Mẫu sổ theo dõi công văn đi mới nhất năm 2024?

Nội dung chính

• Mẫu sổ theo dõi công văn đi mới nhất năm 2024?
• Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ là bao lâu?
• Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ được quy định như thế nào?
• Nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định như thế nào?

Mẫu sổ theo dõi công văn đi mới nhất năm 2024?

Sổ theo dõi công văn đi được lập ra để các tổ chức, cá nhân chủ động trong hoạt động quản lý công tác văn thư.

1. Đối với trường học

Tải Mẫu sổ theo dõi công văn đi đối với các trường học:

Word Tại đây

PDF Tại đây

2. Đối với Liên đoàn Luật sư Việt Nam/Đoàn Luật sư tỉnh (thành phố)/Tên tổ chức hành nghề luật sư/Tên chi nhánh của tổ chức hành nghề luật sư

Tải Mẫu sổ theo dõi công văn đi cho Liên đoàn Luật sư Việt Nam/Đoàn Luật sư tỉnh (thành phố)/Tên tổ chức hành nghề luật sư/Tên chi nhánh của tổ chức hành nghề luật sư:

Tại đây

3. Đối với các tổ chức, cá nhân

Tải Mẫu sổ theo dõi công văn đi đối với các tổ chức, cá nhân: Tại đây

Mẫu sổ theo dõi công văn đi mới nhất năm 2024? (Hình từ Internet)

Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ là bao lâu?

Căn cứ theo Điều 17 Luật Lưu trữ 2011 quy định về thời hạn bảo quản tài liệu như sau:

Điều 17. Thời hạn bảo quản tài liệu

1. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian.

Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.

2. Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này và được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm.

3. Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.

4. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết khoản 1 và khoản 2 Điều này.

Tại Điều 3 Thông tư 10/2022/TT-BNV quy định về thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ như sau:

Điều 3. Thời hạn bảo quản tài liệu

1. Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.

2. Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Thông tư này.

3. Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động đặc thù của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Thông tư này.

4. Đối với tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức chưa được quy định tại Thông tư này, các cơ quan, tổ chức căn cứ thời hạn bảo quản của tài liệu tương ứng để xác định.

Như vậy, về thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc và gồm có 02 nhóm như sau:

- Nhóm tài liệu bảo quản vĩnh viễn: là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian;

- Nhóm tài liệu bảo quản có thời hạn: có thời hạn bảo quản tối đa là 70 năm.

Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ được quy định như thế nào?

Căn cứ Điều 25 Luật Lưu trữ 2011 quy định về trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ như sau:

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Trường hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu nêu trên được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phải trả phí theo quy định của pháp luật.

Nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định như thế nào?

Theo đó Điều 29 Luật Lưu trữ 2011 quy định như sau:

Điều 29. Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:

a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;

b) Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

c) Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;

d) Thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

3. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau đây:

a) Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý;

b) Hằng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật.

Theo đó, nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ gồm:

- Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;

- Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

- Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

Trân trọng!