Hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau thì có hợp lệ không?

Nội dung chính

• Hóa đơn điện tử là gì?
• Hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau thì có hợp lệ không?
• Hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau có bị xử phạt không?

Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử như sau:

Giải thích từ ngữ

...

2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

...

Như vậy, hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử và được lập bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử có hai loại là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau thì có hợp lệ không? (Hình từ Internet)

Hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau thì có hợp lệ không?

Căn cứ Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:

Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

...

Bên cạnh đó, căn cứ Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập và ký hóa đơn điện tử như sau:

Nội dung của hóa đơn

...

8. Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

...

Theo đó, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm người bán hàng chuyển giao hàng hóa cho người mua hoặc bên cung cấp dịch vụ đã hoàn thành cung cấp dịch vụ. Còn thời điểm ký hóa đơn là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử.

Như vậy, việc hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau vẫn hợp lệ theo quy định nếu ngày ký sau ngày sau thời điểm lập hóa đơn.

Hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau có bị xử phạt không?

Căn cứ Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt với hành vi vi phạm liên quan tới hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

1. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quá thời hạn từ 06 đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định;

b) Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ.

3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định;

b) Không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo thời hạn quy định.

4. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2 và điểm b khoản 3 Điều này.

Căn cứ khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm với tổ chức như sau:

Nguyên tắc xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn

...

5. Đối với cùng một hành vi vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn thì mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân, trừ mức phạt tiền đối với hành vi quy định tại Điều 16, Điều 17 và Điều 18 Nghị định này.

Như vậy, các tổ chức, cá nhân có hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau có thể bị xử phạt với hành vi vi phạm về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử. Theo đó, sau khi lập hóa đơn, tổ chức, cá nhân thực hiện ký hóa đơn quá thời hạn dẫn đến chậm chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế muộn từ 01 ngày làm việc trở lên sẽ bị xử phạt từ 2.000.000 đến 20.000.000 đồng.

Lưu ý: Mức phạt trên áp dụng đối với cá nhân vi phạm. Tổ chức vi phạm áp dụng mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Trân trọng!