Chứng thực giấy tờ không cần bản gốc có đúng quy định pháp luật không? Hồ sơ cần chuẩn bị để chứng thực giấy tờ gồm những gì?

Nội dung chính

• Chứng thực là gì?
• Chứng thực giấy tờ không cần bản gốc có đúng quy định pháp luật không?
• Hồ sơ cần chuẩn bị để chứng thực giấy tờ gồm những gì?

Chứng thực là gì?

Căn cứ theo Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định một số khái niệm về chứng thực như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

2. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

3. “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

4. “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

....

Như vậy, bản chất và đặc điểm của 04 loại chứng thực này trong từng trường hợp cụ thể trên thực tế, sẽ áp dụng hình thức chứng thực nào là hợp lý và đúng theo quy định của pháp luật

Theo đó, có thể hiểu chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc xác nhận, chứng nhận một sự việc, giấy tờ, văn bản, chữ ký cá nhân, thông tin cá nhân,..

Hoạt động chứng thực không đề cập đến nội dung, chủ yếu chú trọng về mặt hình thức có thật và đúng quy định pháp luật.

Chứng thực giấy tờ không cần bản gốc có đúng quy định pháp luật không? Hồ sơ cần chuẩn bị để chứng thực giấy tờ gồm những gì? (Hình từ Internet)

Chứng thực giấy tờ không cần bản gốc có đúng quy định pháp luật không?

Theo quy định tại Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính cụ thể như sau:

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

1. Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

2. Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

3. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực như sau:

a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

Như vậy, người yêu cầu chứng thực giấy tờ phải xuất trình bản chính để làm cơ sở chứng thực bản sao. Đây là một quy định bắt buộc nên không có việc chứng thực giấy tờ không cần bản gốc là đúng quy định pháp luật.

Trong mọi trường hợp chứng thực giấy tờ bản sao từ bản chính, bắt buộc người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính.

Hồ sơ cần chuẩn bị để chứng thực giấy tờ gồm những gì?

Theo khoản 1 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định về một số hồ sơ cần chuẩn bị để chứng thực giấy tờ như sau:

- Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

- Trong trường hợp bản chính giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi yêu cầu chứng thực bản sao.

- Lưu ý: Các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính.

- Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự.

Trân trọng!