NSNN)

+ Hệ thống TTGQ TTHC thực hiện chuyển Lệnh hoàn thuế đã được ban hành đến Cổng thông tin điện tử của Kho bạc Nhà nước để thực hiện chi hoàn cho NNT theo quy định.

+ Phân hệ hoàn thuế TNCN tự động tiếp nhận, kiểm tra và hạch toán Lệnh hoàn thuế do KBNN chuyển đến đã khớp đúng với Lệnh hoàn thuế trên ứng dụng theo hướng dẫn tại Quy trình kê khai, nộp thuế và quản lý nghĩa vụ của NNT, đồng thời tự động hạch toán Quyết định hoàn thuế, cập nhật trạng thái hồ sơ hoàn và tự động chuyển Quyết định hoàn thuế (hoặc Quyết định hoàn kiêm bù trừ thu NSNN) để gửi cho NNT.

Trường hợp thông tin trên Lệnh hoàn thuế do KBNN chuyển đến không khớp đúng với Lệnh hoàn thuế trên ứng dụng, bộ phận GQHS thực hiện xử lý Lệnh hoàn thuế theo Danh mục mã lỗi và nguyên tắc xử lý lệnh hoàn thuế theo Danh mục 2.3 ban hành kèm theo Quy trình hoàn thuế theo Quyết định 679/QD-TCT của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế.

Hướng dẫn giải quyết hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động chi tiết 2025? (Hình từ Internet)

Địa điểm kiểm tra hồ sơ hoàn thuế là ở đâu?

Căn cứ Điều 74 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về địa điểm kiểm tra hồ sơ hoàn thuế như sau:

Điều 74. Địa điểm kiểm tra hồ sơ hoàn thuế

1. Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước được thực hiện kiểm tra tại trụ sở của cơ quan quản lý thuế.

2. Hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế được thực hiện kiểm tra tại trụ sở của người nộp thuế hoặc trụ sở của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

Như vậy, địa điểm kiểm tra hồ sơ hoàn thuế được quy định như sau:

- Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước được thực hiện kiểm tra tại trụ sở của cơ quan quản lý thuế.

- Hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế được thực hiện kiểm tra tại trụ sở của người nộp thuế hoặc trụ sở của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

Người nộp thuế nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN thông qua các hình thức nào?

Căn cứ khoản 2 Điều 72 Luật Quản lý thuế 2019 quy định tiếp nhận và phản hồi thông tin hồ sơ hoàn thuế như sau:

Điều 72. Tiếp nhận và phản hồi thông tin hồ sơ hoàn thuế

[...]

2. Người nộp thuế nộp hồ sơ hoàn thuế thông qua các hình thức sau đây:

a) Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan quản lý thuế;

b) Gửi hồ sơ qua đường bưu chính;

c) Gửi hồ sơ điện tử qua cổng giao dịch điện tử của cơ quan quản lý thuế.

3. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hoàn thuế, cơ quan quản lý thuế thực hiện phân loại hồ sơ và thông báo cho người nộp thuế về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế hoặc thông báo bằng văn bản cho người nộp thuế trong trường hợp hồ sơ không đầy đủ.

4. Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chi tiết Điều này.

Như vậy, người nộp thuế TNCN nộp hồ sơ hoàn thuế thông qua 03 hình thức sau đây:

- Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan quản lý thuế;

- Gửi hồ sơ qua đường bưu chính;

- Gửi hồ sơ điện tử qua cổng giao dịch điện tử của cơ quan quản lý thuế.