Việc tiếp nhận hồ sơ viên chức phải bảo đảm những yêu cầu như thế nào?

Nội dung chính

• Hồ sơ viên chức là gì?
• Việc tiếp nhận hồ sơ viên chức phải bảo đảm những yêu cầu như thế nào?
• Quy trình lưu giữ hồ sơ viên chức được thực hiện theo các bước như thế nào?

Hồ sơ viên chức là gì?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 07/2019/TT-BNV quy định về khái niệm hồ sơ viên chức như sau:

Điều 4. Giải thích từ ngữ

[...]

2. Hồ sơ viên chức là tập hợp các văn bản pháp lý về viên chức kể từ ngày được tuyển dụng, phản ánh các thông tin cơ bản nhất về "Sơ yếu lý lịch" của viên chức, văn bằng, chứng chỉ, các loại văn bản có liên quan và được bổ sung trong quá trình công tác của viên chức.

[...]

Như vậy, hồ sơ viên chức là tập hợp các văn bản pháp lý về viên chức kể từ ngày được tuyển dụng, phản ánh các thông tin cơ bản nhất về "Sơ yếu lý lịch" của viên chức, văn bằng, chứng chỉ, các loại văn bản có liên quan và được bổ sung trong quá trình công tác của viên chức.

Việc tiếp nhận hồ sơ viên chức phải bảo đảm những yêu cầu như thế nào? (Hình từ Internet)

Việc tiếp nhận hồ sơ viên chức phải bảo đảm những yêu cầu như thế nào?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 13 Thông tư 07/2019/TT-BNV quy định về công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ viên chức như sau:

Điều 13. Công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ viên chức

[...]

2. Thời gian tiếp nhận hồ sơ là 30 ngày, kể từ ngày viên chức có quyết định tiếp nhận của cơ quan, tổ chức, đơn vị mới hoặc có quyết định xét chuyển thành công chức. Hồ sơ khi tiếp nhận phải bảo đảm các yêu cầu sau:

a) Ghi phiếu chuyển hồ sơ theo mẫu HS04-VC/BNV và mẫu HS05-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư này;

b) Kiểm tra niêm phong, dấu bưu điện (nếu gửi qua đường bưu điện) và xác nhận tình trạng tài liệu nhận được vào phiếu chuyển hồ sơ và gửi trả phiếu này cho nơi giao hồ sơ hoặc có văn bản trả lời nơi gửi hồ sơ và xác nhận tình trạng niêm phong;

c) Vào sổ giao, nhận hồ sơ theo mẫu HS08b-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư này;

d) Lập số hồ sơ, lập phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ, vào sổ đăng ký hồ sơ theo mẫu HS08a-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư này và lập biên bản giao nhận;

đ) Việc chuyển giao hồ sơ do cơ quan quản lý hồ sơ viên chức thực hiện.

[...]

Theo đó, thời gian tiếp nhận hồ sơ là 30 ngày, kể từ ngày viên chức có quyết định tiếp nhận của cơ quan, tổ chức, đơn vị mới hoặc có quyết định xét chuyển thành công chức. Hồ sơ viên chức khi tiếp nhận phải bảo đảm các yêu cầu sau:

- Ghi phiếu chuyển hồ sơ theo mẫu HS04-VC/BNV và mẫu HS05-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư 07/2019/TT-BNV;

- Kiểm tra niêm phong, dấu bưu điện (nếu gửi qua đường bưu điện) và xác nhận tình trạng tài liệu nhận được vào phiếu chuyển hồ sơ và gửi trả phiếu này cho nơi giao hồ sơ hoặc có văn bản trả lời nơi gửi hồ sơ và xác nhận tình trạng niêm phong;

- Vào sổ giao, nhận hồ sơ theo mẫu HS08b-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư 07/2019/TT-BNV;

- Lập số hồ sơ, lập phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ, vào sổ đăng ký hồ sơ theo mẫu HS08a-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư 07/2019/TT-BNV và lập biên bản giao nhận;

- Việc chuyển giao hồ sơ do cơ quan quản lý hồ sơ viên chức thực hiện.

Quy trình lưu giữ hồ sơ viên chức được thực hiện theo các bước như thế nào?

Căn cứ tại khoản 3 Điều 15 Thông tư 07/2019/TT-BNV quy định về quy trình lưu giữ hồ sơ viên chức được thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý;

Bước 2: Loại bỏ những tài liệu trùng lặp hoặc thừa; chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu 1 bản; việc loại bỏ phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ viên chức và phải được lập thành biên bản, lưu trong hồ sơ gốc. Những tài liệu hư hỏng phải có biện pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ;

Bước 3: Trường hợp cần hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ viên chức phải thành lập Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ viên chức. Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ viên chức do người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức quyết định thành lập.

Khi tiến hành tiêu hủy tài liệu hồ sơ viên chức phải lập biên bản ghi rõ lý do hủy, cơ quan quản lý hồ sơ viên chức cho phép hủy, danh mục tài liệu hủy, ngày và nơi hủy. Biên bản tiêu hủy phải lưu trong thành phần hồ sơ viên chức.