Thủ trưởng đơn vị có phải ký duyệt trên hóa đơn điện tử nữa không?

Nội dung chính

• Thủ trưởng đơn vị có ký duyệt trên hóa đơn điện tử nữa không?
• Cơ quan nào là đơn vị cung cấp thông tin hóa đơn điện tử?
• Sử dụng thông tin hóa đơn điện tử thông qua các hình thức nào?

Thủ trưởng đơn vị có ký duyệt trên hóa đơn điện tử nữa không?

Căn cứ theo khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung của hóa đơn như sau:

Nội dung của hóa đơn

....

7. Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua, cụ thể:

a) Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, trên hóa đơn phải có chữ ký của người bán, dấu của người bán (nếu có), chữ ký của người mua (nếu có).

b) Đối với hóa đơn điện tử:

Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại khoản 14 Điều này.

Ngoài ra căn cứ theo Điều 20 Luật Kế toán 2015 quy định về hóa đơn như sau:

Hóa đơn

1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.

...

Căn cứ tại Điều 19 Luật Kế toán 2015 quy định về kỳ chứng từ kế toán như sau:

Ký chứng từ kế toán

1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

2. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

....

Như vậy, hóa đơn là một trong các chứng từ kế toán, trong đó trên hóa đơn bắt buộc phải có chữ ký của người bán, trừ các trường hợp ngoại lệ. Cho nên, đối với hóa đơn điện tử tại cơ quan nhà nước thì thủ trưởng đơn vị phải ký duyệt thông qua chữ ký số.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, không nhất thiết phải có chữ ký số của thủ trưởng đơn vị bao gồm:

- Hóa đơn điện tử là hóa đơn của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh

- Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã).

Thủ trưởng đơn vị có phải ký duyệt trên hóa đơn điện tử nữa không? (Hình từ Internet)

Cơ quan nào là đơn vị cung cấp thông tin hóa đơn điện tử?

Theo quy định tại Điều 46 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về đối tượng cung cấp thông tin, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử như sau:

Đối tượng cung cấp thông tin, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

1. Tổng cục Thuế là đơn vị cung cấp thông tin hóa đơn điện tử đối với đề nghị của các cơ quan, tổ chức quản lý nhà nước cấp Trung ương. Cục Thuế, Chi cục Thuế cung cấp thông tin đối với đề nghị của cơ quan, tổ chức quản lý đồng cấp.

2. Các bên sử dụng thông tin hóa đơn điện tử bao gồm:

a) Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; các tổ chức, cá nhân là người mua hàng hóa, dịch vụ;

....

Như vậy, Đơn vị cung cấp thông tin hóa đơn điện tử là các cơ quan sau:

[1] Đối với đề nghị của các cơ quan, tổ chức quản lý nhà nước cấp Trung ương: Đơn vị cung cấp thông tin hóa đơn điện tử là Tổng cục Thuế.

[2] Đối với đề nghị của các cơ quan, tổ chức quản lý đồng cấp: Đơn vị cung cấp thông tin hóa đơn điện tử là Cục Thuế, Chi cục Thuế.

Sử dụng thông tin hóa đơn điện tử thông qua các hình thức nào?

Căn cứ tại Điều 47 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được thực hiện thông qua các hình thức như sau:

[1] Tra cứu thông tin hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế đối với bên sử dụng thông tin là:

- Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh

- Người mua hàng hóa, dịch vụ là các tổ chức, cá nhân.

[2] Thực hiện đăng ký và được cấp quyền truy cập, kết nối, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử từ Tổng cục Thuế đối với bên sử dụng thông tin là Các cơ quan quản lý nhà nước, các tổ chức tín dụng, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã ký quy chế trao đổi thông tin hoặc ký hợp đồng.

Trân trọng!