Bản sao giấy tờ chứng thực có giá trị sử dụng trong bao lâu?

Nội dung chính

• Bản sao giấy tờ chứng thực có giá trị sử dụng trong bao lâu?
• Ai có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính?
• Người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính có quyền và nghĩa vụ gì?

Bản sao giấy tờ chứng thực có giá trị sử dụng trong bao lâu?

Căn cứ theo Công văn 3574/BTP-HTQTCT năm 2022 trả lời kiến nghị liên quan đến thời hạn sử dụng và giá trị pháp lý của bản sao chứng thực từ bản chính như sau:

- Trường hợp bản chính có sự thay đổi thông tin, nội dung thì bản sao đã được chứng thực trước đó không có giá trị sử dụng thay cho bản chính hiện tại.

- Khi thực hiện các thủ tục hành chính, nếu pháp luật chuyên ngành có quy định khác về thời hạn sử dụng giấy tờ chứng thực thì thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Như vậy, trong trường hợp pháp luật chuyên ngành không quy định cần bản sao giấy tờ chứng thực có thời hạn trong vòng bao lâu thì bản sao chứng thực của giấy tờ này tại bất kỳ thời điểm nào cũng đều có đủ giá trị pháp lý.

Tuy nhiên, nếu bản chính có sự thay đổi thì bản sao liên quan cũng sẽ không còn giá trị sử dụng.

Bản sao giấy tờ chứng thực có giá trị sử dụng trong bao lâu? (Hình từ Internet)

Ai có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính?

Căn cứ theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định như sau:

Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực

1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

đ) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

e) Chứng thực di chúc;

g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

3. Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các Điểm a, b và c Khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

4. Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng).

...

Như vậy, tùy vào từng trường hợp mà thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính được xác định như sau:

(1) Phòng Tư pháp: chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản của:

- Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam.

- Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài.

- Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

(2) Ủy ban nhân dân cấp xã: chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

(3) Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài: chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản của:

- Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam.

- Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài.

- Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

(4) Công chứng viên: chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản của:

- Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam.

- Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài.

- Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

Người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính có quyền và nghĩa vụ gì?

Căn cứ theo Điều 8 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính có quyền và nghĩa vụ là:

- Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nào thuận tiện nhất.

- Trường hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy định.

- Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm thủ tục chứng thực theo quy định của Nghị định này.

Lưu ý:

- Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất phải được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất.

- Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.

Trân trọng!