Quy định về trình, chuyển giao văn bản điện tử giữa các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân?

Nội dung chính

• Trình, chuyển giao văn bản điện tử giữa các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân được quy định như thế nào?
• Giải quyết văn bản điện tử đến trong các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân như thế nào? 
• Đăng ký văn bản điện tử đi trong quản lý văn bản điện tử giữa các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân?
• Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi trong quản lý văn bản điện tử giữa các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân?

Trình, chuyển giao văn bản điện tử giữa các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân được quy định như thế nào?

Căn cứ Điều 11 Quy định tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân ban hành kèm Quyết định 296/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định trình, chuyển giao văn bản như sau:

1. Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết văn bản và cập nhật vào hệ thống quản lý các thông tin như: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết.

2. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.

Như vậy, Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết văn bản và cập nhật vào hệ thống quản lý các thông tin.

Giải quyết văn bản điện tử đến trong các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân như thế nào?

Theo Điều 12 Quy định tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân ban hành kèm Quyết định 296/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định giải quyết văn bản đến như sau:

- Chánh Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao; Chánh Văn phòng Tòa án Quân sự Trung ương; Chánh Văn phòng các Tòa án nhân dân cấp cao; Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh và cấp huyện có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết.

- Khi nhận được văn bản đến trên Hệ thống quản lý văn bản điều hành, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.

Đăng ký văn bản điện tử đi trong quản lý văn bản điện tử giữa các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân?

Tại Điều 13 Quy định tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân ban hành kèm Quyết định 296/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định đăng ký văn bản đi như sau:

1. Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.

2. Văn thư cơ quan: cấp số, ngày, tháng, năm vào văn bản bằng chức năng của hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

3. Văn bản được đăng ký bằng hệ thống quản lý văn bản và điều hành và phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.

Như vậy, việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi. Văn thư cơ quan: cấp số, ngày, tháng, năm vào văn bản bằng chức năng của hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi trong quản lý văn bản điện tử giữa các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân?

Tại Điều 14 Quy định tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các Tòa án, đơn vị trong Tòa án nhân dân ban hành kèm Quyết định 296/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi như sau:

1. Văn bản điện tử sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ký ban hành, ký số theo đúng quy định pháp luật được phát hành đến bên nhận thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

2. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, người có thẩm quyền ban hành văn bản.

3. Văn bản giấy từ văn bản được ký số khi phát hành phải đóng dấu của cơ quan đơn vị.

4. Trường hợp cần phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy phải bảo đảm đúng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Quy định này; ký số của cơ quan, đơn vị theo quy định tại Điều 16 của Quy định này và phát hành văn bản số hóa.

5. Trường hợp không phát hành văn bản điện tử gồm:

a) Cơ quan, đơn vị, cá nhân không đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin để nhận văn bản điện tử;

b) Cơ quan, đơn vị, cá nhân bắt buộc phải sử dụng văn bản giấy để thực hiện các giao dịch khác theo quy định của pháp luật.

Như vậy, Văn bản điện tử sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ký ban hành, ký số theo đúng quy định pháp luật được phát hành đến bên nhận thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Trân trọng!