Tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử cần điều kiện gì để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ?

Nội dung chính

• Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần điều kiện gì để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ?
• Những nội dung cần có trong hóa đơn điện tử là gì?
• Để đăng tải thông tin của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử lên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần làm gì?

Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần điều kiện gì để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ?

Tại khoản 12 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Theo đó:

Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử là tổ chức cung cấp giải pháp trong việc khởi tạo, kết nối nhận, truyền, nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bao gồm: Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế cho người bán và người mua; tổ chức kết nối nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

Dựa vào những quy định trên, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được chia ra thành 02 loại:

(1) Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế cho người bán và người mua;

(2) Tổ chức kết nối nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.

Theo đó, tùy vào từng trường hợp mà mỗi tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng những điều kiện của pháp luật để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ cho khách hàng căn cứ tại khoản 1 và khoản 2 Điều 10 Thông tư 78/2021/TT-BTC. Cụ thể như sau:

[1] Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã cho người bán và người mua

- Về chủ thể:

+ Là tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin được thành lập theo pháp luật Việt Nam;

+ Thông tin về dịch vụ hóa đơn điện tử được công khai trên trang thông tin điện tử của tổ chức;

- Về nhân sự: Có tối thiểu 5 nhân sự trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin;

- Về kỹ thuật: Có hạ tầng kỹ thuật, thiết bị công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu:

+ Cung cấp giải pháp khởi tạo, xử lý, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã cho người bán và người mua theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử và pháp luật khác có liên quan;

+ Có giải pháp nhận, truyền dữ liệu hóa đơn điện tử với người sử dụng dịch vụ; giải pháp truyền, nhận dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế thông qua tổ chức nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử. Thông tin quá trình nhận, truyền dữ liệu phải được ghi nhật ký để phục vụ công tác đối soát;

+ Có giải pháp sao lưu, khôi phục, bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử;

+ Có tài liệu kết quả kiểm thử kỹ thuật thành công về giải pháp truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử với tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.

[2] Đối với tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử

- Về chủ thể:

+ Là tổ chức được thành lập theo pháp luật Việt Nam, có tối thiểu 05 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin;

+ Thông tin về dịch vụ hóa đơn điện tử được công khai trên trang thông tin điện tử của tổ chức;

+ Về tài chính: Có ký quỹ tại một ngân hàng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam hoặc có giấy bảo lãnh của một ngân hàng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị không dưới 5 tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ;

- Về nhân sự: Có tối thiểu 20 nhân sự trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin;

- Về kỹ thuật: Có hạ tầng kỹ thuật, thiết bị công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu:

+ Cung cấp giải pháp khởi tạo, xử lý, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử và pháp luật khác có liên quan;

+ Có giải pháp kết nối, nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã cho người bán và người mua; giải pháp kết nối nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Thông tin quá trình nhận, truyền dữ liệu phải được ghi nhật ký để phục vụ công tác đối soát;

+ Hệ thống hạ tầng kỹ thuật cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được vận hành trên môi trường trung tâm dữ liệu chính và trung tâm dữ liệu dự phòng. Trung tâm dự phòng cách xa trung tâm dữ liệu chính tối thiểu 20km và sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố;

+ Hệ thống có khả năng phát hiện, cảnh báo, ngăn chặn các truy cập không hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để bảo đảm tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia;

+ Có hệ thống sao lưu, khôi phục dữ liệu;

+ Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3 hoặc tương đương, gồm 1 kênh truyền chính và 2 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 20 Mbps; sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc hàng đợi (Queue) có mã hóa làm phương thức để kết nối; sử dụng giao thức SOAP/TCP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

Như vây, dựa vào những quy định trên, tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã cho người bán và người mua cần đáp ứng 04 tiêu chí về chủ thể, nhân sự và kỹ thuật để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ. Trường hợp tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng thêm tiêu chí về tài chính để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ.

Tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử cần điều kiện gì để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ? (Hình từ Internet)

Những nội dung cần có trong hóa đơn điện tử là gì?

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung hóa đơn điện tử cần phải có bao gồm:

(1) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;

(2) Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính;

(3) Số hóa đơn;

(4) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

(5) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

(6) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

(7) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua,;

(8) Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.;

(9) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn;

(10) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP;

(11) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các nội dung khác liên quan (nếu có);

(12) Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.;

(13) Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn;

(14) Nội dung khác trên hóa đơn

Ngoài ra, một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung được nêu chi tiết tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Để đăng tải thông tin của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử lên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần làm gì?

Để được đăng tải thông tin của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử lên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần làm theo các trình tự được nêu tại khoản 3 Điều 10 Thông tư 78/2021/TT-BTC sau đây:

(1) Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử gửi hồ sơ chứng minh đáp ứng các tiêu chí tại khoản 1 Điều 10 Thông tư 78/2021/TT-BTC, tài liệu mô tả dịch vụ và cam kết thực hiện đến Tổng cục Thuế;

(2) Trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, Tổng cục Thuế đăng công khai tài liệu mô tả dịch vụ và cam kết của tổ chức lên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế,

Đồng thời, các tổ chức phải chịu trách nhiệm về hồ sơ văn bản cung cấp. Trong quá trình hoạt động, trường hợp phát hiện tổ chức cung cấp dịch vụ không đúng quy định, Tổng cục Thuế thông báo và hủy thông tin công khai của tổ chức trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.