Mẫu sổ đăng ký văn bản đến theo Nghị định 30 ra sao?

Nội dung chính

• Mẫu sổ đăng ký văn bản đến theo Nghị định 30 ra sao?
• Việc tiếp nhận văn bản đến được thực hiện như thế nào?
• Việc đăng ký văn bản đến phải đảm bảo yêu cầu nào?

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến theo Nghị định 30 ra sao?

Theo đó, sổ đăng ký văn bản theo Nghị định 30 đến dùng để ghi chép, quản lý, đăng ký các văn bản đến của cơ quan, tổ chức nhà nước. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến theo Nghị định 30 được quy định tại Phụ lục 5 ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến theo Nghị định 30 như sau:

Tải Mẫu sổ đăng ký văn bản đến theo Nghị định 30 tại đây. Tải về.

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến theo Nghị định 30 ra sao? (Hình từ Internet)

Việc tiếp nhận văn bản đến được thực hiện như thế nào?

Căn cứ theo Điều 21 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về tiếp nhận văn bản đến như sau:

Tiếp nhận văn bản đến

1. Đối với văn bản giấy

a) Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

b) Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơ quan, tổ chức thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”. Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (không bóc bì). Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký.

.....

Thông qua quy định trên, việc tiếp nhận văn bản đến được thực hiện như sau:

[1] Đối với văn bản giấy:

- Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì.

- Nếu phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

- Văn bản giấy gửi cơ quan, tổ chức thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”, bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật. Văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức thì văn thư chuyển cho nơi nhận không bóc bì.

[2] Đối với văn bản điện tử:

- Phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống. Nếu văn bản đến không đảm bảo được yêu cầu này thì hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống.

- Nếu phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

- Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản thông qua chức năng của Hệ thống.

Việc đăng ký văn bản đến phải đảm bảo yêu cầu nào?

Theo quy định Điều 22 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về đăng ký văn bản đến như sau:

Đăng ký văn bản đến

1. Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

2. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

3. Đăng ký văn bản

Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

a) Đăng ký văn bản đến bằng sổ

Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đến. Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định này.

b) Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống

.....

Như vậy, việc đăng ký văn bản đến được thực hiện thông 01 trong 02 hình thức bao gồm: đăng ký bằng sổ và đăng ký bằng Hệ thống. Mặt khác, việc đăng ký văn bản đến phải đảm bảo yêu cầu dưới đây:

- Bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến.

- Đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyế đối với văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan, trừ văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

- Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

- Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

- Đối với đăng ký bằng Hệ thống, văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và đăng ký vào Hệ thống. Trường hợp cần thiết, Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định tại Phụ lục 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

- Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục 4 Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.

Trân trọng!